自然資源檔案管理工作的實踐與思考

韋平平

（常州市自然資源和規劃服務中心，江蘇 常州 213002）

一、自然資源檔案管理工作的特點分析

只有全面把握自然資源檔案管理工作的特點，才能夠更好地開展管理工作。從實際工作經驗來看，自然資源檔案管理工作的主要特點表現在以下幾個方面：

（一）多變性

在整個自然資源檔案管理工作當中，地籍管理是其中的一個重要組成部分，這個部分在原來的國土資源檔案管理當中占據了極大的比例，而檔案的內容又十分的復雜，還具有多變性的特點。地籍信息檔案管理工作同日常生活工作以及生產都有著密不可分的關系，這些年來伴隨著社會經濟水平的提升，地籍信息的變動越來越頻繁，這給相關的檔案管理工作帶來了極大的挑戰。所以，為了全面提升檔案管理水平，就要求相關部門及人員樹立科學的管理理念，做好檔案管理工作不斷更新的準備，確保檔案信息的準確性、完善性以及及時性。

（二）長期性

要想提升自然資源檔案管理工作的科學有效性并不是一件容易的事情，自然資源檔案管理工作內容十分繁雜，對于管理人員的專業要求比較高，整個工作具有系統化長期性的特點，并且投入的人力、物力、財力比較大，也需要耗費長期的時間。有一些檔案資料甚至需要花費多年時間進行編制管理。從土地資源管理來看，農村地區的土地資源管理工作涉及到農民的實際利益，如果處理不當，那么必然會造成農民利益的損害。所以必須要開展全方位的測量工作，采取科學的方式實時計算測量，確保測量的結果準確無誤。而這些工作需要工作人員投入大量的精力，耗費大量的時間。

（三）時效性

自然資源管理工作還包括對于海域資源、土地資源等資源利用時可能產生的各種糾紛的處理，要想妥善地處理好各種紛爭，那么對于各類資源所涉及到的檔案信息就必須要進行準確的管理，在出現紛爭時，將其作為有效證明。例如土地資源管理工作當中的農村自占耕地的情況，如果沒有有力的證據，那么很難使人信服，這時候如果有系統化的資源檔案，有關工作人員能夠對自占耕地的實際情況進行研究分析，從而加大對耕地資源的保護力度。自然資源檔案管理工作具有很強的時效性，需要工作人員加強系統整理，確保資源檔案能夠在自然資源保護以及糾紛解決方面發揮積極的作用。

（四）專業性

自然資源檔案中記載的數據信息反映了自然資源現象以及運動規律，具有較強的專業性，其中包括建設用地，礦產開發，城市規劃等多樣化的內容，不同種類的檔案，其內容表達形式和具體內容都有著較大的差異，就要求相關的管理人員在進行檔案管理的過程當中，必須要具備專業的檔案技術知識。

（五）重復性

現階段我國自然資源部門的設置，其崗位職能更加的多樣化，所以檔案資料涉及的內容也更加駁雜，各個管理分支之間必定存在著千絲萬縷的聯系和職能方面的重合，這就使得檔案管理工作在具體的內容方面會存在一定的重復性。例如對于土地資源的管理，在進行土地審批時，工作人員需要對待審批土地的相關檔案資料進行系統化的搜索以及查閱，在這個過程當中會涉及到其他方面的檔案查詢，因為內容廣泛而分散，就需要眾多檔案管理部門在同一時間內開展信息核對和資源審批工作，這無疑會增加工作內容的重復性。

（六）保密性

由于自然資源檔案是相關的工作人員在各種職能活動過程中形成的，因此在相關的領域具有一定的獨創性和專屬性，屬于國家的重要資源，需要被尊重以及保護。在管理和利用自然資源檔案的過程當中，需要做好一定的保密工作，維護國家和集體以及個人的合法利益。

二、自然資源檔案管理工作的重要性

在國家檔案體系當中，自然資源當然占據著非常重要的地位，其內容包括眾多資源管理部門執行工作過程中涉及到的文字，聲音，圖像等多方面的資料，具有極高的參考和應用價值。對自然資源檔案進行合理的管理，一方面有利于自然資源的合理配置為社會可持續健康發展奠定堅實的基礎，另一方面，能夠為各項有關于自然資源工作的開展提供有效的依據，提高各種紛爭問題解決的效率。伴隨著社會經濟發展水平的提高，自然資源檔案也在與時俱進進行更新，其管理工作愈發復雜，而社會進步又對自然資源檔案管理人員提出了更高要求，尤其是現階段我國正在進行新一輪改革，將林權登記建設規劃等職能合并到了國土資源部門，因此重新組建的自然資源部門在檔案管理工作方面面臨著越來越多的挑戰。有關檔案管理部門及人員都應該認清現階段的嚴峻形勢，對管理工作存在的各種問題，必須要引起高度的重視，引入先進的管理理念與科學的管理手段，遵循實際發展的要求開展工作。提升自然資源檔案管理水平的意義主要體現在幾個方面：第一，有利于為各方面決策提供科學的依據。自然資源檔案記錄著真實全面的信息，能夠為各項決策制定提供科學化的、全面準確的資料參考，因為檔案內容全部來自于實際工作，所以提高檔案管理水平也有利于決策制定的科學性得到提升；第二，管理質量提高有利于減輕相關管理人員的工作壓力。社會經濟的快速發展，使得自然資源檔案管理部門的信息資源大大增加，檔案人員的工作量越來越大，與此同時，其工作壓力也不斷提高，提高檔案管理的效率和質量有利于更加高效的應對突發事件，使檔案管理工作更加有序化，從而減少當然管理人員的工作量和工作壓力。

三、自然資源檔案管理工作中存在的主要問題

（一）管理人員素質水平低下

如今是信息時代，信息技術的不斷發展推動了檔案管理信息化，大大提高了檔案管理工作的效率，也改變了傳統的工作面貌，這對新時期的檔案管理人員提出了更加嚴格的要求。新時期的自然資源檔案管理人員除了要具備專業的知識理論外，還需要熟練地掌握計算機的相關操作。在大數據、云計算以及“互聯網+”等技術飛速發展的時代，自然資源部門的檔案數量龐大、種類復雜多樣，業務性強，而各地的自然資源部門又是剛剛組建完成，檔案管理人員大部分都是從國土、規劃等原職責部門的劃轉而來，其專業素養、技能差別很大，缺乏學習動力和創新精神。一部分管理人員對于檔案管理工作的重要性缺乏足夠的重視，日常工作缺乏也興趣和積極性。自然資源檔案管理人員需要與時俱進的提高自身的專業技能，但從當前的自然資源檔案管理隊伍的實際情況來看，很多人員的管理思想還停留在過去，不懂創新，對于新時期的自然資源檔案管理工作認識不足，因為工作內容較為繁瑣，所以常常失去耐心，不能夠嚴謹。并能對待相關的工作任務，導致一些重要的資料遺漏，造成檔案管理工作效率低下，重要的檔案遭到損壞甚至遺失，造成極其嚴重的后果。可見，為了滿足新時期自然資源檔案管理工作提出的新要求就必須加強檔案管理人員隊伍建設。

（二）對歷史檔案資源的整合利用效率較低

在自然資源部門組建之前，其職責是分散在農林業，水利，國土規劃等各個部門的，而新一輪的機構改革之后，這些部門原有的檔案管理工作人員被劃分到了自然資源部門，如何合理的利用歷史檔案資源是新時期擺在自然資源部門及管理人員面前的一個重要課題。

（三）缺乏創新意識

在過去很長的那一段時間里面，人們對于檔案管理工作普遍缺乏重視，而新時期自然資源部門的組建面臨著種類繁多的檔案資料，如果工作人員只是將其視作普通資料進行管理整合，沿用傳統的工作模式，缺乏創新意識的話，那么不僅會導致工作效率低下，還容易造成工作失誤。自然資源檔案管理工作和普通的管理工作相比，內容更加繁瑣復雜，由于歷史記錄的長期性和記錄內容的廣泛性決定了檔案管理工作的難度比較大，所以如果在管理過程當中較大的依賴于人力管理，那么這樣的傳統管理方式很難滿足現代化高質量檔案管理工作的實際要求，長此以往會使得檔案管理工作出現各種漏洞。檔案管理工作創新意識不足，質量低下，會使得自然資源檔案管理人員缺乏積極的思維和技術指導，使得實際的工作造成諸多阻礙。一些管理工作人員認為管理工作是獨立的，沒有看到檔案管理工作同其他工作之間的關聯性，這使得檔案管理效率較為低下，各管理部門猶如孤島，檔案共享利用水平低，導致檔案管理工作失去了其原本的意義。

（四）自然資源檔案管理制度不完善

自然資源檔案的管理工作的有序開展離不開完善的檔案管理機制提供制度保障。而有關于自然資源管理的相關法律法規都在隨著時的進步發展以及工作實際情況的變化而不斷調整完善。現階段我國還沒有建立起全國性的、系統化的自然資源檔案管理標準，這種情況下，自然資源檔案管理的內容以及數量主要由相關的業務部門決定，很容易導致檔案資料遺失以及信息不對稱等情況，只有建立完善的管理機制，才能夠使自然資源檔案管理工作進一步完善、規范。新形成的自然資源檔案與國土、規劃等原職責部門的檔案有較大的差別，所以管理模式不能夠簡單的套用，需要依據自然資源管理的實際需要制定統一的制度與業務標準體系，否則將導致自然資源管理效率低下。

（五）自然資源檔案管理信息化水平較低

信息技術的飛速發展可以說極大地改變了各行業的面貌，各種電子設施普及率越來越高，信息化也成為了檔案管理的一個重要發展趨勢。我國社會經濟水平的提升以及機構改革使得自然資源檔案的種類和數量愈發繁多，依然依賴于傳統的人工管理模式無法滿足當下自然資源檔案管理的高效化要求，耗費人力資源和財力資源也比較大。傳統的人工管理模式很大程度上增加了管理人員的工作負擔和工作量，對檔案信息進行搜索查閱時也需要耗費大量的時間，進行信息搜索和鎖定，影響了檔案信息的使用效率。所以，自然資源檔案管理部門必須提升工作的信息化、網絡化水平，順應時代發展的實際需求。但是由于自然資源檔案管理的信息化建設落后，基礎設施供應不足，技術更新滯后，給檔案管理信息化發展造成了一定的阻礙。

四、提高自然資源檔案管理工作水平的策略

（一）加強自然資源檔案管理人才隊伍建設

做好自然資源檔案管理工作，最關鍵的是發揮人才的作用。自然資源部門必須高度重視檔案管理工作，尤其是對于新形勢下社會發展對于高素質檔案管理人才的迫切需要有全面的認識，大力支持自然資源檔案理人才隊伍建設。為了提高整體人才隊伍的素養水平，還要不斷地吸收高層次專業人才進入隊伍中。日常應加強對自然資源檔案管理人才的培訓，使其能夠不斷地更新自身的專業技能和管理理念，在實踐中摸索和積累工作經驗，通過專業的培訓更新自身的知識體系，提升資源檔案管理業務水平，以適應新時期自然資源檔案管理工作的實際需要。因為自然資源檔案具有較強的保密性，這就要求相關的管理人員具備較強的保密意識，有關部門需要強化檔案管理人員的培訓工作，提高管理人員的責任及自律意識。最后，自然資源管理部門還應當采取人才激勵措施，使整個工作氛圍能夠積極向上，爭先爭優。對那些在日常工作當中表現突出的人才，應該進行表彰和獎勵，提升全體工作人員的主動性和積極性，提升創新創造能力，從而為開展好自然資源檔案管理工作，提供堅實的人才保障。

（二）提高歷史檔案資源整合利用的能力

提高歷史檔案資源整合利用的能力，對于促進新時期自然資源檔案管理工作水平的提升來說是大有裨益的。首先，對于移交給自然資源部門管理的相關歷史檔案需要進行整合，工作的關鍵在于整合檔案管理職能，使劃轉到自然資源管理部門的工作人員能夠組建成一支強有力的隊伍，對其進行合理化分工，并實施統一系統的管理；其次，應該進行歷史檔案資料的有序移交，其中歷史資源檔案又包括紙質檔案和電子檔案，檔案交接手續一定要嚴格履行相關規范和要求，保證檔案的完整性，,要對歷史檔案資料進行，統一集中的專門管理；最后，通過對歷史檔案數據資料進行整合，建立相關的網絡管理系統，將歷史檔案數據遷移到管理系統當中，實現資源的高效共享。至于未移交給自然資源檔案管理部門的有關檔案資料，可以與相關部門進行協商建立檔案共享機制，以此實現資源共享。

（三）重視管理理念創新

當前實現自然資源管理檔案質量和效率的提高，就必須要打破傳統管理模式和管理理念的束縛。自然資源檔案管理工作人員必須要樹立積極的創新意識，尋求傳統管理模式的突破，使落后的人工收集整理能夠朝向信息化方向發展，為單一的文字檔案增加圖像、視頻等多媒體形式，以減輕檔案管理的工作量，提升管理效率。同時也為檔案信息查詢提供便利，節約人力物力財力資源的投入。除此以外，自然資源檔案管理部門需要主動打破各部門之間的屏障，強化各部門之間的溝通交流，體現檔案管理工作的實際價值。

（四）完善自然資源檔案管理制度體系和信息化建設

建立完善的檔案管理體系是推動檔案管理工作正常有序運行的心理保障，所以相關部門必須要重視完善自然資源檔案管理制度體系建設，明確劃分各個部門及人員的工作職責，確保各部門之間即權責分明，同時也能夠保持密切的配合，共同努力推動檔案管理工作的質量提升。同時，因為自然資源檔案伴隨著社會經濟的進步發展而不斷地發生變化，所以管理制度建設也應該與時俱進進行更新，保證其靈活性。除此以外，在當前的信息技術發展背景下，檔案管理信息化是其必然趨勢，因此應加強信息化建設，不斷更新管理理念與管理技術，結合計算機技術，完善基礎信息設施建設，推動自然資源管理工作的科學化、信息化發展。

五、結束語

綜上所述，自然資源的管理工作意義重大，當前我國自然資源檔案管理工作還存在諸多問題，例如管理人員的綜合素質水平比較低、缺乏完善的管理機制以及制度規范、信息化建設水平比較低，缺乏創新意識，等等。為了提升管理水平，進一步發揮自然資源當然的重要價值，可通過加強自然資源檔案管理人才隊伍建設，提高歷史檔案資源整合利用能力以及強化理念創新、完善自然資源檔案管理制度體系與信息化建設等措施逐步提高自然資源檔案管理水平。