網絡時代完善事業單位檔案管理工作的策略

網絡時代，事業單位應高度重視檔案管理工作模式的構建。加大先進技術設備的應用，積極構建數字化檔案管理系統，將檔案管理向無紙化方向發展。因此，河南省醫療器械檢驗所高度重視網絡時代數字化檔案工作，確保通過檔案創新管理方式，進一步優化醫療檔案管理工作，提升檔案工作管理水平，為日后檔案查找、記錄提供便利。

一、網絡時代事業單位檔案數字化管理的意義

（一）推動檔案管理工作高效率開展。“互聯網+時代”，提升檔案管理工作質量，可有效強化事業單位的內部管理，積極推動各項工作深入開展，加強各部門之間的工作協調，推進事業單位健康長遠發展。網絡時代，各項前沿技術迅猛發展，有效帶動行業發展，積極加強數字化檔案建設實踐，以期改善傳統檔案丟失、存儲方面的問題。在現代化科學技術支持下，事業單位通過安裝數字化檔案管理軟件系統，大大提升檔案整理、錄入、歸檔、查詢效率，優化了紙質檔案存儲空間，提升檔案信息化管理水平，通過互聯網平臺實現在線傳輸，實現事業單位檔案資源共享。河南省醫療器械檢驗所在醫療器械采購合同、租賃合同等檔案資料管理上，檔案管理成效顯著。

（二）促進醫療器械檢驗所發展水平。事業單位在數字化時代，通過完善檔案資料，有效實現對員工的分析和評價，優化調整人員內部結構，實現檔案資源優化配置，增進各部門員工之間工作的協調性，調動職工群眾工作的積極性，共同為事業單位發展貢獻力量。

（三）順應新時代發展形勢。信息化時代，現代化信息技術快速發展，推動事業單位加快引進新型檔案辦公軟件、硬件設備，逐漸打造一體化辦公模式，在網絡技術支持下，實現檔案掃描、網絡存儲等功能，有效推動了事業單位發展進程。

二、事業單位檔案管理現狀以及面臨的挑戰

（一）檔案管理工作現狀。1.信息化程度不高。互聯網背景下，部分事業單位檔案管理工作模式相對落后，仍然繼續沿用傳統的紙質檔案管理形式，耗時耗力，在檔案存儲和管理上花費大量的人力、物力資源，尤其在檔案管理工作量不斷增加的情況下，檔案管理工作整體效率不高。信息化時代，數字化檔案模式的構建對傳統紙質檔案管理方式產生巨大的沖擊和影響，基于此，事業單位要想全面提升檔案管理水平，必須加快推進信息化建設步伐。2.檔案管理體系不健全。就事業單位檔案管理工作中面臨的困境來看，部分事業單位未設立專門的檔案室，檔案管理人員通常身兼數職，極易引發人為失誤問題，一定程度上增加了檔案管理工作難度，難以有效落實數字化檔案建設進程。因此，建立健全事業單位檔案管理體系，是新時期事業單位可持續發展的必經之路。3.忽視了檔案管理工作的重要性。事業單位管理人員通常將工作重心放在日常的事務上，如財務管理方面，忽視了檔案管理工作，各部門在檔案管理工作中，缺乏協調性，整體呈現出專業化程度不高、標準化建設緩慢的趨勢。

（二）挑戰。具有一定的保密性。檔案管理人員本身的工作屬性較為特殊，在實際工作場景中，需要不斷強化自身的專業素質，加強對檔案內容的保密，避免檔案資料泄露；相關檔案管理人員必須將事業單位利益放在重要戰略位置上，以身作則、恪盡職守、嚴于律己，端正工作態度，提升自身的職業素養。

（三）要求相關管理人員具備較高的專業素養。事業單位檔案管理工作具有一定的特殊性，對相關檔案管理人員自身專業素養要求較高，數字化檔案建設實踐過程中，相關檔案管理人員必須提升對資料收集、資料整理、檢索等方面的能力，確保檔案材料的真實性、完整性，更好發揮檔案價值。

（四）創新精神。網絡化時代，事業單位檔案管理人員必須具備一定的創新精神，具備創新性思維，在檔案管理過程中，需要不斷總結經驗、積極學習檔案相關的專業知識，增加自身的知識儲備和積累，積極學習先進技術軟件操作流程，提升自身硬件處理能力。

三、網絡時代事業單位檔案管理的策略

新時代，數字化檔案快速發展，積極投入事業單位檔案管理工作中，提高了事業單位辦公自動化水平，在互聯網支持下，為更好整合檔案資源，促進事業單位優化內部人員結構，加快軟件、硬件設備更新換代速度，實現檔案無紙化的轉換，以數字化的方式存儲在電腦中，便于相關人員隨時調用，省時省力，降低事業單位管理成本，促進工作效率的提升。事業單位，通過引入數字化檔案處理技術，實現資源共享，方便檔案歸檔和存儲，有效解決了供貨方醫療機械生產、經營資質證明復印件等檔案損壞、丟失的問題，加強對進口醫療器械設備中文說明書等資料的保護，包括產品樣本、維修手冊等相關資料。基于此，加快推進事業單位檔案信息化建設進程迫在眉睫。

（一）轉變傳統的檔案管理意識。網絡化時代，事業單位必須提升對檔案管理工作的重視程度，加快轉變傳統的思想觀念，管理人員要提高對數字化檔案管理的認識，定期組織開展數字化檔案工作培訓，大力滲透數字化檔案管理相關專業知識，不斷提升檔案管理人員的業務管理水平，確保全面打造一支專業素質過硬、信息化管理程度較高的檔案管理人才隊伍。同時，事業單位必須制定完善數字化檔案管理制度，結合檔案管理工作實際情況，積極推廣和應用信息技術，確保事業單位生產經營與檔案管理工作同步進行。另外，在數字化管理系統支持下，相關檔案管理人員要加強對檔案管理細節的把控，包括檔案整理、錄入、歸檔等環節，必須加強對相關人員操作行為的規范，避免出現檔案遺失、泄露等情況，加強醫療器械所構建驗收、使用、維修保養等資料的管理，以及對進口醫療器械設備商品海關檢驗證明文件復印件的保護，確保提升對大型醫療器械管理交接記錄的保管，提高醫療器械所檔案管理規范化水平。加強網絡系統的維護，避免不法分子竊取、刪除、篡改檔案信息。

（二）提升檔案信息管理水平。基于現代化科學技術不斷發展，為提升數字化檔案管理的安全性，事業單位可利用區塊鏈的去中心化技術，加強對檔案信息內容的安全性保護，通過設定固定的登錄賬號和密碼，對系統登錄人員進行認證，規范檔案查詢人員的行為，更加明確劃分了檔案管理、使用權限，進一步提升事業單位檔案管理水平；同時，可以安裝防火墻技術，實現對檔案信息的加密保護，避免遭受黑客攻擊，并且做好檔案文檔備份，提升檔案資源利用效果，避免數據丟失，確保在數字化檔案管理模式下，實現對檔案信息數據的雙重保護，不斷提高事業單位檔案信息化管理水平。

（三）完善檔案數字化技術管理模式。數字化檔案在信息查閱過程中，可能出現撤、改原始檔案材料的現象，基于此，相關檔案管理人員必須在無紙化轉化過程中，加強對原始檔案材料的整理和歸納，做好檔案分類，編定檔案編碼，做好無紙化轉換前的準備工作，確保為后續的系統錄入工作提供便利條件。就醫療器械所來說，必須制定建檔說明，安排專人保管，及時更新，在管理人員變動過程中，要督促檔案管理人員做好移交手續，避免重要檔案資料丟失，全面強化檔案管理人員的管理意識，避免增加后續檔案管理難度。另外，事業單位要結合自身行業特點，建立檔案管理數據庫，發揮數字化檔案管理的重要價值，充分將數字化建設的安全、高效等優勢作用體現在事業單位檔案管理工作中。同時，建立數據庫搜索引擎，全面提升事業單位檔案管理工作效率，方便記錄檔案信息的出庫、入庫等環節。

（四）加快推進數字化檔案建設步伐。事業單位要積極轉變傳統檔案管理模式，順應現代化檔案管理工作模式，在檔案無紙化轉化過程中，檔案管理人員仍然要按照紙質檔案的規范進行錄入，避免遺漏信息。事業單位必須緊跟時代發展形勢，依托互聯網加快檔案資源整合，不斷提升事業單位檔案管理工作效率，切實將數字化檔案管理制度落到實處，通過明確劃分相關人員的工作職能，具體將責任落實到個人；同時，事業單位在檔案管理人員聘用上，要加強考核，確保應聘人員具備檔案管理能力，通過考核選拔出專業素質過硬、政治素養較高的現代化檔案技術應用人才，從而提升事業單位數字化管理水平，簡化檔案管理程序，優化檔案管理環節，積極推動事業單位在網絡化時代的發展速度。另外，事業單位必須創新檔案管理方式，善于運用大數據技術，提升對檔案信息的分析能力、數據處理能力，充分利用大數據技術加強對影像資料檔案的管理，運用大數據技術實現對檔案信息資料的備份管理，并精準量化分析檔案資料，做好分類存儲，從而建立起綜合性較強的檔案信息資料庫。相關人員要加強對原始信息服務系統的專研和開發，不斷提升影像檔案資料管理水平，更新產品合格證明，保管好計量檢定證書以及與計量器械有關的證明文件，從而促進事業單位檔案管理工作體系從根本上轉變。

四、結語

綜上所述，網絡化時代，數字化檔案的推廣和實踐應用，對傳統紙質檔案管理方式，產生一定的沖擊和影響，基于計算機技術快速發展下，事業單位在檔案管理工作中不斷創新和改變，加快數字化硬件、軟件設備的引進，在數字化檔案信息管理系統支持下，有效實現檔案無紙化轉換，將事業單位檔案管理工作推上新常態發展層面。