高校辦公室管理存在的問題及對策

高校在發(fā)展中涉及科研項(xiàng)目申報、專家實(shí)地考察和人才交流引進(jìn)等事宜，而這些事宜基本上是由辦公室進(jìn)行協(xié)調(diào)和服務(wù)的，可以說高校的運(yùn)行與發(fā)展離不開辦公室管理工作的開展。在很多人的觀念中，辦公室的工作是缺少核心工作內(nèi)容的、輕松的，這導(dǎo)致辦公室管理工作的開展始終得不到具體問題的分析與完善。

一、高校辦公室管理現(xiàn)狀

（一）人員配置與服務(wù)觀念的欠缺。高校辦公室管理主要是負(fù)責(zé)高校各項(xiàng)活動的溝通協(xié)調(diào)與服務(wù)工作。辦公室人員除了在管理方面具有很強(qiáng)專業(yè)性，同時還要具備溝通、協(xié)調(diào)與服務(wù)等各種相關(guān)的技能。現(xiàn)在個別高校配備的辦公室人員不夠?qū)I(yè)化，近些年教育部對于高校辦公室管理在編人數(shù)的限制使得辦公室的可用人力不能夠滿足冗雜、細(xì)致與繁重的辦公室服務(wù)工作，這讓辦公室管理工作的開展缺乏系統(tǒng)性和時效性。另外，如今外界對于高校辦公室的管理工作不甚了解，個別辦公室人員也不清楚自身工作的職責(zé)，在工作崗位上，這些辦公室工作人員多是抱有“混日子”的心態(tài)，缺少工作的激情和服務(wù)的意識，在配合學(xué)校設(shè)定計劃時，往往缺少大局觀念，如此，反而增加了工作的范圍和難度。

（二）管理流程與管理機(jī)制不完善。高校辦公室管理機(jī)制是決定管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵。如今教學(xué)管理和其他的管理都在時刻更新，管理機(jī)制存在許多欠缺。首先，辦公室工作的開展缺少科學(xué)的流程與分配，很多辦公室工作人員每天基本上等到領(lǐng)導(dǎo)的命令后才展開工作，缺少工作上的主動意識；有時多個部門一起發(fā)來工作任務(wù)，導(dǎo)致工作人員手忙腳亂，需要加班加點(diǎn)才能做完，這往往是協(xié)調(diào)上出現(xiàn)了問題。另外，管理機(jī)制中缺乏獎罰制度，辦公室的員工缺少明確的分工，長期處在有任務(wù)時缺少科學(xué)的工作流程，用加班加點(diǎn)來補(bǔ)救效率不高的問題；無任務(wù)時缺少工作熱情，呈現(xiàn)混日子的狀態(tài)。這樣不但大大降低了管理工作的效率，使其失去時效性，更是對工作質(zhì)量的提升和辦公室管理的發(fā)展造成了阻礙。因此，高校辦公室管理的開展一定要在管理機(jī)制上多做改進(jìn)，從管理流程、方法和工作人員工作態(tài)度方面入手，進(jìn)一步提升管理工作的效率和質(zhì)量。

（三）職能與地位從屬之間的矛盾。雖然高校辦公室管理工作的本質(zhì)屬性是服務(wù)，但其主要職責(zé)包括監(jiān)督各部門對學(xué)校各項(xiàng)規(guī)章制度的執(zhí)行，督促各部門對學(xué)校下達(dá)任務(wù)的完成，協(xié)助學(xué)校活動的開展和過程中各項(xiàng)事宜的溝通等事宜，因而其中產(chǎn)生了監(jiān)督執(zhí)行任務(wù)與服務(wù)本質(zhì)間的矛盾。辦公室管理工作本身是有監(jiān)督和督促職能的，但不論其在政務(wù)的參與中還是對事務(wù)的管理，始終都扮演著協(xié)作服務(wù)的角色。很多時候，學(xué)校辦公室工作人員需要參與學(xué)校制定的計劃并提出相應(yīng)的對策，卻沒有決策和實(shí)施對策的權(quán)利，這使得辦公室工作人員的輔助性工作具有一定的被動性，很難得到全面的開展。目前，辦公室管理工作的被動性主要表現(xiàn)是，其工作的開展要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖去處理，其工作節(jié)奏不受工作人員自身掌控，使得工作人員往往在一個又一個緊急任務(wù)中疲于應(yīng)對。

二、高校辦公室管理對策

高校辦公室作為學(xué)校管理的信息中心、指揮中心以及服務(wù)中心，不僅要發(fā)揮著上傳下達(dá)的作用，更是連接教學(xué)管理和行政管理的樞紐。高校辦公室工作水平的提升將對提高整體管理水平發(fā)揮重要的作用，作者認(rèn)為應(yīng)該從以下四個方面加大工作力度，推動高校辦公室管理水平的提升。

（一）牢固樹立正確的工作理念，不斷注重提升辦公室工作的主動性和積極性。高校辦公室工作人員要牢固樹立正確的工作理念，要更新自己的工作觀念，以與時俱進(jìn)的工作方法來破除以往低效化的工作模式，要充分認(rèn)識到辦公室工作在行政管理和教學(xué)管理方面的重要價值。高校辦公室管理始終是和學(xué)校的發(fā)展相一致的，這就需要高校辦公室工作人員不斷提升自己工作的主動性和積極性。第一，高校辦公室人員要注重強(qiáng)化學(xué)習(xí)，對于先進(jìn)的管理方式和理念要加大學(xué)習(xí)力度，運(yùn)用與高校新時期發(fā)展相適應(yīng)的管理工作模式；第二，在高校辦公室工作中要增強(qiáng)主動意識和進(jìn)取意識，在辦公室服務(wù)工作中要做到熱情周到；第三，要提升自身的服務(wù)意識和服務(wù)能力。高校辦公室服務(wù)的主體除了師生之外，還要做到日常教學(xué)管理、行政事務(wù)處理等工作，這就需要高校辦公室管理人員及時了解有關(guān)工作信息，參與到教學(xué)管理工作中去，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好工作方案的制定，及時掌握學(xué)校管理動態(tài)，以此來推動工作效率的提升。

（二）提升管理隊(duì)伍的專業(yè)化。高校辦公室工作人員的上班時間是固定的，不像任課教師，有很多自我提升的學(xué)習(xí)時間，因此，其自身專業(yè)技能和其他應(yīng)用技能的發(fā)展在工作過程中很難進(jìn)一步提升。長此以往，對于辦公室管理工作的效率和質(zhì)量都沒有好處。因此學(xué)校應(yīng)當(dāng)定期組織開展辦公室工作人員的培訓(xùn)活動，集中多樣課程提升工作人員的業(yè)務(wù)能力；同時還要引入互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的智能辦公課程，以轉(zhuǎn)變工作人員原本落后的辦公手段。此外，對于工作人員服務(wù)意識提升也是十分有必要的。辦公室管理工作本身就是圍繞協(xié)調(diào)、溝通、宣導(dǎo)和督促所展開的服務(wù)性工作，本質(zhì)是服務(wù)，要求其工作人員必須具有較強(qiáng)的服務(wù)意識和大局意識，學(xué)校應(yīng)針對辦公室工作人員平時的被動性工作、工作態(tài)度不積極、得過且過等不良的工作習(xí)性進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，并對其展開服務(wù)意識的宣講與灌輸，讓這些找不到工作方法、思想態(tài)度不積極的工作人員轉(zhuǎn)變?nèi)碌墓ぷ骼砟睿瑥亩M(jìn)一步達(dá)到優(yōu)化管理隊(duì)伍的效果。

（三）完善管理流程與制度。管理機(jī)制的完善是做好管理工作的基礎(chǔ)。第一，高校辦公室管理機(jī)制的完善要著眼于時代的發(fā)展變化和學(xué)校的發(fā)展需求，對于落后的管理制度條例和不合理的規(guī)定應(yīng)果斷廢除；第二，要對工作人員的工作狀態(tài)加以調(diào)整。為保證辦公室工作人員的工作態(tài)度有所提升，學(xué)校應(yīng)制定獎罰激勵制度，以促進(jìn)工作人員的工作激情和服務(wù)意識，而對于工作完成質(zhì)量不佳和完成效率低，經(jīng)常需要加班的工作人員則實(shí)行考核抽查的方法，以此促進(jìn)其工作方法的轉(zhuǎn)變和效率的提升；第三，關(guān)于辦公室管理工作的流程，應(yīng)通過對工作人員的能力側(cè)重進(jìn)行具體分析，將繁雜的工作內(nèi)容劃分類別并派分給各項(xiàng)能力較強(qiáng)的工作人員，而派分完畢的工作要將責(zé)任具體落實(shí)到個人，防止中間出現(xiàn)差錯而不能及時修正的狀況發(fā)生；第四，要根據(jù)實(shí)際情況對工作任務(wù)進(jìn)行合理分配，并對于個人完成的進(jìn)度作好記錄，避免一人兼多崗和工作環(huán)節(jié)“搭便車”的問題出現(xiàn)。

（四）加強(qiáng)信息化辦公建設(shè)。高校辦公室還沒有將智能化的管理有效地運(yùn)用到工作當(dāng)中，這導(dǎo)致各部門在下達(dá)普通任務(wù)和緊急任務(wù)時無法和其他部門進(jìn)行溝通，而辦公室工作人員沒有途徑區(qū)分事務(wù)的輕重緩急，時常被積壓的工作任務(wù)搞得狼狽不堪。加強(qiáng)信息化管理建設(shè)可以第一時間將各類信息通過平臺分享給各個部門，方便了部門之間工作的協(xié)調(diào)，使得辦公室工作人員可以通過分工設(shè)定工作開展的先后順序。同時，辦公室管理作為一個服務(wù)性工作，既可以通過信息化技術(shù)更好地完成服務(wù)，又可以在服務(wù)當(dāng)中完成其他職能，例如在數(shù)據(jù)信息的分享和搜集中，更好地實(shí)現(xiàn)監(jiān)督與督促的職能，并進(jìn)一步推進(jìn)決策的實(shí)施。

三、結(jié)語

綜上所述，高校的辦公室管理作為高校管理的重要環(huán)節(jié)，其在工作中的觀念、制度和方法的欠缺會對高校的發(fā)展和運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生不利的影響。因而高校需正視辦公室管理的功能，進(jìn)而重視辦公室管理的工作內(nèi)容，從與時俱進(jìn)提升辦公室管理觀念、嚴(yán)格完善辦公室管理體制與解決辦公室管理工作開展中的協(xié)調(diào)矛盾入手，加強(qiáng)辦公室管理的建設(shè)，促使其在高校發(fā)展中發(fā)揮更大作用。