衛(wèi)生院檔案管理工作現(xiàn)狀及強化措施探討

張杰政

（萊西市河頭店中心衛(wèi)生院，山東 萊西 266621）

引言

檔案管理工作能夠直接影響衛(wèi)生院的運行與發(fā)展，要想提升衛(wèi)生院的管理效率，就必須提高檔案管理的整體質量，促進衛(wèi)生院日常工作的能夠有序進行。首先，要明確檔案管理的各項工作內(nèi)容，認清管理中出現(xiàn)的實際問題，并合理運用各項有效措施，實現(xiàn)衛(wèi)生院的健康有序發(fā)展。做好檔案管理工作，能夠促進衛(wèi)生院醫(yī)療水平的提升，也能夠推動相關醫(yī)學研究的發(fā)展，對衛(wèi)生院的醫(yī)療水平具有極其深遠的影響，所以必須要提升對檔案管理工作的重視程度。

一、衛(wèi)生院檔案管理工作中存在的具體問題

（一）沒有充分發(fā)揮檔案的作用與優(yōu)勢

從目前衛(wèi)生院的檔案管理情況來看，依舊缺乏對此工作的重視程度，由于意識不到管理工作對于衛(wèi)生院發(fā)展的重要意義，所以長時間以來，檔案管理工作得不到管理人員的重視，目前所采取的檔案管理措施，也是根據(jù)以往的服務特點和發(fā)展需求進行制定的。在這種狀態(tài)下，就會導致管理工作始終不能得到有效提升，存在嚴重的滯后性。在傳統(tǒng)模式的影響下，通常使用紙質保存的方式，這就必須要求工作人員需要針對檔案的實際情況，定期開展維護工作，在維護的具體過程中，由于流程相對復雜，也會為工作人員帶來一定的工作壓力，難以提升工作人員的工作積極性。不能使檔案管理工作發(fā)揮實質性的作用。由于現(xiàn)在衛(wèi)生院的工作重心是醫(yī)療服務與行政管理，并沒有重視檔案管理工作的發(fā)展，這就會使檔案信息無法充分發(fā)揮實際效果。除此之外，由于衛(wèi)生院在存儲以及開發(fā)檔案資源時，沒有結合時代的發(fā)展進行更新，這就會使檔案管理始終處于停滯不前的狀態(tài)，所以必須突破各種影響因素的限制，才能提升衛(wèi)生院檔案管理的水平。

（二）檔案管理的理念相對落后

從目前的檔案管理情況來看，要想進一步提升檔案管理的效率，最高效的方法就是對檔案實行信息化管理，合理運用信息化管理，能夠切實提升管理的規(guī)范性與安全性，但由于目前所采用的管理技術與方法相對落后，依舊沿用傳統(tǒng)的管理理念與管理方式，即使衛(wèi)生院已經(jīng)強化了自身檔案管理的信息化水平，但依然不能跟進時代發(fā)展的潮流，進而使檔案管理效率持續(xù)降低，不能夠發(fā)揮檔案信息的實質作用。

（三）管理方式不符合實際需求

由于在衛(wèi)生院的檔案中，記錄了接診患者的具體信息，同時也包括衛(wèi)生院工作人員的相關信息，所以在檔案管理的過程中，必須要遵循保密原則。在這種情況下，大多數(shù)的檔案管理工作都采用閉環(huán)操作，但與此同時，針對非檔案管理人員，由于缺乏專業(yè)的水平與知識儲備，也難以掌握各項操作流程。檔案工作的具體功能不僅僅是避免信息外泄，如果不能夠多方面的對信息進行有效利用，就會大大削弱檔案本身的價值，在管理工作處于過度閉環(huán)的狀態(tài)，就不利于衛(wèi)生院的健康發(fā)展。由于檔案的利用者都是內(nèi)部人員，在這種情況下，就很難發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中存在的具體問題，也不能夠及時為衛(wèi)生院提出建設性的意見，所以，有效地對檔案管理進行監(jiān)管，能夠避免管理和監(jiān)管出現(xiàn)沖突。在避免資料外泄的基礎上，也要使與衛(wèi)生院發(fā)展相關的部門對檔案進行有效利用，在最大程度上發(fā)揮檔案管理的重要作用。

（四）服務目標不夠清晰明確

在衛(wèi)生院的檔案管理工作當中，一直存在服務目標不明確的情況，只有少部分上層組織以及相關機構能夠對信息進行利用。針對這一現(xiàn)象，一些能夠為衛(wèi)生院提供服務的相關機構，并沒有能夠運用檔案信息的權限，無法提供有效的幫助。所以說，為了實現(xiàn)衛(wèi)生院的可持續(xù)發(fā)展，必須要得到相關部門的支持，但由于許多單位都不能接觸到具體的檔案信息，所以也無法為衛(wèi)生院的后續(xù)發(fā)展提供有力的幫助。

二、提升檔案管理水平的主要方式

（一）提升管理人員的專業(yè)水平

由于檔案管理具有一定的復雜性與系統(tǒng)性，為了符合現(xiàn)代化的工作需要，對于檔案管理的工作人員，必須具備較強的專業(yè)素質與綜合技能，在對檔案管理人員的聘用問題上，也應該選取具備較強責任心、并且具有專業(yè)從業(yè)資格證的人員來任職。在目前的檔案管理工作環(huán)節(jié)中，沒有設置相應的考核機制，這就會導致工作人員缺乏工作積極性，不利于檔案管理工作的提升，為了能夠有效地激發(fā)工作人員的積極性，提高工作人員的綜合素質，必須要建立健全相應的考核機制，加強與員工之間的溝通與交流。另一方面，為了提升管理人員的專業(yè)水平，應該通過更加科學的方式開展培訓工作，結合當今的時代背景，根據(jù)衛(wèi)生院檔案管理工作的實際要求，來定期制定相應的培訓計劃，加強管理人員對于管理理念以及工作技巧的學習，同時也要充分利用專項培訓來提升員工的技術水平，使管理人員能夠全面掌握檔案信息系統(tǒng)的使用方式。從調(diào)整管理人員結構配置方面來講，必須要使高水平的工作人員與一般的工作人員滿足衛(wèi)生院的具體需求，結合目前檔案管理人員的實際情況，來提升現(xiàn)代化的信息檔案管理水平。

（二）適當放開檔案使用的相關權限

對于衛(wèi)生院的檔案管理與利用，需要各個組織以及部門的共同參與，所以必須要改變以往的絕對保密原則，使公民能夠有權力參與到檔案的利用工作當中，對于與衛(wèi)生院發(fā)展有關的組織以及個人，也要在一定的范圍內(nèi)，擁有查閱或使用檔案資料的權限，從而促進政務信息公開的實行力度。通過這種方式，能夠使專業(yè)能力較強的組織或個人參與到衛(wèi)生院的發(fā)展中，為衛(wèi)生院未來的發(fā)展制定更加科學合理的計劃，從而提升衛(wèi)生院的服務水平，滿足現(xiàn)代化條件下的基礎醫(yī)療需要。

（三）創(chuàng)新目前的工作理念

為了適應當今時代的實際需求，必須要深入了解當前的工作理念，并采取積極有效的措施加以創(chuàng)新，提升工作人員的創(chuàng)新意識與實踐能力。為了改變傳統(tǒng)的理念，只有對各項管理內(nèi)容進行更加細致的研究，提升對于管理工作的重視程度，根據(jù)實際情況與需求，來確立更加科學合理的工作方案，切實保障檔案管理工作能夠有效落實。除此之外，也要摒棄之前的管理模式，有效運用信息技術改變目前管理工作的具體情況，以增強檔案管理的服務效果，以全新并且符合實際要求的管理理念來進行后續(xù)的管理，與此同時，也要與大數(shù)據(jù)進行有機融合，從各個方面對檔案信息進行收集與整理，使檔案管理能夠更好地進行創(chuàng)新。

（四）創(chuàng)新目前的管理機制

由于人力資源是檔案工作的主體，所以必須要積極的對人力管理機制進行有效的創(chuàng)新，隨著信息化水平的不斷提升，檔案管理必須要適應時代的發(fā)展需求，對各項管理內(nèi)容提出更加嚴格的標準，以規(guī)范當前的管理機制，在這種情況下，只有合理運用創(chuàng)新型模式，培養(yǎng)管理人員的專業(yè)素質與綜合能力，為衛(wèi)生院的合理化發(fā)展創(chuàng)造良好的基礎條件。在對人才的綜合素質進行提升的過程中，必須要結合衛(wèi)生院檔案管理的實際情況，定期對相關人員提供培訓，運用各種提升渠道加強管理人員的專業(yè)水平。對于管理人員來講，也應該樹立終身學習的意識，不斷提高自己的創(chuàng)新意識與實踐能力，在實踐過程中積極地做好總結工作，從而不斷豐富自身的管理經(jīng)驗。其次，要對目前的競爭機制進行有效的創(chuàng)新，在檔案管理中運用獎懲機制，促進管理部門的人力資源進行更好的優(yōu)化配置。對于檔案部門來講，結合實際情況開展一些良性競爭，可以在最大程度上在管理過程中營造積極向上的氛圍，使管理人員都能夠在更好的環(huán)境中成長，以便于提升工作人員的工作積極性。

（五）創(chuàng)新傳統(tǒng)的管理方式

要想在管理過程中充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，必須將信息技術與管理工作充分的結合，根據(jù)目前管理的實際情況與具體的需求，使當前的管理內(nèi)容變得更加合理化，與此同時，在應用創(chuàng)新型管理方法的具體過程中，也應該根據(jù)實際情況，對管理方式及進行相應的改進，從而建立健全目前的檔案管理制度，避免各類風險問題的發(fā)生。除此之外，也要充分利用先進的設備，從而提高檔案管理信息化的有效性與先進性，切實保障檔案的信息化管理能夠與現(xiàn)代化的相關標準相適應。

（六）搭建信息化的檔案管理模式

由于檔案管理具有較強的復雜性，實際操作中，必須對各類檔案進行整理，所以必須要對檔案管理人員提出更高的要求，提高管理人員對于信息的整理以及歸納的能力。要想科學合理的實施檔案信息化管理，就要使各部門之間產(chǎn)生更強的凝聚力，使各個部門都能夠意識到檔案管理的意義，充分發(fā)揮信息資源的作用。只有建立信息共享系統(tǒng)，才能夠體現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的價值與優(yōu)勢，又能夠合理地健全檔案信息體系；利用先進的信息技術，對檔案實行電子化管理，可以更好地提升信息利用的整體效率。除此之外，也要建立更加完善的電子自動化管理平臺，從而實現(xiàn)檔案的自動化管理，充分發(fā)揮電子檔案的作用與價值。

結束語

綜上所述，提升當前衛(wèi)生院的檔案管理水平，能夠保障衛(wèi)生院管理工作的規(guī)范化與合理化，要想對衛(wèi)生院的各種信息資源進行合理的優(yōu)化配置，就必須要充分發(fā)揮檔案管理工作的重要作用，積極探索加強管理工作的主要措施，明確工作過程中出現(xiàn)的具體問題，結合衛(wèi)生院檔案管理工作的實際需要，不斷建立健全管理制度，對當前的管理設施不斷地進行完善，加強對于工作人員能力的培養(yǎng)，更好地為檔案管理提供優(yōu)質的服務。對于具體的工作人員，在將信息化融入到管理工作的操作中，只有積極引進更加先進的管理模式，不斷對當前的管理模式進行更新，從多個角度提高管理工作的整體效率，從而確保衛(wèi)生院的發(fā)展符合當今時代的需求，實現(xiàn)衛(wèi)生院的可持續(xù)發(fā)展。