基于ERP環境的 制造企業內部控制研究

胡艷萍

（中國葛洲壩集團第一工程有限公司，湖北 宜昌 443002）

ERP管理系統的成功引入，使制造企業能提高管理的有效性、降低運營成本，給制造企業發展帶來了巨大的經濟效益。ERP環境下，制造企業內部組織管理結構在一定程度上已經趨于趨向扁平化，企業內部資訊控制權的層次已經有著明顯性的減少，內外部管理人員更加容易直接得到更多相關企業資訊，而這種資訊的快速流動也必定會在整個企業內部逐漸形成類似動態資訊工作室的氛圍。本文以制造行業作為研究對象，首先界定內部控制與ERP系統的關系，分析該行業中的企業在ERP環境下的內部控制問題，并提出針對性的解決措施。

一、企業內部控制概念及與ERP系統的關系

內部控制指的是由企業董事會、監事會、經理層和全體員工實施的、旨在實現控制目標的過程。而ERP是在使用現代化的信息網絡技術的基礎上，以市場和客戶的需求為中心，結合企業現代管理思想，從而達到內外資源優化管理的一種方式。ERP與公司的內部控制是相輔相成的關系，二者不可分割協調配合。ERP系統的應用給企業內部控制制度的落實帶來了巨大的便利性，ERP有助于內部控制的實施，在內部控制實施過程中，借助ERP系統可以更加直觀的了解目前公司的運營情況。同時借助ERP系統可以進行風險防控，及時發現公司內部控制存在的風險，依據內部控制的職能作用，盡早采取科學可行的措施防范風險。

二、ERP環境下制造企業內部控制存在的問題

（一）ERP下內部控制制度不完善

我國企業在ERP環境下，采購銷售以及生產管理等多個流程中存在一些不足，如ERP系統下產品采購過多、生產過程成本虛增等，而造成這一問題的主要原因是內部控制制度不完善。很多公司內部在新增加ERP系統后，卻尚未制定相應的內部控制機制，而現有的內部控制機制無法滿足ERP環境下的需要。企業在ERP環境下，并沒有制定科學合理的內部控制制度，對公司內部的管理力度不到位。在ERP系統內的各個流程、各個環節的運作過程中，企業沒有詳細的管理制度作為遵循標準。

（二）ERP下對員工內部控制培訓力度不足

ERP系統作為企業現代化的產物，自應用到企業內部控制中，其目的是為了提高內部控制的運轉效果，讓企業管理更加科學，減少人工操作和控制造成的誤差。而ERP系統也會涉及先進的信息技術，需要相關工作人員具備這方面的知識和才能。但目前很多工作人員尚未接觸到ERP系統，自身業務能力不足，再加上員工培訓不充分，難以真正的掌握該系統的使用。另外，ERP作為全新的系統，更新速度較快，對工作人員技術水平的要求較高，由于員工技術水平更新速度慢，導致ERP下內部控制無法充分發揮其應有的效能。而公司仍沒有意識到這一點，對相關工作人員采取的培訓力度不大，造成ERP下內部控制沒有達到應有的水平。

（三）缺少風險管理機制

制造企業核心項目的運行會伴隨一定的風險。而這些風險具有不可知性，也無法提前規避。只能提前預防或是建立健全完善的風險預警機制，一旦風險發生，要在第一時間處理，盡可能減少對企業造成的風險。ERP系統運作時會產生諸如網絡風險、信息風險等方面的風險。但目前很多制造業在ERP環境下缺少風險管理應急機制，對ERP日常運作過程中的風險沒有及時管控。

很多制造企業的監督機制仍然體現在線上數據的異常變動，但對于其他方面的監督尚不足，也無法及時發現和識別各項風險，更缺少對突發事件的處理能力。特別是制造業企業與高精尖企業的性質不同，對于ERP技術層面的認知有限，更缺少對系統風險的安全監督管理，無法及時識別風險，以及及時管控風險。再加上技術人員的內控意識較弱。使得內部人員利用計算機舞弊的可能性很高。但通過上述分析得知，很多制造業企業內部各層對ERP技術層面缺少認知，對于系統安全監督也無法做到面面俱到，更是造成整個系統會少數技術人員控制，會造成系統運維中產生漏洞。

三、ERP環境下優化企業內部控制的對策

（一）完善內部控制制度

首先，企業要完善內部治理結構。實現董事長總經理和監事會三者鼎立局面，三者相互牽制，避免董事長獨攬大權。并且，一切經濟項目的決策也需要有董事會監事會和董事長三者共同討論得知。通過完善治理結構來保證企業內部的決策更加公正，符合市場經濟的需求，也能夠避免決策的失誤性，更能在ERP環境下，制定出更加符合企業未來戰略發展的政策。

其次，要加強預算管理力度。預算管理作為內部控制中的核心部分。是對企業經濟項目運行中支出的一個整體管理，將支出控制在一定規范內，避免支出過多而造成企業不必要的風險。特別是在ERP系統引進后，一方面是幫助企業快速實現戰略目標，另一方面也是幫助企業經濟項目的正常運轉，更是對預算的一個控制。特別是在ERP環境下，企業的采購生產和銷售都會通過系統記錄。也能夠時時刻刻監控企業對于各方面的開銷和支出，方便管理者的了解，也能夠對預算進行調整。因此，企業管理者需要加強預算管理力度，將預算管理觀念貫穿到整個制造企業工作的始終。加強對內部財務部門工作的審視。

最后，財務部門的工作人員應熟悉ERP系統的操作運轉，在ERP環境下更好地進行預算管理，嚴格控制每筆支出的開銷，若是發現額外超支的部分，需要立即記錄并上報。確保經過完善后的預算管理，能夠符合市場經濟對制造業企業發展的需求，也能夠保證企業內部經濟項目的合理開銷。

（二）促使員工掌握ERP操作技術和知識

加強員工對ERP相關操作的認知，是ERP環境下制造業企業內部控制的又一優化措施。通過上述分析得知，很多員工由于自身業務能力不足或是年齡稍大缺少對ERP的了解。造成對ERP認知錯誤，甚至操作中會存在差錯。對于各個層次和各個部門員工的培訓，不僅體現在相關模塊簡單化的培訓，幫助其了解日常工作的流程，更是要將員工的工作內容與企業未來的發展戰略和經濟項目相結合，保證員工每一次技能的提升都能夠幫助企業快速的提高經濟效益和目標的實現。特別是在引入ERP系統后，在員工培訓過程中，更是要讓員工熟悉ERP各個端口的操作。讓其熟悉不同模塊之間的關聯點以及關鍵控制點，在此基礎上熟悉自己的操作，這樣才能夠做到系統全面的學習和能力的提升，也能夠保證操作人員在接受ERP系統的培訓后，能夠對相關工作得心應手。

對于高層管理者而言，也需要培訓ERP的關鍵技術，提高專業技能，全面預算管理以及ERP管理授權等等。對于ERP方面的培訓，高層管理人員并非短期能夠達到。預期的效果而需要長期的堅持，因此對高層管理者的培訓也不急于一時，而需要以長期且持續的培訓來不斷提高管理者的業務能力。此外，企業管理者還可以將ERP培訓效果與管理者個人績效相掛鉤。通過獎懲來激發管理者的培訓積極性，也能夠更好地讓企業內部工作人員掌握ERP使用和操作。

（三）加強風險管理機制

加強風險管理控制是ERP環境下，企業內部控制優化的又一策略。企業管理者需要意識到風險與機遇并存。但競技項目運行過程中勢必會存在一定不可知的風險。特別是在引入ERP系統下，更有可能出現操作錯誤或是員工內部舞弊以及網絡黑客盜取等多種風險。由于ERP系統有著復雜性特點，其順利運行也需要硬件與軟件的配置以及網絡系統安全維護。因此，要分別從以下幾個方式來避免這種突發事件發生，并提高企業對于風險的預警能力和處理能力。

其一，當業務流程出現巨大變更時，信息系統的管理者也需要授權給相關工作人員進行重新地整理并審核，需要設置密碼，設置全新的訪問權限，而新設置的名單也需要經過相關主管的認可，特別是要對賬號實施保密措施，避免網絡黑客盜取，影響企業的經濟運轉。

其二，要創建用戶角色，并在授權時要完全考慮到授權審批的情況，對授權審批情況嚴格把關，在授權審批的時候應注意權責分離，如將貨物及資金賬面上的流動情況由一個人負責，但庫房內的實體貨物及現金等則需要另外的人來承擔這份工作內容。這樣做是為了防止工作人員投機取巧，私自挪用公款或貨物，然后再在賬面上做手腳，從而可以順利瞞天過海，損害公司的合法權益和整體利益。

四、結論

在市場經濟高速發展下，企業內部控制更是要迸發出新的活力，幫助企業早日實現戰略目標，提高經濟效益。如何通過有效內部控制制度和信息管理系統，及時發現企業所存在的風險，并加以規避，則是企業管理者需要解決的重要事情。本文基于ERP環境下，對企業內部控制問題進行研究。認為制造企業應在內控制度、員工培訓、風險管控等方面加大管理力度，本文的結論為企業管理者提高理論借鑒。