非生產(chǎn)型企業(yè)招標采購管理優(yōu)化策略分析

于萍 傅凱 張詩敏 韓采桐 李云彤 吳亮璇

（中汽研汽車檢驗中心（天津）有限公司，天津 300300）

0.引言

隨著市場經(jīng)濟的不斷推進，企業(yè)對于經(jīng)營成本控制的要求不斷增加，高效的采購管理手段成為廣泛關(guān)注的重點。招標作為非常重要的一種采購方式，由于其流程規(guī)范較多，采購項目金額較大，在企業(yè)采購管理的體系中更引起更多的關(guān)注。目前，國內(nèi)外已有大量對于招標采購管理的研究。儲優(yōu)專（2021）針對國有企業(yè)招標采購管理中出現(xiàn)的問題點進行剖析，提出了促進國有企業(yè)招標管理的優(yōu)化措施[1]。楊光（2020）通過對鐵路工程全流程電子招標投標交易系統(tǒng)的研究建設(shè)和應用實踐，分析了過程中的重點和難點問題，提出了解決對策，總結(jié)了應用成效[2]。盧文（2016）通過對招標采購全過程中面臨的主要風險進行詳細分析說明，并針對主要風險提出了合理化的招標采購風險應對措施，為企業(yè)招標采購風險管理提供了不一樣的建議[3]。付奎（2020）等以黨建為引領(lǐng)，對招標投標中的腐敗問題、形態(tài)進行深入分析、研究，提出全面的解決方案[4]。大量的學者探討了如何解決招標采購管理中的重難點問題，以及如何進行風險防范[5-11]。但是對于采購品類繁雜，管理難度較大的非生產(chǎn)型企業(yè)的招標管理優(yōu)化策略，沒有學者進行深入的研究。而隨著第三產(chǎn)業(yè)規(guī)模的不斷壯大，非生產(chǎn)型企業(yè)的采購管理優(yōu)化模式也顯得尤為突出。本文將針對非生產(chǎn)型企業(yè)在招標采購管理中存在的問題展開深入分析，并對非生產(chǎn)型企業(yè)的招標采購管理的優(yōu)化策略進行研究，從而可以為企業(yè)提高招標采購的管理效率、加強企業(yè)招標采購管理質(zhì)量、保障招標采購的合規(guī)性提供戰(zhàn)略保障。

1.非生產(chǎn)型企業(yè)招標采購管理問題解析

1.1 招標采購流程不健全

非生產(chǎn)型企業(yè)與生產(chǎn)性企業(yè)不同，采購計劃性和規(guī)律性相對較弱，采購貨物或工程等多基于公司運營中所列計劃或?qū)嶋H工作中臨時所需而展開。因此，從制度和流程上梳理招標采購管理體系顯得尤為重要。但由于該類企業(yè)所采購的商品品類繁雜且技術(shù)要求有時較高，且部分企業(yè)招標管理機構(gòu)的權(quán)責劃分并不十分明確，甚至存在權(quán)責沖突的情況。另外，各部門、崗位間有時也存在相互推諉責任的現(xiàn)象，缺乏有效協(xié)作與相互監(jiān)督，導致相應的招標采購工作容易存在盲點和缺失的現(xiàn)象。并且，部分企業(yè)沒有對應的招標管理制度，缺乏對招標工作流程的認識，導致招標采購管理工作的開展存在隨意性，因此為有些人提供了可乘之機，易引發(fā)廉潔風險，產(chǎn)生拆標，限制和排斥潛在投標人的可能性。

1.2 招標管理團隊專業(yè)性較差

由于部分非生產(chǎn)型企業(yè)沒有專業(yè)的采購管理、采購實施團隊，且在招標工作方面對法律法規(guī)和各項管理條例研讀不夠深入，采購項目的實施多由具體業(yè)務人員主持實施，在合法合規(guī)性的認知上深度不夠，專業(yè)知識匱乏，常出現(xiàn)責任分工不清晰的現(xiàn)象。招標采購管理的培訓缺失導致了招標項目負責人不熟悉何為招標，如何進行招標，采購管理人員不精通如何做好招標采購管理，監(jiān)督管理人員不知從何角度監(jiān)管招標采購流程。另外，招標管理團隊沒有角色的劃分，搭建管理、監(jiān)督的常態(tài)化團隊并建立起輪崗制度，容易產(chǎn)生工作疏漏，滋生經(jīng)濟腐敗問題。再者，由于招標管理團隊的專業(yè)性較差，可能會出現(xiàn)過度依賴招標代理機構(gòu)，導致企業(yè)出現(xiàn)內(nèi)部招標管理“不作為”的現(xiàn)象。

1.3 招標管理信息化程度不夠

隨著國民經(jīng)濟水平的不斷提高，信息化產(chǎn)業(yè)技術(shù)的發(fā)展帶動了周邊大量行業(yè)的迅猛發(fā)展。各類App和信息化平臺的建設(shè)，為諸多領(lǐng)域帶來了“無紙化辦公”的福音。但是目前部分企業(yè)在招標采購管理方面的“無紙化”水平還不夠高。電子招標交易管理平臺是企業(yè)實現(xiàn)招標采購管理高效化、無紙化、便捷化的重要途徑，而目前部分企業(yè)仍采用傳統(tǒng)的手工模式進行招標項目需求管理、公告、資格預審、開標、評標、公示等流程跟進，通過人來手動跟蹤招標的各節(jié)點雖然有靈活機動的優(yōu)點，但是對于招標采購這類規(guī)范化的采購方式來講，顯得不甚合適。另外在需求提出，管理部門審核，存檔備查等環(huán)節(jié)浪費了大量的紙張資源，增加了多道重復審批環(huán)節(jié)，大大浪費了員工、采購管理人員和領(lǐng)導專家的工作時間。

另外對于非生產(chǎn)型企業(yè)，招標采購的商品品類繁雜，通過人工的方式管理專業(yè)度不高，各需求和實施人員對于招標相關(guān)的法律法規(guī)的了解程度良莠不齊，會導致企業(yè)招標采購管理難度升級，甚至會影響外部供應商對企業(yè)的看法，影響企業(yè)形象。

一套完備的招標電子交易與管理平臺不光可以通過設(shè)置節(jié)點、權(quán)限進行合法合規(guī)性的管控，也可以通過該種方式節(jié)約供應商與需求方的時間，提升工作效率，改善供需雙方的關(guān)系，在一定程度上對提升企業(yè)的影響力。

1.4 招標監(jiān)督管理體系不健全

在企業(yè)日常進行招標采購管理的過程中，企業(yè)均會設(shè)立監(jiān)督管理崗位對流程進行監(jiān)管，比如按照相關(guān)管理規(guī)定在各環(huán)節(jié)設(shè)立監(jiān)標人以確保招標采購流程的合法合規(guī)性并降低各環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的廉潔風險。但是部分企業(yè)的監(jiān)督環(huán)節(jié)不夠深入、監(jiān)管體系不夠健全，監(jiān)督管理人員不知應如何重點監(jiān)督招標采購過程中存在的經(jīng)濟腐敗風險點，不知如何識別招標采購管理的失職問題。由于招標采購專業(yè)性相對較強，監(jiān)督管理體系的缺失會使監(jiān)管工作“流于形式”，失去閉環(huán)的管理機制。

另外對于非生產(chǎn)型企業(yè)，招標監(jiān)督管理體系不健全導致的問題更加突出。招標項目通常不限于工程類項目，對于設(shè)備儀器類的采購項目，如果僅靠監(jiān)督崗位的員工和負責人進行監(jiān)管，還能深入到項目需求，無法識別招標過程中限制和排斥潛在投標人的情況。

若招標監(jiān)督管理利息健全，管理團隊人員分工有序，對于違規(guī)現(xiàn)象進行合理的處罰，便可從一定程度上降低企業(yè)經(jīng)營管理風險。

2.非生產(chǎn)型企業(yè)招標管理優(yōu)化策略

2.1 完善招標采購管理流程

要想實現(xiàn)高效管理各類招標采購項目，就要制度先行。梳理招標采購管理流程，形成制度文件，使企業(yè)員工能夠準確掌握公司的招標管理流程和招標管理辦法，使員工“有法可依”“有章可循”。制度建設(shè)工作中不光要參照國家相關(guān)法律法規(guī)完善管理辦法，更要梳理招標流程節(jié)點、加強實操培訓。從根源上解決，招標采購管理體系松散，員工對招標采購工作不重視的問題。另外，對于非生產(chǎn)性產(chǎn)業(yè)的招標采購項目要訂立針對性的采購計劃，區(qū)別生產(chǎn)物料的采購計劃，從公司經(jīng)營、管理建設(shè)的季度、年度計劃中提煉招標采購項目計劃，避免時間安排過于緊湊，影響公司經(jīng)營的問題。對于不同品類的需求應該劃分歸類，進行流程梳理和節(jié)點管控。

2.2 加強非生產(chǎn)型招標采購管理團隊建設(shè)

招標采購在采購方式里相對要求更加嚴格，因此建立起一套專業(yè)的招標采購管理團隊才能更好地幫助企業(yè)規(guī)范招標采購管理流程，穩(wěn)步助力企業(yè)經(jīng)營發(fā)展。企業(yè)可以通過聘請招投標專家展開專項培訓會，開展講座對招標采購管理部門、采購需求部門、采購需求部門進行培訓。也可以利用網(wǎng)絡視頻課地形式組織企業(yè)員工進行學習。另外在企業(yè)內(nèi)部線上學習平臺中，增設(shè)招標采購知識學習模塊，使管理者、參與者都能利用工作之余的空閑時間，掌握招標管理的基礎(chǔ)知識，為后續(xù)開展招標管理工作提供理論基礎(chǔ)，增強企業(yè)員工對于招標管理的重要性地認識。

另外，對于非生產(chǎn)型企業(yè)單單進行管理團隊的建設(shè)還是不夠的，采購需求部門通常對采購的專業(yè)知識了解不夠，采購工程或貨物的計劃性較差，因此需要針對具體的項目成立采購小組，明確組織分工，做到“專業(yè)的人做專業(yè)的事”，如在撰寫標書的過程中，明確技術(shù)標和商務標的撰寫分工，做到審批節(jié)點層層明確把關(guān)重點，以便更好地推進招標采購工作。

2.3 搭建信息化招標項目管理平臺

部分企業(yè)進行招標采購管理的方式是需求部門通過郵件或者OA系統(tǒng)提出采購申請后經(jīng)審批后發(fā)布招標公告，業(yè)務人員撰寫招標文件后發(fā)送給采購專員進行招標采購。但是由于沒有完善的信息化招標交易與管理平臺，使得項目信息在公司內(nèi)部流通不暢，需求部門對進展了解不透明，管理流程中存在盲點，項目進展過于依賴人的進度，容易產(chǎn)生影響公司經(jīng)營進程的問題，因此無法為企業(yè)采購成本管控和經(jīng)營發(fā)展提供有效的支撐。因此要搭建完善的信息化招標交易與管理平臺，通過資源整合，將平臺與中國招標公告服務平臺等其他公共服務平臺進行數(shù)據(jù)對接，保證供應商來源的公開性。另外通過各節(jié)點的有效設(shè)計，跟進招標項目的具體階段，通過標準化工具，減少由于業(yè)務人員技術(shù)水平的差異導致的招標文件質(zhì)量不佳的問題，實現(xiàn)一體化、規(guī)范化、合規(guī)化的管理，達到全流程的可查可控和信息的共享，降低招標流程中存在的風險，降低招標采購管理團隊的工作量。另外以此平臺為載體，接入公司的辦公系統(tǒng)，通過索引數(shù)據(jù)生成各類進度圖表，可為監(jiān)督管理人員提供監(jiān)管的方向，為企業(yè)經(jīng)營管理人員掌握大額資本的流向和提出成本控制解決方案提供一定的支持。

對于非生產(chǎn)型企業(yè)搭建該平臺不光可以實現(xiàn)上述功能，達到支持公司經(jīng)營發(fā)展的目的，更能通過計算生成科學的計算結(jié)果，實現(xiàn)分類和分區(qū)，梳理非生產(chǎn)型企業(yè)招標采購項目需求規(guī)律，在繁雜的品類中找到公司采購管理的優(yōu)化途徑，大大的降低團隊的工作量，實現(xiàn)“無紙化”辦公，提升合規(guī)化管理的專業(yè)度。

2.4 完善招標監(jiān)督管理體系

通過梳理流程，建立團隊，搭建信息化招標采購管理平臺，可以使招標流程逐漸合規(guī)和高效，但招標采購的管理不僅限于此。要想實現(xiàn)閉環(huán)管理，提升企業(yè)招標采購管理的專業(yè)性，應當完善招標監(jiān)督管理體系。招標投標是市場經(jīng)濟資源配置的主要方式之一，作為公共、集體、局部利益及個人權(quán)益的密集交匯地帶，招標投標交易過程牽扯方面多、涉及金額大，易成為滋生各類腐敗的溫床[4]。對招標過程中可能存在的合規(guī)風險，可充分運用黨紀黨規(guī)、招標法規(guī)等規(guī)定，聯(lián)合紀檢監(jiān)察、審計力量，以多種形式對企業(yè)采購需求部門、采購管理部門、采購實施部門的領(lǐng)導和人員進行全方位監(jiān)督，嚴肅執(zhí)紀問責，根治腐敗行為。在制度上建立起招標采購的專項監(jiān)督機制，組織專項監(jiān)督小組，聯(lián)合公司紀檢監(jiān)察部門組織開展專項審計，以年度或半年度為節(jié)點開展內(nèi)部問題查擺，降低廉潔風險。對于非生產(chǎn)型的企業(yè)由于采購項目的品類繁雜，建議組織各部門形成內(nèi)部監(jiān)督管理專家?guī)欤ㄟ^抽取與選取相結(jié)合的方式組成招標管理專項小組進行調(diào)研和監(jiān)督。通過完備的招標監(jiān)督管理體系，形成招標采購的閉環(huán)管理，為公司的經(jīng)營發(fā)展保駕護航。

3.結(jié)語

本文從從非生產(chǎn)型企業(yè)招標采購管理的問題解析出發(fā)，找出非生產(chǎn)型企業(yè)在招標采購管理中存在的問題，繼而對企業(yè)提升招標采購管理水平的策略進行分析。通過完善招標采購管理流程，加強非生產(chǎn)型招標采購管理團隊建設(shè)，搭建信息化招標項目管理平臺，完善招標監(jiān)督管理體系，促進招標采購管理水平提升。通過本文所進行的非生產(chǎn)型企業(yè)招標采購管理優(yōu)化策略研究，可以為企業(yè)提高招標采購的管理效率、加強企業(yè)招標采購管理質(zhì)量、保障招標采購的合規(guī)性，為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展提供戰(zhàn)略保障。