青春健康教育基地檔案化管理探析
——以杭州市富陽區的實踐為藍本

裘曉萍/杭州市富陽區愛國衛生發展中心

青春健康教育基地的建設是開展青春健康教育工作，護航青少年健康成長的最有效載體。青春基地建設的過程中需要經歷規劃、設計、實施和評估這幾個階段，會形成大量不同形式的文檔資料，包括文字、照片、影像、實物，日常管理資料、活動開展材料、后臺數據等，但從實際來看，這些資料往往都零散保存，沒有做系統全面的檔案化收集整理，目前在基地檔案管理中存在一些亟待解決的問題，主要表現為3個方面：一是重基地的等級申報和活動開展、輕建設過程中的檔案收集管理。富陽區青春健康教育基地（以下簡稱“青春基地”）作為全國性標桿的青春基地，近年來在建設過程中和在省級、國家級示范基地申中報都未完整保存相關檔案資料，所有的資料僅存有當時的設計圖紙和申報表以及日常活動開展的一些信息和照片。二是基地檔案管理的機制不完善。由于基地缺乏專門的檔案管理人員，大多由基地的講解員或志愿者兼任，且管理人員相對不固定，加上其檔案專業水平不高，對基地檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不精通，也沒有及時收集檔案的意識，基地檔案的管理還停留在原始的手工操作階段。三是基地檔案管理信息化水平不高。基地6個功能區近15臺現代化電子設備后臺數據的抓取遲遲未能跟進，同時日常活動開展的文字、照片及影像資料等未進行信息化存檔，僅分散保存在業務電腦中，未形成統一的信息化管理模式。四是制度建設比較缺乏。基地的檔案管理制度也不健全，導致整個檔案管理的效果不高。

1 重視檔案資料收集，加強對基地各類檔案的管理

明確青春基地檔案管理過程中需要歸檔哪幾類資料，一是基地建設過程中產生的相關資料。重新梳理基地在建設過程中形成的各類材料，包括基地建設的規劃、立項、設計圖紙、修改方案、資金使用資料以及基地建設完工后的竣工驗收文件。所有資料應完整、成套、系統，能全面反映整個基地建設的規劃、設計、施工及竣工驗收的全過程，保證圖物相符、所有數據可靠、簽字手續完備。二是基地評審等級相關資料。包括基地在申報省級和國家級青春健康教育示范基地過程中形成的評審材料、結題報告、評定文件等，并按照歸檔的范圍、時間、要求等進行規范化整理。三是基地投入使用后的日常活動信息及數據資料。要全面整理基地投入使用后的相關資料，包括基地的參觀（預約、接洽函、參觀照片等）、管理資料（基地的日常維護、運營、維修、設備更新、內容增加等），反映日常活動開展情況的資料、基地設備使用后學生后臺數據的提取、利用、分析等。

2 建立青春健康教育基地檔案管理機制

青春基地檔案管理工作沒有成熟的經驗可借鑒，且范圍廣、工作量大、內容繁雜，為了保證青春基地檔案管理工作質量和效率，出臺《富陽區青春健康教育基地檔案管理辦法》，對歸檔的范圍、內容、保存期限等做一個明確的規定，同時對使用檔案、傳遞檔案和審核檔案信息等方面，也制定相應的標準，通過制度保證各個環節的有序開展。實行檔案管理工作量化積分制考核，突出檔案工作落實的分值，加強平時工作的督導與檢查。對聘任的相關檔案工作人員下發《青春基地檔案管理工作手冊》，實時記錄檔案的收集、整理、歸檔等情況，記錄質量由區計生協聯合區檔案館予以評價，手冊作為檔案人員考核、評選評優的重要依據。充分發揮檔案人員的主動性和積極性，努力打造一支高水平、高層次的基地檔案管理隊伍，將富陽所在的多個青春基地檔案管理工作科學、高效推進。

3 加快基地檔案管理的信息化建設

信息同能源、材料并稱為當今世界三大資源，檔案信息化的開發利用是檔案工作的最終目的。青春基地要配備必要的計算機軟硬件設施和建設先進的檔案信息網絡，建立并不斷完善檔案信息管理系統。利用場所基礎設施建設，配備檢索查詢工具，將基地平時的活動開展，參觀數據、管理日志、線上宣傳通過現代化信息手段加以收集保存，所有的文字書面材料要以掃描或電子文件的形式進行存檔。要加強基地檔案信息化人才培養，把實施檔案信息化的過程，變成鍛煉隊伍、培養人才的過程，同時加強信息化安全保障，把安全保障體系建設貫穿于基地檔案信息化建設的始終。

4 嘗試成立基地檔案專用陳列室

除存放有關的青春基地特色活動的圖文資料外，還保存有國家、省、市各級領導參觀調研材料、陳列各類青春基地的專用宣傳用品、教案、模具模型等。用數字化手段記錄青春基地的歷史發展過程，以投屏或影像的方式播放。