芻議建設工程竣工檔案全流程在線驗收

鄭志斌/衢州市城市建設檔案館

近年來，衢州市積極貫徹落實黨中央、國務院關于深化“放管服”改革、優(yōu)化營商環(huán)境和省委省政府深化“最多跑一次”改革的決策部署，根據(jù)《國務院辦公廳關于全面開展工程建設項目審批制度改革的實施意見》《住房和城鄉(xiāng)建設部關于修改部分部門規(guī)章的決定》的相關要求，在建設工程竣工檔案驗收方面開展了積極探索。2020年初，衢州市城市建設檔案館被確定為浙江省建設工程竣工檔案全流程在線驗收試點單位。建設工程竣工檔案全流程在線驗收指運用“互聯(lián)網+”思維，按照“統(tǒng)一標準、提前服務、數(shù)據(jù)共享、加強監(jiān)管”的工作要求，建設投資在線審批監(jiān)管3.0平臺、“施工圖聯(lián)審”系統(tǒng)、“竣工測驗合一”系統(tǒng)、建設項目全過程“智慧建設”系統(tǒng)（下簡稱“一個平臺三個系統(tǒng)”），利用“一個平臺三個系統(tǒng)”實現(xiàn)建設工程竣工檔案在線驗收。下面筆者結合工作實踐，對建設工程竣工檔案驗收全流程在線驗收的特點和難點進行分析。

1 全流程在線驗收的特點

一是確保檔案齊全完整。按照建設工程的實施過程，分三個部分收集電子文件，最終形成一套完整的電子檔案。第一部分，通過平臺提取審批材料。改造項目在工程準備階段形成的審批材料（A類），依托投資在線審批監(jiān)管3.0平臺和電子證照庫進行提取，這部分材料包括立項批文、建設工程規(guī)劃許可證、建筑工程施工許可證、建設工程監(jiān)督書等政府審批類文件等；浙江省房屋建筑工程施工圖設計文件審查合格書、人防審查合格書、消防審查合格書等文件材料，可依托“施工圖聯(lián)審”系統(tǒng)進行提取；工程竣工驗收審批文件（E類），依托“竣工測驗合一”系統(tǒng)進行提取。第二部分，通過系統(tǒng)直接錄入的方式收集施工過程文件，并獲取文件元數(shù)據(jù)。這部分文件是記錄文件，包括施工日志、監(jiān)理日志等，由工作人員直接在系統(tǒng)上進行編輯，文件形成后直接錄入至系統(tǒng)。第三部分，在線上傳電子數(shù)據(jù)。包括工程開工報審表、工程材料/設備/構配件報審表、工程分部（子分部）工程質量驗收記錄等施工文件。由此破解了信息“重復錄入”、檔案“重復上傳”等問題，也解決了檔案驗收工作當中存在的材料補交、造假等問題。

二是實現(xiàn)工程竣工材料與工程項目同步形成、即時歸檔。根據(jù)建設工程項目的特點，將檔案驗收分為三個階段，即基礎驗收、主體驗收、竣工驗收。實踐中，工程文件歸檔后分階段進行驗收，并做好階段控制。

三是實現(xiàn)自動組卷。根據(jù)項目檔案的收集情況，自動生成擬移交檔案的目錄，同時對已收集歸檔的電子文件進行自動組卷。這樣改變了以往根據(jù)檔案移交目錄準備對應紙質檔案的做法，將整理環(huán)節(jié)由線下人工整理轉變?yōu)榫€上智能自動組卷，由系統(tǒng)智能化操作代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工操作。

四是實現(xiàn)“一套圖紙用到底”。在建設工程項目整個生命周期，涉及的方案設計圖、施工圖、竣工圖，可視為同一套圖紙的不同“生命階段”。在這其中，以竣工圖最為重要。以“施工圖聯(lián)審”系統(tǒng)為基礎，根據(jù)施工環(huán)節(jié)實際情況進行調整，對經過圖審的施工圖加以完善形成完整準確的竣工圖，實現(xiàn)“共享式歸檔”，最終實現(xiàn)“一套圖紙用到底”。

2 全流程在線驗收的難點

第一，目前施工文件和監(jiān)理文件大量通過系統(tǒng)內直接錄入的方式采集，這些歸檔的文件材料均需建設項目五方責任主體單位的電子簽章和相關人員的電子簽名。如何快速準確地確定數(shù)量龐大的電子簽章的法律效力，是實現(xiàn)建設工程竣工檔案全流程監(jiān)管的一個難點。新修訂檔案法規(guī)定，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。建議利用新修訂檔案法正式施行的契機，進一步加強頂層設計，明確全流程在線驗收中電子簽章的法律效力。

第二，目前在線驗收系統(tǒng)基本能實現(xiàn)建設工程項目文件在線接收和歸檔，但系統(tǒng)建設仍有可提升的空間。實踐中，系統(tǒng)主要存在以下問題：多個信息平臺之間數(shù)據(jù)共享困難、數(shù)據(jù)收集方式不夠便捷、數(shù)據(jù)收集內容不夠準確。建議相關部門提高系統(tǒng)版本迭代速度，應用最新技術打破“信息壁壘”，為實現(xiàn)多系統(tǒng)聯(lián)通提供技術支撐。

第三，部分項目單位的檔案人員工作理念陳舊、業(yè)務素質較低，跟不上現(xiàn)代化節(jié)奏。他們習慣用傳統(tǒng)思維、仍采用以往的工作方式，對新的工作模式存在一定的抵觸情緒。建議主管部門以新修訂檔案法施行為契機，加強檔案法治宣傳，統(tǒng)一建設工程項目檔案人員的思想觀念，不斷提升城建檔案管理現(xiàn)代化水平。