人事檔案管理在人力資源管理中的運(yùn)用策略

文/張文娟

新形勢下，事業(yè)單位在開展人力資源檔案管理工作時，需要結(jié)合行業(yè)情況及時調(diào)整管理模式，充分考慮事業(yè)單位改革發(fā)展提出的要求。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，人事檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)的錄入與存儲變得越來越便利，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)已成為必然。事業(yè)單位人事檔案管理人員要主動學(xué)習(xí)，調(diào)整傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，利用信息化建設(shè)提高人事檔案管理質(zhì)量。本文分析如何高效開展人事檔案管理工作，旨在為類似研究提供借鑒。

一、人事檔案管理工作的重要性

在事業(yè)單位人力資源管理中，人事檔案起著舉足輕重的作用，需要綜合考慮各方面因素，切實(shí)發(fā)揮人事檔案管理工作的積極作用，輔助開展人力資源管理工作，提升人力資源管理效率、增強(qiáng)人力資源信息的可靠性及提高人力資源管理質(zhì)量。

（一）提高人力資源管理效率

事業(yè)單位人事檔案內(nèi)容涵蓋個人經(jīng)歷、專業(yè)特長及工作經(jīng)驗(yàn)等，管理部門或單位只需要簡單調(diào)取與查閱人事檔案，基本上就能了解員工的綜合能力與工作特長，便于在工作中進(jìn)行合理調(diào)配，從而進(jìn)一步提升人力資源管理質(zhì)量。在人力資源檔案管理過程中，需要落實(shí)各項(xiàng)原則，達(dá)到合理安排與調(diào)配人才的目的，充分發(fā)揮各類人才的作用。

事業(yè)單位管理者通過查閱檔案內(nèi)容，不僅可以加深自身對工作人員工作能力的了解，還可以了解其技術(shù)特長、性格特點(diǎn)及職業(yè)道德等方面的情況。例如，在實(shí)踐過程中，將性格開朗的員工放在需要與人溝通的崗位上，開展針對交際能力的培訓(xùn)，挖掘員工潛力，達(dá)成“人盡其才”的目的。與此同時，檔案管理領(lǐng)域中普及大數(shù)據(jù)技術(shù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)人工資料收集的不足，以數(shù)字化形式保存與記錄相關(guān)內(nèi)容，增強(qiáng)工作的便捷性，實(shí)現(xiàn)人力資源的最佳配置[1]。

（二）提高人力資源信息的可靠性

完善的人事檔案管理制度可以進(jìn)一步提高人力信息的真實(shí)性，全面掌握工作人員的能力，將其安置在合適的崗位上，進(jìn)一步提高工作效率。例如，人力資源管理部門通過大數(shù)據(jù)技術(shù)開展人事檔案整理工作，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，增加臨時及流動人員的人事檔案信息，提高相關(guān)內(nèi)容的真實(shí)性。

人力資源管理部門工作的主要內(nèi)容是為事業(yè)單位招收專業(yè)素質(zhì)高、技術(shù)能力強(qiáng)的人才，通過人事檔案預(yù)測事業(yè)單位未來需要的人才，能開展有針對性的招聘工作，制定科學(xué)性的招聘計(jì)劃。事業(yè)單位通過人事檔案綜合分析自身發(fā)展?fàn)顩r，預(yù)測未來發(fā)展方向及人才需求，制定方案，確保各項(xiàng)工作順利開展。依據(jù)應(yīng)聘者提供的檔案內(nèi)容，將潛力應(yīng)聘者與老員工組成培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)，通過開展培訓(xùn)計(jì)劃，促進(jìn)事業(yè)單位健康發(fā)展[2]。

（三）彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理方式的不足

通過提高人事檔案管理質(zhì)量可以改善事業(yè)單位人力資源管理方式存在的不足，提高人力資源管理工作的實(shí)效性，準(zhǔn)確掌握相關(guān)信息的變化，進(jìn)一步推進(jìn)事業(yè)單位規(guī)范化建設(shè)與發(fā)展。

1.市場環(huán)境下優(yōu)秀人才會在各大事業(yè)單位之間流動，也會在事業(yè)單位中留下自己的檔案信息，主要為工作經(jīng)歷、獎懲記錄、科研成果等。事業(yè)單位需要了解應(yīng)聘者的狀況，完善人才流動機(jī)制，通過對應(yīng)聘者人事檔案的閱讀，判斷此人是否適應(yīng)事業(yè)單位文化。

2.人事檔案涵蓋個人各階段的工作經(jīng)歷，如果出現(xiàn)人才調(diào)動要將信息及時更新，避免后期搜集資料耽誤事情，甚至可以節(jié)省相應(yīng)成本，幫助事業(yè)單位更好地選擇人才，實(shí)現(xiàn)推動事業(yè)單位健康發(fā)展的目的。

3.人事檔案管理工作的開展要得到單位各部門的配合，保證人事檔案信息內(nèi)容的真實(shí)性。通過潛移默化的方式加強(qiáng)不同部門之間的溝通，調(diào)整傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，在單位內(nèi)部形成和諧的工作氛圍。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作開展時存在的主要問題

在事業(yè)單位改革背景下開展人事檔案管理工作，由于受到一些因素影響，導(dǎo)致實(shí)際落實(shí)效果不理想。主要體現(xiàn)為人事檔案管理工作中重視度不足、檔案管理模式陳舊、人事檔案利用率偏低及人事檔案人員專業(yè)素質(zhì)偏低等。

（一）人事檔案管理重視度不足

少數(shù)事業(yè)單位不重視人事檔案管理工作，造成相關(guān)工作開展時存在片面化的認(rèn)知，在日常工作中沒有意識到人事檔案管理的重要性，不主動創(chuàng)新與完善檔案管理工作模式，無法滿足實(shí)際需求，陳舊管理模式直接制約管理工作的高效開展。

同時，一些單位內(nèi)部人事檔案管理流程不完善、責(zé)任劃分模糊，存在互相扯皮的情況，不利于提高人事檔案管理質(zhì)量；另外，由于在日常工作時缺少足夠人力、資金的支持，還影響到檔案管理質(zhì)量的提升。受到上述因素的影響，無法發(fā)揮人事檔案工作的作用，不利于提高人事檔案管理質(zhì)量[3]。

（二）人事檔案管理方法落后、設(shè)施不足

在事業(yè)單位開展人事檔案管理工作時，存在管理方法落后與設(shè)施不足的問題，對信息化建設(shè)的重視程度不夠，嚴(yán)重制約了檔案工作的整體效能。即便設(shè)有檔案管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)功能較為單一，只是簡單地記錄相關(guān)信息，后期也不會利用這些資料，不重視對資料的分析。此外，少數(shù)事業(yè)單位內(nèi)部信息化建設(shè)滯后，人事檔案管理工作開展時習(xí)慣采取紙質(zhì)方式，限制人事檔案管理效率的提升。

（三）人事檔案利用率相對較低

事業(yè)單位人事檔案管理工作的最終目的，就是給單位日常運(yùn)營提供有效服務(wù)，進(jìn)一步挖掘人事檔案的價(jià)值。但在實(shí)際中，許多單位內(nèi)部人事檔案內(nèi)容較為簡單，僅有工作人員的年齡、性別等基本內(nèi)容，并沒有將其他內(nèi)容納入其中，也就無法將員工真實(shí)情況反映出來，更不能合理配置人力，限制人才作用的發(fā)揮。

（四）檔案管理工作者的綜合水平較弱

在數(shù)字化檔案建設(shè)不斷推進(jìn)的過程中，各種先進(jìn)的技術(shù)開始被應(yīng)用到日常的工作中，這在很大程度上提升了事業(yè)單位檔案管理水平。但是，事業(yè)單位中的人事檔案管理人員卻也存在一定的局限性，尤其是能夠熟練掌握數(shù)字化檔案管理的專業(yè)人才非常缺乏，因此需要事業(yè)單位的管理者進(jìn)一步提高重視程度[4]。

三、人力資源管理中人事檔案工作應(yīng)采取的改進(jìn)措施

人力資源管理工作中人事檔案管理工作開展時，受到各類因素影響出現(xiàn)一些問題，需要根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的人事檔案管理方式。

（一）完善管理制度，提高對管理工作的重視度

首先，結(jié)合自身實(shí)際發(fā)展及當(dāng)前形勢，對相關(guān)制度進(jìn)行審核，確保制度的合理性以及適用性。同時定期對人力資源管理單位檔案工作的制度和內(nèi)容進(jìn)行修補(bǔ)，維護(hù)制度的穩(wěn)定性、完善性和嚴(yán)肅性，通過總結(jié)及實(shí)踐，建設(shè)一套具有自身發(fā)展特色且適用的檔案管理工作制度

其次，作為人力資源管理單位管理層，一定要轉(zhuǎn)變自身高高在上的工作態(tài)度，主動施為，對國家關(guān)于人力資源管理單位檔案管理工作的管理制度以及相關(guān)要求等進(jìn)行深入了解學(xué)習(xí)，認(rèn)識到各類檔案管理的價(jià)值，從而意識到自身所擔(dān)負(fù)的責(zé)任，將檔案管理工作從原本的服務(wù)性質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)樨?zé)任性工作，并列入年終考核項(xiàng)目，以此提高人力資源管理單位工作者對檔案管理工作的關(guān)注和重視。

（二）搭建特色數(shù)據(jù)庫

目前，人力資源管理單位數(shù)字化檔案管理平臺的建設(shè)開始受到人們的關(guān)注，對此，需要格外重點(diǎn)解決數(shù)字化檔案管理平臺在設(shè)計(jì)上存在的問題。就人力資源管理單位檔案管理個性化、功能設(shè)計(jì)方面，一方面，要以實(shí)際情況為基礎(chǔ)，積極滿足管理工作的實(shí)際需要；另一方面，要在加快檔案信息化建設(shè)的過程中，關(guān)注系統(tǒng)的兼容問題，確保資源共享的效率。人力資源管理單位推進(jìn)數(shù)字化檔案系統(tǒng)建設(shè)，需要配備好相關(guān)的設(shè)備，如高速掃描儀、數(shù)據(jù)備份等，提高檔案資料歸檔的真實(shí)性，實(shí)現(xiàn)提高人力資源管理中心檔案管理安全性與質(zhì)量的目的；還應(yīng)在系統(tǒng)中設(shè)立相應(yīng)的查詢系統(tǒng)，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息檢索的功能，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。就人力資源管理單位數(shù)字化檔案系統(tǒng)和模式而言，需要及時做好定期的檢查與優(yōu)化工作，不斷提升人力資源管理單位檔案管理系統(tǒng)的安全性和便捷性。

運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行人事檔案管理，不僅可以共享檔案，而且能實(shí)現(xiàn)主動推動醫(yī)療信息服務(wù)，達(dá)成實(shí)時推送信息的目的，同時信息使用者之間也可以高效交流，提高人事檔案管理質(zhì)量。傳統(tǒng)人事檔案管理時需要管理人員整理文本、錄音、視頻等資料，整理后需要統(tǒng)一進(jìn)行鑒定核對，最后使用PC單機(jī)軟件管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)整。這種管理模式下查閱難度較大，通常歸檔后檔案不會再次查閱，逐步成為“死檔案”。另外，資料老化也是一個容易出現(xiàn)的問題。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以將檔案資料轉(zhuǎn)為電子文本、音頻等，降低檔案管理難度，提高人事檔案管理的安全性[5]。

（三）搭建科學(xué)用人機(jī)制

人力資源管理中心檔案管理部門需要搭建科學(xué)用人機(jī)制。

首先，要提高在職檔案管理人員的綜合素質(zhì)。通過強(qiáng)化在職人員的技術(shù)培訓(xùn)，提高他們的信息素養(yǎng)水平，夯實(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。應(yīng)該將員工培訓(xùn)作為一種長期的投資，為進(jìn)一步提升培訓(xùn)的效果，需要加強(qiáng)硬件的建設(shè)和軟件的完善，在正式開展工作前充分做好規(guī)劃工作，從而保證不同階段的培訓(xùn)效果。通過完善培訓(xùn)的流程和內(nèi)容，積極聘請專業(yè)的培訓(xùn)導(dǎo)師開展工作，并為工作人員的培訓(xùn)提供良好的環(huán)境。另外，在工作開展過程中要保證人才的培訓(xùn)規(guī)劃符合人事檔案管理的需求。

其次，可以定期安排人力資源管理部門管理者外出學(xué)習(xí)，主動學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念，為創(chuàng)新檔案管理模式、創(chuàng)新檔案管理方法、提高人事檔案管理的實(shí)效性創(chuàng)造條件。

最后，人力資源管理中心需要引入高素質(zhì)的信息技術(shù)人才，實(shí)現(xiàn)構(gòu)建優(yōu)質(zhì)檔案管理隊(duì)伍的目的。人力資源管理中心招聘檔案管理人員時，要調(diào)整招聘的側(cè)重點(diǎn)，主動招聘檔案管理與計(jì)算機(jī)專業(yè)方面的人才，實(shí)現(xiàn)提升檔案管理隊(duì)伍整體信息化水平的目的，切實(shí)發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)在提高人力資源管理中心檔案管理方面的積極作用。

（四）做好安全訪問控制

1.在實(shí)際運(yùn)行中，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可能遇到各種各樣的安全問題，對此，相關(guān)工作人員可以通過“監(jiān)測+評測”的形式，找到造成此次系統(tǒng)問題的主要風(fēng)險(xiǎn)因素，并加以把控和處理。在對用戶計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)測評時，工作人員需要從其網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用、軟硬件配置以及端口協(xié)議等多方面進(jìn)行綜合考慮，同時對系統(tǒng)遭受攻擊后可能發(fā)生的信息泄露、信息安全、能否正常使用等問題進(jìn)行分析，并制定相應(yīng)對策，確保用戶計(jì)算機(jī)安全。

2.在系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)分析完成后，工作人員需要借助AHP分層法對各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)程度進(jìn)行匯總和排列，為后期維護(hù)人員工作開展提供一些必要的參考和依據(jù)。

3.借助相應(yīng)的監(jiān)測和分析，能夠準(zhǔn)確判斷系統(tǒng)是否處于正常使用狀態(tài)，以及用戶上網(wǎng)時所遭受的風(fēng)險(xiǎn)以及攻擊次數(shù)。同樣，工作人員也可以借助該系統(tǒng)對此次風(fēng)險(xiǎn)所造成的損失進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和整理，包括內(nèi)部系統(tǒng)以及在進(jìn)行通信安全維護(hù)時，詳細(xì)明確系統(tǒng)維護(hù)的每個細(xì)節(jié)、步驟和具體目標(biāo)，確保用戶或人力資源管理單位內(nèi)部通信系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定使用。

4.人事檔案信息化平臺建設(shè)后，需要做好訪問安全的控制工作，避免出現(xiàn)安全問題。當(dāng)使用者訪問人事檔案庫時，要獲得影響的權(quán)限，只有獲得授權(quán)后才能登錄查看，滿足使用者的訪問權(quán)限。此外，人事檔案信息化建設(shè)時，需要建立系統(tǒng)安全管理方法，一旦出現(xiàn)問題可以采取有效的措施，進(jìn)一步提高人事檔案管理的安全性。

（五）做好頂層設(shè)計(jì)，推進(jìn)管理平臺建設(shè)

當(dāng)前，科技設(shè)施較為方便，合理運(yùn)用這些設(shè)施，可以將文本資料、圖片影像等轉(zhuǎn)化為數(shù)字化內(nèi)容，形成電子檔案，以此為基礎(chǔ)搭建完善的數(shù)據(jù)資料庫，資料庫中存儲電子信息逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，也是事業(yè)單位人事檔案管理的未來走向。通過這種方式既可以有效利用人力資源，又能提高管理效率、簡化查詢步驟，進(jìn)一步提升檔案利用效率。事業(yè)單位對自身的事業(yè)單位人事檔案信息資源進(jìn)行采集總結(jié)，可以形成自身的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫為了做好這項(xiàng)工作，應(yīng)該協(xié)調(diào)好不同部門，積極建立數(shù)據(jù)協(xié)調(diào)機(jī)制，可以實(shí)現(xiàn)初期的數(shù)據(jù)交流目標(biāo)，積極探索信息的共享機(jī)制。

針對事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展，要制定一套完整且全面的責(zé)任監(jiān)管體系，將各項(xiàng)責(zé)任分派落實(shí)到各工作細(xì)節(jié)中，確保事業(yè)單位人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系的有效開展和順利運(yùn)行。同時，需要進(jìn)一步加強(qiáng)對兼職檔案工作人員的管理，通過具體工作任務(wù)的分派和明確，在完善檔案匯報(bào)的基礎(chǔ)上，針對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題以及管理缺陷進(jìn)行及時收集和整合，積極完善，全面提升事業(yè)單位人事檔案管理水平。另外，加強(qiáng)資金建設(shè)投入，在日常工作中推行自動化辦公理念，全面加強(qiáng)系統(tǒng)軟硬件設(shè)施建設(shè)，提升檔案管理信息化水平。事業(yè)單位要明確每一部分的檔案收集工作，落實(shí)崗位責(zé)任制，從而提高檔案管理的實(shí)效性。具體來說，人力資源管理部門需要安排專人負(fù)責(zé)整合與整理人事檔案，整合各方面數(shù)據(jù)信息，提高管理質(zhì)量；完善歸檔與收集資料制度。

四、結(jié)語

事業(yè)單位人事檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，需要構(gòu)建完善的管理體系，引入新的信息化設(shè)備及培養(yǎng)人事檔案管理人才，實(shí)現(xiàn)提高檔案管理工作水平的目的。人力資源管理中心要想發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，必須選擇合適的著手點(diǎn)，提高人事檔案管理工作的實(shí)效性，提高人力資源管理的效益價(jià)值。