事業單位檔案管理及服務效率提升措施分析

王明印

（沂南縣委組織部干部信息管理中心，山東 臨沂 276300）

事業單位的檔案管理資料不僅包含單位歷史發展過程中的基礎資料，同時也涵蓋了相當多的重要理論，能夠為事業單位決策的形成提供參考依據。現如今，國內事業單位紛紛加強了對自身內部管理的重視度，優化了檔案管理流程，想要進一步提升檔案管理服務效率。但多數事業單位的檔案管理都存在一定的問題，一些單位甚至依舊采取傳統的檔案管理模式，沒有加強對信息化檔案管理手段的應用，整體的檔案管理效率非常低，難以深層次挖掘檔案潛在價值，更加無法提供高質量的服務。事業單位檔案眾多，本身有著相當大的開發利用價值，通過檔案管理模式的完善，不僅有助于深層次挖掘事業單位檔案價值，還能夠優化事業單位內部管理體系，推動事業單位的改革與發展。為此，事業單位在新時期的內部管理優化過程中，應當加強對檔案管理工作的重視度，并將提升檔案管理服務效率作為主要的發展方向，轉變傳統的檔案管理理論與方法，不再采用被動的服務理念，轉而形成全新的檔案服務體系，為使用者形成完善的服務流程。

一、檔案管理對事業單位的重要意義

事業單位本身是服務性質的社會單位組織，而檔案管理則是事業單位發展過程中必不可缺的重要內容，不僅與事業單位管理體系的完善有著緊密的聯系，還能夠直接影響事業單位管理和服務質量。事業單位的檔案管理內容非常完善，不僅包括事業單位在歷史發展過程中所產生的各類資料內容，還有相當的理論與文獻，這些資料都可以為事業單位的決策形成重要憑證。隨著檔案管理部門的全新發展，事業單位的檔案資料也融合了現有的知識成果，變得更加合理完善，具備相當大的使用價值。通過進一步優化檔案管理模式，能夠對事業單位檔案資料展開深層次的研究與分析，收集能夠推動事業單位發展的相關資料，對事業單位的改革創新形成全新方向。對于事業單位的發展而言，檔案管理的重要性不僅體現在檔案資料與單位的發展有著緊密的聯系，還體現在事業單位的檔案管理本身屬于國家檔案的重要組成部分，因而有必要構建完善的檔案管理體系，緊密結合國家檔案管理事業的發展需求，維護事業單位檔案的完整性，做好安全防護措施，多方面保障事業單位的科學發展[1]。

二、事業單位檔案管理的服務原則

事業單位在優化內部檔案管理的過程中，不僅要調整檔案管理方式，還需要明確檔案管理的服務原則，保證檔案服務質量。首先，事業單位檔案管理應當遵循完整性的服務原則。由于事業單位所儲存的大量信息本身較為復雜，且涉及多方面的內容，再加上擁有一定的時間跨度，因而在事業單位檔案管理創新的過程中，首先有必要確保這些檔案資源信息處于完整狀態，不存在遺漏或者缺失。其次，檔案服務還需要遵循真實性原則。這里的真實性實際上是指，所有檔案信息的內容都應當真實有效，這本身也是提高檔案管理服務質量的關鍵因素[2]。同時，檔案管理部門應當深層次挖掘檔案資料的潛在價值，用于服務社會，確保所有的服務工作都能夠結合事業單位的發展需求，將真實性貫穿到整個服務流程當中，推動事業單位檔案管理的全新發展。最后事業單位檔案管理還應當堅持以人為本原則。無論是檔案管理還是后期服務，都應當做到以人為本，這是檔案管理發展的重要基礎。事業單位檔案服務質量的提升，不僅要考慮到檔案使用者的檔案信息需求，還需要優化檔案服務機制，結合使用者的操作習慣改善檔案服務內容，使得檔案服務能夠完全覆蓋到檔案管理活動中，保證所有檔案資料都能夠充分發揮價值。

三、目前事業單位檔案管理工作存在的主要問題

（一）檔案管理制度不夠完善

現階段，國內事業單位最突出的問題便在于檔案管理過于落后，許多事業單位都沒有建立明確的檔案管理機制。之所以出現這種現象，最為主要的原因在于事業單位領導沒有形成對檔案管理的正確認知，認為檔案管理不能夠推動事業單位的整體發展，因而不予重視。雖然在新世紀的發展中創新了基礎的檔案管理形式，但是實際的內容和方法卻沒有進行整體性改變，更加沒有形成完善的檔案管理制度，這使得檔案管理工作效率整體較低，不能迎合事業單位的發展需求。

（二）檔案管理模式過于傳統，缺乏創新

在新時代的要求下，許多事業單位都展開了檔案管理的創新，但依舊有不少事業單位堅持著傳統的檔案管理模式，并且所采用的檔案管理方法過于落后，整體的檔案管理效率較低，使得事業單位檔案管理與時代發展不相貼合。一方面，事業單位的檔案管理方法相對較為落后，但多數檔案管理人員卻習慣于采用這些方法，不愿意輕易進行改動。再加上檔案管理長期得不到領導重視，在整個事業單位的管理事務中處于較為弱勢的狀態，因而無論在軟硬件配置或者資金投入方面都有所欠缺，這使得現代化的事業單位檔案管理方法無法應用到其中，整體的檔案管理環境也有待改善。在實際的檔案管理工作中，許多管理人員的檔案管理方法依舊停留在手動管理上，通過制作卡片來完成檔案資料檢索，嚴重影響了檔案查詢和使用效率。另一方面，檔案管理人員缺乏創新意識，不懂得提升自身的信息化檔案管理能力。在新時期的事業單位發展當中，檔案管理人員不僅需要處理更加繁多的檔案資料信息，還需要優化檔案服務，便于使用者更加合理的挖掘檔案信息價值，為各類管理決策提供參考依據。但由于檔案管理人員不具備創新意識，不懂得合理加強對信息化設備的應用，直接使得事業單位檔案管理的信息化水平較低，不具備現代化的檔案管理特征。

（三）檔案管理設施設備過于陳舊

在事業單位的內部管理優化中，檔案管理屬于易被忽視的內容。無論是基礎的設施設備，還是系統管理軟件，都沒有得到相應的經費支持。這使得檔案管理人員即便有心優化檔案管理流程，但在設施設備嚴重缺失的狀況下，依舊無法開展全新的檔案管理。同時，不少事業單位的檔案管理設備配置并不健全，多數時候僅僅能夠完成基礎的檔案信息整理歸檔，并不能發揮高效的檢索與使用功能，給檔案資料潛在價值的挖掘形成了阻礙。

四、提高事業單位檔案服務效率的主要策略

（一）樹立全新的檔案管理服務理念

隨著時代的迅速發展，以人為本的服務理念逐漸在各個行業當中得到了廣泛推廣。事業單位在人們的生活當中扮演著非常重要的角色，因而要堅持以人為本理念，并將這一理念落實到日常的檔案管理工作中，以進一步做好檔案服務工作。在以人為本的服務理念引導下，事業單位應當加強對檔案管理人員的重視度，引導檔案管理人員認識到他們工作的價值所在，要求各個部門配合檔案管理人員的工作開展，積極提供相關資料，提高檔案管理人員的地位。在檔案管理的完善過程中，事業單位領導應當肯定檔案管理人員的付出，讓檔案管理人員獲得一定的成就感。在優化檔案服務的過程中，檔案管理部門應當結合以人為本服務理念，創新服務內容，優化服務流程，為用戶的檔案查詢利用提供相應的機制，持續提高檔案管理質量，改善檔案服務效率，讓使用者能夠在較短時間內搜索到所需要的檔案[3]。此外，檔案管理部門也可以結合用戶的檔案搜索需求來提供相關推薦，便于用戶進行信息搜集，提高檔案服務的全面性。

（二）優化檔案管理人員的配置

事業單位檔案服務質量的提升，離不開高素質的檔案管理人員。在新時期的檔案管理優化過程中，事業單位應當加強對檔案管理人員配置的重視度，并將檔案管理人才培育作為日常的主要工作內容，設置一些專業素質較高的檔案管理人員，做好人員管理與培訓，提高他們的綜合素質。在信用檔案管理人員的時候，應當考核這些人員的專業素質與道德修養，確保他們能夠在今后的檔案管理工作中保持認真負責的態度，并能夠主動學習先進的檔案管理知識，以不斷提高檔案管理能力。檔案服務培訓工作的開展，應當盡可能覆蓋檔案管理人員的職業生涯，使得檔案管理人員能夠適應不斷變化的管理需求，始終保持先進的檔案管理認知[4]。同時，還有必要提高檔案管理人員的信息化服務素質，一方面可以采取外部引進檔案管理人才的方式，為檔案管理部門注入新血，帶來全新活力；另一方面可以加強內部檔案管理人才的綜合培訓，提高檔案管理人員的檔案管理能力。比如，事業單位可以結合檔案管理的信息化發展需求，定期開展信息化培訓活動，將信息化服務的一些全新知識傳授給檔案管理人員。在日常的檔案管理活動中，檔案管理人員也可以將服務過程中遇到的問題表達出來，便于檔案管理部門加以統一解決，進一步優化服務內容，提高服務質量[5]。

（三）健全檔案管理與服務體系

檔案服務是檔案管理中的重要內容，它本身是一項非常系統而專業的工作，其中不僅包含檔案信息查詢、檔案檢索、也包括檔案使用、檔案推薦等功能。雖然這些功能極大提升了檔案服務質量，但也增加了檔案管理人員的工作難度。為了改善這一狀況，進一步提升到管理與服務質量，有必要建立健全檔案管理服務體系，這樣不僅能夠保證各項檔案管理服務工作合理開展，還能夠提高檔案服務的綜合有效性。考慮到現階段事業單位檔案管理與服務工作的實際發展需求，可以針對性的展開一些監督管理以及獎懲制度，通過設置行為規范制度來約束檔案管理人員的管理行為，提升檔案管理人員的道德素養。此外，還有必要結合服務功能的完善需求，逐步培育檔案管理人員的創新服務意識，鼓勵檔案管理人員積極提出一些關于檔案服務的建議和看法。對于其中較為優秀的建議，可以加以采用，并用來創新檔案管理與服務模式，及時解決現階段檔案服務制度中存在的不足，充分彰顯檔案服務的人性化特征。這樣能夠借助檔案管理體系來進一步提升檔案服務工作質量，持續優化檔案服務內容，使得事業單位檔案服務體系變得科學而有效[6]。

總而言之，隨著時代的迅速發展，傳統的事業單位檔案管理模式已經無法迎合新時期的發展需求，而檔案服務機制也存在相當多的不足，不能迎合使用者的具體需求。為了提高檔案管理與服務效率，事業單位有必要結合自身的發展需求優化檔案服務流程，建立健全檔案服務機制，采用全新的檔案管理信息化實踐手段，不斷提高檔案管理人員的專業素質與道德修養，確保檔案服務功能能夠得到進一步拓展和完善，為使用者帶來更多的服務內容，充分發揮檔案資料的使用價值。