事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升策略

周稚藝

（哈爾濱金融學院，哈爾濱 150000）

引 言

事業(yè)單位在發(fā)展過程，要做好人事管理工作，人事檔案管理工作的開展，進一步為事業(yè)單位人事管理工作開展提供了有效保證。在有效的開展事業(yè)單位人事檔案管理工作過程，工作人員要結合事業(yè)單位發(fā)展實際，科學的制定更加完善的發(fā)展方案，從而全面推進事業(yè)單位發(fā)展，具體分析如下。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的重要意義

（一）優(yōu)化事業(yè)單位內部的人力資源結構

從人事檔案管理的內容角度分析，檔案管理主要針對的是人才的個人基本信息及學歷等信息內容。因此我國多數(shù)事業(yè)單位對各類人才進行聘用時，便結合人事檔案的管理內容對人員進行篩選。但為全面提升事業(yè)單位人才招聘的透明度和公正性，事業(yè)單位內部的人事檔案管理機制盡量優(yōu)化提升。在事業(yè)單位開展人事檔案的管理工作時，按照制度要求對資料進行全面的了解，以此簡化管理工作的實施流程。此外多數(shù)事業(yè)單位需結合具體的人員變動情況對檔案信息進行調整。人事檔案中包括個人的詳細信息及獎懲記錄等內容，對個人的晉升等職業(yè)發(fā)展具有重要的影響作用。因此如果檔案管理人員的工作態(tài)度不夠積極，事業(yè)單位須對上述人員進行相應的懲罰，保證檔案管理工作能夠發(fā)揮有效的價值。

（二）加強事業(yè)單位內部的控制建設

當前多數(shù)事業(yè)單位由財務管理、人員安排和人員管理三方面構成內控體系，上述工作內容能否順利完成，便會直接對單位內的經營發(fā)展產生直接影響。如某事業(yè)單位能否按照預期發(fā)揮自身的社會價值，便主要取決于人事檔案管理工作的有效性。此外我國事業(yè)單位內的控制體系主要可對人員進行科學的管理和控制，如果單位能在有效的范圍內對檔案進行合理管理，同時做到優(yōu)化改進，則可明顯提升單位的人員管理質量和工作的實施效率。可見提高事業(yè)單位的內控能力，可進一步調動員工的積極熱情，從而提高事業(yè)單位各個部門工作效率，進一步為事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的對策

（一）創(chuàng)新管理思維，夯實檔案基礎

事業(yè)單位以往在實施人事檔案的管理工作時，多數(shù)以單一的信息統(tǒng)計和整理為目標，無法對單位和社會的效益發(fā)揮推動作用。主要可體現(xiàn)為在開展日常檔案管理工作時，檔案管理技術相對滯后，難以迎合社會發(fā)展的具體需求。部分工作者并未參加專業(yè)的檔案管理和分析的培訓活動，對人事檔案管理的意識和手段仍處于落后階段。此外部分擔任檔案管理工作的人員還同時擔任其他方面的工作，因此對檔案管理工作的精力投入不足，這便在一定程度上降低可檔案管理工作的實施質量和效率。因此需構建健全的檔案管理考評制度，對事業(yè)單位內的檔案管理工作進行定量和定性等方面的考核管理，以此提高檔案管理工作的規(guī)范化程度。對事業(yè)單位內的檔案管理軟硬件設備也需加大建設力度，定期做好督導和巡檢等工作。此外需結合單位的實際情況建立有效的監(jiān)管制度，依據(jù)制度要求開展檔案管理工作的監(jiān)督檢查，保證方案能夠落到細處和實處。在實施檔案管理時，還需對信息的搜集環(huán)節(jié)加大重視，有效篩除不具有價值的信息內容，保證檔案管理的科學性，同時降低管理難度和工作量。

（二）加強收集管理，完善檔案功能

在社會不斷發(fā)展的背景下，事業(yè)單位的核心競爭力便在于人才的儲備，可提升人事檔案管理的科學性必然會推動人才管理工作的提升，這邊可作為事業(yè)單位發(fā)展的基礎。若想優(yōu)化檔案管理工作的質量。便要更為重視人才檔案管理信息的搜集環(huán)節(jié)，以此提升單位檔案管理的實際效果。

首先，檔案資料的搜集人員需以檔案管理工作為基礎，結合相關標準和要求開展單位的內部檔案信息管理工作。在經濟改革不斷推進的情況下，事業(yè)單位的干部體制和培訓機制等均要做出適當?shù)淖兏铮虼怂纬傻娜耸聶n案信息也較多，這便為檔案管理人員提出了更高的標準要求。檔案管理者要及時做好材料的搜集和整理工作，盡量按照標準原則做好材料的搜集工作，對材料類型進行科學劃分，如果信息缺乏真實性，還要及時將其篩除。如果材料手續(xù)不全便須退回重新處理，保證人事檔案內容能夠更為準確，真實反映人員的信息情況。

其次，事業(yè)單位還需側重提高對檔案內容的利用效率，不斷提高事業(yè)單位檔案管理的職能。不但要對檔案原有部分進行科學管理，此外還需拓展檔案信息的內涵。如在事業(yè)單位中實施檔案管理工作，可結合某員工的醫(yī)療、養(yǎng)老保險等檔案信息來形成員工的檔案記錄，同時增加能夠反映員工真實情況的信息內容。此外還可結合事業(yè)單位的相關部門和人員完善檔案管理工作，為單位的其他工作提供必要的信息支持和參考，以此提升檔案信息的使用效率，最大限度發(fā)揮檔案信息的應用性價值。

（三）規(guī)范檔案管理，優(yōu)化工作流程

衡量人事檔案管理工作質量的標準在于檔案材料的完整性。因此，事業(yè)單位要盡量對檔案管理的工作流程進行科學設置，從而進一步規(guī)范檔案信息的搜集、查閱和傳遞等工作。首先，需認真落實檔案信息的搜集工作。單位需在既定的時間范圍內對所有干部和員工的考核、任免及調查等信息進行搜集，保證獲得完整的個人信息內容。其次，需對所有檔案信息進行甄別。檔案管理人員需更為重視檔案材料的日期和準確性，確定材料是否與員工的真實情況相符，如果缺少必要的信息內容，還需及時進行登記和補充。再次，需認真完成檔案資料的管理工作。檔案信息需進行規(guī)范的編碼歸檔，如按照類別、頁碼等進行索引記錄，從而為后續(xù)的信息整理和查閱提供便利。最后需認真查閱檔案信息。查閱人可提供單位介紹信等，通過審核后對檔案信息進行查閱，如果遇到特殊情況便需再辦理相應的借閱手續(xù)。此外還需在檔案信息的傳遞方面加大重視程度。需結合目標檔案信息填寫檔案傳遞的通知單，標明檔案信息轉出的具體時間和用途，同時還需對轉出的檔案信息進行登記，經過確認后再實施檔案的轉出工作。對于檔案信息管理的各流程均需按照既定的規(guī)范要求實施，嚴格執(zhí)行制度要求，進一步提升檔案信息管理的規(guī)范性，從而提升檔案資料使用的安全性。

（四）結合工作實際，引入信息技術

檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢便是信息化。尤其在當前的信息化時代背景下，信息技術已經在人事檔案管理中得到了普遍應用。信息技術不但能夠降低人力成本的投入，同時還可避免由于人為疏忽而導致的信息錯誤。因此事業(yè)單位要結合行業(yè)發(fā)展的必然趨勢，積極學習和使用行業(yè)前沿的技術手段，將其作為推動事業(yè)單位檔案管理工作質量的有力武器。首先，實現(xiàn)檔案資料的信息化管理便需高效利用相關的軟硬件設施，事業(yè)單位需配置健全的硬件設備，如計算機、打印機等，同時結合單位的具體管理需求開發(fā)管理軟件，形成專業(yè)的檔案信息管理平臺，將檔案信息的存儲形式由紙質轉變?yōu)殡娮有问健Ｆ浯危芍攸c發(fā)揮網絡資源的開放性特征，事業(yè)單位在構建信息化平臺時，需重點提高檔案信息內容的保密性，保證全部檔案信息內容具有更高的完整性，防止出現(xiàn)信息泄露和惡意篡改等問題。最后為提升人事檔案信息內容的應用性價值，需構建更為完善的信息化體系，設置科學的信息訪問權限，加強信息防護，以此為事業(yè)單位在人才選拔和配置等方面提供必要的信息參考。

結 語

總之，在開展事業(yè)單位檔案管理工作過程，工作人員要重視提高事業(yè)單位人事檔案管理能力，通過以上分析，從多方面探索了加強事業(yè)單位人事檔案管理水平的途徑，希望分析能制定更加高效的人事檔案管理體系，從而全面加強事業(yè)單位人事檔案管理質量，更好地為事業(yè)單位人事檔案管理與高效應用提供保證。