民生檔案利用策略

姜海平

（大慶市大同區民政局社會救助服務中心，黑龍江 大慶 163515）

民生檔案是黨和政府各部門、各單位在保障和改善民生工作中形成的真實記錄，涉及廣大人民群眾的切身利益，是維護人民群眾各項權益的原始憑證。有效利用民生檔案將對當地的民生改善提供幫助。近年來，以“民生檔案利用”為議題的研究性文獻大量涌現，研究者基于自身的職業立場，對上述議題展開了多方位、立體式的闡述。2020年在我國是不平凡的一年，該年不僅是精準扶貧工作的收官之年，也是全面建成小康社會的決勝之年。同時，在2020年年初爆發了眾所周知的公共衛生事件，這就為地區民生工作的開展提出了新的要求。立足于“十三五”向“十四五”邁進的關鍵時期，筆者重提民生檔案的利用議題，更凸顯它在社會保障工作中的重要價值。

一、本文研究的理論背景

本文研究主要基于以下理論背景而展開，并在區域植根性要求下提出了新的論點。

（一）民生檔案整合與利用在新時期區域發展過程中起重要作用。在網絡環境下，民生檔案整合與利用面臨著新契機，需要檔案管理人員注重構建更加人性化及便捷化的檔案管理機制。

（二）民生檔案是服務民生的真實歷史記錄，是社會公共服務體系的有機組成部分。應從民生政治、民生策略和民生價值等角度，對民生檔案服務民生的戰略高度、整體建設和創新利用體系進行認識。

（三）應在分析民生檔案基本特征及服務現狀的基礎上，對民生檔案聯動共享的發展歷程、實踐經驗及面臨的問題進行認識，并從服務模式、管理監督機制、運行機制、協同合作等方面提出了民生檔案聯動共享的創新發展策略。

（四）要保護好公民個人信息權利，必須完善國家法律法規、建立科學的檔案管理規范、強化保護個人信息權利的行業自律意識。共享精準扶貧檔案，有利于扶貧工作的順利開展，為黨和政府制定幫扶決策提供依據，促進社會和諧。但是，這種共享應限制在一定的地域和指定的網域中，堅持適時、適地、適當的原則，使精準扶貧檔案真正為精準扶貧服務。

以上所給出的理論背景，都在不同角度對民生檔案議題展開了討論。而且，都基于當前的網絡化環境，對民生檔案中的信息共享提出了要求。與此同時，當前研究仍存有宏觀視野、原則性導向的特點，這或許對我國民生檔案的長期發展具有啟示性作用，但就解決眼下的實際問題尚需繼續提高其指導價值。鑒于此，筆者試圖在本職工作的經驗累積中，為短期民生檔案急需解決的問題提出自己的思考。

二、民生檔案利用所存在的不足

立足于民政局社會救助中心的工作職能，在民生檔案利用中主要面臨以下三個方面的不足：

（一）線上線下檔案信息的閉合存在不足

當前在民生檔案中需契合網絡化時代的技術特點，即在線上實現信息共享[1]。然而，若要發揮網絡化時代的技術特點（優勢），首先需保證在線民生檔案信息的完整性和真實性。在工作實踐中發現，個別當事人的民生檔案信息，存在著線上與線下之間的閉合問題。問題的形成固然與檔案錄入人員的工作質量有關，但主要原因還需從民生檔案信息補充環節來考察。如，根據A某的填報信息已經形成了線下原始檔案信息，線上檔案信息也根據線下信息進行了錄入。但又因各種緣由A某向救助中心提交了補充材料，但此時的補充材料可能并未及時錄入在線系統，這樣所共享的在線信息便存在著不完整性，并可能削弱對A某最終的救助力度。

（二）民生原始檔案信息的歸類存在不足

實現民生檔案的有效利用，需依照標準化流程來展開，這樣才能確保檔案信息在采集、比對中的及時性和便捷性。筆者在工作實踐中發現，盡管民生檔案在歸集中遵循著一定的標準，但這種標準存在廣泛性、剛性的特征，從而使得在采集和比對民生檔案信息時存在爭議。產生爭議的原因是基層救助中心的民生檔案歸類標準缺乏區域植根性，即隨著社會經濟發展環境的不斷變化，當事人的“社會關系”也會隨之發生變化，變化后的社會關系將影響當事人的經濟地位、致困緣由、主觀訴求等因素。這就意味著，基層救助中心若不根據本地實際情況優化或重建檔案歸類標準，那么在民生檔案利用中可能會出現“苦樂不均”的現象。

（三）民生原始檔案信息的開發存在不足

此時的不足可以界定為：民生原始檔案信息的開發問題。需要指出的是，救助中心在開展民生救助工作時需具有前瞻性和預見性，這就需要對現有的民生檔案信息進行大數據分析，從中發掘出本土救助人群的需求偏好和主觀訴求。這里暫且不論民生檔案歸類問題對大數據分析所帶來的困擾，當前對民生檔案原始信息的大數據分析工作仍較為滯后。事實上，隨著民生檔案信息向線上遷移，這便為利用各種分析手段提供了便利。然而，當前在對民生檔案信息所做的分析中，實證分析力度遠大于規范分析的力度，即工作人員通常習慣于回答“是什么”，而較少去思考“應該是什么”。對于提升民生檔案利用績效而言，或許在民生檔案管理中引入價值判斷，更能契合救助人群的實際需要。

三、增強民生檔案利用績效的策略

（一）側重民生檔案信息的網絡化搜集

目前，再去討論“如何實現線上與線下民生檔案信息的閉合問題”已缺少實用價值，畢竟在網絡時代，當事人已經逐步習慣于借助手機端來發布各類信息。因此，基層救助中心應側重于民生檔案信息的網絡化搜集。具體的實施策略為：（1）在賬號、密碼后臺管理的基礎上，對當事人的私人信息進行嚴格識別，對于具備救助資格的個人賦予專屬在線賬號。（2）盡可能在智能手機端開展在線檔案信息搜集工作，并以基本信息模塊、個性化信息模塊作為信息錄入平臺，并根據區域民生工作的實際情況，重點細化個性化信息模塊所包容的民生信息內容。（3）加強民生檔案信息數據庫管理，并匹配基本信息模塊、個性化信息模塊分類進行數據儲存。

（二）建立植根性的民生檔案歸集標準

在痕跡管理的要求下，在線下民生檔案信息開發利用前，需建立植根性的民生檔案歸集標準。民生檔案歸集標準應根據當地社會經濟環境的變化而進行優化或重建。具體的實施策略為：（1）加強對本地民生案例的調研工作，在區分城鄉救助對象的基礎上，分類開展民生案例的調研。（2）根據分類開展調研工作所得到的信息，通過提煉出信息中的一般性因素，以此作為優化和重建民生檔案歸集的標準。（3）結合筆者的工作體會，應重點設置民生檔案中個性化信息的歸集標準，如可以將被救助者的意愿、聯代性救助需求、被救助者的資產結構等作為一級指標，并以此繼續開發出可供操作的二級指標。為了便于之后的大數據分析，救助中心應對指標內容賦予“標準化表述”，并可以用數字給予替代。

（三）應用大數據分析實現參數化管理

對民生檔案信息實施參數化管理能夠契合網絡化時代下的技術要求，也能根據國家、地區的相關救助政策、標準，快速精準鎖定救助人群，并有助于大數據分析的需要。具體的實施策略為：（1）救助中心在對指標內容賦予“標準化表述”的基礎上，應開發出適應本地救助特點的數值編碼標準。如，可以由一組數字區分救助對象的來源（城市或農村），然后依據救助對象檔案信息的重要程度，依次開發出可以比對的數字代碼，這樣就能為民生檔案的利用，提供數字信息化管理的條件。（2）將已開發出的數字代碼標準轉化為條形碼，并將條形碼粘貼在紙質民生檔案的紙袋上，便能在利用時快速識別需要救助的對象，而避免了再次查閱檔案的繁瑣。（3）在對線上民生檔案數字化信息進行大數據分析后，便能發掘出本地民生救助的主要方向，為救助中心工作提供路徑指向。

（四）以檔案開發驅動崗位能力的提升

基層救助中心民生檔案管理人員，是有效利用檔案資源的中堅力量，但似乎在諸多研究者的視角下，并未關注這類工作人員的崗位能力提升議題。筆者認為，應以檔案開發來驅動崗位能力的提升。具體的實施策略：（1）應對檔案管理工作人員進行組織動員，使他們能夠認識到有效利用民生檔案的現實意義。（2）組建專門的民生檔案開發團隊，團隊成員主要包括檔案管理人員、計算機操作人員、數據庫開發人員，在缺乏條件的情況下可以與計算機信息系統供應商合作，但需要對民生檔案信息做好保密措施。（3）在檔案開發的過程中加強人員之間的業務交流，使他們能夠在“干中學”獲得相應的業務能力。

四、工作展望

（一）增強與各類社會組織的信息聯系

在我國社會網格化管理模式有待完善的今天，以及社會養老體系有待強化的當下，需要增強與各類社會組織的信息聯系。這里的各類組織除了社區、養老保障中心外，還應包括基層黨委、單位離退休辦等組織。通過與他們的聯系多途徑收集檔案信息資源，并根據多方信息來源進行比對，從而提升民生檔案建設的質量。

（二）與社保部門建立起信息共享機制

在彌補民生檔案建設短板的要求下，可以與社保部門建立起指定信息的共享平臺。這里指定信息主要指向：該老年人是否健在。若建立共享平臺存在著技術和制度障礙，則可以通過定向查詢的方式來解決。

（三）調整崗位工作機制實現人員往來

社區管理已成為我國人口管理的基本單位，為了更好的與社區工作人員進行合作，以及通過合作來核實相關老年人的檔案信息，則需要通過調整崗位工作機制實現人員往來[2]。可以采取片區蹲點制度來固定與社區往來的工作人員，使他們能夠跟蹤特定區域老齡人群的動態信息。最終，反饋到民生檔案建設中來。

綜上所述，基層救助中心應側重于民生檔案信息的網絡化搜集。在痕跡管理的要求下，在線下民生檔案信息開發利用前，需建立植根性的民生檔案歸集標準。對民生檔案信息實施參數化管理能夠契合網絡化時代下的技術要求，也能根據國家、地區的相關救助政策、標準，快速精準鎖定救助人群，有助于大數據分析的需要。