醫院檔案管理工作中存在的問題與對策

石羽

摘要： 醫院高質量發展離不開硬件建設和軟件配套，檔案資料就是醫院軟件建設項目中非常重要的組成部分，檔案資料的內容跟醫院的發展有著直接性的聯系。醫院的檔案資料記錄著醫院歷史沿革、發展歷程及患者的病情狀況，藥物資源的出入等情況，是醫院正常運作的重要保障。但目前大部分醫院的檔案管理工作中，依舊存在許多需要急待解決的問題，為了能夠更加充分地保障醫院的高質量服務與正常運作，使檔案管理工作符合現代化社會的要求和條件，本文對醫院檔案管理工作中存在的問題進行了分析，提出了部分解決措施，希望能為相關人員提供參考價值。

關鍵詞：醫院運作;檔案管理;問題與對策

Abstract： The high-quality development of hospitals is inseparable from hardware construction and software matching. Archives are a very important part of the hospital's software construction project. The content of archives is directly related to the development of the hospital. The archives of the hospital record the history and development of the hospital， the patient's condition， and the access and exit of drug resources. It is an important guarantee for the normal operation of the hospital. However， there are still many problems that need to be solved urgently in the file management work of most hospitals. In order to more fully guarantee the high-quality service and normal operation of the hospital， and make the file management work in line with the requirements and conditions of a modern society， this article The problems existing in the hospital file management work were analyzed， and some solutions were put forward， hoping to provide reference value for relevant personnel.

Keywords： hospital operation; file management; problems and countermeasures

引言：

醫院檔案資料是由文書檔案、醫療業務檔案、設備檔案、基建檔案、病案等各種專業性文字、專業儀器所測出的圖像、相關專業數據所統計出的表格等等組成，具有追尋醫院發展軌跡、指導醫生回憶和準確了解到自己主治主診的患者病情變化、協調醫院復雜工作體系等多方面的作用。處在目前這個快節奏的新時代之中，現代化的醫院也需要做到順應潮流，完善既定的醫院檔案管理體系，采用更加科學高效的方式方法管理檔案，推動醫療事業更上一層樓。

一、為何需要強化醫院檔案管理

醫院檔案對于醫院來說是一個不可或缺的存在，醫院中完善的檔案資料能夠清晰的反映出該醫院的成長歷程、發展過程、重大事件、醫學人才資源儲備等等內容，同時優秀的醫院檔案管理機制能夠幫助管理者更加容易的發現該醫院中的管理缺陷和漏洞，助力醫院的日常運作體系能夠愈發趨向于完善，對強化現有的醫療質量具有莫大的幫助[1]。

二、醫院檔案管理體系存在的問題

（一）檔案管理制度不完善

在現實生活之中，醫院檔案的存在并沒有得到過多的關注和重視，因此醫院對于檔案疏于日常管理。各職能科室分管的業務檔案不按時間順序排序擺放也不及時收集歸檔、有些放在檔案架上長時間不整理和清掃、醫院所存檔案沒有按要求目錄記載、使用借閱不規范等等問題，其根本原因還是在于醫院檔案管理體系的相關規章制度沒有得到具體的完善與落實，醫院檔案的重要性和緊迫性沒有得到充分的認識與重視。

（二）檔案記載內容不完整

醫院中的檔案資料在沒有電腦的時代，都是手寫，由于不是出自同一個部門或是同一個人，所以在進行具體的記錄時都具有較大的差異。由于部分人具有較為強烈的個性，在進行具體的檔案記錄時不愿按照既定的記錄要求進行，只有記錄者才能看懂所記內容。

由于醫院對于檔案管理工作的不夠重視，對于檔案保存也不夠規范，從而導致部分的醫院檔案因時代久遠而受潮、霉變等等問題的出現，以致受損檔案中的內容模糊不清，無法完整的呈現。

（三）檔案工作人員素質不高

對于醫院來說，相比起醫院檔案的管理，更為重要的是臨床業務工作的管理，尤其是對醫學人才培養，而對于醫院檔案的認知則是沒有那么的重要，隨意找一個人都能做好日常的醫院檔案管理工作。認為檔案管理工作無非就是打掃打掃衛生、將存檔的檔案按照既定的順序進行存放、將存檔的檔案進行清晰地記錄等等工作，完全沒有工作難度可言[2]。因此，大多數醫院都是年老體弱、臨床上不能值夜班或是沒有專業管理技能的人員在擔任醫院檔案管理工作，不懂得如何運用科學高效的管理方法，甚至是連最基本的管理知識都無從所知。從而造就該醫院的檔案管理團隊質量層次不齊，工作人員素質不高，檔案管理效果不盡人意。

（四）檔案保管條件不規范

對于檔案保存所需要的必要存檔條件要有：檔案室、文件柜或文件架、文件夾、文件盒、記錄簽等等。但部分醫院為了能夠省下一些認為是不必要的開支，于是就會選擇隨便用一個大箱子或是選擇必要存檔條件中的幾項進行購進，亦或是進行保存檔案的空間不夠開闊和通風，沒有合格的存檔條件，基本忽視檔案的“八防”安全管理。

三、醫院檔案管理的幾點建議

（一）規范分類存檔

首先，需要醫院對醫院檔案規范分類的重要性和必要性具有明確的認識。其次，是對所有已經存檔的醫院檔案進行科學高效的規范分類存檔管理，做到井然有序。建立一個只屬于醫院的內部檔案管理數據平臺，結合現代化社會的產物——互聯網的輔助，利用云空間、云計算等等科技手段來進行數據的保存和統計，將各個不同類型、不同科室、不同病種的資料進行分類存放。

采用云空間、云計算來進行醫院的檔案管理的好處在于打破了傳統檔案管理的空間壁壘，能夠通過關鍵詞利用大數據快速找到所需要的資料，充分的保障了調取醫院檔案的效率，同時也充分的實現了將醫院檔案的價值在最大化的程度上進行展現。

（二）熟悉和掌握相關法規

不論是企業還是機構，都需遵循我國所頒布的《檔案法》[3]。但目前的醫院因檔案管理意識不夠強烈，并未受到相關法律制度給予的約束感和緊迫感。對此，醫院應該不間斷地進行醫護人員的法律知識普及和系統的學習，不僅僅是醫院中的檔案管理人員需要學習和培訓，其他的醫護人員同樣是需要進行法律知識點的學習和普及。

除醫院中檔案管理人員外，醫護人員的法律知識點的學習和普及內容可以是其他的法律內容，例如《侵權責任法》、《合同法》等等，在特殊的情況下法律能夠讓醫護人員更加的理智，也能清楚的了解到我國公民的合法權益有哪些，又有哪些能夠作為保護自己合法權益的武器。

（三）完善既定的檔案管理體系

針對部分醫院檔案的存放有混亂不清的問題，首先是需要對既定的檔案管理體系進行實時的更新和完善。完善檔案管理體系需要從不同方面進行入手。人員方面，盡可能的選取具有專業管理技能的管理人員進行醫院檔案的管理，因為專業人員有更大的幾率能夠采用科學高效的檔案保存管理方式方法，助力醫院檔案管理能夠更加的有序;管理輔助材料方面，要使醫院檔案的管理顯得更加的井井有條，就一定離不開必要的輔助材料，需要文件夾將已經分類和記錄好的檔案歸檔，然后將同一類的檔案歸檔在一個文檔盒或是若干個文檔盒中，編號排序后再放置在文檔架之上擺放整齊。要想充分完善既定的醫院檔案管理體系，是需要一定的時間和精力去發現問題并及時解決，涉及到的內容必須具體到細節之處。

四、結束語

醫院檔案關乎著醫院的根本，須要得到足夠的重視，要充分的認識到醫院檔案管理的重要性和緊迫性。因此對檔案管理方面的問題需要根據實際情況給出相對應的解決策略，促使醫院檔案管理工作朝著高質高效的科學方向發展。

參考文獻：

[1] 黃繼紅. 醫院檔案管理工作中存在的問題及對策[J]. 中外企業家， 2019， 629（03）：123-124.

[2] 顧靖. 探究醫院檔案管理工作中存在的問題與對策[J]. 辦公室業務， 2019， 312（07）：126-126.

[3] 王旭華， 康延江. 試論醫院檔案管理工作中存在的問題與對策[J]. 卷宗， 2019， 009（008）：105.