信息時代辦公室檔案管理工作創新探究

在信息化應用技術高速發展的今天，運用信息技術提高辦公室檔案管理是順應時代、滿足社會需求、降低成本、提高管理能力和管理效率的重要舉措。現代化信息技術在檔案管理中的特性如下：一是檔案信息由原來的傳統紙質形式向數字信息形式轉變的必然性；二是現代化信息技術應用所具有的優越性；三是現代化信息技術的應用所具有的服務多樣性。要想實現新時代管理檔案的標準和要求，就要進行相關管理辦法和技術的改進和創新，比如實現檔案信息的數字化和電子化，實現檔案流程管理的信息化，實現檔案信息管理的安全性等，從而有效促進辦公室檔案的管理更全面、更安全、更有效。

一、現代化信息應用技術在檔案資料管理中的不足

很明顯，現代化信息技術對檔案的管理、服務的流程、工作的效率等方面具有傳統管理方式無法比擬的優勢，但在某些方面也存在不足，需要在工作中不斷改進和完善。

（一）現代化信息技術應用導致出現設計、規劃方面的不足。隨著現代信息化技術在辦公室管理檔案工作中的普遍應用，出現規劃布局設計相對滯后的問題，檔案管理工作的實質是實現對檔案資源信息的管理，而生成想要的資料數據需要充足的存儲空間，同時資金方面的支持非常重要。因此，在設計、實施統一的具有一定標準的方案時，要對以上問題進行充分考慮，避免因為規劃設計問題而影響實施。

（二）現代化信息技術應用導致出現管理理念不足。傳統檔案的管理類似于收藏，其實際的應用功能和價值很難充分發揮。如今，現代化信息技術的應用使檔案得到充分的使用和調動，并可以實現檔案的規范統一管理。但是因為某些工作管理人員的服務管理意識欠缺，在工作實際中，忽視信息管理規定和制度，或只是流于形式，執行不認真、不徹底。

（三）現代化信息技術應用導致出現管理方法不足。在現代化信息技術應用背景下，檔案相關管理方面的工作仍然存在欠缺，需要在未來的工作中不斷完善和提高。部分檔案管理部門，不能建立起科學、完善的管理制度，缺少對檔案日常管理工作的詳細規范，具體來說，檔案日常管理制度及獎罰制度不夠完善，各類檔案資料管理混亂；檔案編碼不科學、不合理，在檔案收集、整理時難做到統一協調，造成資料整理過程中的時間和人力耗費；從事管理工作的人員對計算機操作不熟練、不能快速準確應用管理軟件等，這些都在一定程度上影響現代化信息技術的應用效果和工作效率。

二、信息時代相關檔案管理的改革和創新

隨著現代化信息技術在檔案管理工作中的應用，傳統的檔案管理辦法無法適應信息時代資料管理需求，必須探索、研究、制定與之相適應的管理辦法及發展方略，只有如此，才能促進現代化檔案管理的健康發展，才能符合行業要求，更好地為社會服務。

（一）信息時代檔案管理的理念創新。檔案管理進入信息時代，這不僅是社會發展的必然結果，也是檔案管理為滿足用戶，為用戶提供更科學、更便利服務的體現。創新辦公室相關檔案的管理理念是信息時代檔案管理工作能夠有效執行的前提和保障，創新檔案的管理理念不單指關注實物檔案的收藏，還要注重對檔案的使用價值的開發和創造。現代信息化時代關于檔案的管理工作，不能僅限于傳統的檔案管理內容，要根據信息化技術的特點創造性提出新理念和新策略，要創新服務內容、服務方式、服務技術，不斷滿足用戶需求、提高服務質量。

（二）信息時代檔案管理的服務創新。信息時代，改革傳統管理方式，建立適應現代發展需求的新思想、新制度是保證工作質量、提高工作效率、滿足用戶需求的前提和保障。利用現代化信息技術建設服務型網絡平臺，為用戶提供更及時、更便利、更準確地數字化信息服務。傳統辦公室的檔案管理方法是依靠人工完成的，對檔案的調用和查詢等內容的服務流程復雜、處理時間長，工作質量和效率較低。如今，運用信息化技術建立網絡統一服務應用平臺，可實現全天候的檔案信息服務，用戶可以通過注冊、登錄服務平臺完成查詢、調用等服務需要，極大滿足了現代社會人們對檔案服務的應用需求。

（三）信息時代檔案管理的制度創新。信息化技術的應用，大大提高了檔案資料信息的處理量，隨著數據資料的大幅增加，檔案的管理難度也相應增加。檔案管理部門應創新管理辦法和管理體制，有效提高檔案資料管理的質量和效率。具體包括：1.在現代化信息時代急需解決的問題是管理好、利用好這些信息，要想真正實現規范化的系統信息管理，要結合檔案管理的實際工作建立健全現代檔案管理制度和規范，不斷完善考核績效制度。2.在信息化時代實際檔案管理工作中，要特別重視數字信息資料的管理，切實增強信息在存儲和保管過程中的安全性。3.加強信息化檔案管理“云計算”的技術應用，不但可以實現對信息檔案資料的整理、分析、歸納、總結，有效降低數據計算運行的時間，減少管理人員的工作量，大幅提升檔案信息管理的工作效率和工作質量。4.由于引入現代化的信息技術，相關檔案信息也隨之變得復雜多樣，其中不僅包括文檔資料、還包括大量的音頻、圖片、視頻，這不僅增加了檔案處理強度，同時處理難度也大幅增強。故此，要不斷提高和完善系統平臺的功能和性能，制定相應的系統維護管理辦法。

（四）信息時代檔案管理的模式創新。在傳統的檔案資料管理工作中，時常會因為文檔錯誤、丟失、串碼等原因造成檔案查找困難的狀況，不僅影響正常的檔案管理工作，還會導致經濟方面的損失。管理部門在對重要檔案資料進行彌補、修復時需要耗費大量物力、人力、財力，會增加部門管理成本和工作量。故此，應建立和完善科學合理的現代化檔案資料管理模式，充分利用計算機及先進的管理系統不斷完善檔案電子化的管理，有效避免此類狀況的發生。

（五）信息時代加強檔案資料私密性管理。隨著信息化時代的時來，電子化檔案模式以其先進的信息化、智能化、現代化受到人們的歡迎和喜愛。在信息化檔案管理工作中，實現對檔案資料存儲保管的是網絡虛擬空間，如果存儲檔案信息的硬件發生故障，就會造成數據信息的損壞或丟失，為有效避免發生這種風險，要加強檔案數據私密性保護，目前最有效的解決辦法是做好數據的備份和保管，以確保檔案信息的安全、完整。使檔案管理價值得到最大化發揮。

（六）信息時代檔案管理人才的培養。信息化的應用實現了對檔案智能化、數據化、自動化、現代化管理，現代化檔案資料管理需要具有更高綜合素質的人員來完成，是影響和決定單位檔案整體管理水平和處理能力的重要因素。信息化時代的檔案工作管理需要創新，而實現創新的關鍵是管理檔案的人員。首先，管理檔案人員要具備過硬的業務能力，因此，相關部門要注重專業人才的培養。信息時代的檔案資料管理一方面要求工作人員具有良好的專業技能，同時也要求工作人員具有其他方面的業務知識，比如圖書管理學和管理學類的知識等。隨著信息技術的普遍應用，基本實現了電子化信息管理，由此，檔案工作需要擁有一批可以熟練操作計算機、掌握系統軟件應用的工作人員。單位在招聘時要提高對計算機應用能力的要求，同時，還要通過各種部門培訓提高工作人員的業務能力和操作水平，更好地滿足信息化時代檔案管理工作需求。其次，現代信息檔案的管理理念需要創新，檔案管理人員要積極學習和引用先進、高效的管理方法和技術，要具備熟練應用計算機的能力，才能適應信息時代檔案管理工作。最后，要建立完善的檔案管理人才培養機制，通過有計劃、有組織的人才培養，為檔案管理工作不斷輸送業務能力強，思想覺悟高，工作勤懇努力的優秀人才，從而保證現代信息時代檔案的管理工作高速有效。

三、結語

本論文通過對信息化檔案管理創新工作的研究探討，進一步闡述信息化檔案管理是時代發展的必然選擇，現代信息技術的應用，給傳統的檔案管理帶來了前所未有的發展和挑戰，只有對檔案的管理工作進行改革和創新，才能滿足信息時代檔案的管理和應用需求。本論文從創新管理理念開始，對現代信息時代檔案的管理模式、管理制度、網絡建設、數據管理、人才培養、信息安全、服務提升等方面的管理創新加以闡述，希望對信息化時代的檔案管理工作有所幫助，讓檔案現代信息化管理更好地為社會服務。