創(chuàng)新檔案管理方法完善整理歸檔照片、錄音、錄像資料檔案管理工作

鄒新根

摘要：照片、錄音、錄像資料作為重要的檔案資源，不僅能夠清晰直觀的還原某一個時間節(jié)點(diǎn)的真實(shí)場景，而且也記錄了一個組織的設(shè)立、經(jīng)營、發(fā)展以及壯大的歷程，因此，做好照片、錄音、錄像等資料的保管工作已經(jīng)成為檔案管理工作的重中之重。尤其在近幾年，隨著計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理也逐步向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化方向過渡，在這一背景之下，檔案管理人員不斷對管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，旨在保障照片、錄音、錄像等資料的完整性與安全性，進(jìn)而為其它各項(xiàng)工作的高效展開提供更加確鑿的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;照片;錄音;錄像;方法創(chuàng)新

與紙質(zhì)文檔以及電子文檔相比，照片、錄音、錄像等資料對保真度提出了嚴(yán)格要求，比如照片的分辨率、清晰度，錄音的流暢性、原聲性，錄像的剪輯效果、畫面質(zhì)感等，都應(yīng)當(dāng)滿足于檔案資料的管理標(biāo)準(zhǔn)要求。尤其在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，這些能夠真實(shí)反映資料中主體對象各種表象特征的檔案資源，在促進(jìn)企業(yè)或者一個組織長遠(yuǎn)發(fā)展方面也發(fā)揮著不可替代的重要作用。

一、照片、錄音、錄像檔案管理工作存在的問題

（一）照片影像資料內(nèi)容缺失

不同與紙質(zhì)檔案資料，照片影像資料主要記述事發(fā)現(xiàn)場的真實(shí)場景，還原現(xiàn)場的聲音以及影像，因此，照片影像資料具有即時性的特點(diǎn)，如果采取事后補(bǔ)救的方法則無法體現(xiàn)檔案資料的真實(shí)性。但是，對于多數(shù)企業(yè)來說，在建立照片影像檔案時，由于各部門之間配合協(xié)調(diào)性較差，以至于收集的照片影像資料內(nèi)容明顯缺失。比如以會議影像資料為例，一些部門的工作人員為了節(jié)省照相與攝錄時間，專門挑選一些領(lǐng)導(dǎo)講話的鏡頭進(jìn)行采集，導(dǎo)致影像資料內(nèi)容完全成為領(lǐng)導(dǎo)的專場發(fā)言，而其它部門領(lǐng)導(dǎo)的鏡頭卻少之又少。一旦事后調(diào)取相關(guān)的會議內(nèi)容，檔案資料需求者則無法獲取到會議的全部內(nèi)容，這樣一來，將對企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃的制訂產(chǎn)生諸多不利影響。

（二）照片影像資料采集人員欠缺專業(yè)性

照相與攝像看似簡單，實(shí)際上對照片及影像資料的分辨率、清晰度、穩(wěn)定性提出了嚴(yán)格的要求，而部分企業(yè)負(fù)責(zé)采集這方面資料的工作人員，一方面未經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練，在采集資料過程中，往往只知道按動開始鍵與停止鍵，對于調(diào)焦、變焦、角度調(diào)整、遠(yuǎn)近調(diào)整等專業(yè)知識一竅不通，以至于采集的照片與影像資料模糊粗糙，甚至難以識別出影像資料中的主體對象。另一方面，工作人員在采集影像資料時，并沒有其它部門的現(xiàn)場監(jiān)管，使得工作人員隨意性很強(qiáng)，因此，收集的資料大多數(shù)都成為廢棄的資料，進(jìn)而造成資源浪費(fèi)[1]。

（三）資料保管程序混亂

照片、錄音、錄像作為檔案資料的重要組成部分，應(yīng)當(dāng)與其它有參考價值的紙質(zhì)資料與電子文檔統(tǒng)一建檔歸檔。但是，在實(shí)踐工作當(dāng)中，由于檔案管理人員的人為主觀失誤或者疏忽，導(dǎo)致在建檔階段并未履行文字標(biāo)注流程，一些影音資料從外觀形態(tài)上看近乎相同，卻沒有一個標(biāo)準(zhǔn)的檔案名稱，一旦其它部門提出檔案需求計劃，想在眾多沒有文字標(biāo)注的檔案資料中查閱到所需的資料難上加難。比如在存儲照片資料時，需要標(biāo)注的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括拍照時間、地點(diǎn)、照片中發(fā)生的內(nèi)容等，如果缺少任何一項(xiàng)標(biāo)注，那么在數(shù)以千計萬計的照片資料中找到所需的照片，相當(dāng)于大海撈針。

二、照片、錄音、錄像檔案管理創(chuàng)新方法

（一）完善檔案管理機(jī)制，構(gòu)建安全存儲環(huán)境

管理制度雖然是一個老生常談的話題，但是，卻在檔案管理工作當(dāng)中始終發(fā)揮著不可替代的重要作用。尤其在采集照片、錄音、錄像等檔案資料時，應(yīng)當(dāng)針對此項(xiàng)工作專門制訂一個《檔案資料收集監(jiān)管制度》，在制度當(dāng)中應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步明確照片、錄音、錄像等資料采集人員的崗位工作職責(zé)，并指派專人負(fù)責(zé)對工作人員采集資料的全過程進(jìn)行有效監(jiān)管，在保證照片、錄音、錄像資料完整性與有效性的前提下，為檔案管理工作的高效展開奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。

另外，近年來，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，照片、錄音、錄像等檔案資料的存儲介質(zhì)發(fā)生了根本性轉(zhuǎn)變，過去，檔案管理人員常常保存一些紙質(zhì)照片、錄影帶、光盤或者U盤等，其中，紙質(zhì)照片與錄影帶屬于實(shí)物類檔案資料，這些資料在保存過程中，對存儲環(huán)境提出了較高要求，一旦受潮、受熱或者受冷，這些資料被損毀的可能性也將增大，而光盤與U盤雖然適應(yīng)保管環(huán)境的能力較強(qiáng)，但是，一旦與帶有病毒或者木馬程序的計算機(jī)接觸，存儲介質(zhì)中的檔案資料極易被盜或丟失。因此，為了保障照片、影像資料的安全性，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)通過云存儲的方式，將這些資料統(tǒng)一存儲在云端，這樣一來，照片與影像資料既可以不受存儲空間的限制，同時，也無需擔(dān)心存儲安全問題。

（二）健全培訓(xùn)體系，提升綜合素養(yǎng)

目前，檔案管理已經(jīng)全面實(shí)現(xiàn)了信息化管理，各企業(yè)已經(jīng)建立專業(yè)的檔案信息管理平臺，但是，受到學(xué)歷、從業(yè)經(jīng)驗(yàn)、個人學(xué)習(xí)能力、年齡結(jié)構(gòu)等諸多因素的影響，部分檔案管理人員無法嫻熟的操作檔案信息管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案工作進(jìn)程受到影響。尤其在建立照片、影像檔案時，由于對檔案信息管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能處于模糊認(rèn)知狀態(tài)，因此，照片與影像資料的安全性也受到嚴(yán)重威脅。面對這種情況，各企業(yè)應(yīng)當(dāng)針對檔案管理人員的崗位職責(zé)權(quán)限，建立一個科學(xué)完善的內(nèi)部培訓(xùn)體系，并將檔案信息管理平臺的操作規(guī)程、照片、影像資料的建檔與保管流程以及企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)管理制度納入到培訓(xùn)計劃當(dāng)中，并通過集中培訓(xùn)、線上培訓(xùn)或者專家講座的方式，對檔案管理人員進(jìn)行針對性、系統(tǒng)化培訓(xùn)，進(jìn)而為充實(shí)檔案管理隊伍培育出更多的優(yōu)秀人才[2]。

（三）完善系統(tǒng)功能，優(yōu)化管理流程

電子檔案建立以后，為檔案管理工作帶來了諸多便利，但是，在應(yīng)用檔案信息管理系統(tǒng)時，常常出現(xiàn)一些功能性缺失的情況，比如照片、影像資料的檢索效率低，影響其它工作的正常開展，照片、影像資料的上傳速度慢，而且經(jīng)常出現(xiàn)卡頓的情況等。為了切實(shí)解決這些問題，提高照片、影像檔案資料的利用率，各企業(yè)應(yīng)對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行定期升級處理，同時，對檢索功能、借閱功能、審批功能、保管功能進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，使其能夠適應(yīng)快節(jié)奏的檔案管理工作流程。比如對于檢索功能來說，檔案需求部門只需要輸入照片、影像資料的時間范圍或者資料名稱的關(guān)鍵詞，便可以快速的搜索到所需的檔案資源。另外，為了提升照片、影像資料的利用率，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案管理部門的服務(wù)職能，利用智能手機(jī)等移動載體，對檔案信息管理系統(tǒng)的操作規(guī)程進(jìn)行宣傳，以確保所有使用該平臺的人員能夠在短時間內(nèi)熟練掌握操作技巧與方法，這樣既可以提高工作效率，而且，也能夠突顯照片、影像資料的使用價值。

結(jié)束語

完善整理歸檔照片、錄音、錄像資料是建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化檔案管理體系的一項(xiàng)首要任務(wù)，因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)緊緊抓住信息時代所帶來的便利條件，對檔案信息管理系統(tǒng)功能不斷進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，并通過培訓(xùn)與再教育的方式，不斷提升自身的專業(yè)技術(shù)水平以及綜合素養(yǎng)，進(jìn)而為照片、錄音、錄像等檔案資料的完整性與安全性保駕護(hù)航。

參考文獻(xiàn)

[1]賀敏.國企影像檔案資料管理創(chuàng)新探究[J].區(qū)域治理，2018（49）：91.

[2]李慧娟.解析企業(yè)檔案信息的開發(fā)利用和管理經(jīng)驗(yàn)[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2021（8）：100，106.