信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

董莉

（阜新市轉(zhuǎn)型升級服務(wù)中心，遼寧 阜新 123000）

信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)，極大地提升了各行各業(yè)的運行質(zhì)量。其在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用，實現(xiàn)了檔案的信息化管理，對事業(yè)單位檔案管理效率與質(zhì)量的提升有著積極的意義。然而由于事業(yè)單位信息技術(shù)在實際應(yīng)用中出現(xiàn)了諸多的不足，限制了信息技術(shù)效用的發(fā)揮，降低了事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化、信息化水平，檔案管理工作無法滿足現(xiàn)階段事業(yè)單位的要求，檔案管理部門需要加深對信息技術(shù)應(yīng)用的認(rèn)知，采取必要的措施推進(jìn)信息技術(shù)在檔案管理工作中的深度應(yīng)用，以發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢，全面提高檔案管理的成效。

一、應(yīng)用的必要性

（一）時間效益明顯

信息技術(shù)在檔案管理中的充分應(yīng)用，取代了檔案管理工作中的眾多手工操作內(nèi)容，借助信息化檔案管理系統(tǒng)，對檔案實行電子化管理。紙質(zhì)檔案在完成一系列檔案處理流程后，在庫房進(jìn)行妥善的保管，其各項操作在管理系統(tǒng)中完成，而其電子化檔案通過分類整理歸檔后，存儲至數(shù)據(jù)庫中，方便事業(yè)單位其他部門查閱與調(diào)取檔案，檔案共享程度與利用率得到明顯提升，節(jié)約了檔案管理人員大量的工作時間，時間效益非常明顯。

（二）優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)

由于傳統(tǒng)的檔案管理工作需要眾多的手工操作，而事業(yè)單位檔案管理工作內(nèi)容多，工作任務(wù)繁重，配置的檔案管理人員較多，組織較為臃腫，并增加了運營支出。在應(yīng)用信息技術(shù)后，簡化了檔案管理工作流程，精簡了冗余崗位，部分手工工作內(nèi)容由信息管理系統(tǒng)替代，提高了檔案管理的效率，還提升了檔案管理的精度，崗位設(shè)置也更加科學(xué)合理，整個組織結(jié)構(gòu)得到了最大限度的優(yōu)化，節(jié)省了事業(yè)單位的運營成本。

（三）安全性更好

紙質(zhì)檔案管理對存儲環(huán)境有著較高的要求，需要做好“五防”工作，以避免檔案遭到損壞，影響到其利用價值，但是紙質(zhì)檔案本身較為薄弱，容易受潮和遭到蟲蛀，在使用過程中，如果保管不當(dāng)或翻閱力度過大，容易發(fā)生遺失、破損問題，整體的安全性較低。而使用信息技術(shù)能很好地解決以上問題，電子檔案保管在云盤或檔案部門自身的服務(wù)器中，保管的安全等級較高。在檔案利用過程中，使用者借助計算機(jī)通過互聯(lián)網(wǎng)查閱和下載檔案，無須使用紙質(zhì)檔案，在節(jié)約檔案管理時間的同時，杜絕了檔案丟失、損壞等問題，檔案管理效益十分顯著。

二、信息技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)狀分析

（一）應(yīng)用意識薄弱

受事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理思維的影響，部分事業(yè)單位還在延續(xù)以往的檔案管理模式，信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用十分有限，僅僅作為一個輔助性的工具，檔案管理功能也較為簡單，像查閱、調(diào)取、錄入信息等，整體信息化程度較低。此外，由于檔案管理無法產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，部分事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視，在人員、資金、物力等方面缺少足夠的支撐，部分檔案管理人員年紀(jì)偏大，對信息技術(shù)的接受程度較低，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理整體信息技術(shù)應(yīng)用意識薄弱，進(jìn)而對信息技術(shù)應(yīng)用造成阻礙。

（二）信息化建設(shè)滯后

由于事業(yè)單位重視程度與意識不足，其檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程受到影響，部分事業(yè)單位信息化檔案管理的軟硬件設(shè)施更新滯后，信息化設(shè)施功能性較差，無法滿足現(xiàn)代檔案管理工作對容量、傳輸、處理速度的要求，影響了檔案管理的信息化發(fā)展。目前，針對檔案管理的信息技術(shù)已經(jīng)十分成熟，信息化、自動化、智能化水平較高，但是檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的滯后，將限制信息技術(shù)能效的發(fā)揮，不利于檔案管理的高效率、高質(zhì)量發(fā)展。

（三）信息技術(shù)素養(yǎng)較差

信息化檔案管理工作的開展，對檔案管理人員的信息技術(shù)素養(yǎng)有著較高的要求，檔案管理人員除了要具備較高的專業(yè)水平，還需熟知信息化檔案管理的知識，并可熟練操作檔案管理系統(tǒng)與計算機(jī)，從而確保檔案信息化管理的質(zhì)量。然而由于事業(yè)單位檔案管理人員在信息技術(shù)素養(yǎng)方面存在不足，信息技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮的作用有限，沒有體現(xiàn)出應(yīng)用信息技術(shù)的優(yōu)勢，甚至影響了檔案信息化管理的成果。出現(xiàn)這一問題的主要原因是在檔案管理崗位設(shè)置階段，沒有針對該崗位設(shè)置嚴(yán)格的信息技術(shù)要求，側(cè)重于檔案管理知識方面的內(nèi)容設(shè)置，而忽視了對崗位信息技術(shù)水平的要求。

三、信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用分析

（一）存儲技術(shù)與備份技術(shù)的運用

在檔案信息化管理中，需將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并存至檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，以完成電子檔案的歸檔和保存。目前云存儲技術(shù)發(fā)展迅速，信息技術(shù)水平較高的云服務(wù)提供商可為用戶提供云存儲空間，保證用戶信息的安全。事業(yè)單位檔案管理可以借助提供商的技術(shù)優(yōu)勢，將電子檔案存儲至云空間，并備份電子檔案，以確保檔案信息的安全性，這解決了事業(yè)單位信息技術(shù)水平不夠的難題。此外，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中也得到了充分的應(yīng)用，數(shù)字化處理紙質(zhì)檔案，并通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行資源整合，可以深挖檔案數(shù)據(jù)信息的價值，為其利用做好準(zhǔn)備。基于云存儲與備份技術(shù)，將檔案存儲至安全空間，并對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，防止了檔案丟失問題，對于事業(yè)單位檔案管理工作的開展非常有益。

（二）管理軟件的應(yīng)用

將基于信息技術(shù)編寫的檔案管理軟件安裝至計算機(jī)中后，檔案管理人員就可通過操作計算機(jī)完成檔案管理的各項工作。事業(yè)單位在檔案管理中，可以使用計算機(jī)中的各種軟件進(jìn)行檔案管理的各項工作，如通過計算機(jī)運行檔案管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)中進(jìn)行檔案文件資料的收集、整理、加工等工作，或者是查閱系統(tǒng)中存儲的檔案，可以直接檢索關(guān)鍵詞查找到目標(biāo)檔案。在信息傳遞過程中，可以使用社交軟件進(jìn)行事業(yè)單位內(nèi)部信息的交互。在使用計算機(jī)管理檔案的過程中，要做好信息安全管理工作，強(qiáng)化檔案管理人員信息安全意識，明確其信息安全責(zé)任，規(guī)范其操作行為，以防止人為操作失誤，或者因網(wǎng)絡(luò)安全意識薄弱引發(fā)檔案信息泄露問題。

（三）內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用

為了最大限度地應(yīng)用信息技術(shù)，事業(yè)單位需開展全面的信息化建設(shè)，不僅要提高檔案管理的信息化水平，還要打造內(nèi)部全面覆蓋的信息網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建內(nèi)部高效化運行的信息交互渠道，為檔案管理效率的提升奠定基礎(chǔ)。所以，運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)，將事業(yè)單位的管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)等進(jìn)行對接，為檔案管理構(gòu)建一個暢通無阻的數(shù)據(jù)信息收集網(wǎng)絡(luò)，各個部門通過網(wǎng)絡(luò)將需要歸檔的文件資料、數(shù)據(jù)信息上傳至檔案管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案管理部門文件資料的實時收集，保證檔案的時效性與完整性。

（四）共享技術(shù)的運用

云技術(shù)為事業(yè)單位檔案管理信息共享提供了支撐。云技術(shù)對網(wǎng)絡(luò)、硬件、軟件等資源進(jìn)行了統(tǒng)一集中管理，集成了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、管理平臺技術(shù)、應(yīng)用技術(shù)等，根據(jù)用戶的實際需要，最大限度地為其提供相應(yīng)的服務(wù)，可以與眾多終端建立連接，實現(xiàn)資源共享。云技術(shù)具備在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用的條件，各級事業(yè)單位檔案管理部門基于云技術(shù)構(gòu)建檔案資源庫，對區(qū)域內(nèi)檔案進(jìn)行集約化管理，實現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)部的資源共享，并將檔案存儲至云端，可避免出現(xiàn)檔案的丟失和信息泄露問題，信息安全性得到了明顯提升。

四、強(qiáng)化信息技術(shù)應(yīng)用的對策

（一）建立并實行嚴(yán)格的檔案管理制度

制度是開展一切工作的先決條件，我國現(xiàn)行的《檔案法》明確了各檔案管理部門檔案管理制度建設(shè)的要求。基于此，事業(yè)單位檔案管理部門需重塑檔案管理工作流程，完善管理制度建設(shè)，對檔案管理方式、管理方法、管理內(nèi)容等進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，以打造出實用性強(qiáng)、行之有效的管理制度。第一，對目前檔案管理中存在的不足進(jìn)行深入分析，依據(jù)《檔案法》的要求與標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行管理制度的調(diào)整與優(yōu)化；第二，明確檔案管理責(zé)任，細(xì)分檔案工作內(nèi)容，建立和實施嚴(yán)格的管理責(zé)任制度，對檔案工作的每一個環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督管理，以避免檔案管理工作出現(xiàn)問題，即使出現(xiàn)問題也可以找到直接的負(fù)責(zé)人，提高解決問題的效率；第三，建立并實行激勵機(jī)制，明確獎懲標(biāo)準(zhǔn)，形成對檔案管理人員的約束與激勵，以確保檔案信息化管理的質(zhì)量與效率。

（二）樹立信息技術(shù)應(yīng)用意識

為了實現(xiàn)信息技術(shù)在檔案管理中的充分應(yīng)用，事業(yè)單位應(yīng)從強(qiáng)化思想意識上入手，樹立全員的信息技術(shù)應(yīng)用意識，以促進(jìn)檔案管理信息化水平的提升。第一，從檔案電子化入手，把控好信息化檔案管理的關(guān)鍵點，明確信息技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢與必要性；第二，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需以身作則，通過學(xué)習(xí)提升自身的信息技術(shù)素養(yǎng)，帶動和引導(dǎo)檔案管理人員學(xué)習(xí)信息技術(shù)，營造濃厚的信息技術(shù)學(xué)習(xí)氛圍，為信息技術(shù)應(yīng)用奠定思想與理論基礎(chǔ)。

（三）增加資金投入

針對事業(yè)單位信息化基礎(chǔ)設(shè)施不完善的問題，事業(yè)單位需要增加資金投入，將信息化建設(shè)提上工作日程，為信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用做好基礎(chǔ)保障。由于信息技術(shù)不斷更新發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)制定長期的資金投入計劃，信息化建設(shè)應(yīng)與時俱進(jìn)，根據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展及時更新。第一，將信息化建設(shè)作為事業(yè)單位中的正式工作，提前進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，以長遠(yuǎn)發(fā)展的眼光編制預(yù)算，為信息化建設(shè)提供充足的資金支撐；第二，制定資金使用計劃，嚴(yán)格控制檔案信息化建設(shè)成本，可與云服務(wù)提供商合作，減少硬件設(shè)施上的維護(hù)成本；第三，引進(jìn)智能化設(shè)備與系統(tǒng)，以智能化檔案管理為方向，進(jìn)一步提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，實現(xiàn)信息技術(shù)優(yōu)勢的最大化發(fā)揮。

（四）提高人員的信息技術(shù)素養(yǎng)

檔案管理人員的信息技術(shù)素養(yǎng)水平，直接影響著信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的成效，所以人員信息技術(shù)素養(yǎng)的提高非常關(guān)鍵，事業(yè)單位需要提高對信息技術(shù)培訓(xùn)的重視程度，對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)性、專業(yè)化的信息技術(shù)培訓(xùn)，以提高其信息技術(shù)水平。第一，信息技術(shù)培訓(xùn)涉及檔案管理系統(tǒng)操作培訓(xùn)、計算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)、信息安全培訓(xùn)等，能在確保檔案管理安全的同時，提高檔案管理人員的實際操作能力。第二，基于信息技術(shù)的檔案管理知識培訓(xùn)，將當(dāng)下最為先進(jìn)的檔案管理知識、管理理念、管理技術(shù)等納入培訓(xùn)范疇，全面提升檔案管理人員在信息時代檔案管理的專業(yè)度。第三，加強(qiáng)保密培訓(xùn)，事業(yè)單位檔案中存在較多的涉密檔案，應(yīng)針對《保密法》進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案人員的安全意識，保障檔案信息的安全性。檔案管理信息技術(shù)的應(yīng)用，應(yīng)切實做好人員的相關(guān)培訓(xùn)工作，夯實信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，為信息技術(shù)應(yīng)用效力的充分發(fā)揮提供保障。

五、結(jié)語

檔案管理是事業(yè)單位運營管理中非常重要的一項內(nèi)容，檔案完整真實地記錄了事業(yè)單位日常運行中的重要事物，屬于事業(yè)單位寶貴的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，具有巨大的參考與利用價值。在信息時代，各行各業(yè)實現(xiàn)了信息化的發(fā)展，信息技術(shù)呈現(xiàn)出了應(yīng)用的巨大優(yōu)勢，事業(yè)單位在檔案管理工作中，需充分應(yīng)用信息技術(shù)，提高自身檔案管理的水平，以滿足社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，實現(xiàn)事業(yè)單位的健康發(fā)展、高質(zhì)量運營。