設備采購管理的問題分析及優(yōu)化

彭 春

（中國瑞林工程技術股份有限公司，南昌 330031）

引 言

全球經(jīng)濟一體化進程的加速，不僅為國內企業(yè)提供了對接國際市場的機會，也“逼迫”這些企業(yè)不斷完善自身管理體系，推出更多優(yōu)秀的產品。企業(yè)要想在這種競爭激烈的大環(huán)境下生存、立足、打開市場，不僅需要提高自身創(chuàng)新創(chuàng)造能力，還需要在降低產品價格、優(yōu)化企業(yè)采購管理工作上下功夫。針對設備的采購管理這一環(huán)節(jié)，大多數(shù)企業(yè)一味地追求價格，而不顧企業(yè)內部結構的信息化建設及對供應商的管理等。筆者從公司采購信息庫及各部門的管理現(xiàn)狀入手，對東莞某企業(yè)的采購模式提出問題，并給出了一些建議。

一、存在問題

1.信息技術普及度較低

部分企業(yè)要求采購過程貫徹信息化管理，因此現(xiàn)階段采購管理工作對信息技術的依賴程度有所上升，但即使是在這樣的大環(huán)境下，也仍然有部分企業(yè)未將信息技術管理手段應用到采購工作中。相比于傳統(tǒng)采購管理模式，信息化技術帶來的不僅是采購計劃填報和詢價比價單功能，還提升了采購管理工作整體的工作效率和質量。針對采購工作中的信息缺失或審批等問題，信息技術可以很好地解決。未將信息技術與采購管理工作結合的單位可能在工作效率上有所欠缺，常出現(xiàn)信息失效、信息丟失或利用次數(shù)重復等問題。

2.審批項目冗雜，耗時過長

（1）部分單位未將采購工作按照計劃的內、外進行分類，對采購管理審批工作的效率有不利影響。

（2）采購審批內容應當包含采購材料信息的初步審核、采購工作是否與年度計劃相符合，采購計劃是否符合企業(yè)發(fā)展和要求等步驟。但部分單位拋開主要審批內容，還添加了許多其他審批內容，延長了審批工作的時間，降低了采購管理工作的效率。

二、改善措施

1.擴大信息技術管理手段的普及范圍

采購部門應當逐步引進信息技術管理方法，并對工作人員進行全方位的操作培訓，以盡快將其運用到實際工作中。在采購模塊中，應當加入采購信息填報功能、采購計劃發(fā)布功能及計劃內采購備選庫，完成計劃內采購備選庫的建立工作。

2.采購流程規(guī)范化

信息管理手段的具體改善步驟如下。

（1）采購計劃填報：由各部門對采購計劃進行填寫，交由相關部門，通過領導核驗并審批，緊接著由歸口部門對項目的信息內容進行審查，并交由計量處進行最終審查，促進采購計劃的發(fā)布工作逐漸展開。

（2）計量處的審查人員完成采購計劃的審核后，對其進行發(fā)布，緊接著交由管理部門、副所長及所長等管理級人員進行審批。

在正式建立采購備選庫后，采購流程被有效優(yōu)化，使得采購部門在獲得可靠數(shù)據(jù)來源的同時，避免了出現(xiàn)信息被重復錄入的尷尬情況。

3.申請流程規(guī)范化

采購申請中，計劃內采購數(shù)量占“大頭”。針對這種情況，采購管理工作應當做到有的放矢，將管理內容以計劃內采購、計劃外采購進行分類，并重新設計審核內容和計劃。

（1）針對計劃內采購工作，精簡審批內容和步驟，盡可能縮短審批時間。

（2）針對計劃外采購工作，原定審批流程沒有過多的變化，但仍然會刪減部分不必要的審批順序以提高工作效率。

（3）審批程序應當被設置為根據(jù)申請人需求，顯示后續(xù)不同的申請步驟。便于申請人判斷的同時減少人力判斷等重復性的工作。

（4）審批流程在優(yōu)化后變?yōu)槿缦铝鞒蹋河缮暾埲嗽诓少弬溥x庫中進行申請，該申請步驟會將計劃內和計劃外申請進行區(qū)分；緊接著申請會被發(fā)送至領導層，完成審批工作后會被交由歸口部門進行信息項目的具體審查；最終由采購管理員完成整個申請步驟的審批工作。

（5）審批流程的優(yōu)化，不僅便于領導對每個項目進行審批，提高工作效率和工作便利性，還防止出現(xiàn)多個領導同時審核一份申請的情況。同時，優(yōu)化后的審批流程有效縮短了審批總周期，加快了申請工作的完成。

（6）除了優(yōu)化審批流程，還可以采用會簽等形式縮短審批周期，提高整體采購管理工作的效率。

三、管理案例

1.項目概況

廣東東莞某電子科技有限公司擁有多套精密加工檢測設備，主要從事塑膠模具等產品的生產。該公司擁有完整的生產線，并通過控制生產環(huán)境提高產品質量。公司將“質量就是生命”的理念作為經(jīng)營理念，不斷滿足客戶需求。該公司設有采購、人事及生產管理等多個部門，分別管理產品生產及人力資源等相關事項。

該公司采購部對總經(jīng)理負責。每組采購員由采購組長進行統(tǒng)一領導，獨立性較強，相互之間缺乏溝通和交流。實際生產工作中常出現(xiàn)效率低下、員工對自身職責不明確、出現(xiàn)事故第一時間推諉而非解決等問題。

采購部現(xiàn)有兩位采購組長，采購員工若干。

2.采購管理現(xiàn)狀

（1）采購模式存在問題：該公司采用了傳統(tǒng)的采購模式。這種模式較為單一，并且在公平及公開等方面無法展現(xiàn)優(yōu)勢。在這種模式下，采購員會與供應商直接進行對接，信息閉塞度較高，當出現(xiàn)緊急情況時無法及時擴散，處理周期較長，處理效果不太樂觀。此外，供應商數(shù)量眾多，采購員無法對其進行統(tǒng)一管理，當出現(xiàn)人員崗位調動等情況時，供應商信息也被帶走，這對于接替崗位的采購員順利完成對接工作極為不利。同時，在這種采購模式基礎上，員工可能會過度追求低價格的材料而非注重設備品質，在對長遠計劃等的處理和思考中，員工可能會首先選擇眼前的蠅頭小利，這不利于公司與各供應商建立長久的合作關系。

（2）部門信息不對稱：該公司信息技術管理手段普適性較差，采購信息庫中的設備庫存和實際庫存常出現(xiàn)較大差異。此外，部分采購員的主觀意識和責任意識較差，對信息庫中的內容也未進行及時更新，這就造成各個部門之間接收到的信息有很大差異。每個部門都是生產鏈條上的一個樞紐，一旦信息不對稱，就會出現(xiàn)生產工作失衡現(xiàn)象，影響企業(yè)發(fā)展。同時，在對采購工作的管理中，部分領導對許多細節(jié)問題的重視程度不高，沒有做到定期查賬或對接采購計劃等工作，在一定程度上，監(jiān)管職能失去了效能，整個公司內部工作態(tài)度懶散，企業(yè)文化無法快速建立。

3.應對措施

（1）創(chuàng)造多樣化采購模式：該公司在改善過程中，積極主動采取了訂貨點的采購模式，并且將采購來源進行整理，提升其單一性。具體內容為：在庫存的日常運行中增加訂貨控制點，對出貨進貨進行動態(tài)化的監(jiān)管，保證倉庫隨時可以滿足訂貨需求，并最大限度地降低庫存的數(shù)量；提升采購信息提交的無紙化程度，降低各部門之間信息不對稱情況出現(xiàn)的概率；充分利用公司的信息系統(tǒng)，加快各部門之間的信息傳遞效率；減少供應商，改變傳統(tǒng)競爭性較強的采購模式，在面對緊急訂單時，這種單一貨源地模式可以及時提供材料，在節(jié)省時間的同時降低采購的額外費用。

（2）建立健康的合作關系：該公司在信息建設過程中，不斷加深與供應商的合作關系，對現(xiàn)有的供應商進行分級、分層管理，減少供應商數(shù)量的同時為公司建立長久合作伙伴奠定了基礎。建立長久的合作關系不僅可以提高生產建設過程的穩(wěn)定性，降低材料成本，還可以將這種合作關系作為人脈擴張的手段，向外不斷挖掘潛在客戶和合作關系。

結 語

綜上，對于企業(yè)而言，應當明確在整改采購管理工作中，培養(yǎng)員工素質、責任意識，建立各部門都有所參與的信息網(wǎng)，以及科學化的管理供應商團隊，都是提升企業(yè)工作效率和降低生產成本的重要舉措。面對激烈競爭，企業(yè)應當不斷“除舊迎新”，在接受市場變化的同時，提高自身競爭能力。