實現財務無紙化辦公管理 助推高職院校財務治理新發展

柯依琳

（廣東輕工職業技術學院 廣東 廣州 510300）

“無紙化辦公管理”這一概念在大數據時代背景下及眾多云計算、協同辦公軟件等信息載體的出現成為現代辦公應用的發展主流，在眾多行業中得到普遍運用。財務管理的無紙化辦公運用則是會計領域未來發展的大趨勢。自2014年國家稅務局推出的電子發票啟用后，這幾年眾多軟件開發商也相應設計出移動財務辦公的應用軟件。基于上述的探索，本文試圖探討在高職院校財務管理中建立起一套相應的無紙化財務辦公管理流程，實現從高職院校日常財務辦公管理中從填制報銷單至完成支付報銷款、自動生成記賬憑證、財務報表與校內其他自動化辦公平臺數據共享對接等全套流程無紙化操作管理。簡化傳統財務管理工作流程，解決現有人工會計核算效率低、業務流轉速度慢、財務數據不精準及信息壁壘等問題，最終實現簡便、高效、精準的無紙化財務辦公管理。高職院校財務無紙化辦公管理是財務管理的發展趨勢，是打造陽光財務的最佳路徑，更是助推高職院校財務治理新發展的有效動力。

一、高職院校財務管理現狀

目前高職院校財務辦公管理中大部分學校只實現了網絡填制報銷單的單一功能，報賬仍需打印紙質報銷單及電子發票進行人工審批及報銷。在現有的大部分高職院校報銷流程上一份報銷單的填制到完成支付需要粘貼發票、找領導簽字以及往返財務部門排隊報銷，花費的時間是以小時計算，甚至以天數計算。財務部門更是要費事費力的投入在重復性、繁瑣性的票據審核及基礎核中，真正意義上的財務治理更是無從談起。另外，財務預算管理中預算編制也是耗費大量人工精力，發揮的管理效力則非常有限。現有的高職院校預算過于人工核算化，一定程度上存在“重編制”，“輕執行”。預算和實際執行過程中實際的業務不能及時體現在預算上，無法實現預算預警。預算管理比較粗放，緯度單一，經常出現預算不平衡。二級學院及職能部門沒有參與到預算管理中，財務數據不透明，各部門管理人也未能實時查看本部門經費使用情況，各職能部門從財務了解經費數據及經費使用去向存在一定的滯后性。財務處及審計處等相關管理部門未能在第一時間掌握學校實時的預算執行情況及風險管控，內控管理相對薄弱。財務系統與學校OA系統、資產管理系統等各自獨立運行、各自管理，各系統的共用數據未能實現對接共享。報賬單簽批與合同審批登記都需要人工審核簽字及手工登記系統，未能做到真正意義上的無紙化財務管理。日常的財務管理更多的是以傳統核算為主導的財務會計，還未轉型為以管理為主導的管理會計，談及財務治理更是任重而道遠。

二、高職院校實現財務無紙化辦公管理的意義與價值

高職院校的賬務工作涉及日常報銷管理、收費管理、收支預決算管理、科研經費管理與國有資產管理等等眾多內容。傳統人工財務管理工作費時、費力、效率不高。預決算、網上報銷、核算管理、資產管理等業務分布于多個獨立系統，缺乏業務流程間的整合。實現財務無紙化辦公管理能梳理、優化財務管理體系，提高財務工作效率，打破學校內外部財務信息壁壘，促進信息鏈融合。讓財務信息化建設、財務治理能力推上一個更高的層次。同時也給瑣碎、繁重的財務工作帶來了智慧管理的新概念。各大行業都開啟了無紙化財務辦公管理應用及實踐，作為高職教育行業的財務人更應該學習新的財務工作管理理念，攜手軟件、數據開發合作伙伴將無紙化財務辦公管理在實際工作中進行可行性實證研究，為實現真正的智慧財務來帶來一番新景象。優化龐大且繁瑣的財務基礎工作，財務人員才能真正地進入到管理工作中，提高工作效率。利用人工智能簡化財務基礎工作能給學校帶來更好的財務管理，節約辦公成本，提升學校的資金使用率。無紙化財務辦公管理無疑在財務工作中實現了真正意義上的電算化管理，推進建立無紙化財務管理更是大數據、人工智能信息時代下高職院校創新管理的必然趨勢。高職院校財務信息數字化處理，學校的教育成本費用及收入都能追根溯源，更便于學校管理者對教育資金的統籌與合理規劃，更能盡早實現陽光財務管理，對于資金合法合規使用管理有著重要的意義。對于高職院校推進財務治理工作更有著現實發展意義。

財務無紙化辦公管理能針對高職院校現有財務工作的痛點，基于信息一體化及信息共享的理念，將傳統核算財務轉型至管理財務、戰略財務和共享財務。發揮人工智能化特點，利用數字化平臺辦公節省大量時間成本、人工成本及辦公費用成本，解決高職院校財務人員日常龐大的基礎數據處理困擾，大大提高工作效率，帶來更高價值性的管理效益。為高職院校帶來更為優化的財務管理，體現出智慧財務的重要價值，更是實現高職院校財務治理的有效路徑。

三、高職院校實現財務無紙化辦公管理的方法

（一）建立完善的會計管理制度與管理流程

高職院校要實現無紙化財務管理管理，首先要根據學校自身的實際情況建立科學合理的會計規章制度及規范的財務管理流程。讓財務無紙化管理在實際應用過程中有章法可遵循，有規定可約束，有合理的管理制度為財務無紙化辦公管理流程的應用保駕護航。無紙化管理流程的運用必須制度先行，只有嚴格按照相應的財務制度與管理辦法來約束、管理、監督財務無紙化辦公流程中各個環節，財務無紙化辦公管理模式才能實現應用。

（二）打造全流程無紙化一站式閉環管理流程模式

高職院校根據單位財務管理流程及各項財經法律、制度規定，運用信息化特性，建立具備全程無紙化辦公模式促使學校日常財務核算管理、數據分析、財務數據交換等各日常辦公場景實現無紙化管理。用數字化的形式傳遞財務信息，同時通過固化流程規避人為風險，實現真正的會計電算化。建立一站式財務無紙化辦公功能的財務信息系統功能涵蓋預算管理、無紙化報賬、會計核算、會計檔案、財務數據與其他項目化平臺對接等幾大功能，建立具備強大后臺財務系統與數據庫為支撐，打通OA電子簽章審批、費用監控、資產管理、項目化平臺管理等多個獨立辦公系統信息壁壘。前端以門戶的形式作為一體化財務辦公操作平臺，后端以信息互通的方式實現智能化業務處理，實現全流程無紙化一站式閉環管理。全方位解決財務管控的難點，提升財務工作效率，構建業務信息流通渠道及實現財務信息對稱的管理模式。

（三）加強電子簽章及支付系統的安全性管理

實現財務無紙化辦公管理最重要的是電子簽章及在線支付管理。電子簽章管理不當會導致虛假報銷單據的肆意簽批，支付系統的安全性則事關資金的安全性。如何加強電子簽章及支付系統相應的安全防護是實現財務無紙化辦公管理的重點環節。電子簽章技術現已相對成熟，現金融行業及推行的數字貨幣都使用電子簽章技術，只要電子簽章實現確認到審批人、終端、流程都是在相應系統的認證，整個審批流程都在監管范圍內該電子簽章便是可信。高職院校尋求相應可信的技術支持便可解決電子簽章的安全性管理。支付系統的安全性管理則需要做好相應的支付環節危險觸點提示以及當觸及危險觸點時能及時關閉支付程序。財務無紙化辦公方式關鍵在于安全，只有將財務無紙化辦公流程管理中的安全性做到相應保障，無紙化財務辦公才會得到切實的應用與推廣。

（四）打造復合型高職院校財務團隊

在大數據時代背景下高職院校財務治理的新發展需要財務信息化建設的助推，更少不了復合型財務團隊的配置。［1］面對全流程無紙化的財務管理模式，對高職院校的財務人員也提出了更高的標準。高職院校財務人員不再只注重核算能力，而是對財務管理能力提出了一定的要求。只有具備財務管理能力、信息技術能力、法律知識以及相應的科研能力的復合型人才才能勝任于現代高職院校財務工作管理需求。因此，高職院校財務治理的發展過程中不僅要注重財務信息化建設，更要注重財務團隊能力的相應提升。高職院校財務人員不僅需要提升自身專業能力之外，更要具備自主學習、終生學習的能力。要在原本具有的核算會計觀念中提升為管理會計的觀念。讓原本只具備財務核算技能提升為具備財務核算、財經管理、法律意識、人力資源管理等以及一定科研能力的“多面手”復合型財務管理人員。

要打造復合型高職院校財務管理團隊，高職院校財務人員需要走出財務崗位，了解學校自身的發展戰略與定位，了解各教學部門、科研工作以及產學研合作等學校發展規劃才能更好地為學校籌劃及管理資金。把錢花在刀刃上，為學校財務管理提供更為精準、高效化的數據管理才能達到真正意義上財務治理的新發展。

四、結束語

2021年我國進入了十四五規劃新的篇章，國家致力于發展職業教育，新時代的職業教育發展對高職院校的財務治理也提出了更高的要求。高職院校財務治理要順應國家發展的要求，要與信息化時代接軌，利用信息化手段逐步提升財務管理能力，讓高職院校財務人員從繁瑣機械化的重復性基礎核算工作中解放出來，更多地參與到學校的發展戰略策劃與建設過程中，實現真的財務管理工作。財務無紙化辦公管理的創新之處正是在于運用信息化管理、無紙化管理，讓高職院校財務日常工作中運用電子發票、電子報銷單、電子簽章簽批、電子記賬憑證、財務報表與數據共享整套財務辦公流程下來無須使用一張紙，利用人工智能及數據庫完成整個財務辦公管理。實現財務無紙化辦公管理不僅能提高了傳統財務辦公管理效率及財務數據的準確性，帶來更為高效的管理經濟效益。也在財務治理中實現了“綠色環保”的現代財務辦公管理理念，這也將是高職院校財務治理中的一大創新應用之處。實現財務無紙化辦公管理將能更好地規范職業教育資金的使用，提高職業教育資金的使用效率，為職業教育的改革發展提供有力的保障，助推高職院校財務治理發展邁上新臺階。