檔案工作數字化改革應用場景研究

■ 林偉宏/浙江省檔案館

2021年2月18日，浙江省委召開全省數字化改革大會，圍繞忠實踐行“八八戰略”、奮力打造“重要窗口”的主題主線，全面部署數字化改革工作，提出了加快建設數字浙江，推進全省改革發展各項工作在新起點實現新突破，爭創社會主義現代化先行省的總目標，明確數字化改革是浙江省在新發展階段全面深化改革的總抓手。隨后，省委全面深化改革委員會印發《浙江省數字化改革總體方案》，全面啟動浙江數字化改革。方案要求以數字化改革撬動各領域各方面改革，運用數字化技術、數字化思維、數字化認知對省域治理的體制機制、組織架構、方式流程、手段工具進行全方位系統性重塑，推動各地各部門流程再造、數字賦能、高效協同、整體智治，整體推動質量變革、效率變革、動力變革，高水平推進省域治理體系和治理能力現代化。檔案工作作為一項基礎性、戰略性工作，負有重要的職責使命，同樣迫切需要深入推進數字化改革，加快數字賦能，實現整體智治。

1 浙江檔案工作數字化改革的基礎和現狀

浙江是習近平總書記關于檔案工作“三個走向”重要論述的發源地和實踐地。早在2003年，時任浙江省委書記習近平同志在視察省檔案館時就提出了“檔案工作要走向依法管理、走向開放、走向現代化”的重要論述，他還特別強調：“要提高檔案信息化水平，運用現代化技術做好檔案管理工作。”按照“三個走向”這一根本遵循，全省檔案館紛紛抓好各項業務工作，夯實各項業務基礎，檔案管理和服務能力有了較大提升。

1.1 全省檔案基層基礎工作穩步提升

全省各地基本完成檔案館新館建設。省檔案館和杭州市、寧波市檔案館在全國副省級以上綜合檔案館業務建設評價中名列前茅。通過市縣級綜合檔案館業務建設評價，全省已建成示范檔案館43個、規范檔案館50個，規范化率達98%。“十三五”期間，全省各級各類檔案館向社會開放檔案542.5萬卷（件），提供檔案利用189.7萬人次，完成檔案編研作品1151種。

1.2 全省數字檔案館（室）建設取得明顯成效

2015年，以省“兩辦”名義召開了全省數字檔案館（室）建設推進會，至“十三五”期末，全省數字檔案館（室）創建走在全國前列，各市縣數字檔案館（室）實現全覆蓋，其中國家級數字檔案館39個，全國示范數字檔案館9個，位居各省區市第一。省檔案館成功創建全國示范數字檔案館，成為首個通過全國測試的省級檔案館。

1.3 館藏檔案資源數字化工作加快推進

根據國家檔案局存量檔案數字化要求，各地檔案館積極組織開展了館藏檔案數字化工作，按照《紙質檔案數字化規范》形成規范的檔案案卷目錄、文件目錄數據和檔案全文圖像，多數地方還對其中較為工整的印刷體全文進行了OCR文本識別。目前，浙江省大多數檔案館館藏數字化率已達70%以上，許多檔案館已經達到100%。

1.4 檔案工作數字化轉型及時跟進

根據2016年《浙江省促進大數據發展實施計劃》中建設“檔案管理和開放共享示范工程”、2018年《浙江省深化“最多跑一次”改革推進政府數字化轉型工作總體方案的通知》中“建設統一的數字檔案系統”等要求，省檔案局主動對接服務政府數字化轉型，在全國率先開展政務服務事項電子化歸檔工作，通過浙江政務服務網電子文件歸檔模塊，省本級歸檔平臺已完成90萬個政務服務事項辦件的電子化歸檔；通過電子檔案歸檔接收系統，省檔案館已接收14家單位移交的近30多萬個電子檔案數據包，數字檔案館增量電子化工作取得重大進展，構建了存量數字化與增量電子化并重的數字檔案資源體系。

2 浙江檔案工作數字化改革面臨的問題與不足

近年來，黨中央和省委、省政府決策部署賦予了檔案工作新的使命，特別是實現社會治理體系和治理能力現代化迫切需要加快檔案信息資源開放利用。面對全省域數字化改革要求，浙江檔案事業還存在許多問題和短板，檔案工作距離整體智治、高效協同的目標還有較大差距。

2.1 檔案開放程度較低

檔案工作具有政治性、政策性、專業性強等特點，開放審核工作難度比較大，又限于檔案工作人手緊張，一直以來檔案開放工作效率不高、推進困難，檔案開放程度比較低。根據2019年統計，全省檔案開放率僅12.7%，嚴重影響檔案利用。

2.2 館際互聯互通較差

2020年新修訂檔案法明確要求推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數字資源跨區域、跨部門共享利用。但是，目前全省檔案信息資源分散，檔案匯聚水平不高。市縣檔案館系統平臺建設小而全，沒有統一的互聯互通標準，缺少集中的檔案數據共享服務平臺。

2.3 部門間在線協同較難

檔案工作在收集、利用等環節涉及其他單位和部門需要協同時，往往還是通過線下、手工方式進行溝通聯系，自動化程度不高，協作效率低下。如，缺乏檔案到期接收的提示、預警功能，或者功能不精細不智能；檔案電子證明在部門間辦事時不被認可；機關部門利用館藏檔案不夠便捷等。

2.4 用戶體驗不夠好

盡管用戶可以通過各級檔案利用服務平臺實現在線查檔、遠程出證等滿足其需求，但是目前的平臺在實際使用中還有不少可改進的空間。一是浙江檔案服務網等部分查檔平臺只聯通了查檔用戶和檔案館及其工作人員，沒有匯集、存儲直接的檔案數據，查檔請求、檢索匹配和提供利用等過程不在同一個系統中完成，用戶需要等待獲取人工反饋，不能通過系統數據的精確匹配自動實時地在線獲得查檔結果；二是缺少基于大數據挖掘分析的知識服務、智能問答、關聯提示等主動服務、增值服務，檔案利用服務平臺用戶交互界面生硬機械，不夠人性化。

3 豐富檔案工作數字化應用場景促進數字化改革

浙江省委書記袁家軍在5月10日召開的數字化改革多跨場景重大改革需求研討會上指出，要進一步梳理改革需求，深入謀劃多跨場景，厘清堵點痛點難點問題，以數字驅動制度重塑，以多跨場景應用為重要抓手，推動數字化改革走深走實。要找準改革需求，瞄準百姓、企業和基層最有獲得感的領域，從最需要的高頻事項入手，構建需求收集、歸并、分析的工作閉環。上文所分析的檔案實際工作中還存在的這些問題，可以通過梳理歸納、謀劃建設一批檔案工作應用場景，借助數字賦能、流程再造、制度重塑等手段加以系統解決，從而提升檔案治理能力和群眾獲得感。

3.1 場景一：海量檔案內容智能化管理

各級檔案館原有館藏檔案管理系統中都存有豐富的數字檔案資源，需要對這些入庫的資源進行分級分類管理和開發利用。管理中最核心也是難度最大的一道工序，是首先要對每一份檔案進行劃控，也稱為開放審核。檔案開放審核過程中，必須堅持正確處理好保守秘密和開放檔案的關系，在保守秘密的前提下最大限度地做好檔案開放工作，需要指定專人逐卷、逐頁對檔案內容進行保密性鑒定，經過初審、復審、征求形成單位意見、終審等環節，逐級審核把關，確保檔案信息安全，非常耗費人力和時間。加之新修訂檔案法強調一切社會主體享有依法利用檔案的權利，并將檔案封閉期從30年縮短至25年，檔案開放審核工作的壓力非常巨大。開發利用方面，基于檔案文本內容語義理解、數據挖掘、知識庫方面的能力非常有限，檔案工作中文獻編研、資政決策方面的作用難以充分發揮。

因此，需要謀劃海量檔案內容智能化管理的應用場景，堅持創新思維，將技術創新與制度創新、業務創新相結合，通過應用先進的OCR字符識別處理、NLP自然語言處理等大數據、人工智能技術，將海量的檔案資源實現文本級、字段級的信息數據化，降低檔案資源的信息顆粒度，開展人工智能輔助開放審核、構建檔案知識庫、輔助檔案編研、輔助決策參考等，從而大大提高檔案信息資源的可用性和利用價值，提高檔案管理和利用開發的工作效率與精準程度。如，檔案開放審核可以調整工作機制和流程，訓練具有自動學習能力的人工智能開放審核機器人，讓它代替原來的初審人工崗位，并將人工復審、終審的實際結果反哺給這個機器人，形成閉環。這樣的調整除了初審崗位機器換人這個最直接的紅利以外，至少還帶來兩方面的好處：一是它可以記錄標注每一份檔案審核判斷的依據，為復審、終審提供便利；二是它自身會隨著審核數量的增加不斷自我完善，審核的準確率會越來越高。

3.2 場景二：檔案業務館際一體化

針對現有檔案信息資源分散、館際互聯互通較差的問題，可以在確保檔案數據安全前提下，逐步匯聚各級檔案館有關檔案數據和工作數據，建設檔案部門數據倉，在此基礎上謀劃檔案業務館際一體化應用場景，具體包括兩個方面。

一是檔案業務館際協同。開展面向全省檔案館的檔案數據匯集、檔案聯合編研、檔案聯合辦展、專題檔案庫建設、民國檔案編目質檢等館際協作，各級檔案館有關工作人員可以通過浙政釘統一用戶，登錄全省檔案數據共享服務平臺開展相應工作。二是檔案業務比拼跑道。采集匯總分析全省檔案館檔案資源建設、開放審核、搶救保護、開發利用等業務數據，提供支持領導輔助決策的全省檔案館業務工作數據分析及可視化成果展示，發布檔案館開放指數和現代化發展指數，促進全省檔案館線上線下業務深度融合以及管理服務智慧化水平全面提升。同樣，這兩方面的場景也需要制度規范的明確和技術平臺的實現。

3.3 場景三：檔案業務跨部門協同

針對部門間檔案業務在線協同難、協作效率低的問題，可以謀劃實施檔案業務跨部門協同應用場景，融合技術和制度手段，解決實際工作中檔案移交接收不順暢、檔案電子證明不認可、機關利用檔案不方便等困難。

可以在原有虛擬檔案室和移交接收系統基礎上改造形成館室業務協同系統，增加機關查檔內部“最多跑一次”服務、數字資源共享利用、檔案接收業務指導、接收過程監控提醒、機關檔案工作情況統計分析等模塊，進一步加強檔案館和檔案室之間的數據聯通和業務協同。檔案館可以根據申請將進館檔案的數字化成果數據批量提供給檔案原所在部門，也可以依申請通過人工審核和技術接口向有關業務辦理部門單份在線提供所需檔案數據，為機關部門業務工作數字化轉型和“最多跑一次”事項辦理提供依據，提高各部門的辦事效率，實現“檔案數據多跑路，群眾辦事少跑腿，部門審批減材料”。開展檔案移交接收和業務指導等工作時，系統能夠智能地提示或預警，按照設定的要求及時推進工作進程。

今年9月，省檔案館已推出檔案電子出證平臺供全省綜合檔案館出具檔案電子證明使用，并且制定《浙江省國家綜合檔案館檔案電子出證業務規范（試行）》。這一規范根據相關法律法規，明確加蓋電子印章的檔案電子證明與加蓋實物印章的紙質檔案證明具有同等效力，同時明確檔案電子出證的流程與要求，電子證明的驗證方式，以及將電子證明作為辦事依據的使用單位事后如何進行電子歸檔或紙質歸檔，為檔案電子出證業務和電子證明使用單位之間的業務協同掃清了障礙。

3.4 場景四：檔案便民利用智慧服務

謀劃檔案便民利用智慧服務場景，改善查檔用戶體驗，是堅持以人民為中心的立場，讓查檔群眾有更多獲得感的重要舉措。

可以逐步匯聚全省分散的檔案信息資源，形成開放檔案、民生檔案、政務服務電子檔案等專門檔案目錄數據庫，結合檔案全文文本級、字段級數據化的過程，實現個人檔案精確匹配、智能檢索。用戶可以實時自動獲得查檔結果，不必等待工作人員手動反饋。系統也可以根據用戶基本信息和歷史查詢信息，進行用戶需求分析和個人畫像，智能推送相關信息，提高用戶利用檔案的效率和質量。

各級檔案利用服務平臺可以借助人臉識別提高身份認證等級，加強信息安全風險防范，還可以引入AI智能客服，在檔案業務大數據分析和語音識別、語義分析基礎上，對常見查檔類型和問題進行AI智能引導和語音人機對話，用戶可以獲得常規的查檔引導、館藏介紹、常見問題等24小時在線服務，疑難問題、特殊需求再轉人工服務。

4 以系統理念和系統思維整體謀劃檔案工作數字化應用場景

以上幾個檔案工作數字化場景相對獨立，又相互聯系，因此在謀劃實施過程中，要始終堅持系統理念、系統思維和系統方法，既要處理好檔案工作內部各場景、各環節之間的銜接問題，如館內銜接、館室銜接、館際銜接，檔案移交、接收、管理、保存、利用銜接等，又要處理好檔案部門與外部單位之間的對接問題，如檔案開放征求形成單位意見、檔案電子證明運用、檔案移交接收協同等，自覺運用自上而下和自下而上雙向互動的綜合集成方法，通過頂層設計、增量開發、迭代升級的方式，形成檔案工作數字化改革從分析綜合、放大細節、迭代深化、解決問題，到整體優化、實現目標的完整閉環。