大數據時代科研單位文書檔案信息化管理與應用研究

金 紅

（中國航空工業空氣動力研究院，沈陽 110034）

隨著管理機制的逐步完善，文書檔案工作的質量必須得到大幅度的提升，可以說提升文書檔案管理質量能夠進一步推動機構管理和檔案體系的完善。電子信息技術的進步和發展，促進了很多行業領域的發展和突破，這已經成為21世紀以來行業發展的主要趨勢，推動了各個領域的變革和發展。通過對電子信息技術的應用，使文書檔案工作出現了大幅度的改變，并建立了新的管理理念和思路。提升整體的信息化管理能力和水平，是新時代帶給文書檔案管理工作的一項重要任務。

一、做好科研單位文書檔案管理工作的重要性

（一）有助于轉化為新的生產力

文書檔案有著事務性、即時性等特點，做好科研單位的文書檔案管理工作，能將單位重點項目啟動、進程及完結的生命周期，科研成果的形成，生產經營情況，新的研究方法、新技術和經驗的記錄等更為客觀地反映出來。科研檔案信息作為一種科學技術信息的存在形式，能為科研工作者提供參考依據，進而轉化為新的生產力。

（二）有助于科技信息的傳播

科研單位文書檔案數量大、源頭多，較為分散，通過加強檔案管理能讓檔案人員結合用戶的實際需求，做好這些文件的分門別類，并完成相應的存儲，進一步濃縮檔案內容信息，使之具有體系，比如科研成果匯編、科研信息摘要及編研成科研項目大事記等。如此一來，不僅為用戶查閱提供了便利，還有助于傳播科研知識和經驗成果，使單位整體科研實力得到更好的展示。

（三）有助于科技競爭力的提升

在如今競爭愈加激烈的背景下，科研單位要想實現科技進步與發展，就需要依托大量的信息資源。可以說，在一定程度上，信息資源掌握的多寡，也是單位競爭力的一種反映。通過對這些信息資源的高效利用，使之更快轉化為科研生產力，能夠有效促進科研交流與科技創新，進而實現單位科技競爭力的提升。

二、大數據時代，科研單位文書檔案信息化管理存在的主要問題

（一）文書檔案管理模式不規范，存在安全隱患

當前，部分科研單位文書檔案管理制度機制不健全，缺少對文書檔案管理工作必要的監督檢查指導，檔案工作人員對文書檔案管理規范化重視不足，工作隨意性大，文書檔案內容缺失，檔案信息資源開發緩慢等問題不同程度地存在。有的檔案收集過程不嚴格，收集上來的文書檔案格式不統一、排序混亂、裝訂不合格，影響了文書檔案的有序保存，也不利于文書檔案的系統開發和利用。雖然部分單位對紙質檔案進行了數字轉化，但對后續數字檔案的保存、利用卻缺少必要的手段，不利于文書檔案的信息安全。

（二）文書檔案數字化建設不規范

科研機構的文書檔案具有重要的價值。它們是否全面、系統、準確、完整、真實，將直接影響到以后的利用。但是，目前一些文書檔案數字化建設不規范，存在重復處理和后期重復處理的現象。這主要是因為在備案、管理責任落實、管理標準等方面存在漏洞。

首先，數字檔案的歸檔不科學，嚴重影響了信息化建設的質量。一方面，辦公自動化（OA）系統與文書檔案管理系統尚未實現數據關聯，OA系統中已有的部分電子文件無法同步傳輸到文書檔案管理系統，影響歸檔效率；另一方面，一些業務部門未能及時將在線終端的電子文檔移交給檔案管理部門。

其次，管理責任落實不到位。文書檔案數字化建設的責任尚未落實到具體業務部門和員工，整體上缺乏責任感和規范性。

最后，文書檔案數字化建設標準不明確。規章制度建設工作滯后，缺乏明確的工作思路，導致數字化建設的過程、內容、分工和目標模糊。

（三）文書檔案管理人才隊伍建設落后

當前，很多科研單位在文書檔案信息化管理過程中偏重于硬件設施的配備和軟件系統的引進，對于文書檔案人才隊伍建設重視程度不足。很多文書檔案管理人員年齡偏大，多是其他崗位轉崗而來，未經過系統的檔案專業教育和培養，對相關檔案管理制度執行和落實不到位，在檔案信息化建設過程中對于大數據、云計算等技術掌握得不夠全面，難以將大數據、云計算等技術運用到實際的文書檔案信息化管理之中。由于文書檔案人才隊伍建設落后，影響了科研單位文書檔案信息化管理的推進，也難以對科研單位文書檔案信息資源進行系統的開發，無法為單位中心工作提供必要的檔案信息支持。

（四）大數據技術的應用創新不足

隨著大數據時代的到來，科研單位文書檔案管理信息化建設應該成為文書檔案管理的中心工作。但當前部分科研單位在文書檔案管理工作中仍然以紙質文書檔案為重點，沒有開展較為系統的文書檔案信息化管理工作，無論是在檔案信息收集，還是在檔案服務、借閱、利用等方面，都存在不同程度的短板。有些科研單位為了更好地控制成本，甚至沒有為單位檔案信息化配備必要的硬件設施和其他的配套措施，在文書檔案管理過程中只注重文書檔案的保密性，卻沒有重視文書檔案現代信息技術的引入。部分科研單位文書檔案信息化建設起步晚，經驗不足，加之人員素質所限，更愿意保守地開展文書檔案管理工作，難以實現大數據技術的廣泛應用和創新，只停留在紙質文書檔案數字化等簡單的文書檔案服務之上，難以為文書檔案管理工作效率的提升提供必要的信息技術支撐。

（五）損毀嚴重難以恢復

文書檔案管理的主要目的是對其進行應用，但在管理和應用這兩個環節中實際上存在著一定的矛盾。應用是文書檔案表現自身作用的主要形式，必須通過應用這一環節才能夠將其所具備的價值發揮出來。但在應用的過程中可能會出現損毀的問題，這種問題一旦出現就很難進行恢復，這種損失是無法估量的。

三、大數據時代科研單位文書檔案信息化管理的應用路徑

（一）建立良好的創新環境

首先，要重視基礎部分的建設，主要是從硬件方面來著手，對平時的工作環境進行積極的優化和改善，并要對設備和儀器進行及時的更新，對軟件進行升級，確保文書檔案的信息化管理能夠順利進行。

其次，要加強團隊建設，提升文書檔案管理人員的專業水平及綜合素質，并重視專業人才的引進，做好已有人員的培訓工作，要求他們必須掌握先進技術，并積極學習先進的制度和理念，增強他們的業務水平和管理能力。

最后，要在加強硬件投入的前提條件下，加強各個部門和區域之間的良好合作，通過互通和交流來進行資源的轉化和共享。

（二）積極應用新型管理軟件

要想達到更好的信息化管理效果，就離不開相關的平臺建設和支持。在建設相關平臺時，要求該平臺具有足夠豐富的功能和足夠先進的科技水平，在管理系統中可以充分地應用這些先進科技。同時，要從實際操作和檢索這兩個方面著手，做到清晰、準確和全面。在進行文書檔案歸檔工作的過程當中，應該做到分類清晰合理，注釋盡可能簡潔，措辭準確且具有很強的邏輯性，保持整齊分明的系統層次，并要確保編號之間的相互一致。特別是在對一些重要的文書檔案進行集成的過程中，應該做到歸檔工作的同步進行，為信息化管理水平和工作質量的提升打下良好的基礎。

另外，要注意遵循規范性原則，根據專業性和序列性的工作思維來合理地開展工作，對各個步驟的順序進行厘清，特別是系統的運用，這對于工作人員的專業能力提出了更高的要求。對于軟件系統、硬件系統及多媒體的應用要進行規范，從而為文書檔案的管理工作帶來更好的幫助和支持。與此同時，在文書檔案管理的過程中，提升管理質量離不開管理理念的創新，這也是提升管理質量的核心所在。因此，要做好持續性管理工作，建立相應的目標，通過技術上的創新和優化確保文書檔案能夠得到完好的保存。

（三）挖掘文書檔案資源，強化文書檔案服務

當前，在文書檔案資源利用過程中，有必要引入更為先進的大數據、云計算、人工智能等技術，實現對傳統紙質文書檔案的數字轉化，加強檔案數字信息資源的合理利用和開發。

一方面，將文書檔案資源挖掘作為重要工作加以落實。當前科研單位在工作中會生成大量的數字文書檔案，這些文書檔案既是單位各項工作的真實記錄，也是未來開展其他工作的重要依據。因此，對這些文書檔案資源的開發和利用，對單位發展起著重要作用。在文書檔案開發過程中，應明確文書檔案資源開發利用的目標，在此基礎上形成專項開發或課題開發，緊緊圍繞科研單位中心工作，進一步提升文書檔案資源開發的針對性和有效性，更好地發揮文書檔案的價值和作用。

另一方面，應強化文書檔案的服務職能，主動利用大數據時代的技術優勢，加速推進文書檔案信息化管理，構建檔案信息化管理平臺，加強與各部門的聯系互動，針對各部門的需要提供有針對性的檔案信息服務。

（四）更新檔案管理手段，提高檔案管理效率

應加大資金投入，引進先進的管理手段。大數據時代背景下，科研單位應對文書檔案信息化建設給予必要的資金保障，引進先進的管理技術手段，確保文書檔案信息化建設順利推進。應引進更為先進的技術設備，進一步提升單位文書檔案信息化管理平臺的兼容性、延展性和適用性，為文書檔案信息化建設提供硬件保障，使檔案工作人員能夠利用軟硬件設施設備對文書檔案信息資源進行系統開發，進一步提升文書檔案管理效率。還應完善相關的制度規制，充分認識到網絡信息技術對信息化建設產生的重要影響，對原有的文書檔案管理制度進行完善和創新，進一步提升文書檔案管理制度的針對性和有效性，切實為文書檔案信息化建設提供完善的制度保障。同時，要對文書檔案信息化建設各項工作經驗進行總結，進一步優化文書檔案管理流程。

應加大對文書檔案信息化建設宣傳力度。在文書檔案信息化建設過程中，科研單位一定要對文書檔案信息化建設的必要性和重要性進行宣傳，讓各部門及其工作人員了解文書檔案信息化建設的重要性、主要目標和具體流程，并加強與檔案管理部門的聯系和互動，確保文書檔案能夠快速收集、整理和數字化，進一步提升文書檔案的管理效率。通過“檔案宣傳周”“檔案文書展示月”等活動，讓單位內部人員對文書檔案信息化建設的成果有所了解，并主動參與到文書檔案信息化建設之中，形成全員參與的良好局面。

（五）織牢文書檔案安全管理網，保障檔案價值

為了更好地保證科研機構文書檔案的原創性、真實性和準確性，發揮文書檔案的決策參考和信息憑證的價值，必須做到以下幾點。

第一，加強網絡安全。網絡、數字文書檔案、文書檔案管理系統、文書檔案數據庫可以通過防火墻、殺毒軟件、區塊鏈、數字加密、數字簽名、云加密技術等進行加密，可以檢查并阻隔黑客程序和惡意插件。同時，要明確保密文件和檔案的訪問權限和訪問級別，從預接觸的角度做好安全控制工作。

第二，做好文書檔案的備份工作。可以租用或購買相應的云存儲終端，依托云系統對文書檔案進行封閉備份，建立能夠容納大量文書檔案的備份數據庫，從后期角度做好安全防護工作。

（六）加強檔案隊伍建設，保障檔案管理安全

從文書檔案信息化管理的角度看，大數據時代的到來對科研單位文書檔案管理的方式、內容、手段都產生了深刻影響，文書檔案信息化管理正向著多元化、智慧化方向發展。因此，有必要針對文書檔案信息化管理存在的信息安全問題，完善相關的制度機制，引進更為先進的檔案信息管理軟件，進一步提升文書檔案信息的安全屬性。在具體實施過程中，有關領導和人員應定期關注文書檔案信息化建設的具體情況，及時解決存在的問題，為文書檔案信息管理配備先進的軟件系統，設置安全防火墻，完善文書檔案信息管理制度，設置文書檔案信息查詢權限，確保文書檔案信息安全，為后續文書檔案信息資源的合理開發和利用提供保障。

大數據時代背景下，要想進一步提升文書檔案管理效率，就必須將加強人才隊伍建設放在突出位置，應構建專業的管理團隊。科研單位檔案信息化建設是一項復雜工程，既需要單位領導的重視，也需要專業的管理團隊主動參與落實各項措施，因此必須選拔一批政治素質高、綜合素質強的人才參與文書檔案信息化管理之中。還應加強文對書檔案管理人員的教育培訓，制訂更為科學合理的教育培訓計劃，將大數據、云計算、人工智能等技術納入文書檔案管理人員的培訓內容之中，進一步提升文書檔案管理人員的技術能力和技術水平，并能夠靈活地運用文書檔案管理信息系統，對文書檔案信息資源進行系統開發和利用。

結 語

總之，在新時代，科研單位應高度重視和大力推進文書檔案信息化建設，主動引入大數據、云計算、人工智能技術，對文書檔案管理流程、管理模式進行創新和優化，實現對紙質文書檔案的數字化轉型，建好用好文書檔案信息管理系統，實現對文書檔案的系統開發和利用，努力實現文書檔案管理現代化。