新時代企業檔案管理工作拓新重點分析

劉妮妮

摘要：企業檔案是對企業經營發展過程中所產生的知識資產以及各類信息資源的歸總和儲存，能夠真實地反映企業過去的實際經營情況，對于企業而言具有重要的價值和意義。新時代背景下，企業相繼面臨著改革創新，為全面適應企業的經營發展需要，企業檔案管理工作的革新成為當前的重要板塊。因此，本文著重對新時代企業檔案管理工作的拓新展開全面的分析研究，并提出筆者的觀點和建議。

關鍵詞：新時代;檔案管理;企業檔案;拓新

企業檔案管理應企業深化改革的要求而進行全面拓新，包括對檔案管理觀念、體制、工作模式等均進行拓新，將企業檔案管理與其他業務部門有機結合，進一步促進企業檔案資料的利用率，提高企業檔案管理服務水平，為企業不斷積累更多的信息財富，從而在一定程度上提高企業的競爭力。

一、新時代背景下企業檔案管理工作發展現狀

首先，缺乏對企業檔案管理的重視。多數人對檔案管理印象較為片面化，提到檔案管理則會聯想到政府部門以及社會相關機構，對于企業檔案更是了解甚少，而部分企業對內部檔案管理工作也缺乏足夠的重視，沒有真正了解企業檔案管理的工作內容和職責作用，在企業內部也沒有設立專門的檔案室或部門，或者對檔案部門的工作不夠重視，將企業檔案管理工作獨立開來，直接影響到檔案管理工作的穩定發展。

其次，新時代背景下，各類信息技術和自動化技術已經發展成熟，而企業對于檔案管理的投入力度不夠，包括資金經費、辦公設備以及專業人才方面的配備不夠齊全，從而導致企業檔案管理工作流于形式，無法發揮其自身的價值和作用，甚至有因為沒有做好檔案儲存工作而導致檔案資料受損的情況。在專業人員配備方面，大部分檔案管理人員都非本專業出身，也沒有進行專業的培訓和提升，因而直接影響到檔案管理工作質量和效率，同時由于企業的不同建設規模，企業管理者往往讓業務或其他人員兼職擔任檔案管理工作，嚴重阻礙了企業檔案管理工作的開展和長遠發展[1]。

再次，各項管理機制缺乏完善，且檔案管理工作缺乏創新。部分企業制定的檔案管理制度不夠完善，缺乏合理性，缺乏一定的約束力，無法發揮出檔案管理機制的作用，導致檔案管理工作的開展缺乏完善性、規范性和有效性。同時，在這個信息橫行的時代，檔案管理工作缺乏創新，仍然沿用傳統檔案管理模式，導致整體工作質量和效率低下，無法充分適應企業現代化可持續發展的核心需求。

二、新時代企業檔案管理工作拓新途徑

（一）提高對企業檔案管理的重視，更新管理理念

首先要求企業高層管理者提高對檔案管理的重視，充分認識到企業檔案管理工作內容和對企業發展起到的積極推動作用，明確檔案管理的重要性。通過將檔案管理工作歸入到企業戰略決策當中，加強與其他業務部門的聯系，充分發揮檔案管理的作用和價值，提高領導帶頭的導向作用。其次，增強企業員工檔案管理意識，在企業內部加大對檔案管理工作的宣傳力度，促使員工對檔案管理工作有一個基本的認知。同時，企業管理者可通過逐級培訓的方式來實現檔案管理知識在企業內部的廣泛宣傳和普及。最后，創新是現代企業檔案管理工作改革的重要方向，企業管理者和檔案管理人員需要以最新、先進的檔案管理理念來開展工作，保證檔案管理工作符合企業現代化發展需求[2]。

（二）實行檔案管理與信息技術一體化發展

充分利用現代化信息技術、數字化技術來加速企業檔案管理工作的轉型和創新，實行檔案管理與信息技術一體化發展，促進紙質檔案向電子檔案的過渡，全面加強檔案管理信息化建設發展。利用信息化技術將企業與檔案管理工作聯系起來，對檔案資料的管理模式、整理儲存方式以及分類方法等進行統一調整和革新，借助檔案信息一體化管理系統平臺將大量的、分散的檔案信息資料按照一定的分類標準進行合理分類，最后進行統一管理，同時利用檔案信息系統管理平臺實現檔案資料信息實時共享，使得企業內部各個職能部門都可以掌握所需檔案信息資料。除此之外，利用數字化技術搭建云端數據庫，將海量的檔案資料全部存儲，進一步提高檔案資料存儲的安全性、全面性，實現檔案信息的永久保存，數字化檔案改變了傳統檔案存儲載體，具有信息化、網絡化、跨時間空間等多方面特征，通過這樣一個交互式的信息平臺，無論是檔案資料的存儲還是借閱檢索都很方便，不僅提高了檔案資料的利用率，也能夠減少檔案管理人員的工作量，保證檔案管理工作質量和效率。

（三）建立健全的檔案管理機制

健全的檔案管理機制是確保檔案管理工作規范開展的基礎條件，企業應當建立完善合理的檔案管理機制，利用完善和管理制度來加強對檔案工作的約束，全面落實檔案管理制度，促使檔案管理人員能夠自覺遵守相關制度，有序開展工作。同時需要加強對檔案管理現代基礎設施的配備，投入足夠的資金，對一些老舊的辦公設備以及辦公場地進行更換，配備更加現代化的數字設備，同時注重對檔案管理人員關于信息知識、設備的培訓，提高辦公設備的使用率，進一步提高檔案管理質量和工作效率[3]。

（四）實現檔案管理人員的優化配置

首先，在檔案管理人員招募階段，制定合理的選聘標準，盡量選擇本專業相關的人才，對于檔案管理工作經驗、職業素養作出要求，從根源上保證檔案管理工作的基本水平。其次，定期對檔案管理人員進行系統性的培訓，包括專業知識技術、業務能力以及職業素養等方面的綜合培訓，不斷提高工作人員的業務水平。同時需要對員工進行現代化信息技術和信息系統設備相關知識的培訓，促使工作人員能夠靈活運用現代化技術和設備開展工作，提高檔案管理工作的質量和效率。再次，對于檔案管理部門的工作人員進行優化配置，通過以崗定人或者以人定崗的方式實現人崗匹配的效果，保證檔案管理工作每個環節的規范性操作。最后，注重優秀人才隊伍的建設培養，一方面可以通過在部門內部篩選出表現優秀的員工進行重點培養，不斷組建人才隊伍，提高業務水平;另一方面可以通過外來優秀人才的引進來為企業檔案管理部門增添新的血液和活力，為檔案管理工作的開展創造良好的競爭環境，從而推動企業檔案管理的長久發展。

結語

企業檔案管理是企業經營發展過程中的無形財富，能夠將企業戰略決策的制定以及各個職能部門的業務工作有機結合，因而在新時代背景下，企業檔案管理工作的革新顯得至關重要。全面加強企業檔案管理信息化建設，促進企業檔案管理的現代化發展，充分適應企業現代化發展的需要。

參考文獻：

[1]王輝凱.新時期企業檔案工作亮點管理方向探析[J].機電兵船檔案，2018

[2]肖楠.新時期企業檔案工作亮點管理方向探析[J].現代國企研究，2018：19.

[3]肖運玲.新時期企業檔案管理分析[J].人力資源，2019：66-67.