試論信息化技術在檔案管理工作中的應用

文/鐘議容

網絡信息技術的發展，使人們生活和工作變得十分便捷，而傳統的檔案管理工作模式陳舊，已不能適應時代的發展。要想讓檔案管理工作發揮自身的價值和作用，可以利用信息化技術改善傳統檔案管理模式存在的問題。信息化技術的應用能在一定程度上提高企事業單位檔案管理工作的整體水平，使檔案信息的整理和存取更加方便，極大地促進檔案管理工作的創新與發展。

一、信息化技術在檔案管理中的重要性

我國網絡信息化技術不斷發展并廣泛應用在各個領域。利用互聯網信息技術進行檔案管理，充分發揮了信息化技術的優勢，對傳統的檔案管理工作方法的改革產生了很大影響。

第一，強化檔案存儲的安全性。在新的社會背景下，對檔案管理的要求也越來越高，檔案的保存是一個周期較長的過程，必須保證檔案信息數據的保密性，保證儲存環境干燥，避免因檔案受潮以及火災等問題導致檔案信息缺失。由于傳統的紙質檔案經過多次查閱后磨損嚴重，既無法有效保證檔案的存放和安全，又增加了檔案管理工作的難度，而利用信息化技術來管理檔案可以顯著解決上述問題，信息化技術讓檔案以電子檔案的形式進行保存，在整理或查閱時只需通過計算機進行，極大地提高檔案管理工作的效率和質量。在信息化技術的應用下，檔案管理的現代化觀念與新時代的發展趨勢相適應，從而改變了傳統的檔案管理工作方式，提高了檔案管理的效率。

第二，適應社會發展需要。檔案管理信息化發展體現了企事業單位信息化建設的水平和質量，在新時代背景下，科學、合理地使用信息化技術是順應時代發展的必然要求。將信息化技術應用到檔案管理工作中是企事業單位信息化建設任務，信息技術的應用使檔案管理工作方法更加規范化，保證了檔案管理工作的透明度，提高了檔案管理工作的效率，促進了檔案管理事業發展。

二、目前檔案管理工作中存在的問題

1.缺乏檔案管理系統。一些單位的檔案管理工作流程還沒有形成完整的檔案管理系統，導致檔案管理和倉儲管理缺乏現代化進程，檔案管理的真正價值尚未釋放。在實際檔案管理工作中，企事業單位缺乏相應的策略目標和指導方針，對一些存放時間較長的檔案沒有進行有效的整理，導致檔案管理問題增多，不僅增大了工作的難度，而且大大降低了檔案管理的效率和質量。

2.檔案管理人員缺乏對檔案管理的認識和理解。工作人員在更新存放檔案時，往往在首次歸檔后就置之不理，沒有對其實施有效管理。隨著檔案管理的頻次相對較少，降低了檔案管理工作人員的工作積極性與管理水平。一些檔案管理員對檔案管理的信息化認識不足，極大地限制了檔案管理工作信息化的推廣，主要有兩個原因：第一，大量的存檔數據當前都是通過人工輸入，耗費大量的時間與精力，偶爾會存在數據錄入不準確，沒有及時存檔與備份等問題；第二，不能熟練使用計算機是檔案管理的一大缺陷。大部分檔案管理人員年齡較大，他們不太熟悉網絡辦公技術[1]。

3.檔案管理設施滯后。在信息時代，傳統的檔案管理往往缺乏良好的檔案存儲環境，其存放設施陳舊落后。通常來說，檔案需要單獨存放，但在個別企事業單位中，檔案大多存放在辦公室，這不利于檔案管理，也不利于正常的辦公環境，容易造成檔案丟失、損壞或人為破壞，影響檔案的存放質量，增添了檔案管理工作難度[2]。

4.缺乏先進的檔案管理工作理念。大部分企事業單位檔案管理的服務理念較為落后，跟不上時代的發展。在信息時代，檔案管理工作要與時俱進，加強企事業單位的信息化建設，摒棄傳統的工作觀念。不同的單位主體，應結合自身的發展情況，接納創新的技術和理念，充分發揮現代信息技術在促進檔案一體化管理中的作用，同時一些檔案管理人員缺乏檔案管理專業知識，這不但影響到檔案管理工作的質量和效率，而且影響到單位事業的全面發展。

三、信息化技術在檔案管理工作中的應用價值

1.提高檔案管理的安全性。傳統的紙質文件存放方法容易使文件損壞，導致檔案內容缺失，并且當檔案積累到一定程度時，很難查找。而利用信息技術管理檔案，只需將有限的檔案信息存入無限的網絡空間中。借助智能技術，檔案管理將構成一套完善的智能系統，不僅可以避免對檔案的破壞，而且便于查找，有效解決紙質檔案存放、查找等各種問題，提高檔案處理的存放安全性和存儲容量。

2.提高檔案管理的效率。在檔案管理中，傳統的方法會使用大量的人力進行收集和整理，這不僅增加了人力成本，而且浪費了大量的時間和精力，使檔案管理工作效率低下，員工的積極性也不高。隨著信息化技術的發展，僅需在計算機中進行檔案存儲數據，而無須人工手動進行特定分類和存儲，從而有效提高了檔案管理效率，減少人力成本。

3.提高檔案利用率。傳統檔案管理利用水平很低，檔案管理的工作大多流于形式，這就是傳統檔案管理不能發揮其真正價值的原因，導致檔案信息沒有得到有效利用。在將信息化技術應用到檔案管理工作的情況下，通過一臺計算機可以更加高效地記錄檔案管理信息數據。不僅讓工作更加便捷，也讓檔案的查閱更加方便。檔案內容可以在統一的文檔中進行制作，它極大地提高了檔案管理的效率，很大程度上發揮檔案管理的價值。

4.檔案管理資源共享。信息技術在很大程度上滿足了當前社會現代化的發展需求，實現了不同行業的資源共享。信息化檔案管理平臺大多數是企事業單位自己的系統平臺，可以與他人交互和共享信息，如果需要外部文件簽名和檔案信息時，可以通過網絡信息平臺直接操作，使檔案管理更加透明。實現信息公開透明，將資源合理共享，能有效促進現代化社會的發展。

四、信息化技術在檔案管理工作中的應用措施

在檔案管理工作中，由于檔案數量過多以及檔案的存儲條件差、檢索利用率低、檔案管理知識缺乏等問題，使檔案管理面臨著嚴峻的挑戰，解決這些問題的最佳途徑是實現檔案管理的信息化。要實現檔案管理的信息化，必須從裝備標準化管理、建立標準化管理機制、提高綜合素質等方面入手。

（一）為實現檔案管理的信息化，提高裝備水平是建立數據庫、實現檔案管理信息化的前提

利用計算機檔案管理系統，可以實現檔案的自動編目和檢索、全文自動存儲和檢索、檔案業務管理、計算機輔助檔案自動化、檔案編目、檔案綜合管理等。因此，只有實現標準化、規范化、計算機化的檔案綜合覆蓋，才能為檔案管理提供硬件保障。隨著企事業單位檔案數量的增加，檔案管理面臨著存儲空間有限、易受潮老化等問題。通過計算機磁盤存儲系統、光盤存儲系統，特別是光盤存儲系統，可以解決檔案信息存儲困難、人為損壞等問題。充分利用大容量的存儲載體，能減輕檔案管理的工作量，還能有效提高檔案管理的效率。

在檔案管理信息化的執行過程中，首先要建立檔案數據庫。檔案數據庫是對收集的檔案信息進行收集和檢索的基礎。在建立檔案數據庫時根據實際需求可以分為目錄數據庫和檔案資源數據庫。

1.目錄數據庫

目錄數據庫的建設主要分為以下幾方面的建設：①檔案檢索；②專題目錄；③全文數據庫。在對目錄進行分類時要根據實際需求來確定目錄種類，并在建設時附屬檢索等多種實用性功能。為了能更好地對檔案進行有序編目，通過設立相關的檔案工作制度詳細闡述目錄的分類標準，可以通過收錄的實質內容細分為文書檔案、會計類檔案和實物檔案等，并對每個目錄范圍進行具體分類。目錄建立完成后還應結合國家目錄標準對目錄的字段進行詳細比對和簡化，從而方便后續使用時能更快速準確地進行檢索。

2.檔案資源數據庫

檔案資源數據庫是各單位通過統計系統對每日的工作數據進行采集等內容，這些檔案資源普遍采用紙質化辦公。檔案管理信息化建設，關鍵在于如何將數據從紙質化轉向電子檔案，在此過程中則要以紙質化為基礎，通過掃描等方式將紙質信息轉變為電子信息，便于信息的儲存與管理。但大部分在轉換過程中普遍存在轉換不完全的問題，主要原因有以下幾個方面：第一，隨著社會的不斷發展，其檔案資源日益增多，因此需要錄入系統的檔案數據也逐步增加，這就需要花費大量的人力物力成本，并且在轉換后的數據儲量較大，如果維護不及時很容易導致數據丟失等情況出現；第二，對檔案資源的重要性沒有深刻的認識；第三，為了避免不必要的資源浪費，就需要檔案的實際使用者對需要轉化的檔案資源進行評估分類。結合檔案資源的具體情況，將必不可少的檔案資源信息化。例如，文書檔案必須進行信息化轉化。文書檔案包含了日常的制度和政府的相關政策合同等重要文件，鑒于其特殊性和重要性，文書檔案等紙質文件必須全部掃描轉化成電子信息。

另外，在對紙質化檔案數據掃描后要對其掃描的范圍進行審核。例如，在對圖紙檔案進行掃描時，由于圖紙涉及后續施工校驗等問題，所以對其掃描的清晰度和精確性要求較高。因此，在對圖紙檔案進行掃描時就要安排專業的人員對圖紙檔案掃描后的文件進行校驗，通過后再納入檔案資源數據庫內。

在檔案錄入檔案資源數據庫后要對錄入的數據進行分類存儲，結合目錄數據庫的具體分類將錄入的數據存儲到各個目錄下。在數據分類存儲完成后，整個檔案數據庫也基本建成，但還需要對收錄的數據進行最后的驗收。驗收的內容主要包括目錄數據庫的檢驗和檔案數據質量等內容。通過建立完善的電子檔案數據收錄流程，極大地提高了檔案數據的收錄效率。

（二）建立規范的檔案管理機制，確保檔案信息化的安全運行，必須建立規范的檔案管理機制

按照《電子檔案管理辦法》的要求，建立適應信息化建設的檔案管理體系：一是完善檔案管理業務流程和技術標準，完善電子檔案工作的環節和步驟；二是制定必要的安全措施，檔案管理的標準化是保障電子檔案安全、完整的基礎，同時也是檔案信息化建設的重要基礎，檔案分類標準、統計標準、服務標準、各類技術標準等是衡量工作效率的一種手段[3]。如果檔案管理不符合統一標準，建立自己的檔案信息網絡系統，檔案信息網絡資源共享難以順利實現。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質

在信息化時代，為實現與檔案管理工作的同步發展，必須提高檔案管理人員的綜合素質，更好地將信息技術應用于檔案管理工作中。加強檔案管理辦公室計算機系統培訓與實踐，讓檔案管理人員能有效地體驗到信息化技術帶來的優勢。傳統檔案管理的主要缺點是手工操作、管理效率低、查閱速度慢、檔案存儲空間有限。掌握了信息化技術，能夠讓檔案的登記與管理更加便捷，有效提高工作效率。

檔案管理工作人員作為檔案管理流程的核心，無論是在檔案管理信息化的過程中還是信息化的檔案管理系統使用中都起著重要作用。檔案管理的信息化是順應時代需求的必然發展趨勢，是進步的體現。只有通過改革，不斷加強自身的核心競爭力，才能在市場經濟中占據一席之地。隨著社會的不斷發展，檔案管理工作也要緊隨時代步伐，運用最新的技術，并在工作中不斷地進行創新，這樣才能為提供更好的基礎保障和信息資源。而檔案管理的創新往往需要不斷總結和實踐，因此就需要檔案管理工作人員不斷地通過學習更先進的檔案管理工作模式，并通過實踐不斷完善，這樣不僅可以改善原有的重復性工作模式，員工還能在學習過程中不斷地接觸新技術、新方法激發工作興趣，充分利用互聯網提供的便利條件接觸新知識，從而為檔案管理工作的創新貢獻自己的力量。

在提高檔案管理人員的綜合素質方面，可以通過以下幾種方式：第一，要積極組織檔案管理工作人員參與相關培訓，保證每一個檔案管理工作人員都能有過硬的專業知識，通過培訓促使原專職檔案管理人員發展成全方位人才，使其參與到各種檔案相關的管理工作中。還可以通過與具有更高信息化水平和技術的公司合作，組織人員進行參觀學習，組織相關的講座，為參觀人員分享經驗并提供參考，通過學習更先進的實踐經驗為自身檔案管理工作提供幫助；第二，由于檔案管理方面專業人員相對較少，而且現有員工年齡也在不斷增加，很容易出現人才短缺。就需要做好檔案管理人才的儲備。在進行檔案管理人才招聘時，要著重考慮有計算機和檔案管理相關經驗的人才，并對相關技術進行知識考察。這樣不僅可以讓新員工更容易接受檔案管理信息化的改革，而且還能為檔案管理信息化提供新鮮活力，提供更具創新性的意見；第三，要為檔案管理工作人員提供信息技術、管理學等深造的機會，積極鼓勵員工參與學習，并對那些為企業帶來管理效益的員工進行獎勵，例如：休假福利、資金獎勵等，這樣不僅能增加員工的工作熱情，還能激發他們參與檔案管理事業建設的投入力度。

將信息化技術應用到檔案管理工作中是順應時代發展的必然趨勢。為有效推進這一工作，企事業單位必須增強檔案管理觀念、加大信息化管理設備的投入、建立健全規范化檔案管理機制、培養高素質的檔案管理專業人才，通過采取這些措施，能提高單位檔案管理的工作效率，更好地促進企事業單位的高質量發展超越。