基層事業單位檔案管理信息化建設路徑

高鵬

摘要：大數據、云計算等互聯網信息技術的普及和應用，為事業單位的檔案管理工作提供了全新的手段和方式，同時也對工作成果、人員水平提出了更高的要求。對此，事業單位首先要加以重視，充分意識到信息化管理模式的優越性并付諸實際行動，從人員、制度、硬件等方面進行改革創新，形成全新的檔案信息化管理體系。基于此，本文將對基層事業單位檔案管理信息化建設路徑進行分析。

關鍵詞：信息化;事業單位;檔案管理

1 信息化建設對事業單位檔案管理工作的重要意義

事業單位的檔案管理工作具有一定的獨特屬性。作為由國家設立、經濟來源依賴財政撥款、履行向公眾提供各項公共服務職責的機構，事業單位具有鮮明的國家隸屬性、非盈利性、公益性。因此，單位內部的人事變動、工作紀要等事項都是其檔案管理工作重點。隨著信息技術的快速發展，辦公自動化、無紙化已經成為時代趨勢，“檔案”這一概念的內涵也發生了變化。例如在形成方式上，檔案已不再局限為紙質文件;而在調用讀取方式上，實踐中也更多地采用信息化模式。種種變化都導致傳統的以“人工”“紙質”等為鮮明特征的傳統檔案管理模式已經越來越無法適應當前的社會發展環境，事業單位推進檔案管理工作的信息化轉型成為必然選擇。在信息化檔案管理工作中，檔案管理人員會面臨“紙質+電子”的復雜結構工作對象，而對于檔案信息的檢索者、利用者而言，其內容的完整性、客觀真實性、邏輯系統性則顯得更加重要。

2 基層事業單位檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理管理不完善

目前基層事業單位的檔案管理方面有所欠缺，包括管理制度不完善，檔案的標準不統一，檔案貯存條件不規范，檔案完整性不足等。這些方面的不完善一方面體現了檔案管理工作的不完善，更深層次的方面則是體現了檔案管理始終沒有發揮其應有的作用，最終反過來影響檔案管理在基層事業單位中的地位和重要性，單位中的管理層對其不重視，對其的投入和管理相應的缺乏計劃性，因此，基層事業單位的檔案管理發展速度極為緩慢，信息化的引入也就此擱淺。

2.2 檔案管理人員專業度不足

基層事業單位人員編制不足，檔案管理人員通常由其他崗位人員兼任，因此在做檔案管理時，缺乏對檔案管理的正確認識，認為檔案管理只是檔案的保管，缺乏系統性和全局性的觀念，始終停留在工作表面，不能深層次考慮檔案管理的重要性和檔案管理的未來發展，也無法將檔案管理的重要性呈現給單位的管理者，管理者也在一定程度上無法獲取檔案管理的重要性和提升檔案管理信息化的必要性。

2.3 與辦公自動化系統和業務系統兼容性不夠

檔案信息化系統與辦公自動化系統、業務系統的有效銜接是實現電子文件管理前端控制的重要措施，有利于保證電子檔案和相關元數據收集齊全、格式規范。一些事業單位在檔案信息化建設過程中對本單位辦公自動化系統、業務系統的實際考慮不足，有的甚至直接購買檔案信息化系統，造成事業單位檔案信息化系統與辦公自動化系統、業務系統不兼容，使辦理完畢的文件不能及時、規范歸檔，元數據的收集更是無從談起。

3 基層事業單位檔案管理信息化建設路徑

3.1 制定科學的規劃

規劃事業單位檔案信息化建設應該在法律法規和相關標準的框架內進行，在分析單位特色的基礎上，從服務本單位的核心業務出發，深化調查研究、科學論證，制定出切實可行的發展規劃。第一，要提高重視程度，將事業單位檔案信息化建設納入全年工作計劃、年度考核之中，自上而下引發全體職工的重視。第二，事業單位檔案信息化建設要注重可擴展性，給未來發展留下充足的空間。第三，制定合理的進程規劃，做到增量電子化、存量數字化，對館藏的檔案資源進行整體分析，突出重點，有計劃、有步驟地進行數字化建設。第四，保證資金投入。事業單位檔案信息化建設是一個長期的過程，要隨著技術的發展和單位的需要不斷更新相關技術。第五，重視人才的價值。提高事業單位檔案工作人員的綜合能力，不僅要提升檔案管理方面的能力，還要提高信息技術方面的能力。

3.2 培養信息化檔案管理專業化人才

基層事業單位檔案管理引入信息化后，對相應的檔案管理人員也有了新的要求，單位可以根據實際情況，內部培養或者對外招聘相應的專業人才，都是可行的。首先要培養檔案管理人員的強化檔案管理的意識，讓其明確檔案管理不是簡單傳統的整理檔案，而是促進信息手段與檔案管理的有機融合，推動基層事業單位檔案管理信息化的進程和水平。其次是要培養檔案管理人員的職業道德素養，規范檔案管理人員的行為，約束其嚴格按照檔案管理的相關制度執行，確保檔案信息的安全性。因此除了具備上述素質外，也需要具備一定的服務意識，提升檔案管理人員對檔案管理的認可度和滿意度，形成檔案管理的良性循環。

3.3 提高領導重視程度

第一，事業單位領導應充分認識到檔案管理信息化建設工作的重要性，嚴格按照國家政策指向、法律規定推進檔案管理信息化建設工作。要轉變過去對檔案管理工作存在的一些錯誤認識，提高重視程度，并對專職人員的隊伍建設及工作質量提質提效提供更多人、物、財等資源支持，尤其是信息化建設所需要的相關硬件設施。第二，事業單位應深入開展調研，結合調研結果制定推進本單位檔案管理信息化建設的具體規劃。不僅要有長期目標的綱領，還要有實踐指導價值的短期目標，并配套設計相關的管理辦法和工作監督體系，確保各項信息化建設工作有序、按期推行。

3.4 注重與本單位信息化建設的協調

事業單位的文書處理與檔案管理既統一又有分工，既存在緊密聯系又有明顯區別，他們被“歸檔”分為文件生命周期的兩個不同階段。事業單位檔案信息化建設需要充分考慮文件這兩個生命階段的銜接，將前端控制思想貫穿于事業單位檔案信息化的設計、運行、維護全過程。建立檔案信息化系統與辦公自動化系統、業務系統有效銜接的機制，使檔案工作變被動為主動，提前介入公文和業務信息的形成階段，實現電子文件全流程管理，保證相關文件和元數據組件齊全、格式規范，從而構建在線歸檔、在線指導、在線管理、在線利用的檔案信息化建設新模式。

3.5 構建完善的信息化檔案管理機制

除了技術手段、人員水平等方面，檔案管理工作機制的信息化也是一項重要內容。其一，要確保檔案管理人員與相關網絡技術人員之間信息、意見溝通的流暢度。檔案管理人員對于工作目標、成效的需求應有效傳遞給網絡技術人員，讓網絡技術人員在進行信息化系統程序設計時能最大限度地符合檔案管理人員的工作方式、流程要求、工作習慣等。二者之間合作的密切度越高，事業單位檔案管理信息化建設的作用就越能得到突顯。其二，事業單位應結合自身發展所處的狀態和目標，科學設計對檔案管理人員以及網絡技術人員的工作績效考核機制和獎懲機制。這些工作機制不僅要起到激勵工作積極性及提高工作效率的作用，同時也應形成行為監督規范作用，確保參與檔案管理信息化建設的每一個成員都能在一套完善的工作機制下明確自身工作的意義、內容要求以及行為準則。

4 結束語

總之，事業單位要以現代化的技術和設備作為支撐，以新的管理模式和管理制度為保障，以信息化檔案管理專業人才為依托，進一步促進基層事業單位檔案管理工作，提高檔案管理的效率，促使檔案管理在質量上有進一步的飛躍，發揮出檔案管理應有的職能，更好地服務于基層事業單位的發展，更好地為社會公共事務做出貢獻。

參考文獻：

[1]魯玲華.事業單位人事檔案信息化管理問題及策略[J].現代商業，2021（19）：90-92.

[2]韓亞洲.事業單位檔案信息化建設的問題與策略[J].蘭臺世界，2021（S1）：68-69.

[3]葛翔.機關事業單位檔案信息化建設存在的問題與對策[J].蘭臺內外，2020（18）：35-36.