加強檔案基層基礎實踐探析
——以舟山市定海區為例

沈紅軍/舟山市定海區檔案館

全省檔案工作服務農村基層社會治理試點工作開展以來，舟山市定海區堅持以檔案工作“三個走向”為根本遵循，以建立健全與農村基層社會治理相適應的檔案工作體系為目標，在小沙街道長白島開展行政村檔案建設規范化、信息化、便捷化、效用化試點，探索具有定海特色的檔案工作服務農村基層社會治理路徑。

1 抓制度保障，實現檔案管理規范化

農村基層組織檔案規范化管理的難點在于保障力度不到位。定海區不斷開拓思路、積極探索，抓好各項保障措施。一是在區級層面提供政策和措施監管保障。下發《舟山市定海區推進行政村檔案規范化建設的實施意見》，制定檔案管理、保密、查閱等制度，確保行政村檔案工作有章可循、有據可依，為行政村檔案規范化管理提供保障。二是在鎮（街）層面提供協調落實村檔鎮（街）管保障。形成鎮（街）檔案室牽頭，各部門相互協作、各行政村積極參與的上下聯動工作格局，保障鎮（街）檔案室對內能履行本單位檔案收集整理、保管利用等職責，對外能履行轄區內行政村檔案工作的指導、監管職責。三是在村級層面提供檔案“四有”保障。確保有場所，行政村設專室集中保管村級檔案，庫房面積滿足檔案存放需要；確保有專員，行政村設立專（兼）職檔案工作人員，負責保管本村檔案并提供檔案利用服務；確保有檔卷，要求檔案人員及時收集各類檔案，形成完整的檔案案卷并建立檔案目錄；確保有制度，村制定操作性強的檔案管理制度，涵蓋收集整理、保存利用、安全保密、借閱銷毀等方面。

2 抓信息化建設，實現檔案管理數字化

近年來，定海區深化館室一體化建設，積極打造“智慧檔案云結合利用平臺”。2018年，全區11個鎮（街）、區屬進館單位均已完成數字化檔案室創建，平臺數據量達86萬余條。2019年，區數字檔案館通過國家級數字檔案館建設評價。2020年，對“智慧檔案云結合利用平臺”實行擴容，優化其功能，推動館室一體化延伸到村級。確定小沙街道長白島3個村作為信息化建設試點，按照“存量數字化、增量電子化”要求，對長白島3個村歷年室藏的永久、長期保存的村級檔案進行數字化掃描，現已全部完成；在此基礎上，計劃在2021年完成10個村檔案數字化工作。積極探索村級電子文件歸檔工作，不斷推進村級檔案數字化建設，實行歷年檔案數字化、當年檔案紙質電子同時歸檔的模式。

3 抓體制機制，實現檔案服務便捷化

民生檔案服務便捷化是檔案工作部門服務“最多跑一次”改革的目標和要求。定海探索實施區、鎮（街）、村三級檔案館（室）聯動機制，著力打造“百姓身邊的檔案館”。一是拓展查檔渠道，推出電子查檔、預約查檔、異地查檔三種查檔模式，方便群眾查檔。實行三種查檔摸式以來，區檔案館月平均查檔利用人數特別是每月異地查檔人數顯著提升。二是實施雙向聯通，把民生檔案利用服務向村級終端延伸，推動數據下沉到村，實現市、區、鎮（街）、村檔案資源共享，解決群眾原先查檔不便的問題。如，把長白島的三龍、前灣、后岸3個村的婚姻、土地等民生檔案數字化成果提供給三個村，實現長白島群眾“查檔不出島”“查檔零跑腿”。

4 抓開放利用，實現檔案資源效用化

一是充分發揮檔案在服務區重點工程中的作用。近年來，定海推進“重要窗口”海島風景線、“四個舟山”和花園式國際人文港城建設，在征地、拆遷等過程中糾紛時有發生。隨著檔案館室一體化建設不斷深化，政府和群眾查閱現有房屋、土地等民生檔案資料的效率大大提高，由此減少了征地拆遷阻力、維護了群眾合法利益，并發揮了檔案的憑證價值和檔案工作的基礎性保障作用。區檔案部門主動作為，為化解矛盾、維護群眾利益作出檔案貢獻。定海大沙青林水庫建設涉及青岙、青林兩個村336戶家庭的房屋拆遷、土地征收、集體資產分配等問題，區檔案部門配合住建、街道辦事處、村委會、拆遷公司等，做好土地確權等重要民生檔案的整理，并向相關村民提供查閱利用服務，極大方便了村民，76天內房屋征遷簽約率達100%，有效推動了大沙青林水庫建設進程。二是充分發揮檔案在解決矛盾糾紛中的憑證作用。由于歷史原因，農村基層檔案管理不規范的問題長期存在，遇到矛盾糾紛時難以發揮憑證作用。試點工作開展以來，檔案管理更加規范，各類民生檔案資料得到有效整理，并及時提供利用。如，在青林鮑家嶺水庫征用后補償款分配中，區檔案館及時提供了館藏保管1979年“分水書”，維護了相關群眾的合法權益。