地質檔案管理工作存在的問題及解決對策

吳若然

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2109-5042-3423

摘? 要：地質檔案管理的重要性不言而喻，面對各種各樣問題的發生，管理者應予以足夠重視，并結合地質檔案管理工作的主要特點提出相應的解決辦法。該文首先從設施及設備、檔案管理制度、資料共享這3個方面出發對當前地質檔案管理工作存在的主要問題進行了分析，然后明確了地質檔案整理關鍵步驟，最后從信息技術應用的角度提出了相應對策。

關鍵詞：地質檔案管理? ?整理步驟? ?信息化? ?問題及解決對策

中圖分類號：G47? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A文章編號：1672-3791（2021）08（a）-0098-03

Problems and Countermeasures in Geological Archives Management

WU Ruoran

（Hainan Geological Economy Development Institute， Haikou， Hainan Province， 570206 China）

Abstract： The importance of geological archives management is self-evident. Facing the occurrence of various problems， administrators should pay enough attention to them， and put forward corresponding solutions based on the main characteristics of geological archives management. This article first analyzes the main problems existing in current geological archive management from three aspects： facilities and equipment， archive management system， and data sharing， and then clarifies the key steps of geological archives collation， and finally puts forward the corresponding countermeasures from the perspective of information technology application.

Key Words： Geological archives management; Sorting steps; Informatization; Problems and countermeasures

地質檔案被認為是對地質工作活動最真實的記錄，也是地質工作具體成果的體現。加強地質檔案管理工作有效性，提升質量與品質，是對地質工作活動真實性的一種保護[1]。當前地質檔案管理工作依然存在不少問題，有些是客觀原因造成的，有些則是主觀為給予足夠重視所造成，如何處理和解決好工作中的種種矛盾，是每一位管理者需要認真思考的問題。

1? 當前地質檔案管理工作存在的主要問題

1.1 地質檔案管理設施及設備不完善

在當前地質檔案管理工作中，因設施和設備不完善所導致的管理問題主要包含兩個方面：一是客觀環境，包括空間大小、溫濕度、房間通風性、防火設施等;二是專業性工作設備，如電腦、打印機、網絡設備，以及各種移動電子設備等。所謂不完善，是指工作環境與工作內容，以及工作必須要需求不匹配，比如：在面積不太大的密閉空間里，即便檔案存放空間足夠，但由于需要其他電子設備來支持工作完整性，因此必須留有足夠的空間擺放這些電子設備。再比如：在通風性極差的檔案室里，安全設備準備得不夠齊全，這便增加了安全隱患。

1.2 地質檔案管理制度不健全

地質檔案資料不僅數量多，而且種類也十分豐富，任何一類資料都有很重要的作用，因此在歸檔和保存過程中需要占用大量的空間。就當前管理而言，各地地質職能部門都可以為檔案資料的管理保存設立專門的辦公室和管理空間，但將更多的重點放在相關地質工程建設本身方面，并沒有對檔案管理工作設置合理完善的制度，只是以簡單的方式對管理者提出一定的規定和要求，無法形成一套集科學性、規范性特點于一身的用于指導和約束檔案管理人員的行為。

1.3 資料共享范圍不廣泛

對于地質檔案管理而言，資料共享與信息共享在某種程度上具有相同作用，既然是共享，就需要有頻繁的資料傳遞行為發生。但由于該項工作本身并不需要太多人從事，且工作繁忙程度不高，因此相關部門領導并未對資料共享問題予以足夠重視。事實上，高契合度共享行為對提升檔案管理效率能起到很大的促進作用，但若單方面認為檔案管理不會產生直接性經濟效益，或因此而有意縮小資料共享范圍，盡管有相對專業的管理人員做支撐，工作質量也很難得到提升。

1.4 管理人員水平有待提高

現代地質檔案管理人員普遍在工作年限方面不久，而且他們普遍都缺少實踐的工作經驗，雖然一部分人員有較長時間的工作經驗，但是他們對于地理檔案管理方面的了解并非專業性的。對于當前檔案工作而言，相關人員不僅需要具有較強的基礎能力，還需要具備一些其他專業的知識，這樣可以更好地滿足當前工作方面的需求，以此提高他們的基礎能力[2]，同時還要不斷地學習全新的技術，這樣有利于更好地面對一些其他的問題出現，以此確保工作的有效展開。

2? 地質檔案整理步驟

2.1 收集材料

材料收集是地質檔案整理的第一個步驟，也是最為重要的一個步驟，高質量和高效的材料收集，會對后面整理步驟產生積極的影響。在材料收集過程中，歸檔范圍、歸檔責任、歸檔時間、歸檔份數等，都是需要被細化的，必要時還需要對某些部分內容進行量化。較為科學合理的方法是，根據全部工作內容設計一整套流程圖，針對每一項工作內容提出相應的工作標準，然后落實到各部門或崗位。流水化作業是很多人夢寐以求的，從實際效果看，這是一種比較好的作業形式，但也必須考慮到特殊情況的發生。

2.2 整理案卷

首先，對于入庫的各個項目，按照順序流水編號法編制案卷號，流水編號法符合唯一性和系統性要求，同時可以反映存檔的先后順序和全宗數量。其次，對收集到的材料進行整理，保證齊全、完整，簽章手續完備，去除重復文件。再次，針對單獨項目進行階段排列，包括設計、施工、監理、竣工、驗收、評估等內容，需要結合項目實際情況和具體流程。最后，遵照地質資料原始形成順序和規律，從特征和屬性角度出發進行聯系，并進行分類，每一類別中的小項都需要按照特定規則進行排列，各類排列需要使用同一規則。

2.3 立卷歸檔

如果前面兩個步驟做得足夠好，完全依照標準制度進行，那么立卷歸檔就會變得非常容易，且很少會出現錯誤。當前地質檔案管理通常分成紙質和電子兩種不同形式的版本，但內容卻是完全一致的，當然，這也是該管理步驟的一項硬性規定，避免出現信息遺漏。

3? 解決對策

3.1 普及自動化辦公

自動化辦公在很多行業領域都得到了很好的應用，相比較為復雜和深奧的智能化技術，自動化辦公實現起來更加容易，并且管理效果也非常好[3]。單從紙質資料管理角度看，自動化辦公支持下檔案管理方式與其他無疑，但地質檔案管理工作并不僅僅包括紙質檔案管理，還有實物樣本管理，這便給自動化辦公帶來了難度。利用多媒體技術和計算機技術可有效解決這一難題，具體操作方式是，將實物樣本信息一一對應地錄入進電腦，或采用硬盤記錄形成文件包，或采用光盤記錄收藏在光盤盒里，同時增設照片檔案管理項目，將紙質檔案、照片檔案、實物信息檔案整合在一個文件目錄下，形成一個完整登記項目。這樣在操作和管理方式，很好地解決了實物材料不便被管理的問題。除此之外，在自動化辦公的支持下，數據信息檢索也會變得更加容易，多種信息搜索方式可以滿足管理人員的全部工作需求，從而提高檔案管理工作效率和質量。

3.2 完善地質檔案管理制度

若想使地質檔案管理變得更加科學化、合理化、標準化、規范化，就必須有具體的管理制度做約束和支持[4]。但與其他工作制度不同，地質檔案管理制度需要完全依照地質資料形成的規律和特點來進行設計，要具有很強的客觀性。檔案管理的對象是一件件實實在在的檔案文件，文件所記錄的是真實性的人力行為與事件內容，人工管理必須嚴格按照管理流程與標準進行管理，以提升管理行為的有效性。結合前面論述，無論是紙質資料管理，還是實物資料管理，都需要提前按特征做好管理分類，并明確每一項內容的管理細則，這就是地質檔案管理制度制定的過程。考慮到當前檔案管理融入了更多數字化元素，因此如何做好人機互通，以及如何制定相應內容的規則，也是需要認真思考的。

3.3 建立地質檔案管理數據庫

建立地質檔案管理數據庫，主要是針對內容豐富、種類眾多、工作量大的檔案管理。信息化技術的發展所帶來的最大好處就是方便了人們辦公，從技術角度講，數據庫本身并不是信息化時代下的產物，在計算機技術發展初期它就已經存在了。當前人們對數據庫的應用會更多聯系上數字化與智能化，但其核心功能和作用是沒有被改變的。應用相應技術建立地質檔案管理數據庫，可幫助管理者突破管理失控限制，借助權威網絡平臺便能隨時隨地查閱和調取自己需要的資料，這在很大程度上提高了地質檔案資料的利用效率。

3.4 提高地質檔案管理人員的專業水平

地質檔案管理自身的專業性比較強，對管理人員的要求也相對比較高，相關人員需要具備較好的職業能力，同時還要對于檔案的資料有所了解，這樣可以更好地做好相關工作，同時還要結合實際情況做好相關資料的考察與分析[5]。在實際開展相關工作的過程中，需要做好檔案的基礎考察，并合理地做好各項工作，這樣有利于更好地提高相關人員的專業素質。一份合格的檔案資料往往需要檔案人員做好考察工作，同時還要做好資料內容的整理，并與他人進行合作。為此，應該做好對于相關人員的培訓工作，通過技術配合和操作培訓等方面提高其自身的專業素質和綜合能力，并制定相應的考核制度，這樣有利于更好地做好檔案資料的把關，提高相關工作的整體效果[6]。

4? 結語

從當前地質管理工作內容和實效性看，需要解決的問題還有很多，雖然這些問題并不會引發致命性錯誤發生，但若不予以充分重視，將極大影響工作質量和效率。該文所列舉的三點問題具有較強代表性，也是當前急需解決的，所提出的解決對策則帶有較強信息化特征，若按這個思路發展下去，會有更多可靠的對策和管理方法被提出，從而距離最終的管理目標更進一步。希望能給相關從業人員提供參考。

參考文獻

[1] 張巖.檔案管理工作中存在的突出問題與解決對策[J].蘭臺世界，2020（S2）：39.

[2] 武立文.基層檔案管理工作中存在的問題及解決對策簡析[J].蘭臺內外，2019（20）：18-19.

[3] 付思.做好地質檔案的全面管理工作經驗談[J].科技創新導報，2019，16（12）：206，210.

[4] 蔡璐.湖南省核工業地質局檔案管理系統的設計與實現[D].長沙：湖南大學，2017.

[5] 歐陽薇.基于GIS的地質檔案管理系統的設計與實現[D].長沙：湖南大學，2017.

[6] 韓卓泉.基層單位檔案管理辦法探析[J].檔案管理，2020（3）：76-77.