事業單位檔案管理創新探究

王志穎

（山西省陽泉市人民防空辦公室，山西 泉陽 045000）

引言

通常情況下，事業單位檔案管理分為檔案的收集、歸類、存檔、鑒定等。檔案管理也是事業單位的基礎工作。隨著當下信息化的發展，信息越來越重要，檔案管理的重要性越來越明顯，同時信息技術的運用，也讓傳統的檔案管理有了巨大的改變。當下，我國大多數事業單位的檔案管理工作仍然存在著較多的問題，需要進一步規范化。

一、事業單位檔案管理現狀分析

（一）事業單位檔案管理信息化程度有待提高

經濟水平的提高帶動科技進步，并推動信息技術不斷發展，互聯網的普及為檔案管理工作提供了新的發展渠道。在信息化時代，檔案管理工作要與時俱進，將互聯網技術與認識檔案管理工作有機結合，一方面提高檔案管理工作效率，另一方面推動檔案管理工作由傳統的紙質管理向電子管理方向轉變，提升檔案管理的信息化水平，實現檔案管理工作的新突破。根據調查得知，就目前階段檔案管理現狀來看，大多數事業單位還停留在紙質管理階段，檔案的信息化管理還處在起步階段，其信息化程度還有待提升。

（二）檔案管理方式落后

隨著時代的不斷進步及科技的發展，已經有越來越多的事業單位開始利用各種信息化的手段來實現辦公自動化。但是在檔案管理方面，大部分事業單位采取的檔案管理模式，依然是傳統的單一的紙質化管理，而沒有與時代充分接軌，利用信息化的技術對檔案管理模式加以創新，比如，對檔案室的所有紙質檔案通過掃描儀進行掃描，利用電腦將之轉化為電子檔案進行保管。紙質檔案由于容易受到環境、濕度、溫度及蛀蟲的影響，因此保存時間長了就難免會出現破損甚至毀壞的現象。

（三）檔案管理機制的問題

無論對何種內容的管理工作來講，管理機制永遠是管理工作最為基礎也最為重要的一項內容。然而結合當前我國事業單位檔案管理工作的實際開展情況來看，其在具體的管理機制上仍然存在諸多問題，尤其是部分單位在當前信息化時代發展背景下仍然沿用以往的檔隨人走的管理方式，如此簡單陳舊的管理方式使得檔案管理使用年限時間太長而已經發展到了必須更換的地步，同時檔案管理工作中其相關設備的更新換代速度較慢，檔案管理工作中管理手段較為落后等，均是當前我國范圍內事業單位檔案管理工作暴露出的相關問題。

（四）信息資源的利用效率低

工作人員的檔案信息對于事業單位來說是非常重要的，它是增強事業單位價值的保證。檔案信息能夠為事業單位提供準確的信息資源，從而促進事業單位的長足穩定發展。但是，多數事業單位更加注重于檔案資料的收集、保管及分類，對檔案資料的使用價值并沒有過度多地深入探究。

二、事業單位檔案管理創新措施

（一）充分利用信息化技術手段，加強事業單位檔案管理的數字化建設

事業單位對于檔案管理的傳統做法是：以實體紙質管理為主，由檔案管理人員對檔案進行收集、分類、保管等，這樣的管理方法很煩瑣，且工作效率低下。“互聯網+”時代，應對檔案管理工作有所創新，充分利用信息化技術，提高信息系統的管理水平，從而確保檔案系統中各個環節都能夠達到相應的標準，進而發揮出它應有的作用。事業單位的管理者要高度注重“互聯網+”模式的應用，加強計算機和網絡技術的應用與管理工作，可以借鑒國外優秀的檔案管理經驗，加強檔案管理工作的保密性、安全性。例如，某事業單位為了在“互聯網+”時代下實現對檔案管理工作的完善，該單位采取了這樣的方式：首先，由于本單位沒有經驗豐富的數字化檔案管理人才，所以向市里申請邀請專業性很高的人員來到該單位進行現場指導。并且按照檔案管理保密程序的規定，通過大量的篩選，選擇了某品牌的掃描儀、微縮儀等相關技術設備，最后對紙質檔案進行信息化處理。檔案管理信息化不但優化了管理的效率，也確保了檔案的機密性。自2018 年1 月開始，該事業單位還設置了記錄表，通過記錄表能夠實現對檔案的快速更新，使歷史檔案與即時信息盡快地進行合并，很大程度上促進了該事業單位“互聯網+”模式的發展。此外，該事業單位還創新了監管和服務等方面的內容，將線下的監督、服務等同步到線上，為人們提供一站式的服務平臺。

（二）引進高素質人才，增強檔案管理的科技內涵

“互聯網+”時代，開展事業單位的檔案管理工作，需要優秀的人才作為支撐，尤其是在當前的社會背景下，檔案管理工作變得更加復雜，需要更多優秀的人才作為支持。首先，在事業單位進行工作人員的招聘時，需要讓工作人員符合相應的崗位需求，為事業單位的檔案管理工作注入更多的新鮮血液。其次，對目前現有的檔案管理工作人員進行培訓，讓工作人員有更高的技能提升，同時也向工作人員傳輸一定的計算機技術和網絡化知識，實現對檔案管理工作認知的優化，保障工作人員發揮最大價值，推進我國檔案管理工作質量的提升。

（三）推進事業單位檔案管理機制改革

要想有效提升事業單位檔案管理工作開展的效果，就必須針對事業單位檔案管理機制進行全方位的改革創新。事業單位應針對檔案管理工作構建專業的管理部門，針對檔案管理工作的內容、要求、標準、范圍、義務、權力、責任、獎懲等進行明確規定，同時針對管理人員在檔案管理工作中的工作進程、工作效果、工作結果、工作方法、工作標準等進行明確規定，確保檔案管理工作在實際展開工作中能夠擁有具體的目標、方法、制度、標準和考核，以此促使檔案管理工作能夠形成一個完善科學的工作體系，能夠結合當前事業單位的實際發展形勢與時代技術的發展應用而不斷創新、不斷進步。

（四）提高工作人員的業務素質

檔案管理信息化建設工作必須將重視人才放在關鍵位置，充分重視人才。因為在檔案信息化建設的日常工作運行當中離不開專業技術和專業理論過硬的工作人員，信息化建設的長遠發展無法脫離專業人才，因此在引進人才的過程中對現有的工作人員提出了新的要求。加強對現有工作人員的培訓和學習，不斷提高工作人員的素養，提高整個工作隊伍的水平，鼓勵并支持工作人員不斷學習，熟練掌握現代技術，加快提高業務能力，形成全員學習的良好工作氛圍，以實現自我提升作為最終目標，經過自身不斷的努力達到信息化建設的要求。因此，工作人員業務素質的提升也是有效提高檔案信息化管理建設不可忽視的重要策略。

結語

檔案是一種重要的原始信息資源，不僅真實而且客觀，事業單位的檔案是其不斷發展過程的重要歷史見證。通過查閱相關檔案，單位領導不僅可以根據檔案來制定相關的規章制度以加強單位的管理，還可以對檔案進行綜合性分析從而提供有效的依據以進行正確的決策。目前，我國大部分的事業單位在檔案管理上都存在著較多的問題，嚴重地制約了我國檔案管理工作地發展。因此，我國事業單位要樹立正確的檔案管理意識，運用先進的檔案管理方式及管理手段來加強檔案管理工作，促進檔案管理工作的健康持續發展。