檔案管理過程中的主要問題及解決路徑

文·林玉芳

檔案是企業規劃、管理工作開展的重要依據，是企業科研的重要參考，也是企業發展的真實記錄，屬于企業的無形資產，在企業管理中處于重要位置。因此，全面強化企業檔案管理，有效推進檔案工作穩定開展，是企業發展中不能忽視的問題。對企業檔案管理，要注重對各種檔案信息資源進行集中整合，做好檔案資源開發利用，并激發管理人員工作創造性，保障檔案工作能朝著科學化、規范化方向發展[1]。

一、檔案管理過程中的主要問題分析

（一）管理重視度不足，制度設定不完善

在檔案管理實踐中，檔案工作重要性被不同程度地忽視掉。首先，管理層在企業長期發展中多半是關注經濟效益的提升，對檔案管理工作缺乏有效認知，對于檔案管理中的人財物投入相對較少，導致檔案工作相對落后于其他工作。其次，由于管理層對檔案管理的忽視，導致檔案人員的檔案意識也相對較低。在檔案管理中還是因循守舊地采用傳統檔案管理辦法，無法有效開發檔案信息資源，使檔案作用的發揮受到影響，又反過來加劇了管理層對檔案工作的不重視。

在企業檔案工作開展中，尚未建立科學規范、切實可行的檔案管理考核體系，致使檔案管理制度不規范，檔案組織機構劃分不科學，檔案管理考評不合理，檔案管理職責不能有效落實，嚴重影響檔案管理人員的工作積極性和能動性，同時對檔案管理質量提升以及管理推廣產生負面影響[2]。

（二）管理工作不規范，信息化建設力度不足

首先是檔案收集不規范。文書檔案收集量較多，部分項目檔案收集存有遺漏。內部檔案收集較多，外部檔案信息收集較少，諸多檔案收集還處于空白情況。其次，檔案收集類型相對單一，紙質檔案數量較多，其余類型檔案量較少。再次，檔案收集內容不夠規范，多種檔案信息缺失嚴重，檔案審批不滿足規定要求。還有部分檔案資料混亂放置，致使諸多價值較高的信息資源應用不能得到較高關注，對檔案管理活動整體質量產生較大負面影響[3]。

在檔案信息化建設中，部分企業對檔案信息管理的資金投入有限，多項硬件配置不規范，網絡設施設備應用落后，諸多軟件和系統應用開發速度難以有效對應。單方面通過人力資源整合實現檔案資源收集與整理，與目前信息化時代發展速度與各項需求難以對應，而片面化依照傳統程序實施管理也難以滿足當前社會快速發展要求。

（三）監管機制不健全，內部與外部環境不達標

在檔案管理中，由于檔案管理監管機制設定不完善，致使管理過程中諸多單位均實施自主化管理，尚未建立系統化的檔案監管機制，難以有效發揮檔案信息資源整體優勢。檔案管理屬于相對專業的業務工作，要求專業人員對各類檔案資料集中整理控制，提高檔案資源綜合利用效率。但是目前部分管理人員綜合素質較低，對檔案管理流程未能熟練掌握，不懂計算機操作應用技術，加重了檔案管理活動復雜程度，限制了檔案管理活動效率的提升[4]。

二、檔案管理問題解決路徑實踐探究

（一）轉變傳統管理理念，更新檔案管理手段

企業管理部門以及相關管理人員要強化對檔案管理工作的認識，研判檔案管理重要作用與主要工作內容，依照科學化要求實施管理，提高管理活動整體成效。要遵循自上而下的原則，進行檔案管理專業技術與知識培訓。在可行性較高的科學化培訓中，確保檔案管理趨于規范化、標準化發展，適應現代經濟發展要求。在檔案工作開展中，全面實現各類檔案有效轉接，對諸多涉密檔案集中管控。要適度調整檔案保管條件，對各類檔案有效劃分，提升管理的有序性。在管理階段還要遵循高標準的管理要求，全面實踐領導人審批管理機制，做好登記確認與責任人簽字，及時做好管理檔案完整度檢查與歸檔管理監管[5]。

（二）推動檔案信息化建設，配備專業化檔案管理硬件設施

在企業檔案管理信息化建設中要注重發揮技術、人才與設備的作用，對各類檔案資料集中收集，提高檔案管理的效率，做好檔案資料分類存儲，建立完善的檔案信息共享機制；要對多項檔案信息進行有效整合，并對檔案資源應用、整合情況集中分析，將檔案信息有效轉化為知識型應用材料，強化檔案信息資源整合效果；要注重拓展檔案管理空間，設定專業化的管理部門，提高管理成效。此外，還要補充足夠的檔案管理應用工具，比如文件框、文件袋、文件夾等，配置專業化的電腦設施等，有效適應新時期社會發展要求，保障檔案管理工作規范化開展[6]。

（三）確保檔案信息安全，完善檔案存放環境

要認識到機密檔案泄露的重要危害，對檔案的保密性進行有效控制。要定期對檔案管理人員展開保密常識培訓，促使其在工作中提高檔案安全管理意識，堅守職業道德，不隨意與外部人員討論檔案內容。要對檔案資料規范化保存，對各類檔案規范化分類，實施安全保密分級保存，設定較為完善的機密泄露以及檔案泄露懲處措施，從機制制度上降低檔案資料泄露幾率，保障檔案管理水平與檔案服務質量全面提升，實現企業全面發展。