淺談醫院辦公室工作人員四項素質培養

伍茜

摘要：醫院辦公室是醫院工作運轉的樞紐，發揮著溝通上下，聯系里外，協調左右，輔助參謀的重要作用。辦公室工作人員綜合素質的高低，直接影響醫院各項行政管理事務的運轉效率，對促進醫院現代化管理和高效運轉有著十分重要的意義。

關鍵詞：辦公室;人員;素質;培養

【中圖分類號】C93 ?【文獻標識碼】A ?【文章編號】1673-9026（2021）12--01

醫院辦公室是醫院行政工作的重要職能科室，承擔辦文、辦會、辦事等重要工作任務。辦公室工作人員只有具備過硬的政治素質、扎實的文字功底、高效的人際溝通能力并時刻保持縝密的工作思路，才能在辦公室工作中得心應手、應付自如，切實當好參謀助手。

一是“勤學習”，錘煉過硬的政治素質。政治素質是指人們從事社會政治活動所必需的基本條件和基本品質。黨的十九大把黨的政治建設擺在首位，作為一項重要任務予以部署。院長辦公室是醫院管理的樞紐，是醫院運營和發展的關鍵[3]。辦公室工作性質要求工作人員必須要有過硬的政治素質。要通過參加黨支部會議、主題黨日活動、先進事跡學習，認真學習、深入領會新時代中國特色社會主義思想精神實質，始終把握正確政治方向，旗幟鮮明、理直氣壯地堅定共產主義理想信念。堅決抵制官僚主義、享樂主義等歪風邪氣的入侵，不怕苦、不怕難，踏踏實實做好辦公室工作。

二是“善規劃”，修煉縝密的工作思路。辦公室工作點多面廣、雜而瑣碎、需要隨叫隨到，沒有冷靜的頭腦，每天就是一場“亂仗”。作為辦公室工作人員，首先要集中精神，時刻保持警惕的工作狀態，同一時間接到多項任務不忙于行動、不急躁行事，要理清思路、考慮縝密、按章辦事，要確定輕重緩急、優先解決重大、緊急事件。“好記性不如爛筆頭”，隨手準備一本工作清單記錄本，接到任務后快速記錄關鍵詞，時間、地點、人員、完成時限等要素要準確。按照工作輕重緩急，迅速分類，一一落實并逐一銷號，未完成的工作用醒目標志標記，特殊事項做好備注，做到急而不亂、亂而不忙、忙而不錯。

修煉縝密的工作思路，要善于未雨綢繆，對規律性、階段性、確定性的工作，提前做好準備，才能在階段性工作和日常工作發生時間碰撞時，做到應對自如、張弛有度，避免手忙腳亂、一團糟。修煉縝密的工作思路，要善于全盤考慮，統籌安排多科室協作工作要花精力“磨刀”，根據預設目標、過程實施等因素制定全面、清晰、合理的要求。如要求各科室報送總結，要對總結內容框架、字數限制、報送時間和方式等進行明確規定，具體事項不明確、要求模糊的，會產生大量不必要重復工作，大大降低了工作效率。修煉縝密的工作思路，要善于總結規律，化繁為簡。如使用“釘釘”預定會議室，會議室使用情況一目了然，“撞車”事件不再發生;制作公文登記表，記錄文件傳閱軌跡，找文件不再是“大海撈針”。

三是“磨筆頭”，淬煉扎實的文字功底。院長辦公室承擔著大量文字材料撰寫工作，撰寫材料是門“苦差事”，辦公室工作人員要有“啃骨頭”的決心，做到“眼勤、嘴勤、手勤、腿勤”，磨煉出扎實的文字功底，才能“出手快”地撰寫出出彩多的文字材料?！把矍凇奔炊嗫?，多看各級衛生部門領導講話、多看綱領性文件、多看大型會議材料，搜集有效信息，把握衛生系統最新動向;多看院長辦公會紀要、多看各科室撰寫的文件資料、多看醫院最新新聞稿件，摸清醫院近期重要工作以及各科室亮點特色工作。“嘴勤”即遇事不懂多請教，專業術語不懂弄明白、亮點工作深挖掘、重點工作要厘清。“手勤”即多寫，從寫便條、活動通知、會議紀要等短小文稿開始，到政務信息、請示報告等中篇文稿，再到工作總結、本單位及上級領導講話，最后執筆或組織起草大型會議報告?！奥槿鸽m小，五臟俱全”，政務信息要素齊全，是綜合材料的縮版。以編寫政務信息為契機，認真對待取材立意、布局謀篇、語言修煉這三個環節，反復寫，反復練，用心悟，不斷提高文字材料撰寫能力?！巴惹凇奔炊嗯埽鄥⒓哟笮突顒?、多參加培訓學習、多去臨床科室轉一轉，身臨其境，開闊視野，提高材料信息量，使材料更豐滿、更接地氣、更有說服力，“閉門造車”稍有不慎就會出現“假、大、空”、“千篇一律”，方法措施都成了“萬金油”，寫出來的材料自然沒了靈魂。

四是“精語言”，鍛煉高效的溝通能力?！熬Z言”并不是“巧舌如簧”，而是內在修養的外化表現，辦公室工作人員得在提高溝通能力上下大工夫。日常溝通對象主要為五大類：上級部門領導、院領導、科內及其它科室同事、患者及家屬、新聞媒體等。

接待上級部門領導擺正位置，關注細節，大方得體，維護單位形象;接聽上級部門電話，語氣平緩，做好記錄，認真落實通知事項，重要工作按時反饋。向院領導匯報工作要提前總結，精煉組織語言，把事情說清楚即可，不要多說、反復說、搶著說，不僅“言多必失”，也浪費領導時間;回答領導問題謙虛謹慎，仔細傾聽，必要時做好記錄，避免答非所問;通知會議、活動言簡意賅、時間地點等要素齊全。與醫院各科室同事溝通要真誠待人，也要因人而異、因事而異，對性格外向、善于溝通的同事，采用活潑的語言，可以拉近距離，提高溝通效果;大型活動通知、大型會議接待等重要活動需與科室對接，語言要嚴謹，溝通要素要準確，營造出高度重視的氣氛。辦公室是醫院對外窗口，經常接待來訪患者及家屬，辦公室工作人員要微笑相迎，主動詢問來訪目的，耐心傾聽，把話聽完、聽全，不打斷、不隨意下定論，及時與相關部門反映，重要事項向領導匯報，處理意見按時反饋給患者及家屬，切切實實解決實際問題;電話接訪要仔細記錄來訪事項、聯系方式，及時向相關科室反映，事事有反饋。在媒體面前，維護醫院良好形象，不卑不亢，主動做好正面宣傳，面對無端質疑，保持冷靜，不動怒、不瞎說，旗幟鮮明地保持立場，在充分調查后給予合理答復。

“辦公室工作無小事”，日常事務瑣碎繁雜，要勝任辦公室工作崗位，要眼觀六路、耳聽八方、統籌兼顧、合理安排，在扎扎實實的日常工作中充分挖掘自身潛能，才能把平凡的事做出亮點，瑣碎的事不出差錯，事事游刃有余。

參考文獻：

[1]周曉倩.發揮綜合協調職能 提升醫院辦公室工作水平[J].現代醫院，2015，15（5）：123～124

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[3]李成玉，解凌云. 醫院辦公室工作在醫院管理中的作用研究[J].基層醫學論壇，2017，21（2）：214～215

[4]王明珠.醫院辦公室人員工作中的溝通技巧[J].中國醫藥導報，2010，7（25）：112～113