單位轉型升格背景下人事檔案管理水平提升的策略

文/廣西醫科大學附設玉林衛生學校 彭輝

無論是機關、事業單位，還是企業單位，人事檔案管理工作均是其各項行政管理工作中的重要環節，是保障單位內部各項工作良好運行的重要基礎，甚至關系到整個單位的長遠穩定發展。當單位遇到升格轉型時，人事檔案管理工作是單位改革轉型推進面臨的重要問題。2019年3月，原玉林市衛生學校整體搬遷至廣西醫科大學玉林校區；2020年10月，中共廣西壯族自治區委員會機構編制委員會下發文件，明確玉林市衛生學校劃歸廣西醫科大學管理，調整設置為廣西醫科大學附設玉林衛生學校，由副處級單位升格為正處級單位，由地市級政府管理升格為自治區級政府管理。因此，玉林市衛生學校面臨單位轉型升格，其單位內部的法人、機構崗位設置、干部任免、工資分配等各項行政管理工作隨之發生變化，這些工作均需要人事檔案作為依托，因此，人事檔案管理水平的提升是玉林市衛生學校轉型升格必將面臨的挑戰，是玉林市衛生學校轉型升格面臨的重要課題。

一、單位轉型升格前的人事檔案管理狀況

原玉林市衛生學校是“國家二級檔案館”的資質，雖然具有較完善的檔案管理制度及設施，但在人事檔案管理方面仍存在以下問題：

（一）歷史問題導致個別職工的人事檔案材料不齊全。例如有某職工八十年代從外單位調入本單位，因當年沒有及時辦理檔案轉移手續，導致調入前的人事檔案缺失，即使是追根溯源，也很難找回久遠的檔案材料，由于檔案的缺失，給個人及單位造成一定的負面影響。

（二）人事檔案管理人員的檔案專業知識及檔案管理能力有待提升。現有人員多是“半路出家”，由其他如醫學專業或其他教學崗位調整到人事部門從事人事檔案管理工作，主要是通過自學獲取相關的專業知識，沒有經過專業的人事檔案知識培訓，缺少相應的系統理論知識，從而制約了檔案管理水平。另外，現有人員同時擔任學校教學或班主任等工作，“身兼多職”而缺少精力專心投入到人事檔案管理工作中，必然會影響人事檔案管理工作的效能。

（三）人事檔案管理中數字化檔案管理模式亟待提升。雖然對職工的身份證、學歷學位證及職稱證等重要證書掃描并建立了電子檔案資料包，但對于大部分的檔案材料主要還是采取最傳統的方式收集歸檔，數字化檔案管理模式比較落后，未能充分應用一些網絡信息化與智能現代化的先進科學技術手段，這樣的管理模式很難適應單位轉型升格發展的需要。

（四）人事檔案開發利用價值不高。學校的人事檔案存在“輕利用、重保密”的相對封閉的管理現象，目前對檔案的利用基本是局限于職工查閱個人基本信息簡歷職稱等，范圍十分有限，檔案的利用價值偏低，檔案的功能弱化，這樣導致人事檔案管理利用價值很難適應今后單位轉型升格發展的需要。

二、單位轉型期間面臨的人事檔案搬遷問題

玉林市衛生學校轉型升格為廣西醫科大學附設玉林衛生學校，學校從舊址搬遷到二十公里以外的新址，人事檔案材料是重要的搬遷項目，主要面臨以下問題：

（一）檔案材料搬遷的管理責任問題。人事檔案材料的搬遷是一項繁瑣而且責任重大的系統工程，學校領導要高度重視，人事科是檔案材料搬遷管理的第一責任部門，人事科長務必履行第一責任人的職責，首要的檔案搬遷工作重點就是要保證檔案材料安全，務必周密做好搬遷計劃，嚴密做好每個環節的搬遷行動措施，避免在搬遷中出現差錯，避免給人事檔案帶來安全隱患，務必保證完成人事檔案的順利搬遷任務。

（二）檔案材料下架清點整理裝箱問題。從檔案室舊址的檔案柜下架開始，必須對人事檔案進行逐一核對清點，標上流水號，按照清點順序進行裝箱，每箱都注明箱號信息，核對無誤后進行牢固封箱，做好箱子數量的統計、登記，并安排人員緊密關注盯守。

（三）檔案材料搬遷運輸問題。檔案搬遷要考慮天氣的因素，盡量選擇天氣干燥、溫度濕度適宜的時間；選擇有資質的搬家公司，其人員較多、各種運輸設備齊全及安保設施完善等條件能確保搬遷質量及安全；做好搬遷運輸過程的應急預案，避免突發事件的發生；同時，要安排本單位人員隨車跟進，保證運輸過程萬無一失。

（四）檔案材料重新布局放置上架問題。人事檔案材料運輸至新的檔案館場所后，根據事先對人事檔案密集柜進行的布局，按照事先準備好的人事檔案分類編目，對檔案材料進行整理上架擺放。除此之外，還應當充分考慮到單位轉型升格后新增職工數量及新增人事檔案，預留出相應的位置滿足相應的檔案承載量。

三、單位轉型升格后人事檔案管理水平提升的策略

（一）抓好人事檔案管理的“硬件”建設。1.基建設施設備建設。原玉林市衛生學校轉型升格后，檔案室搬遷移至新址，面積由原來的約100平方米擴大到約400平方米，檔案室的基建設施設備建設要注意以下幾個方面：一是要滿足檔案室庫房建筑及技術參數要求，天花板及地面板應密實堅實，檔案密集柜的數量及容量要滿足使用，門窗要防火防盜，有完善的消防設施等。二是要滿足采光和通風要求，采用自然光照明時應注意避免太陽光的直射，消除紫外線對檔案材料的危害；采用人工照明時應采用防爆燈，防止用電時間過長而發生失火現象；檔案室通風可以采用自然風也可采用空調進行通風。三是要滿足適宜的溫度和濕度要求，做好外圍防護結構的保溫、隔熱措施；廣西玉林每年均出現梅雨季節，可采用抽濕機除濕，同時要注意定期檢修保養。四是要滿足其他“硬件”建設要求，如防雷接地要求、用電要求、室內清潔度要求等。總之要為人事檔案提供良好安全的存放查閱環境。2.檔案信息化基礎設施建設。主要體現在電子文件管理系統和數字檔案館的建設和運行。由于單位的轉型升格，人事檔案管理的功能將會提升，因此需要建設更大容量的信息資源數據庫，加強開發用戶的訪問服務管理系統，配置更高速的交換機、路由器、光端設備及更高性能的服務器、存儲設備、安全設備以及其他支撐設備等。同時，添購專用電腦、掃描儀、投影儀、傳真機等硬件設備，為提高人事檔案數字信息化管理水平提供硬件保障，促進人事檔案管理工作的順利開展，提升人事檔案管理效能。

（二）抓好人事檔案管理的“軟件”建設。1.加快與廣西醫科大學接軌管理，促進人事檔案管理融合交匯。玉林市衛生學校轉型升格并入廣西醫科大學玉林校區，由國家級重點中專升格為本科院校，其人事檔案管理工作事關今后的校區的可持續發展，應主動與廣西醫科大學校本部人事檔案管理部門緊密聯系，并委派專人去本部培訓學習實踐，深入了解廣西醫科大學校本部人事檔案管理理念、管理制度及實施辦法等，加快與廣西醫科大學接軌，促進人事檔案管理的深入融合。2.加強領導，強化檔案管理人員的政治素養。領導對工作的重視程度直接影響人事檔案管理工作效率。由于人事檔案管理工作的特殊性，對管理人員要求有較高的政治素養，因此需要對工作人員定期組織培訓，學習有關的黨與國家的政策，提高其政治責任心和政治敏感性，杜絕泄密，保障人事檔案管理安全。3.學習培訓，提升檔案管理人員職業素養。廣西醫科大學是我區優秀高校，尤其是在開展學習和科研方面，因此玉林衛生學校在單位轉型升格后，人事檔案管理者應該注重在高校的優勢環境中不斷提高個人的職業素養，樹立終身學習的觀念，積極主動與新的上級主管部門銜接，參與多種形式的培訓教育，努力提升自身管理檔案的專業理論知識，注重與廣西醫科大學檔案館的溝通交流，掌握檔案管理工作的方法與技巧，從而在濃厚的高校學術氛圍中不斷促進個人職業素養的提升。4.改革創新，促進人事檔案管理信息化。單位轉型升格后，人事檔案的信息化“硬件”設施設備在一定程度上得到優化，應在玉林市衛生學校原來的管理模式基礎上強化改革創新，加強人事檔案管理的數字信息化建設，努力提升人事檔案管理的效率和質量，推動與廣西醫科大學各單位之間的交流與合作，提升人事檔案管理數字信息化水平。5.重視服務，提升人事檔案管理利用價值。人事檔案在人才選拔、崗位變動、職稱評審等人事管理工作中具有較高的利用價值。單位轉型升格后，需要更加重視人事檔案的服務職能，把人事檔案管理從單一的管理工作向服務性工作轉變，更應注重通過人事檔案信息去分析關注教師的職業成長與職業規劃，有助于學校師資管理各項工作的有序、高效開展，從而實現人事檔案利用價值最大化。

四、結語

總之，單位轉型升格后，要想提升人事檔案管理水平，應深入剖析升格存在的問題，通過抓好“硬件”和“軟件”兩大方面建設，人事檔案管理水平一定會得到提升，有利于促進整個單位的長遠穩定發展。