開展機關檔案數字化工作的實踐與思考
——以致公黨福建省委檔案數字化實踐為例

在檔案數字化背景下，筆者所在的致公黨福建省委檔案室也加入了數字化的大軍，并于2019年完成首批數字化檔案移交進館工作。本文以致公黨福建省委檔案室數字化工作為例，結合工作實踐，對機關檔案數字化工作提出一些設想。

一、機關檔案數字化工作基本情況

致公黨福建省委檔案室成立于1992年，在福建省檔案局的直接指導和我委機關領導的重視下，機關的檔案工作逐步走向正軌，被省檔案局評為“省一級檔案室”。隨著檔案自動化管理程度的提高以及2000年國家檔案行業標準《歸檔文件整理規則》的頒布，機關檔案開始了立卷改革，從早期以“卷”為單位整理文件，改為以“件”為單位來整理文件，強調了檔案管理的“精細化”和“深加工”，推動了檔案信息化工作的進程。自2001年起，我委開始改卷立件，建立了檔案數據管理系統，對檔案資料目錄按“件”進行電子化錄入，開始實現對檔案資料收集、整理和利用的一體化管理。近年來，隨著國家檔案局《數字檔案室建設指南》以及《機關檔案管理新規》的相繼頒布，機關檔案迎來了數字化改革。按照福建省檔案局《關于開展依法接收和依法移交檔案執法檢查的通知》精神，我委機關檔案室于2018年正式啟動了檔案數字化工作，對1986年至2007年永久文書檔案卷內文件進行逐項掃描，實現檔案目錄、副本數字化。據統計，此次數字化工作，共對庫存卷宗150卷，歸檔文件1568件進行逐項掃描，掃描數字化副本共計31505個畫幅，生成PDF格式文件3993個，創建卷內目錄150條，卷內文件目錄2425條，歸檔文件目錄1568條，數字化率達100%，并于2019年底順利完成了我委首批數字化檔案移交進館工作。

二、機關檔案數字化工作的運行和管理

檔案數字化主要采用掃描儀或數碼相機等設備，通過數據壓縮、掃描等技術手段對紙質檔案進行數字化加工，使其轉化為可存儲在各類電子載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。為了節約人力、物力，提高工作效率，目前，機關檔案數字化大多采用檔案業務外包，形成一種內外分工合作、統籌監管的模式。我委檔案室在實踐中，做到如下幾點：一要做好外包服務機構資質的審查。我委檔案室先后到各兄弟單位去學習取經，通過所在的檔案協作組多次召開會議，對數字化服務機構的相關資質、業績、人員、設備和加工軟件等進行考察評估，同時邀請省檔案局領導共同為檔案數字化工作出謀獻策，最終我委檔案室采用政府采購的方式，確定了具有豐富經驗和實力且具備國家秘密載體復制資質的數字化加工公司承擔該項目，并審定了服務合同和保密協議。二要確保數字化加工過程中檔案實體安全。為了保證檔案實體的安全，我委為數字化加工提供獨立、可封閉的辦公場所，并配備滿足安全管理需要的視頻監控設備。在檔案數字化加工過程中，檔案人員經常對數字化加工場所進行巡查，定期檢查視頻監控系統，嚴禁外包人員把檔案實體資料帶離加工現場，做好場所安全設施及檔案出庫、入庫的檢查工作，防止檔案實體受損、丟失，以最大限度保護檔案實體安全。三要加強檔案信息安全管理。我們對檔案數字化加工用的計算機等設備的硬盤、移動存儲介質以及無法確保數據可靠清除的設備，逐一進行檢查、登記，用于檔案數字化加工的設備和存儲介質與網絡物理隔離，嚴禁與其他設備和存儲介質交叉使用，并封閉電腦USB接口和光驅接口；數字化加工完成后，檔案室對數字化加工成果進行驗收，并填寫移交驗收單，同時對加工所用設備硬盤等載體進行逐一清點，回收數據硬盤等載體，避免數據可能外泄的風險。

三、機關檔案數字化工作在實踐中存在的問題

隨著檔案數字化加工手段的不斷專業化，業務外包已經成為各級機關檔案數字化工作的重要方式和組成部分。由于檔案數字化工作工期較長，短則一兩個月，長則一兩年，且涉及環節較多，因此在安全管理和服務質量上等方面也容易出現問題。

（一）檔案外包機構服務質量難以把控。一是外包機構缺乏統一的制度規范和行業標準。目前國家在這方面尚未出臺相關的標準及制度，也沒有相應的協調機構進行統一管理，處于分散經營，比如成立外包機構需要哪些人員構成，需要哪些指標，沒有統一的標準，容易造成外包人員素質參差不齊，因此在服務方面容易出現質量問題。二是檔案數字化作為專業性較強的業務，外包后的數字化質量由外包公司控制，檔案部門主要在驗收階段對質量進行檢查，由于技術不夠強且數量較大，一般不可能一一校驗，只能抽樣檢查，很難做到外包質量的全面驗收。

（二）檔案數字化加工過程中泄密風險較大。首先，數字化外包范圍難以準確劃定，比如數字化過程中，需要檔案密級與公開與否等問題，當前還沒有詳細的統一標準，劃定方面存在隨意性。其次，在數字化過程中所涉及的整理、編錄、掃描、圖像處理、數據掛接、校對、還原入庫等各項環節，任何一個環節出現問題都可能引發檔案泄密風險。在大數據時代，電子檔案的復制也是造成檔案信息泄密的主要原因。

（三）檔案數字化成果管理程度不高。當前，檔案數字化成果僅僅滿足了檔案文件即時查詢、即時打印的功能，不能將檔案變成數字化信息資源進行共享，使得數字化成果利用率較低。首先，軟硬件設施未達要求。檔案進行數字化管理對計算機等軟硬件有著嚴格要求。許多機關檔案室所用的檔案管理軟件，只能實現基本的編目和檢索功能，不能實現檔案管理系統文件目錄與數字化副本的掛接和共享，在查閱數字化檔案時，仍需在電腦硬盤上調取。同時，檔案管理軟件系統的滯后，也給日常檔案管理造成不便。其次，管理人員缺乏專業素質。目前有的機關沒有配備專職的檔案員，或者雖然有專職的檔案員，卻不懂信息技術，或者懂技術的卻不懂檔案專業知識，如何加強對檔案管理人員的素質培訓，是實現檔案數字化管理面臨的一大問題。

四、做好機關檔案數字化工作的建議

（一）做好數字化工作的前期調研，有效規避外包后存在的潛在問題。檔案數字化是一項系統工程，涉及檔案的整理、保管、鑒定、利用等多個環節，需要認真做好前期的調研和準備工作，進行統籌規劃。首先，要針對本單位的檔案現狀進行調查。要對現存檔案的庫房管理現狀、檔案數量以及檔案實體的完整性和規范性進行調查，如外觀是否破損，分類編號是否準確，是否需要重新拆裝、更換封皮等，從而界定本單位外包服務的范圍以及估算加工過程中所需要的運作資金和成本。其次，要認真審核外包服務公司的背景情況。要對外包公司的背景、保密、檔案整理年檢等資質進行審核，對是否存在泄密等違法違約行為、安全事故等不良記錄等進行調查了解，優先選用具有與數字化加工相關涉密資質的數字化服務機構；同時，主動向檔案局等指導部門了解外包規范及移交進館要求，保證數字化外包工作能達到預期效果。最后，要認真審查外包合同。要明確雙方的義務和責任，針對外包項目的服務標準、驗收標準以及違約處理等做出清楚的要求，并和外包公司簽署保密協定，從而保證數字化業務外包工作的順利進行以及檔案實體和數據的安全。

（二）加強數字化實施過程中的監督管理，確保檔案實體與信息安全。安全管理是檔案數字化工作的生命線。首先，要做好涉密文件的保密。對于涉密檔案的掃描、存儲、授權訪問，要正確處理好公開與保密之間的關系，在數字化加工前要做好涉密文件的抽密和解密工作，將涉密文件抽出單獨編制目錄，其中已經解密的文件目錄調整放入非密文件目錄中，并蓋解密章后進行掃描。其次，要建立規范化的安全管理措施。如，數字化加工場所選擇單位實地加工的模式，確保資料信息的安全，并對加工場所配備視頻監控及門禁系統，無關人員不得入內，定期檢查檔案數字化加工現場門窗、電器等設施的安全，嚴禁外包人員把檔案實體資料帶出加工現場，確保數字化過程中實體檔案的妥善安全。同時，用于檔案數字化加工的設備和存儲介質要與網絡物理隔離，嚴禁交叉使用，并采用技術或物理手段對計算機的USB接口等外接接口實施禁用；數字化完成后，要對加工設備進行檢查，凡存有信息的，進行硬盤轉移或做清除信息的安全處理，杜絕數字化服務機構擅自復制、留存、使用檔案信息的行為。

（三）加強檔案管理人員的技術培訓，建立一支既熟悉檔案業務知識，又掌握信息技術的復合型人才隊伍。在當前檔案數字化建設過程中，要加強對現有檔案管理人員的業務培訓，通過對檔案管理人員開展計算機和網絡技術等專業性培訓，提高檔案管理人員信息化管理水平，從而在實際工作中能夠熟練運用檔案管理軟件，有效防范網絡安全。同時檔案管理人員要全面系統學習檔案管理和有關法律法規知識，將信息技術與檔案管理工作有效結合起來，提高檔案信息的正確性和完整性，為檔案數字化建設質量的全面提升奠定良好的基礎。

（四）加強檔案數據庫平臺的建設和管理，建立統一、高效、可共享的數據平臺。將檔案變成數字化信息資源進行共享，發揮檔案的利用率，是檔案數字化工作的根本目的。要充分運用現代信息技術手段，加強檔案數據軟件的開發和利用。如把本單位的檔案數字化副本數據集中到同一后臺，應用網絡管理的形式，實現前端系統與后臺數據的聯接，提供檔案線上著錄、檢索利用和統計等功能；在系統安全方面可以提供多重身份認證、用戶權限等分類管理手段；數據安全方面則提供數據備份和應急恢復等方法。此外，要跟進檔案管理軟件的更新升級，促使數字化檔案管理能夠更加順暢，更加便捷，從而真正達到數字化管理的目的。