老舊小區改造提升對建筑工程檔案管理提出的挑戰及對策分析

文·房愛芬 高素珍

2020年突如其來的疫情，給很多行業按下了暫停鍵，但老舊小區的提升改造卻逆勢而行，如火如荼地開展起來。老舊小區是在住宅緊缺年代，為緩解住房緊張狀況，由單位或政府自己建設，以此來改善居民和職工們居住條件的住宅小區。這類老舊小區人口密度大、建筑密度高、綠化不達標、基礎設施不足。由于沒有足夠的資金對小區進行維修以及管理，老舊小區的房屋外墻破損嚴重，樓頂防水層老化，導致雨水向屋內滲漏；小區內道路坑洼不平，照明設施缺失，停車位規劃不足，致使居民的居住滿意度下降。3月6日山東省政府辦公廳印發了《山東省深入推進城鎮老舊小區改造實施方案》，6月24日，臨沂市政府常務會議研究通過了《臨沂市深入推進老舊小區改造實施方案》并7月6日正式印發實施。方案中明確了改造范圍、內容、程序、方式、融資模式以及配套措施等內容，為老舊小區改造提升基礎設施建設指引了方向并提供了保障。老舊小區改造提升，需要規劃先行，而規劃的基礎就是老舊小區的建筑工程歷史檔案，這對建筑工程檔案的管理提出了嚴峻挑戰，同時也創造了發展契機。檔案部門應在老舊小區改造過程中，加大建筑工程檔案管理力度，創新建筑工程檔案管理思路，爭取讓建筑工程檔案管理工作再上一個臺階。

一、老舊小區建筑工程檔案管理中的問題

（一）基建工程竣工圖修改不規范

在基建檔案的歸檔工作中，竣工計劃的修改是非常嚴格和規范的，任何修改都需要簽名、時間和印章。但有些老舊小區，特別是三線工礦企業的小區，基本建設工程竣工圖未嚴格按照要求標注，缺少時間、簽名、編制單位等，甚至缺少基本建設工程竣工圖。有些檔案在使用過程中有修改，但檔案中沒有相關的修改通知，只是放了一份副本在檔案中。部分改造項目，沒有改造前后施工全過程的圖片，也沒有對比圖片。

（二）檔案原件移交不規范

按照檔案移交的規定，像建設用地規劃許可證轉讓這類重要文件，必須保證其原始性，但一些施工單位移交檔案時，未將原始圖紙等文件全部提交。這主要是由于管理部門和建設單位未能建立科學合理的溝通機制，檔案管理部門與其他部門也沒有建立有效地聯系，使一些細節在歸檔過程中無法有效協商所導致的。

（三）電子與紙質版檔案無法做到同步歸檔

按照國家規范項目檔案的歸檔標準，紙質檔案與電子檔案要同時歸檔，電子圖紙必須清晰、目錄齊全。同時，施工過程中應以照片或圖片的形式進行記錄，并附在電子檔案里。但個別施工單位在移交竣工檔案時，只有紙質檔案，沒有電子版，無電子目錄，竣工圖不夠清晰。

（四）施工方在項目驗收時檔案不齊全

部分工程在驗收過程中，施工單位未及時準備好基礎設施檔案，給工程驗收造成許多麻煩，部分工程在土地性質、房屋屬性上多次變動，檔案卻沒有集中管理起來。

二、老舊小區建筑工程檔案管理問題產生的原因

（一）管理意識不到位

在工程建設活動中，項目負責人多存有“重建設、輕檔案”的思想，只抓工程進度，忽視檔案管理的跟進。調查發現，部分老舊小區工程建設項目中的檔案管理部門形同虛設，所聘用的檔案管理人員也都是兼職，對檔案工作和工程項目都知之甚少，導致只負責接收檔案，沒有能力對內容進行審核。工作的不到位，與項目負責人和檔案管理人員檔案意識不到位密切相關。

（二）管理體制機制不健全

調查發現，工程建設單位多未將工程項目檔案工作納入領導責任制、招投標制、工程監理合同和施工合同，缺乏從源頭上加強工程項目檔案管理的力度，導致檔案工作與工程建設不同步，檔案工作未形成環環相扣、層層負責的管理機制，使工程檔案資料收集沒有相應的制度約束，相關部門提供檔案資料隨意應付，需要檔案管理人員不斷協商交涉。組卷由于職責不清、缺乏協作，只能保證在案卷外觀質量上達標，不能保證檔案內容合規。

（三）管理手段單一滯后

工程檔案管理手段單一滯后是普遍存在的問題，究其原因，一是由于資金投入不足，無法引入先進的管理技術，使檔案管理無法擺脫落后手段的桎梏；二是由于檔案管理部門的人才流動較為遲緩，缺乏新鮮血液注入。現有的檔案管理人員年齡老化，知識退化，對新型管理技術不夠了解或不會使用，導致其對新技術的排斥和回避。

三、改善老舊小區提升改造項目建筑工程檔案歸檔質量的建議

（一）建立健全檔案管理規章制度

建設單位與參建單位簽訂合同時應設立檔案條款，明確參建單位檔案的管理職責、歸檔范圍、質量要求、整理標準及違約責任，并可試行交付工程檔案保證金模式，待項目檔案由建設單位工程管理人員、檔案室驗收合格后完成移交歸檔工作予以返還。對尚未完整移交檔案的施工單位，不辦理該項目結算手續；對已完工但未全部移交檔案的項目，要督促施工單位向檔案館提交項目檔案，確保各項基本建設項目檔案的原始性和真實性。

（二）配備專業專職的檔案管理人員

建設單位應指定熟悉業務、責任心強的檔案員負責老舊小區改造提升等項目檔案的管理工作，指定專人負責與物業管理部門對接。重大基本建設項目開始時，有責任和義務向物業管理部門通報項目名稱、設計單位名稱和設計單位、施工單位和施工信息人員及其聯系方式，并與物業管理部門有關人員要保持密切聯系，共同做好提升改造基建項目檔案的系統整理、歸檔及移交工作。

（四）做好老舊小區改造提升項目檔案的前段控制

首先要對各參建單位開展檔案管理培訓，使其樹立檔案意識并掌握立卷歸檔技術。其次，要及時指導監督建設工程的立卷歸檔工作，每月不少于兩次檢查，保證工程檔案的形成積累與工程建設進度同步，不得事后補編。再次，檔案工作人員應從老舊小區改造立項、招投標到工程竣工結算，全程跟蹤檔案資料的收集、整理、歸檔工作，并對各參建單位的工程資料進行檢查審核，對收集不全或不符合規范的，及時督促對方整改，以確保檔案的真實性、完整性、規范性。

（五）要充分利用現代科技手段提升檔案歸集質量

建設工程檔案信息化建設在以往操作中是將紙質檔案、照片、錄像和錄音等進行數字化歸檔，而今可以采用電子文件的方式進行歸檔管理，即優化建筑工程檔案信息資源，也促進檔案信息化管理系統開發，從而全面提升建筑工程檔案管理水平與效率。對老舊小區改造提升來說，要借改造提升之機，改善檔案信息化管理基礎建設，購置更加先進的軟件和硬件，研發檔案信息管理系統，設置完善的檔案數據庫，方便改造后的修繕與維護，以促進檔案管理現代化的發展。

總之，老舊小區改造提升基礎設施項目檔案的歸檔質量對基礎設施建設具有重要意義。要結合信息化時代背景，以先進技術為手段，正視信息化建設對工程檔案管理的價值，強化技術應用，實現檔案管理的優化與整合，維護工程檔案的完整性，切實提升檔案管理水平，為工程檔案的高效利用奠定堅實的基礎，推動老舊小區改造工程穩定長遠的發展。