合作院校學籍檔案管理問題與對策

黃寶春/浙江師范大學檔案館

合作辦學是高等院校的一種辦學形式，它推進了不同地區之間優質教育資源的輻射、共享與增值，但同時也帶來了高校檔案管理一些新的問題。浙江師范大學跟金華教育學院、紹興文理學院和浙江外國語學院等院校都有合作辦學關系，但是這些合作院校畢業學生的學籍檔案管理一直沒有受到應有的關注。據調查了解，這種情況在其他高校的合作辦學中也普遍存在。

1 合作院校學籍檔案管理的主要問題

學籍檔案指學生從入學到畢業、就業全過程形成的具有保存價值的原始材料，包括學生的入學信息、成績信息和畢（結）業信息等，具有原始的記錄性，是學生人生中的另一張“身份證”，能夠表明學生在學習階段的基本信息情況，也是用人單位進行干部專項審核的重要參考依據。2018年，中共中央辦公廳印發《干部人事檔案工作條例》，堅持干部人事檔案“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”，重點審核干部的學歷學位、出生日期和參加工作時間等基本信息[1]。2019年，中共中央組織部頒發《進一步加強干部人事審核工作的通知》，要求扎實推進人事專項檔案審核全覆蓋工作。一場從中央到地方的干部人事檔案審核工作在全國展開，由此高等教育合作院校畢業生的學籍檔案問題也暴露出來。

第一，學籍檔案沒有實現集中統一管理。一般學生的學籍檔案在自己畢業院校都能找到，而合作院校畢業的學生學籍檔案存在分散在兩個合作院校的情況。如，與浙江師范大學合作辦學的紹興文理學院，1978年至1979年合作辦學的這批學生所有學籍檔案都在紹興文理學院，但1994年至1997年入學學生的學籍檔案，錄取名冊和成績等材料在紹興文理學院，而畢業名冊和學位名冊則保存在浙江師范大學。再如，與浙江師范大學合作辦學的金華教育學院，1985年至1987年錄取學生的錄取名冊和成績等學籍材料在金華教育學院，但畢業名冊保存在浙江師范大學，學籍檔案分散在兩處，這給補辦檔案造成了麻煩。還有，與浙江師范大學合作的各分校，相關的學籍檔案都有不同程度的遺失、資料不全等情況，主要是學籍檔案沒有進行統一的規范管理。

第二，合作協議書缺失。紹興文理學院最早創辦于1909年，目前能查到的與浙江師范大學最早的合作協議是1996年12月30日，由兩個合作院校簽訂，浙江師范大學同意紹興文理學院的要求，在紹興文理學院設立浙江師范大學進修部，主要為紹興市中學教師“專升本”函授教育（限漢語言文學、英語教育兩個專業）。但是，目前來查閱學籍檔案的最早的年份是1978年入學數學系專業的學生，在紹興文理學院檔案館也找到了該生的學籍檔案，在錄取名冊標題上也明確寫著“浙江師范學院紹興分校1978年錄取新生名冊”。

金華教育學院最早創辦于1962年。目前能查到的最早的合作協議是1985年3月23日，由浙江師范大學、金華教育學院和金華地區教育局簽訂的“關于金華教育學院面向社會招生的協議”，舉辦三年制英語、生化大專班（共80名），辦班地點設在金華教育學院。究竟在1985年前，金華教育學院是否與浙江師范大學有合作辦學，不得而知。因合作協議缺失，無法考證兩校合作招生的具體年限，只能從現有的錄取名冊當中找到有“浙師院”“浙江師范學院”字樣的材料，才能確定當年有合作招生。

第三，合作院校學籍檔案很難通過人事審核。學籍檔案的審核，主要是對干部入學、成績和畢業三方面的信息是否真實、完整和準確進行核驗。普通院校畢業的學生，他們畢業證書上的蓋章的學校名稱與他們在讀學校一致，所以他們學籍檔案只要在本校查到所要求的入學、成績和畢業三方面的材料即可。

而合作院校的學生，他們在讀的學校與畢業證書上蓋章的學校是不一致的。如，紹興文理學院和浙江師范大學合作辦學期間1997年至2001年畢業的學生，他們學習是在紹興文理學院，但畢業證書上蓋的章卻是浙江師范大學的。所以，這批學生就是補全了所要求的學籍檔案，但如果檔案資料上蓋的是紹興文理學院檔案館的章，又沒有當年兩校的合作協議，是無法通過干部人事審核的。這些學籍檔案只有蓋浙江師范大學檔案館的章，審核才能通過。而目前，這些學籍檔案基本在分校一方，或分散兩校。因此合作院校畢業的學生要補全學籍檔案、通過人事審核，困難重重。

第四，學籍檔案管理模式落后。從與浙江師范大學合作的院校情況來看，目前學籍檔案管理多為管理傳統的紙質檔案，造成的結果是，工作人員找到需要的案卷，從庫房調出，然后手工翻閱查找，復印所需材料，最后案卷放回庫房，勞力費神。學籍檔案利用頻率較高，紙質檔案容易磨損。高校的新生錄取名冊，通常由各省教育考試院或招生委員會用無碳壓感紙打印出來，且不是第一聯，加蓋公章章后，移交給高校。按正常使用頻率，前面幾頁會因磨損造成字跡不清甚至字跡消失。針對這些情況，也有學校啟動了檔案數字化工作。如，紹興文理學院檔案館已經從目錄層次的數字化逐漸轉為內容層次的數字化，比起紙質檔案的利用方便很多。在系統中輸入關鍵詞，快速完成檢索工作，直接打印所需資料，加蓋公章即可。

在實踐中，由于學籍檔案中的高考錄取名冊、學位名冊和畢業名冊通常不是以學生個人為單位立卷存檔的，而是以學生錄取年份、畢業年度按班來整理成冊存檔的。這些檔案基本上同一屆學生名單在一起，少則幾十頁、多則幾百頁，查找個人信息時極為不便；而且找到后，打印出來的數字錄取名冊需要做好隱私數據的處理，往往一頁上有幾十位校友的信息，需要遮掉其他人信息再進行復印，才能給利用者，這樣費時費力。

2 加強合作院校學籍檔案管理的若干對策

2.1 要完善學籍檔案管理制度，確保檔案的完整性

合作院校學籍檔案的產生一般都在分校，如與浙江師范大學合作的金華教育學院和紹興文理學院等，學生學習過程都在金華教育學院和紹興文理學院，學生登記表、錄取名冊和成績等的檔案也都產生在分校。

各分校要根據自己學校的情況，完善和規范學籍檔案管理制度，以學校檔案館為基礎，以教務處、學生處等部門為支點，明確檔案館的催交和核對的責任，明確教務處、學生處等部門按時歸檔以及歸檔規范和完整的責任。明確檔案歸檔、交接等管理操作的具體流程，規范工作人員的檔案歸檔工作行為，做到有章可循。建立獎懲制度，提高學籍檔案歸檔的效率。建立完善的監督管理機制，定期進行抽查，保證相關人員能夠認真履行本職工作。合作院校的學籍檔案中，畢業名冊和學位名冊有時是存在本校的，本校也同樣要制定相關歸檔制度，確保檔案的規范和完整。合作院校雙方的領導和校辦主任也要重視協議的歸檔工作，協議簽好后要妥善保管，并及時移交部門檔案工作人員，再由管理部門檔案工作人員及時移交學校檔案館工作人員。

2.2 要推進學籍檔案數據化，建立學籍檔案專題庫

目前，浙江師范大學檔案館已經將常用的學籍檔案進行了數據化處理。首先，要對來自各部門的學籍檔案數據進行整理，轉化為統一格式，因為交上來的各部門數據的格式、標準等往往不統一。然后，要對紙質的學籍檔案進行掃描，對圖片進行處理。針對錄取名冊存在“多人一表”的問題，對條目中本人所需查詢信息之外的他人信息內容要進行模糊遮蓋技術處理，以保護同一頁上其他校友的信息不被泄露。最后，是數字化圖片與專題數據庫目錄進行掛接，掛接時要確?！耙蝗艘粭l”，并采用相關校對程序審核對應掛接的正確性，確保一一對應。

浙江師范大學檔案館現已按照內容形成了一人一目錄及對應圖片的專題數據庫，包括錄取名冊、學生成績和畢業鑒定表等，數據總量已達758000余條，做到所有校友每人一條數據管理，一鍵式快速檢索。學籍檔案的數據化和學籍檔案數據庫的建立，大大提升了查檔效率。

各合作院校應根據自身實際情況，建立學籍檔案數據庫，以方便學籍檔案資源的檢索和利用。此外，要做好學籍檔案數據庫的存儲安全、密級保護等制度建設。要健全學籍檔案專題數據庫的審核發布制度，規范其服務范圍和流程，構建專題數據庫開放評價及追責機制等[2]。

2.3 要推進合作院校學籍檔案互通有無，實現館際互備

隨著信息化技術的發展，合作院校可以選擇數字檔案遠程異地容災備份系統，對學籍檔案進行互存，但這種模式成本高、難度大。筆者更傾向于移動硬盤和光盤存儲。移動硬盤具有存儲量大、讀取速度快等特點，是備份電子文件與數字化檔案信息的重要載體；光盤也具有存儲容量大、可靠性高、存儲的信息不被輕易改變、存取速度快、保存管理方便、價格低廉等特點，能滿足確保檔案信息備份的需要。但是光盤也有使用壽命短的缺點。所以在目前的技術條件下，要想最大限度地保證異地備份數據的安全，最好能保存盡可能多的數據備份，實現多種備份介質并用。如，可以將備份數據在服務器或工作機上復制一份，移動硬盤上保存一份，再用光盤刻錄一份保存，避免因存儲介質出現問題后導致數據丟失。合作院校雙方可以通過協商購買同樣容量的移動存儲設備，將本館學籍檔案數據庫完全備份下載到移動硬盤上，定期互寄或人工傳遞，也可以根據約定刻錄成光盤保存，再將保存有最新備份數據的移動硬盤互相寄回[3]。