公眾參與檔案工作研究：國外實踐、特點與啟示

王雨晴/河北大學管理學院

黨的十九屆五中全會提出要“暢通和規范市場主體、新社會階層、社會工作者和志愿者等參與社會治理的途徑”[1]。就檔案部門而言，應鼓勵公眾參與檔案資源建設，構建檔案工作開放、共建、共享的新局面。近年來，從實踐探索來看，我國檔案公眾參與項目已在部分地區開展，但相比國外，我國公眾參與的深度和廣度有待提高，存在范圍受限、方式單一等問題。從學術研究來說，國內學者關于國外檔案公眾參與的研究，集中體現在公眾參與檔案項目與公眾參與檔案資源建設路徑上，如閆靜[2]、陳建[3]、李海濤等[4]分別研究了英、美、澳大利亞和新加坡檔案項目的實踐特色，張靈慧[5]、陸璐[6]、古同日[7]探究了參與式檔案館建設路徑和公眾參與檔案開發模式。由此可見，國內學者的研究多是對國外某一具體檔案項目的評析，缺少對檔案公眾參與方式的集中歸納。為此，本文通過研究國外公眾參與檔案工作的實踐，以期豐富我國檔案公眾參與的內容及方式，為我國創新檔案服務形式提供參考。

1 國外公眾參與檔案工作的方式

基于對國外檔案網站與國外檔案學著名期刊，如Archival science、Archives & manuscripts等檢索，綜合多個國家檔案館開設的各類公眾參與檔案項目，筆者認為可將國外公眾參與檔案工作的方式分為參與式存檔、參與式加工和參與式反饋三種。

1.1 參與式存檔

參與式存檔是指社會公眾主動或被動地參與到檔案收集工作之中，將自己所知道和擁有的檔案信息同檔案部門分享，以豐富國家檔案信息資源。國外檔案館會經常向社會公眾開展專門性的檔案征集活動，鼓勵公眾利用社交媒體進行數據存檔，倡導公眾參與社區建檔。例如，芬蘭政府援助該國國家檔案館、市政檔案館、大學檔案館和其他一些檔案館接收私人檔案；美國的DocNow[8]為公眾記錄具有歷史意義的事件提供了社交媒體平臺，公眾可通過Mailchimp、Twitter等媒體參與；南亞美洲數字檔案館SAADA[9]啟動了“第一天”的社區在線項目，向社會征集有關南亞移民在美洲第一天經歷的音頻、視頻和文本記錄。這種由檔案部門提供平臺，由公眾利用社交媒體自行參與存檔的方式，有利于捕獲和留存現有檔案資源，促進社區建檔，豐富檔案館藏。社交媒體平臺在尊重創建者權利同時，也允許研究人員等共享其數據，以便實現檔案數字化保存。

1.2 參與式加工

參與式加工是指社會公眾通過參加各種檔案項目，對已有檔案資源進行整合與分析的過程。國外檔案項目多以檔案眾包方式開展，將檔案資源建設相關工作以自愿形式外包給公眾。目前，國外廣泛開展了面向公眾的多樣化檔案項目，在英美等國還形成了持久性的檔案志愿活動，公眾參與檔案加工、整理的具體方式包括轉錄、翻譯、著錄、貼標簽和編輯文章等。例如，英國的檔案志愿者可參與檔案著錄、翻譯、貼標簽等工作；美國公民檔案員項目包括做標簽、轉錄、編輯文章等；澳大利亞檔案志愿者每周向澳大利亞檔案館貢獻數千小時無薪時間[10]，其工作包括轉錄、校對、貼標簽和地理定位。這些專門檔案項目的開設，成為公眾參與檔案工作的主要途徑，一方面動員了社會力量參與檔案資源建設，吸引社會公眾參與檔案加工并貢獻自身才能，增進公民對檔案工作的了解，另一方面則有利于實現對大量現有館藏檔案的電子化和規范化管理，加快檔案數字化進程。

1.3 參與式反饋

參與式反饋是指社會公眾通過社交媒體、網站等平臺，主動向檔案館和檔案部門提出建議，對參與的檔案項目或檔案館的檔案服務做出反饋。國外公民對檔案工作的反饋方式包括公眾通過網站平臺參與反饋、檔案人員深入社區獲取反饋信息以及借助檔案刊物收取社會反饋。如美國公民檔案員項目為參與者開設專門交流區，開展投票活動以了解公民感興趣話題；澳大利亞新南威爾士州推出重新發現土著語言（RDIL）網站[11]，通過評估與澳大利亞土著語言相關的檔案記錄，對社區成員進行結構性訪談并獲取建議，致力于解決土著社區參與土著語言文化遺產傳承問題。以上方式均體現出檔案工作者與社會公眾之間的互動與交流，增加了公眾參與度，能夠及時了解參與者感受并得到實時性反饋，便于有針對性地更新檔案項目任務，促進檔案工作的改進與提升，實現檔案部門與社會公眾之間的持續交流與良性互動。

2 國外公眾參與檔案工作的特點

2.1 檔案公眾參與管理體制完善

國外檔案公眾參與項目的發展成熟，得益于國家管理體制機制的完善，“公民檔案員”等具體檔案項目的開展實施更是國家政策引導的結果。歐美等國有關檔案資源建設和數據開放的規范性政策文件出臺較早，并在實踐中不斷發展健全，從制度上為公眾參與檔案活動提供了有力支持。如英國國家檔案館于2018年發布《英國國家檔案館志愿者手冊》[12]和《志愿政策》[13]，鼓勵社會公眾成為檔案志愿者；澳大利亞國家檔案館發布《2020數字連續性政策》，以保證政府項目和服務實現最佳效果。這些國家計劃和政策的出臺，一方面加大各級各類檔案館向社會開放檔案資源的力度，推動公眾參與式檔案工作模式的形成發展；另一方面也為公民參與檔案活動創造了條件，保障了檔案公眾參與項目的順利進行，使得社會力量在檔案資源建設中的作用得以不斷增強。

2.2 項目類型多樣且具有連續性

縱觀國外公眾參與檔案項目的實踐，無論從內容上還是從形式上都具有豐富性和連續性的特點。從橫向看，很多國家都設置了多樣化的檔案項目，美國和新加坡國家檔案館開設公民檔案員項目，英國和澳大利亞國家檔案館開展檔案志愿者項目，每個項目又包括轉錄、標引、翻譯、貼標簽等形式，公眾進入項目后可選擇自己感興趣的領域或以擅長的形式參與，突顯自愿性和靈活性的特點。此外，國外公民還可直接參與社區和社群檔案資源建設，豐富地區檔案資源，協助地方傳承檔案文化遺產。從縱向看，國外檔案項目會及時更新，部分檔案計劃項目會一直持續發展，美國的公民檔案員計劃從2010年出現以來一直持續至今，其項目主題依據社會需求而確定，項目具體內容隨著公眾的反饋而不斷調整，參與形式也在持續拓展。多樣化的檔案項目形式更易吸引社會公眾的參與興趣，持續性的項目計劃能夠培養出一批專業性的社會檔案人員，增加公眾對于檔案工作的了解，提升社會檔案意識。

2.3 社交媒體平臺得到廣泛應用

檔案網站和社交媒體成為國外公眾參與檔案工作、了解檔案動態、提供檔案資源的主要平臺，歐美等多國的檔案網站均廣泛應用社交媒體。一方面，社交媒體便捷性、易用性的特點為公眾隨時隨地分享個人檔案信息提供了有效平臺，法國國家檔案館官網“創新和協作項目”內嵌檔案國家參與博客，公眾可查看現行和停止的國家檔案項目；日本檔案網站普遍采用RSS技術。另一方面，社交媒體的交互功能為檔案機構和社會公眾之間建立了有效的溝通反饋機制，公民既可從檔案館網站上直接提交電子郵件，這種方式不公開具體發送內容，有利于保護隱私，又可通過Twitter、Facebook、LinkedIn、Rss、博客等社交媒體工具參與在線評論和互動。社交媒體的應用適應了Web3.0時代的發展需要，使公眾能夠實時了解檔案工作最新信息，方便報名參與檔案項目，動態反饋參與效果。

3 對我國公眾參與檔案工作的啟示

現階段，隨著我國機構改革和數字化轉型深入發展，我國檔案機構越來越認識到公眾參與對于檔案工作的重要性。在法規政策方面，我國檔案機構注重對檔案開放利用的調整，協調檔案與公眾關系，檔案公眾參與活動在部分地區有所實踐，并取得較大進展：省級檔案網站初具規模，注重利用微博、微信等社交媒體進行宣傳，以吸引公眾關注。然而，總體來看，我國檔案還存在公眾參與的管理體制不夠健全，檔案項目類型較為單一，社交媒體與公眾互動不夠密切等問題。因此，在分析上述國外公眾參與檔案工作的基礎上，我國檔案公眾參與可從以下三方面優化路徑。

3.1 環境優化：完善公眾參與檔案工作的管理體制

檔案實踐活動的開展需要以管理體制為支撐。我國于2014年出臺的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》指出人民群眾對于檔案工作的重要性，2019年修訂的《中華人民共和國政府信息公開條例》強調公眾與檔案信息開放的關系，新修訂檔案法要求檔案館創新服務形式，強化服務功能，這表明我國在宏觀層面上已經有所認識和實踐。然而，同英美國家成型的檔案志愿服務體系相比，我國目前并未對檔案公眾參與做出明確規定，現有的檔案眾包管理機制亟待提高，而且缺少針對檔案志愿服務的專門政策和對參與人員能力要求的具體文件。

為此，我國還需進一步構建和完善檔案公眾參與的管理體制機制。在國家層面要注重頂層設計，國家檔案局應發布有關檔案志愿活動的專門性文件，鼓勵各檔案機構重視開展檔案志愿實踐活動，為公眾參與檔案工作各環節提供政策性保障；在社會層面，各級各類檔案館應主動根據工作需要開展適合公眾參與的檔案項目，也可通過檔案眾包方式吸引社會參與，明確檔案公眾參與的標準規范和要求，加強對實踐成果的檢查和驗收，建立獎勵機制，對檔案實踐成果優秀的個人予以表彰，以激發社會公眾參與檔案工作的熱情和積極性。

3.2 內容拓展：豐富公眾參與檔案項目的實踐類型

近年來，我國已開設了部分面向公眾的檔案項目，如遼寧省檔案館開展了“社會檔案人”項目，上海市開展盛宣懷檔案抄錄項目，沈陽市檔案館建立家庭檔案網站征集家庭檔案，新冠肺炎疫情期間各大檔案館向全社會收集抗疫檔案資料，這些成果表明我國檔案機構已對社會力量參與檔案工作有所行動。然而，相比美國、新加坡的“公民檔案員”和英國、澳大利亞的“檔案志愿者”項目，我國檔案公眾參與項目還不夠成熟，已有的檔案項目僅是地方性的，數量從全國范圍內看來依然稀少，檔案項目的類型和方式都有所受限，在國家和省級檔案館官網上除檔案收集通知和公眾留言反饋外，很少能看到設有公眾參與項目的專門版塊。

為此，我國還需從廣度和深度上增加對檔案公眾參與項目的開設。在廣度上，檔案館要豐富檔案項目內容，除收集檔案資料和開設網絡留言外，要注重增加對于檔案加工、整理方面項目的開發，拓寬公眾參與檔案工作方式，可參考國外做法，提供貼標簽、轉錄、翻譯等多種方式供社會公民選擇，地方社區更應為公眾提供參與檔案工作機會，以補充地區檔案資源。在深度上，檔案人員要主動為社會公眾參與項目提供指導，告知其必要的專業知識，在實踐中潛移默化地影響公眾增強檔案意識。檔案館應及時更新檔案項目主題，依據現實情況持續開設新的檔案項目，為公眾創造連續參與檔案工作的機會，這有利于建設專業性的檔案志愿者隊伍。

3.3 媒介多樣：重視社交媒體在檔案工作中的作用

當前，我國檔案工作注重微博、微信等新媒體的使用，如省市級檔案館、專業檔案館和高校檔案學專業普遍開設了微信公眾號和微博賬號，部分微信公眾號影響力極強，更新頻率高，如中國人民大學的“檔案那些事兒”。在我國檔案館網站上，多個網站開設公眾互動、解答咨詢等版塊，方便用戶通過郵件或直接留言參與互動。然而，與國外社交媒體應用相比，我國微信、微博這類媒體大多只在新聞動態轉載中使用，檔案館的微信公眾號主要推送檔案館工作動態，公眾并不能直接借助社交媒體記錄生活、上傳檔案、參與檔案項目，還不能很好地發揮社交媒體與公眾的交互功能。

因此，我國各檔案機構應主動擴大社交媒體的應用范圍，積極發揮其在公眾參與檔案工作中的作用。首先，要重視社交媒體的內容宣傳作用，互聯網時代的社交媒體影響力顯著提高，借助社交媒體宣傳可使公眾潛移默化地了解檔案實踐內容，調動其認識和參與檔案項目的積極性。其次，要重視社交媒體應用中的公眾參與程度，利用社交媒體進行檔案征集，使公眾通過手機等移動終端就能直接提交電子檔案材料，借助社交媒體平臺使公眾在線上就能對檔案進行描述和轉錄，這種便捷化的方式更易吸引人群主動參與檔案工作。最后，要重視社交媒體的交流與反饋功能，檔案部門應積極利用微信、微博、博客等社交媒體發布投票以了解社會需求，公眾通過社交媒體直接發布留言與咨詢問題，從而形成及時的互動和反饋。