企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)策略分析

王寧

（哈爾濱市流動人員檔案服務(wù)中心，黑龍江 哈爾濱 150000）

在新的發(fā)展時代中，社會資源在人事檔案的資源管理中具有極其重要的意義，在人才的選擇中具有極其重要的作用。在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，社會在不斷地變革與發(fā)展中，人事檔案的管理也在不斷地發(fā)生著變化[1]。在人事檔案中信息化建設(shè)已經(jīng)逐漸成為一種趨勢，只有這樣才能滿足社會的實際發(fā)展需求，因此在企業(yè)中加強人事檔案信息化建設(shè)的管理意義重大。

一、企業(yè)人事檔案在目前的管理現(xiàn)狀

（一）隱秘性不強

在人事檔案的管理中，依照有關(guān)的規(guī)定，企業(yè)中的任何人都不能對人事檔案資料進行查看或者使用他人的資料。在人事檔案的管理過程中，應(yīng)該對他人的資料進行一定的保密，在這個過程中，實際上主要是考慮到人事檔案的安全性以及便捷性[2]。因此，在實際的管理過程中，可靠性與真實性也就極大地被降低了。

（二）在企業(yè)中人事制度的改革與管理的制度匹配度過低

在新的發(fā)展時期，人事制度也在不斷的改革與加深的過程中，人才的流動量比較大，在人才錄用的過程中，手續(xù)也是比較簡單的。主要是在人事檔案的管理方面還存在許多的不完善性，因此，也就不能對其進行及時有效的修正，因此，在這個過程中也就比較容易使人才的流動受到制約。在實際的發(fā)展過程中，部分企業(yè)為了避免自己單位中優(yōu)秀的人才跳槽，會對員工的人事檔案進行扣押，使得人事檔案存在不全的情況，這就給后續(xù)有關(guān)企業(yè)的招聘產(chǎn)生了一些不必要的麻煩。

（三）領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案的重要性認(rèn)識不全

在實際的管理過程中，領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理的認(rèn)識主要是體現(xiàn)在實際的管理工作中，企業(yè)在發(fā)展的過程中，缺乏一定的認(rèn)識，使得企業(yè)中人事檔案的資料保護得不到重視，在普遍的認(rèn)識中，以為只要資料不丟失、不泄露就可以，在管理的過程中，既可以查看也可以外調(diào)。因此，在領(lǐng)導(dǎo)的這種認(rèn)知中，人事檔案管理工作的重要性也就被忽視了，對人事檔案管理工作中存在的一些不足也就不能被及時地解決[3]。對于人事檔案的管理，是具有一定專業(yè)性與政治性以及機密性的工作，人事檔案的管理也就需要專門的人員進行管理。但是在企業(yè)中，檔案的管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，對該項工作的性質(zhì)不了解，導(dǎo)致管理的效果不好。

二、企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）有助于工作效率的提升

在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，對人事檔案資料的管理一直都是紙質(zhì)版的材料，在實際的管理過程中，需要管理人員采用手工對資料進行收集與整理，然后將其再提供給單位，在這個過程中，工作量是十分巨大的，同時工作的效率也就比較低，在一定程度上使人力與時間都遭到了巨大的浪費。因此，在這種情況中，對人事檔案進行信息化的管理是極為有必要的[4]。在計算機中將每個人的信息進行錄入，在這種情況下，只需要錄入一次，就可以在計算機中進行反復(fù)的查閱。在實際使用的過程中，當(dāng)需要某個人的信息時，只需要將這個人的基本信息進行輸入，在搜索之后，其他信息就可以得到呈現(xiàn)。這極大地節(jié)約了時間與人力，使工作的效率得到極大的提升。

（二）人事檔案管理對企業(yè)的發(fā)展意義重大

不管在任何國家、單位、企業(yè)中，人事檔案的管理都具有極其重要的意義。在人事檔案中記錄著個人的基本信息、經(jīng)歷、學(xué)歷以及個人的表現(xiàn)和家庭的情況，通過表格或者其他形式對個人的資料進行保存，與每個人都有密切的關(guān)系。在企業(yè)的發(fā)展過程中，在開展工作的過程中，或者對個人進行管理的時候，人事檔案在其中發(fā)揮的參考作用不是不可替代的[5]。在人事工作中，也是極為重要的一項依據(jù)，在運用的過程中，可以使企業(yè)的干部隊伍在建設(shè)的過程中得到一定的加強，同時在日常的監(jiān)察與管理工作中也具有重要的意義。因此，在企業(yè)的人事檔案管理中，信息化的建設(shè)意義重大。

（三）信息化建設(shè)以及成為必然的趨勢

在科學(xué)技術(shù)與信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，檔案管理信息化已經(jīng)成為必然的趨勢，在信息化的管理中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計算機技術(shù)是其中最為核心的部分，通過現(xiàn)代科技手段的運用，人事檔案的信息管理已經(jīng)較為詳盡了，在管理的過程中，可以實現(xiàn)精準(zhǔn)的分類管理以及編輯，進而可以實現(xiàn)檢索與存儲的功效。在這個基礎(chǔ)上，甚至還會實現(xiàn)資源共享，因此，人事檔案管理的效率與服務(wù)的質(zhì)量都會得到極大的提升。

三、人事檔案管理信息化建設(shè)在企業(yè)發(fā)展中的作用

（一）有助于實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享

在新的發(fā)展時期，信息資源在企業(yè)之間的競爭中發(fā)揮的作用是極為重要的。企業(yè)在實際的發(fā)展過程中，離不開人力資源，人事檔案的管理在人力資源中也是極為重要的一項管理[6]。人事檔案的信息化建設(shè)，在一定程度上可以幫助企業(yè)對每一位工作人員進行充分的了解，將人才的價值進行一定的挖掘，使這些資源的共享性得到提升，進而推動社會的發(fā)展與企業(yè)的進步。

（二）便于人事檔案的查詢

在傳統(tǒng)的人事管理過程中，要對某位工作人員的信息進行查詢時，通常都會花費比較多的時間才能查詢到。在人事檔案信息化的管理過程中，借助計算機對人事檔案的信息進行集成化的處理，在一定程度上可以使數(shù)據(jù)的時效性得到提升，有效節(jié)約信息查詢的時間，使檔案信息查詢的流程得到簡化。與傳統(tǒng)的人事檔案管理比較，信息化的管理方式在效果上更好，可以將檔案的價值充分地發(fā)揮出來。

（三）有助于檔案資源的開發(fā)與利用

在人事檔案的管理過程中，通過借助計算機，可以使人事檔案管理的效率得到提升，可以使人力資源管理中將人員進行充分的開發(fā)與利用[7]。在人力資源的管理中，人事檔案是其工作開展的基礎(chǔ)，同時，也是人力資源管理工作開展的重要依據(jù)。人事檔案的信息化建設(shè)可以使企業(yè)的發(fā)展更加適應(yīng)時代的發(fā)展需求，進而推動企業(yè)與社會經(jīng)濟的健康發(fā)展。

四、企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

（一）對信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想進行強化

在科學(xué)技術(shù)與信息化技術(shù)不斷深入的過程中，在人事檔案的信息化建設(shè)中，自動化的信息管理系統(tǒng)的開發(fā)也是極為有必要的。在人事檔案信息化的過程中，人事檔案信息化的指導(dǎo)思想需要進行一定的強化，對信息化建設(shè)的意義也要進行一定的明確，因此，這就對企業(yè)人事檔案信息化的建設(shè)有了更加高的要求。從事企業(yè)人事檔案管理的工作人員，在工作中，要有積極的態(tài)度，要有一定的創(chuàng)新意識，對先進的信息技術(shù)要主動地進行運用[8]。使檔案管理人員的檔案意識也進行一定的提升，在檔案的管理過程中，要堅持以人文本的思想，從企業(yè)發(fā)展的全局進行思考，進而對各項管理工作進行一定的計劃與安排，將認(rèn)識管理人員的積極性進行提升。

（二）開展一體化的管理

在人事檔案的信息化建設(shè)過程中，工作人員需要運用科學(xué)的手段進行管理，在管理工作開展的過程中，要對電子檔案的管理工作不斷進行加強，進而確保檔案信息的完整性。在實現(xiàn)檔案信息共享的過程中，要確保通過計算機技術(shù)對人事檔案進行管理，例如，在對檔案的信息進行接收、傳輸以及存儲的一體化管理，進而確保企業(yè)中人事檔案管理工作的一體性。

（三）創(chuàng)設(shè)人事檔案信息化管理的氣氛

在企業(yè)的人事檔案信息管理過程中，營造良好的氣氛對檔案的管理具有積極的推動作用。在企業(yè)的管理過程中，在對政務(wù)信息化建設(shè)進行規(guī)劃與推進的過程中，檔案的信息化建設(shè)應(yīng)該及時納入其中，激發(fā)檔案管理人員的積極性與創(chuàng)新性[9]。對檔案信息管理的獎勵機制與培訓(xùn)的機制進行完善，對企業(yè)的文化發(fā)展進行一定的重視，進而為檔案的信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的氣氛，進而使檔案信息化建設(shè)得到順利的推進。

（四）加大信息化軟件的開發(fā)

在企業(yè)的人事檔案管理工作中，信息化的建設(shè)需要一定的操作平臺，因此，在實際的管理過程中，工作人員要對信息化管理的軟件進行一定的開發(fā)，使各種操作的軟件得到一定的升級與更新，進而使信息化數(shù)據(jù)管理的系統(tǒng)得到完善與健全。在信息化的管理過程中，信息庫中保存著企業(yè)全部的人事數(shù)據(jù)，而且在實際的運行中，這些數(shù)據(jù)都需要進行重復(fù)的運用，因此，在企業(yè)的人事檔案管理過程中，信息數(shù)據(jù)庫的建立極其重要，數(shù)據(jù)庫的服務(wù)質(zhì)量提升了，人事檔案的管理效率也就得到提升。

五、結(jié)束語

在企業(yè)的發(fā)展過程中，在人力資源的開發(fā)過程中，人事檔案發(fā)揮著極其重要的作用。在社會經(jīng)濟與信息技術(shù)不斷的發(fā)展過程中，企業(yè)對人才的需求也在不斷地發(fā)生變化，人事檔案的管理在企業(yè)發(fā)展中的作用越來越大。企業(yè)在發(fā)展的過程中，加強人事檔案的信息化建設(shè)，可以使檔案的使用效率得到極大的提升，進而才能更好地服務(wù)于企業(yè)與社會。