淺談會計檔案管理的重要性

董瑞娟 朱 巖

（哈爾濱醫科大學附屬腫瘤醫院，哈爾濱 150000）

會計檔案是會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。它系統、完整地記錄一個地區、一個企業、一個部門的經濟活動狀況，是經濟活動的歷史記錄和經濟效果的綜合反映，是單位預算和財務收支計劃的重要依據，是組織經濟工作、制定經濟和社會發展計劃，以及進行經濟分析、經濟決策、會計監督、實現科學管理的重要條件，是經濟建設中寶貴的、不可或缺的信息資源。

一、會計檔案管理的重要性

會計檔案具有原始記錄性，有很強的憑證依據性，不僅是經濟決策的重要依據，還是對保護國家財產、執行國家財經紀律起到監督作用。從宏觀方面來說，國家需要從檔案記錄的數據進行匯總，考核國家經濟總體情況，以實現計劃和預算的執行情況，從而制定有利于經濟建設的方案和決策。從企事業單位來說，可以根據會計檔案的原始數據分析單位的運營情況，制定更加有效的監督管理方案。會計檔案可以監督管理企事業單位，打擊經濟犯罪，及時發現一些單位或個人是否鉆了法律的空子，從而保護國家的經濟利益，防止貪污腐敗行為的發生。

企業在會計檔案的管理過程中，如果檔案管理人員能夠在思想上引起高度重視，保持強烈的責任意識，堅持科學和創新的管理理念，則可以有效地防范會計檔案管理工作中出現的諸多問題，從而使會計檔案信息在工作的質量上、效率上都會得到很大提升，進而對企業增強活力、提高競爭力，適應市場經濟的發展起到至關重要作用。

各單位對于會計檔案管理的重視程度決定了一個單位的管理水平。例如在去各單位檢查工作中，發現形形色色的現象，有的單位的會計檔案不是專門會計人員進行管理，本科室及其他科室人員隨意調閱，沒有進行登記記錄；有的單位存放于庫房且隨意丟放，這樣的亂象勢必造成后續工作的不利開展。

電算化環境下會計檔案管理也極具重要性。隨著信息化的不斷提高，電算化會計檔案管理成為會計工作中最基本的一部分。企事業單位必須加強對會計檔案管理工作的監督和監管。不斷健全完善會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀的管理制度。須由專人負責檔案管理工作。重要的會計內容做好備份。會計檔案要定期檢查是否做好防磁、防潮、防火的工作，對于儲存在電腦中的電子化材料還要定期檢查復制，并熟練運用、更新會計軟件。

二、會計檔案管理中存在的問題

首先是單位對會計檔案管理工作的認識不夠。由于企事業單位的會計人員具有不確定性，在業務素質和責任心方面參差不齊，很多單位不能按照《會計檔案管理辦法》的規定管理會計檔案，不能按時整理、裝訂、歸檔、銷毀，甚至出現丟失的情況，真正需要查證時費力、費時。

其次是傳統紙質檔案的保存和查閱質量不高。目前，單位檔案室所存會計檔案資料幾乎都是紙質檔案。傳統的檔案管理模式占用存放空間大，保管成本高，易磨損，并且檢索利用效率低，難以滿足各單位、各部門對信息資源日漸增長的需求。同時，紙張在生產使用保管過程中極易受環境或自然因素影響，其色澤強度，彈性等性能發生改變，給檔案的保護、保管、修復等工作帶來一系列的問題。

最后是會計檔案的管理不夠規范和完善。會計檔案整理、裝訂、歸檔是財務工作的基本要求，也是單位檔案管理的實際需要。單位在實際操作中對會計檔案的管理存在不完善、不規范的問題。有些僅是整理、裝訂，并不歸檔，有多年的會計檔案存放在會計人員那里，也有多年來不進行鑒定，更有甚者不能按年限規定進行銷毀，歷史遺留的各種問題使得會計檔案的銷毀工作很難開展，影響了會計檔案管理工作的質量和效果。

三、解決會計檔案管理中存在的問題

（一）不斷完善會計檔案管理制度，以適應新形勢發展的需要

會計管理制度是會計制度的重要內容之一，在實際工作中會計部門和檔案管理部門應嚴格按照《會計檔案管理方法》進一步充實和完善會計檔案工作制度，在會計檔案的形成和管理活動中必須依法辦事，保證會計檔案的真實性、完整性、安全性。日益發展的新形勢，對會計工作不斷提出新的要求；計算機技術在財務會計工作中的應用，會計檔案的載體形式不斷發生新變化，會計檔案管理工作也將面臨新問題。為此，應該根據實際的工作情況，不斷補充和完善會計檔案的管理辦法，要求會計檔案的管理工作始終處于完善和規范之中。

（二）不斷規范會計檔案法

加強會計檔案管理工作認識的意識，建議立法機關及早修訂《檔案法》和《會計檔案管理辦法》，把違反會計檔案管理辦法的處罰規定做得更全面、更細致，以利于實際操作。在《會計檔案管理辦法》中引進和細化《檔案法》法律責任制的相關規定。

（三）不斷規范會計檔案立卷

裝訂會計憑證必須使用標準的會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘裝訂線處加蓋單位公章。封皮表面的有關內容必須認真填寫齊全。裝訂完畢必須按月份、憑證號的先后順序放入會計檔案柜中，并在檔案柜的左上角表明會計檔案的年份、月份和冊數，年終必須及時封賬。

（四）不斷規范會計檔案的保管工作

已建立綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室要求辦理相關手續，定期將會計檔案移交綜合檔案室保管。未移交的會計檔案要有專人負責。要配置專用箱柜及防火、防盜、防霉、防蛀設施。對已離任的會計人員，其會計檔案應及時移交綜合檔案室或財會部門保管，不得自行存放。

（五）持續規范會計檔案檢查和宣傳力度

建議各個執法部門要加強對各單位檔案管理情況的檢查和監督，并形成制度化。為了減輕單位的負擔，建議三至五年來一次聯合檢查，對查出的問題嚴格依法處理。為了更好地做好會計檔案管理工作，以報紙、微博、電視、網絡等相關媒體，廣泛宣傳會計檔案管理的重要性，提高單位負責人和會計人員對其重視程度及遵紀守法的意識。

（六）建立健全電子信息數字化會計檔案保管方式

會計電算化給會計工作帶來了極大便利， 一定程度上減輕了會計工作者的工作量。但是會計電算化檔案資料的儲存上同樣存在很大風險，面臨著病毒侵襲、設備損毀、失密等一系列問題。因此我們在享受便捷操作的同時要做好會計電子檔案的保管，如加大后臺服務器的投入，選用安全穩定服務系統，采用例如磁性媒介等多種形式保管會計檔案，要定期進行檢查，定期進行備份，防磁、防火、防潮和防塵，重要的會計檔案要有備份存放不同地點才好。

（七）定期做好會計檔案資料鑒定、銷毀工作

《會計檔案管理辦法》第十六條對保管期滿的會計檔案的銷毀程序做了明確規定。企事業單位會計檔案人員要同相關監管部門，搞好會計檔案的鑒定工作，有用的完好保管，一般有永久、30 年、15 年、5 年的保管期限等；無用的按照保管期限及時銷毀。對到了保管期限、還遺留的債權、債務和其他未了的原始憑證不能銷毀，應重新登記注明，也在銷毀清冊的備注欄和保管清冊注明原因，并加強對涉及此帳款原始憑證的保管和關注，及時做好后續的清結工作。

（八）大力整合會計人員的知識結構，加強會計檔案工作人員的全面培訓

當前的會計人員需要去全方位復合型知識，實行會計的監督與管理職能。簡單的做賬、保管已經不能適應當前工作的需要。另一方面會計作為國家財政收入的保證，要求熟練掌握一些相關法律知識，保護好單位事業的勞動成果。在會計工作中必須熟練運用計算機，實現會計電算化的運用。財務科應加強會計檔案的學習和管理工作，這樣就要求會計人員在做好基礎工作的同時，開動腦筋，做好有利于實際工作的事中、事后的檔案完善工作。實行走出去、請進來的多種學習培訓方式，系統地培訓提高財會人員的政治素質和業務水平，提高他們的會計檔案管理水平，對于不具備會計從業資格的會計人員一律調離會計崗位。

我單位在進行新會計制度改革工作同時改進會計檔案管理工作。首先加大服務器的投入，應用信息化技術開展實際工作，各科室按照各自需求設定申請操作程序，能夠在網上操作的程序自行在相應的科室頁面上申請，盡量簡化紙質憑證的流程。其次改進了會計憑證頁面，從傳統的小憑證改成A4 紙張的大憑證及附件沿用小憑證雙軌制，大憑證后面放置主要的附件，小憑證后面附著煩瑣的附件，并逐漸完善小憑證，力爭盡早實現大憑證的單軌制。同時設計了新的憑證頁面，內容更加全面細致，一目了然。重新設計的會計檔案集工整美觀，方便查閱，利于存檔保管于一身。我單位設置專門會計檔案管理人員，并設有專門會計檔案資料庫，在完成一個會計期間后及時整理、裝訂、歸檔，對超過三年的會計檔案定期登記申請轉到單位總檔案室歸檔，對超期的會計檔案，申請經相關領導審批后進行銷毀處理。申請資料完好保留以備查。另外，為了保證會計檔案資料的安全性，檔案室安裝了視頻監控，分清責任，避免推諉。

總之，企事業單位部門與個人要密切配合，盡職盡責，建立健全會計檔案管理制度，抓實抓細基礎工作、重要環節，科學地加強會計檔案的管理，不僅可以促進財務管理水平的提高，規避各類經濟風險，全面提升財務會計工作效率，還可以使會計檔案管理工作更好地為經濟建設和經濟體制改革服務，推動事業穩步發展。