民辦高校人事檔案管理問題與對策探析

蘇烈翠

（四川工業科技學院，四川 德陽 618000）

民辦高校是指企業事業組織、社會團體及其他社會組織和公民個人利用非國家財政性教育經費，面向社會舉辦的高等學校。民辦高校的教職工，是學校發展不可或缺的人力資源，直接影響學校教育教學質量，決定學校未來發展，而記載教職工個人履歷、師德師風、年度考核、職稱聘任、獎懲等方面的人事檔案，是學校人事管理工作的重要組成部分。由于民辦高校與公辦高校舉辦方其經費來源不同，從而產生不同的人事管理制度，進而使其人事檔案和人事檔案管理也不相同，做好民辦高校人事檔案管理，是民辦高校規范化管理的需要，也是民辦高校教職工職業發展的需要。

一、民辦高校人事檔案內涵解讀

（一）人事管理制度

公辦高校編制內教職工，與學校簽訂聘用合同，與學校形成人事關系，學校對教職工進行管理適用《事業單位人事管理條例》相關規定。民辦高校教職工，與學校簽訂勞動合同，從而與學校形成勞動關系，學校對教職工進行管理適用《勞動法》《勞動合同法》等相關規定。所以，民辦高校人事管理制度從適用法律法規、管理性質等方面與公辦高校不同。

（二）公辦高校人事檔案

中共中央辦公廳印發的《干部人事檔案工作條例》適用范圍為：“黨政領導干部、機關公務員、參照公務員法管理的機關（單位）工作人員（工勤人員除外），國有企事業單位領導人員、管理人員和專業技術人員的人事檔案管理工作。”公辦高校屬國家事業單位，其管理人員和專業技術人員的人事檔案管理，適用于本條例。該條例定義干部人事檔案為：“各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料。”因此，公辦高校人事檔案包含以上內容，同時，根據該條例，公辦高校人事檔案由單位保管。

（三）民辦高校人事檔案

民辦高校人事檔案，是教職工在學校工作期間形成的反映個人實際的各類材料，在學校工作期形成的檔案由學校管理并提供利用，并向人才交流中心定期移交。為什么要向人才交流中心移交呢？因為教職工的人事檔案往往由兩部分組成，一是教職工在進入學校前的學習檔案和工作檔案，由于學校不具備保管人事檔案的資格，所以該部分檔案一般是托管在人才交流中心。二是教職工進入學校工作期間形成的個人檔案資料。民辦高校人事檔案管理相關依據主要有兩個，一是《企業職工檔案管理工作規定》（勞力字〔1992〕33號），該規定定義企業職工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料。二是《流動人員人事檔案管理暫行規定》（人發〔1996〕118號），該規定所稱流動人員的第一、第二、第五類人員，符合民辦高校教職工的情形。由于民辦高校既不是國家事業單位，但也不能完全按照企業職工的檔案來進行人事檔案管理，因此，民辦高校人事檔案有其特殊性。

二、民辦高校人事檔案管理存在的問題

（一）管理體制

人事檔案管理工作，是民辦高校眾多管理事務中的一個小項目，不會像教學、學生管理、招生就業等工作那樣受到極高重視，加上民辦高校發展事務中有很多需要解決的實際問題，因此學校領導層不會投入太多精力，到這項即使做得不好也沒有太大影響的人事檔案管理工作中來。從學校到部門再到員工，層層忽視，經常出現“四無”的結果：無人事檔案管理工作專門機構、無專職工作人員、無人事檔案管理制度、無人事檔案管理設施設備，很多學校為了應付工作，僅在校辦公室或人事處設兼職管理人員，兼職管理人員由于事務多、不專業、沒有檔案意識，所管理的人事檔案資料不全、混亂。而人事檔案管理又缺少設施設備的支撐，很難做到規范科學有效管理［1］。

（二）人檔分離

由于民辦高校不能保管人事檔案，所以，教職工的畢業生檔案、曾經工作檔案等材料，一般都托管在人才交流中心，而由于人才流動性的增加，大多數教職工的這部分人事檔案，還放在戶籍所在地或是上一工作單位的人才交流中心，如果學校要查閱這些檔案，非常困難，即使能通過單位介紹到人才交流中心查閱，但里面的檔案資料內容單一，也很難全面反映教職工過往的全面準確情況。教職工在校期間形成的另一部分檔案，如各類考核、職稱晉升、師德表現材料，按規定，還應在一定時間內存入人才交流中心的個人檔案中，這樣才能使其人事檔案完整，但是，由于人才交流中心沒有專門的工作人員催促學校移交在校期間的考核等材料，也使其托管的人事檔案內容不全。

（三）人員流動

民辦高校教職工相比公辦高校，流動較為頻繁，流動帶來人事檔案管理出現較多問題，一是教職工本人對人事檔案的重視程度不夠，對學校忠誠度和歸屬感不強，不愿意把本人曾經的人事檔案從原來的人才交流中心轉到學校所在地人才交流中心，對在學校期間填寫的相關表冊材料也不重視，沒有認識到這是個人人事檔案的一部分；二是學校并不想浪費精力為教職工完善人事檔案，慣例思維讓學校不愿意為可能繼續流動的教職工人事檔案管理投入人財物；三是人員流動使人事檔案管理工作量增大，需要不斷地建立新入職教職工檔案和管理離職教職工檔案，還要為離職教職工出具各類證明等材料。

三、民辦高校人事檔案管理的對策建議

（一）樹立檔案意識，加強人事檔案管理規范化建設

第一，統一認識，全員樹立檔案意識。明確人事檔案是學校檔案事業的一部分，是學校人事管理工作之一，人事檔案管理的好壞，直接影響人才工作，人事檔案收集準確完整，有利于更好地盤點學校人才隊伍情況，為學校師資隊伍建設決策提供數據支撐。教職工個人更應關注關心個人人事檔案的形成，嚴格按要求填寫相關表冊，以使個人人事檔案更加完整反映實際情況。第二，加強領導，集中保存。人事檔案管理部門可設在人事處（人力資源部）或學校檔案室，各部門、教學單位應設兼職檔案管理人員，負責收集本部門的人事檔案材料，定期向集中保管部門移交檔案材料。第三，強化標準，有規可依。建立完善的檔案收集整理制度，并保證各項制度能夠落實到位，能夠定期歸檔；做好人事檔案甄別、審核工作，嚴格按照《人事檔案整理規范》等文件，對人事檔案內容進行甄別，對信息失真、內容不全等文件材料，均要落實清楚，按規定對檔案提供利用，建立保密制度［2］。第四，加強高校人事檔案管理基礎設施建設工作，促進人事檔案向著規范化、標準化進行，確保檔案日常用品、硬件軟件設備，都能夠滿足現代化檔案工作需求。

（二）利用信息化手段改進人事檔案管理方式

人事檔案管理部門，應借助學校信息化建設的大趨勢，提升人事檔案管理的效率和質量，建設人事檔案數字化管理系統，同時強化安全體系，通過安全技術手段，推進檔案數字化管理系統建設［3］。在人事檔案數字化系統中，實現紙質檔案電子化，讓紙質檔案成為查閱的一種方式而不是唯一方式，用貯存的電子資料，進行數據統計分析和提供利用，讓人事檔案管理更有效地服務于學校事業建設，也讓教職工更加便捷地提交、查閱個人資料。

（三）通過培訓，不斷提高人事檔案管理人員素質

人事檔案管理工作瑣碎，要求管理人員責任心強、工作細致，又要嚴守紀律，保守秘密，而即使這項工作做得好也看不出明顯成績，因此，其工作成績很難得到認可，從而導致管理人員工作積極性會受到影響，從而影響人事檔案管理水平。所以，提高管理人員的素質，首先要打通其職業發展通道，管理人員有職務晉升、職稱評審的機會，同時在薪酬福利等方面提高其工作積極性；其次是加強人事檔案管理人員的培訓，參與地方檔案管理部門的學習培訓，到兄弟學校考察學習，利用網絡平臺在線學習，讓管理人員充分熟悉國家人事檔案相關法規政策和人事檔案管理相關規程，提高專業知識和能力素養，同時還要在信息化建設的過程中，掌握數字化、電子化系統和設備，為檔案管理數字體系建設服務［4］。

（四）聯合協作，與人才交流中心緊密融合

學校應加強與人才交流中心的聯系，尤其是與學校所在地人才交流中心建立協作機制，由學校出臺教職工人事檔案管理辦法，明確規定教職工人事檔案應轉入學校所在地人才交流中心，由人才交流中心代管。學校與人才交流中心簽訂代管協議，約定權利義務關系，明確學校查閱使用教職工人事檔案的權利，以全面了解教職工的個人情況，更為重要的是，建立檔案移交制度，哪些檔案材料應在什么時間移送人才交流中心，存入所保管的人事檔案中，而學校為了工作的需要，又留存哪些材料，以備學校存檔查閱。對于離職的教職工，在人才交流中心代管的檔案如何處理，也需要與人才交流中心緊密溝通，學校人事檔案管理部門與當地人才交流中心做到協同一致，最全面地收集、保管人事檔案資料，最大限度發揮檔案的作用，為學校事業發展和教職工職業發展服務。

四、結語

不論是民辦高校還是公辦高校，做好教職工人事檔案管理，都有利于學校師資隊伍建設和員工個人成長發展，雖然民辦高校人事檔案管理還存在一些問題，但在民辦學校全面加強內涵式高質量發展的新階段，人事檔案管理必然出現新的發展機遇，規范化管理、數字化建設，或將成為民辦高校人事檔案管理的新趨勢。