新時期事業單位檔案數字化管理探析

劉坤

摘要：隨著信息技術的日益更迭發展，傳統檔案管理模式已經無法滿足事業單位檔案管理的需求。在新時期事業單位要打破傳統檔案管理模式的藩籬，從思想上正本清源，固本培元，因時而立，因勢而為，借助數字化的“東風”依托數字化技術，革新檔案數字化管理，實現數字化管理，促進檔案管理質效的提升，為行政事業單位的行穩致遠發展奠定良好基礎。據此，文章從事業單位數字化管理管理的意義入手，論述了檔案數字化管理的策略。

關鍵詞：事業單位;數字化管理;策略

在事業單位管理工作中檔案管理占據著舉足輕重的地位，在傳統檔案管理中檔案資料以掃描、多媒體、攝影等技術將紙質檔案轉變成數字化檔案，規范、高效存儲檔案，在依托網絡實現檔案信息管理和共享，以此達到數字化檔案管理的目的。在數字化檔案管理中要借助專業的軟件設備進行規范化管理，便于檔案管理人員的調用和查閱，促進檔案管理質效的全面提升。

一、新時期下事業單位檔案數字化管理的重要性

隨著信息技術的蓬勃發展，信息技術被廣泛運用到各個領域中，并取得了良好的成效。事業單位也瞄準信息技術的優勢，堅持與時俱進，依托先進的計算機技術進行檔案收集，分類、歸檔等工作，革新傳統檔案管理模式，顯著提升了檔案管理工作的質效。對于事業單位而言，檔案數字化發展和管理，有助于進一步落實新型管理方案，節約人力和財力， 實現檔案精細化管理，為事業單位領導者的科學決策提供良好的參考依據，為事業單位的行穩致遠發展保護護航。鑒于此，事業單位打破傳統檔案管理的藩籬，全面謀劃，整體設計，通過多措并舉，在檔案數字化管理方面下功夫，切實做好檔案管理工作，提升檔案管理質效。

一、新時期下事業單位檔案數字化管理策略

（一）更新意識固本培元，構建數字管理制度

“思想是意識的先導。”受多種因素的掣肘，在當前事業單位部分領導者尚未從思想意識層面認識到檔案數字化管理的重要性，忽視了檔案數字化管理工作。基于此，事業單位領導者要打破墨守成規定的思想，認識到檔案數字化管理的重要性，瞄準自身發展實際，堅持因時而立，因勢而為，依托信息化技術的的優勢，在內部加強檔案數字化管理宣傳力度，在內部營造良好氛圍，引導單位內部全體人員都積極投入到檔案管理中，夯實檔案數字化管理的基礎[1]。第二，事業單位要加強資金投入力度，引入各種先進的設備設施，提高檔案管理工作質效的提升，夯實檔案數字化管理工作井然有序的開展的基礎。第三，構建檔案數字化管理制度，依托制度，做好檔案收集、整理、規范、錄入等環節的規范性工作，同時還可以依托制度，做好檔案管理，確保檔案管理工作有條不紊的開展，降低檔案信息遺失和泄漏等問題的發生。與此同時，還要加強文件集成檔案一體化建設工作的力度，規范、分類地將信息資源安全作為數字管理工作有序開展的基礎，最大化的發揮硬件和軟件的功效，促進檔案管理質效的全面提升。

（二）辦公檔案系統鏈接，提高檔案管理質效

第一，事業單位應依據檔案管理形勢和特點，構建檔案管理與辦公系統的有效通路，即提供檔案查詢和應用的便捷渠道，在檔案系統中增加資料查詢功能，增強檔案管理與業務工作的銜接性，形成檔案管理模式和結構的優化;第二，事業單位在檔案數字化建設中，尤其需要關注自身的實際，結合檔案歸檔、文檔一體、檔案鑒定、文件保密及網絡安全管理等機制，構建科學有效的現代檔案管理系統，創造更高的檔案管理效益。由于事業單位的特殊性賦予了檔案資源的特殊性和保密性[2]。最大化地發揮檔案管理資源額價值，事業單位在進行數字檔案管理工作的時候，要重點加強資源的管理和保護力度，切實做好檔案的管理工作;第三，重視數字檔案管理體系的構建，在構建過程中要重視密碼管理、權限管理，通過科學規范的管理，最大化地確保是檔案數據的完整性和安全性，全面提升檔案管理質效。

（三）重點加強安全管理，增強檔案系統防護

事業單位在進行數字化檔案管理工作的時候，受多種要因素的掣肘，數字化檔案管理安全問題日益凸顯，比如，檔案數據的篡改和泄露，這些問題都很難發現，一旦出現上述問題，必定會造成不可估量的損失。第一，事業單位要做好檔案硬件儲存設備的安全防護，在日常檔案安全管理中，應當做好充分的安全防護，包括防火、防盜、防潮等內容。另外，需要結合檔案管理的實際情況，定期實施硬件設備的維護與檢查，尤其是檢測其性能、空間及安全性，對問題設備和風險設備應及時更換或升級，避免受基礎硬件方面的影響。第二，加強檔案管理系統安全防護。針對現階段復雜的計算機網絡安全形勢，應完善檔案管理系統安全體系，利用文件加密技術、安全傳輸技術、身份識別技術、防火墻技術及安全監測預警技術等，做好檔案管理系統的全面防護，避免網絡攻擊和違規操作所產生的影響，如利用身份認證管理用戶權限，包括查看、錄入及更改等。第三，安裝殺毒軟件和網絡安全軟件，規避系統入侵風險，定期排查檔案管理系統中存在的風險，將安全隱患問題扼殺在搖籃中，最大化地做好檔案數字化管理工作，助力事業單位的穩健發展。

結語：

總之，隨著社會的高速發展，事業單位檔案管理數字化建設是迫在眉睫的，因此事業單位要瞄準自身的發展實際情況，統籌謀劃，整體設計，通過多措并舉，做好檔案數字化管理工作， 提升檔案管理質效，為事業單位領導者提供強有力的參考依據，助力事業單位的行穩致遠發展。

參考文獻：

[1]寧宇.事業單位檔案數字化管理的現狀與對策[J].科技風，2020，415（11）：223-223.

[2]董文弢.機關檔案數字化建設標準研究——以蘇州市機關文檔管理中心為例[J].中國檔案，2017，000（011）：44-45.