檔案信息化建設在醫院檔案管理中的應用

朱麗君

（大理白族自治州人民醫院，云南 大理 671000）

應用檔案管理能夠對醫院各個部門和成員的檔案進行有效掌握和完善，使醫院能夠更加清晰的了解和掌握職工的實際工作情況、醫院內部的運營管理狀況和財務管理情況，這樣能夠使醫院制定出更加符合自身實際的策略。因此，醫院應該加強對檔案管理的重視程度，檔案從客觀角度清晰地記錄了每一個部門和每一個工作人員的實際情況和工作情況，也是社會了解相關單位與個體的重要依據。通過有效的整理，能夠了解到患者病歷、財務管理檔案、人事管理檔案、音像資料以及行政管理檔案等都是醫院檔案當中的主要內容，這些資料也是確保醫院能夠順利開展和運行的重要依據，這些檔案和數據的存在，能夠更好地幫助醫院塑造出良好的品牌形象，盡可能地縮短醫院適應行業發展趨勢的時間。

一、檔案信息化建設在醫院檔案管理中的重要作用

檔案信息化管理系統的建立與計算機技術息息相關。當前大部分醫療行業所應用的信息化管理檔案系統，都是將信息技術與醫院管理手段相結合的[1]。通過計算機技術的應用，檔案使用人員可以通過關鍵詞直接搜索和查詢檔案，更加方便調取接收患者信息，既能夠及時有效的更新患者的檔案，也為了使醫院機構內部能夠針對患者信息進行有效溝通，醫院需要全面提升患者管理效率。與傳統的紙質檔案相比，信息化檔案明顯提高了醫院的整體服務水平和管理水平。

（一）醫院信息化檔案管理是醫療行業發展的必然要求

我國醫療行業發展迅速，醫院內部患者扎堆的現象隨處可見。為了能夠幫助醫務人員減輕對患者信息獲取的負擔，各大醫院應該引進信息化系統，進一步優化和完善醫院檔案管理工作，這是促進醫院發展的重要環節，也是完善醫院檔案管理體系的必經之路。檔案信息化管理的出現不僅給醫生和醫院檔案管理人員帶來較大的便利，同時也給各個行業都提供了便利[2]。互聯網技術和計算機技術最大的特點就是交互能力強，這是紙質檔案無法比擬的。醫院引進這一技術以后可以將大部分人工工作應用人機來完成，僅掛號和交款這兩項事物仍然需要進行人工流程，所以患者在醫院就診和治療過程中，除了基本的掛號和交款以外，醫務人員可以直接通過患者的條形碼或醫療卡等了解患者的化驗信息、檢查信息和處置信息等，這樣能夠在很大程度上縮短患者的等待時間，也能夠有效提高整個醫院的接診效率和治療質量，促進醫院更好的運營和發展。

（二）檔案管理的信息化水平能夠體現出醫院管理水平

醫院管理水平不僅能夠直接突出醫院的綜合能力，還能將醫療行業的管理需求充分凸顯出來。當前信息化發展迅速，已經逐漸應用于我國各個行業當中，所以醫院需要及時了解到信息化的重要性[3]。在當前我國醫療行業不斷發展和進步，而且各大醫院的規模也在逐漸擴大，將信息化技術應用于醫院檔案管理當中，能夠使醫院的管理水平得到顯著提升，也能夠推動醫院進一步發展。在信息化技術應用以后，醫院可以重新組合或配置業務，將檔案管理滲透到醫院的各項工作當中，為醫院的日后發展奠定良好的基礎。

（三）醫院管理的信息化提高了檔案管理者的綜合素質

將信息化技術應用于醫院檔案管理當中，也能夠使檔案管理工作變得更加方便和簡潔，也能夠使醫院內部檔案管理工作效率得到提高，給醫護人員的工作帶來更多的便利，提高檔案管理工作人員的綜合能力和綜合素養[4]。為了能夠有效提高醫院檔案管理的水平，檔案管理工作人員應該具有以下幾點素質：第一，在檔案管理過程中，工作人員需要具有較強的服務意識和服務技能，而且在閑暇時間需要不斷提升自我水平和能力。第二，檔案管理工作人員除了需要有較為專業的檔案管理水平之外，還需要具有較高的職業道德，不能輕易被外界所誘惑。第三，信息化檔案管理應用過程中，檔案管理工作人員需要有較強的心理承受能力，而且還需要不斷提高自身的計算機技術水平，學習更多與網絡檔案管理相關的知識和技能。第四，在檔案管理過程中，工作人員需要更多的細心和耐心，而且要善于觀察，盡可能地避免出現失誤。第五，檔案管理工作人員要時刻對工作保持熱情，不斷提高自身工作的主動性，從而使醫院內部整體檔案管理水平得到有效提高。

（四）醫院檔案管理的信息化能夠提高資源的核心競爭力

醫院的醫療器械和醫院的規模都能夠從側面充分反映出醫院的行業競爭力。但是從整體上來看，真正能夠反映出醫院醫療競爭能力的是醫院檔案管理信息化水平，也就是醫院的信息化管理能力。當前很多醫療機構的醫療水平都不高，感覺嚴重缺乏對檔案管理的重視程度，甚至至今仍然保持著傳統的檔案管理模式，導致醫院朝著不理想的方向發展。而一些醫療機構更加注重穩扎穩打，加強對醫院內部的檔案信息化管理水平的重視，使醫護人員能夠在最短的時間內了解并掌握患者的基本信息和臨床資料，為患者提供更好的治療方案。由于檔案管理水平較高，所以使這些醫療機構內部的醫護人員的綜合能力也得到顯著提升。這也就要求醫院必須要做好檔案的信息化管理工作，方便醫護人員能夠及時了解和掌握到完整的學習資料和參考資料，從而不斷提高自身的綜合能力和業務水平。

二、醫院檔案管理中檔案信息化建設存在的問題

（一）醫院缺乏完善的檔案管理制度

當前，我國很多醫院內部的檔案管理制度都不夠完善。權責劃分模糊和人員分工不明確等都是醫院當中經常存在的問題。由于當前很多醫院都存在檔案信息化建設不夠完善的情況，導致信息化系統無法有效運行，也無法充分發揮出自身的作用和價值。

（二）醫院檔案管理工作人員綜合素質較低

當前很多醫院的檔案管理工作人員忽略了信息化建設的重要性，也沒有在醫院當中對檔案細節化建設的作用和價值進行有效了解，有部分領導提出只需要具備紙質信息檔案就行。而且當前醫院檔案管理工作人員的綜合素質普遍較低，由于當前檔案信息化建設正處于發展的初級階段，所以醫院領導經常會指派自己的親屬來擔任檔案管理工作，由于這部分工作人員的綜合素質不高，對單位信息化建設的作用和意義也沒有明確的了解，所以在檔案管理過程中經常會出現失誤。除此之外，很多檔案管理工作人員對計算機不夠了解，應用也不夠熟練，在登記信息時為了方便快捷，很多工作人員將信息簡單化，從而使檔案管理出現較大的漏洞，使檔案信息不夠完善也不夠準確，嚴重阻礙了醫院的發展和進步。

（三）缺少軟件和硬件

由于當前大部分醫院的檔案信息化建設都存在一定的問題，所以相關的硬件和軟件都不夠健全。而且軟件開發人員并不了解軟件在實際工作當中的用途，所以無法開發出適合當前醫院內部檔案建設的軟件。這也會導致醫療的質量和效率大幅度降低。由于醫院的領導人員忽視了檔案信息化的建設，所以對檔案信息化建設和管理缺乏資金方面的投入。除此之外，由于醫院檔案信息化建設不夠科學和完善，業務人員也難以更好的應用軟件和硬件，從而出現資源浪費的情況。

（四）檔案信息應用效率較低

提高檔案的使用效率和質量是將信息化應用于醫院檔案管理中最主要的目的，從而使醫院內部實現信息資源共享。醫院檔案信息主要是用于醫院的內部溝通，給人們提供一些信息參考，并根據網絡的疾病信息，使人們對自身的大致情況有一定的了解，再選擇合適的醫院進行就醫。但是，在當前網絡當中嚴重缺少值得參考的病歷檔案，無法有效實現檔案的作用和價值。除此之外，各大醫院之間的技術溝通和交流也較少，這樣嚴重阻礙了醫院的信息化檔案建設。

三、醫院檔案管理中檔案信息化建設的應用措施

（一）提高醫院管理人員對檔案信息化建設的重視

在檔案管理過程中，人是其中最重要的角色，尤其是在檔案信息化建設過程當中。充足的資金是醫院檔案信息化建設的必要前提，所以需要醫院管理人員有思想觀念上的轉變，這樣才能夠投入大量的資金對信息化建設工作進行有效扶持，從而給醫院提供較為完善的軟件設施和硬件設施，為醫院信息化建設打下良好的基礎。信息化檔案管理與傳統檔案管理相比，不僅方便查詢、方便保存，同時也能夠節約更多的資源。檔案管理信息化在實際應用過程中，不僅能夠使檔案的應用年限得到延長，還能夠在很大程度上提高檔案管理指令和檔案管理效率，所以各大醫院的管理人員需要加強對檔案信息化建設的重視程度。

（二）加強對醫院檔案管理工作人員的培訓

檔案信息化建設最主要的工作就是人為輸入信息。傳統的檔案管理對于工作人員沒有較高的要求，而且也并沒有對工作人員進行信息技術的使用要求，從而導致醫院檔案管理人員綜合能力較差。在當前時期醫院檔案管理過程中，工作人員不僅需要學會整理醫院的信息資料，還需要對信息技術有一定的掌握和了解，為了能夠使檔案管理工作人員的專業能力和專業素質得到顯著提升，醫院需要定期對檔案管理人員開展專業的培訓和指導，并對學習內容進行考核。

（三）實現網絡平臺資源共享

當前我國經科技發展迅速，而且各大醫院也在逐漸擴大規模。為了能夠更好地應付較為復雜的工作需求，醫院需要建立完善的管理平臺，在檔案信息化建設過程中，相關工作人員需要做到資源共享，只有這樣能夠充分發揮出檔案信息化的真正價值和作用。

（四）加強對檔案信息的保護

由于當前網絡技術的不斷發展，人們的工作環境和工作節奏都得到了根本上的改變，但是當前檔案信息泄露也是一件十分嚴峻的情況，對于醫院檔案信息化建設來說，篡改檔案信息和泄露檔案信息內容都會對醫院的整體工作造成嚴重影響。因此，在醫院檔案信息化建設過程中，需要加強對檔案的管理和保護。例如可以為檔案設置密碼保護、應用加密技術、設置防火墻、備份數據信息以及分離外網與內網等。

四、結束語

總體而言，當前我國經濟發展較快，同時科技也在不斷發展，網絡信息技術已經被各行各業廣泛關注和應用，醫療行業自然也不例外。醫院檔案管理的信息化程度也隨之提高，這在很大程度上使醫院的綜合能力和管理水平也得到了顯著的提升。但是在醫院檔案管理中，檔案信息化建設存在著一定的問題，本文針對這些問題進行了深入的分析和探討，并提出了相應的解決方案，希望能夠促進醫療行業更好的發展和進步。