新時期如何提升人事檔案管理和服務水平

要做好新時期人事檔案管理工作，就應在發展的大環境下升級管理策略，揚長避短，切實發揮人事檔案管理工作的優勢，探尋新時期檔案管理工作的新思路、新措施，合理利用人才優勢完善工作內容，完成新時期對人才管理提出的要求，更好地服務于用人單位，強化對人事檔案管理的有效應用。

一、新時期人事檔案管理工作的重要性

人力資源高質量發展離不開人事檔案管理工作這個基石。通過人事檔案管理工作可以將不同人才的基本信息記錄完整，為用人單位提供更多的信息參考。用人單位可以依照人事檔案內容了解人才過往的學習經歷、工作經驗、業績及品行道德，并以此作為錄用人才的可靠依據，為用人單位提供科學化的決策判斷。

通過人事檔案可以直接反映人才的真實情況，只有全面加強人才檔案管理工作，才能高質量完善用人單位人力資源配置問題，使用人單位取得更好的發展。

二、人事檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏長期的人事檔案規劃。依照當前人事檔案管理工作內容來看，多數工作人員并沒有注意到人事檔案管理的重要性。在工作的過程中，沒有建立一套與時俱進的檔案發展規劃，也沒有安排專業人員對此進行專業的存儲與整理工作。人事檔案管理工作負擔會加重，因為沒有對檔案進行統一、科學的管理，不同的人對人事檔案內容的錄入運用不同的方法，更沒有對檔案內容進行信息分類與匯總，從發展的角度來看，這樣的管理方式將會給后續工作造成負擔，甚至影響工作的執行。

（二）人事檔案管理的手段極為落后。信息技術快速發展，但整體的檔案管理與時代發展要求無法有效統一。首先，在檔案管理中，由于工作人員不專業，沒有辦法引用專業的檔案管理軟件進行人才信息的錄入，致使檔案存儲信息過于復雜，無法在第一時間完成檔案的查找。其次，整體的錄入方式過于簡單，多是通過手工錄入的方式完善信息內容的編輯與檢索，致使有關檔案資料更新速度緩慢，所有資料內容無法在第一時間完成信息化的轉變，造成人才資料的缺失，致使錄入信息中出現差錯，影響人事檔案的管理工作。

（三）人事檔案的利用率較低。依照當前的檔案管理工作而言，多數人事管理人員會按照傳統的方式完成檔案管理工作，并且后期不會花費大量的時間對人事檔案內容進行常態化維護，所以后續檔案內容無法在第一時間完成信息內容的更新，稍不注意，還會造成內容存儲的丟失。人事檔案管理工作是專業性較強且充滿保密性的工作，需要有關工作人員在第一時間為單位提供人才的準確信息，幫助單位快速了解不同人才的真實情況，若無法將人才的實時信息與存儲的資料內容同步，那么，整體的檔案資料在后續利用過程中將無法提供服務，造成利用率下降。

（四）人事檔案管理人員的業務水平較低。多數用人單位更多傾向于行業本身的中心工作，而忽略人事檔案管理的重要性，這樣的狀況會遏制檔案管理人員工作的積極性。一部分人甚至抱著敷衍的態度草草了事，加上缺乏監督問責，在他們管理檔案的過程中會出現檔案丟失、檔案記載不詳細等問題，無法發揮單位人力資源的最佳作用。甚至一部分檔案管理人員非科班出身，不具備相關的專業知識能力，無法在第一時間掌握文件管理與電子歸檔技術，影響人事檔案管理工作效率。

二、新形勢下如何提升檔案管理和服務水平

（一）提高領導重視程度。在新時期，要強化各級領導干部對人事檔案管理的重視程度，只有領導重視人事檔案管理工作，才能將后續工作做好，為單位發展提供幫助。同時，檔案部門的工作人員也應重視自身的工作內容，通過努力讓領導對人事檔案管理工作予以重視，這樣才能把工作做好。

（二）充分發揮檔案的作用。各級檔案管理部門的工作人員，應充分認識到人事檔案管理的重要性，更好地為單位服務，強化檔案信息化建設工作，統一檔案的格式及存儲制度，這樣才能從根本上提升檔案管理的水平。在后續發展的過程中，還應逐步落實不同數據與結構內容的規范化，做好數字檔案的安全保密工作，實現檔案信息接收與存儲工作。當然，該工作的執行需要花費大量的人力物力，所以，要結合單位發展需求，研制出統一的存儲與輸入格式，完善檔案建設方案，通過行之有效的措施，推進檔案管理的信息化建設，將死檔案做活，更好地為人才工作服務。

（三）穩定隊伍，提高素質。人事檔案管理工作是一項務實與保密并存的工作，要做好該工作，就要打造出一支高素質的檔案管理隊伍。首先，要完成人事檔案人員選配工作。要為后續高素質隊伍的搭建做好鋪墊工作，要求檔案管理人員具備較高的專業素質，自覺遵守單位的相關規定，耐得住寂寞，踏踏實實完成人事檔案管理工作。其次，要做好人員的培訓工作。通過培訓學習，考察其工作能力，并在完善業務素質教育的過程中，不斷強化其保密與法制意識，讓他們養成保密習慣，以高度的責任感與使命感，強化他們對于檔案管理基本功的訓練，不斷開拓新思路，更好地開展檔案管理工作，為單位人才儲備做好服務工作。再次，要做好關愛工作。不但要在工作中支持檔案管理人員，通過用人激勵機制，讓工作中踏實肯干的人得以重用，讓他們看到事業晉升的路徑。更應在生活中了解他們的需求，解決他們的后顧之憂，使所有工作人員都能用心工作，努力將人事檔案管理工作做實、做細，讓他們感受到單位帶給他們的溫暖，從而提升整體工作效率，工作質量。最后，要留住人才。經驗豐富的檔案管理人員屬于稀缺人才。單位應做好留人的準備工作，用事業留住人才、用情感留住人才、用相應的待遇留住人才，這樣才能確保人才隊伍的穩定性。

（四）加大軟硬件建設。人事檔案管理工作的搭建需要強化領導層的重視，并在此過程中給予一定的物力與財力的支持。同時，還需要大量的人力資源對紙質內容進行信息化處理，完成人事電子檔案的存檔工作。前期可以從相關部門借調一些業務能力較強的人才，集中進行檔案存儲與整理工作，對一些填寫內容不詳的地方給予改進，并在電子檔案整理完畢后對相關的內容進行核對，強化檔案內容的完整性。特別是疫情防控期間，人事檔案異地網絡查詢的案例，為新時期人事檔案管理的信息化建設提供了實踐思路，通過推行“互聯網+”模式，實現人事檔案數據內容的遠程共享，甚至未來可以實現人事檔案外網資源互聯互通狀態，這樣就可以全面推動人事電子檔案的歸檔工作，實現全面的電子化。需要說明的是，人事檔案管理工作不僅僅是人才資料的存儲管理工作，更是為單位發展、人才流動提供合理配置的信息資源。所以，要對原始檔案內容進行開發與利用，通過網站及數據庫等技術的應用，對檔案內容進行歸檔與分類，這樣才能確保信息內容查詢更快、更精準，實現檔案管理工作的深度開發。

三、結語

在當前人事檔案管理工作中，還存在很多不足，在新時期要做好人事檔案管理工作，應努力提升檔案管理工作效率及服務水平，補短板強弱項，充分發揮人事檔案管理工作的基礎性支撐性作用，不斷對檔案管理工作進行深度探究，建立高素質專業化的管檔人才隊伍，壓實工作責任，為事業健康可持續發展貢獻“檔案智慧”和“檔案力量”。