圖書資料檔案信息化管理研究

李 燕

（甘肅財(cái)貿(mào)職業(yè)學(xué)院，甘肅 蘭州 730207）

隨著我國信息化時(shí)代的到來，我們的好多領(lǐng)域都將被信息化所覆蓋，在手機(jī)上可以點(diǎn)餐、可以微信視頻隨時(shí)見到想見到的人，在這信息化時(shí)代我們要將圖書資料檔案信息化管理，在網(wǎng)上可以查到想要的圖書資料和檔案，這樣就達(dá)到了信息的高度共享，引發(fā)圖書資料檔案的信息化改革，摒棄傳統(tǒng)的借還模式，使圖書資料檔案的接收、傳遞、儲存和利用更加的快速、便捷，將紙質(zhì)的圖書資料檔案整理成電子版，與原有的電子版一起編排，使圖書資料管理更加有組織性。

一、圖書資料檔案信息化管理的重要性

檔案是一個(gè)巨大的信息庫，信息庫中資料非常復(fù)雜，整理檔案資料是一個(gè)非常繁瑣的過程，所以我們借助信息化管理來解決整理資料的問題。在各種各樣的信息中，我們要通過整理相關(guān)信息來整理檔案資料，這樣可以更好地利用檔案信息，發(fā)揮它的作用。檔案信息化管理是檔案信息化的重要部分，它在檔案的保存和歸檔上有著非常重要的作用。圖書資料檔案信息化可以更好地將信息與人們共享，可以將圖書資料檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，并研發(fā)可以借還檔案資料的軟件，加強(qiáng)對電子版圖書資料檔案的管理，使用電子文檔、電子檔案進(jìn)行保管，并對其進(jìn)行利用，建立安全、保密的信息網(wǎng)，保證電子信息的有效、完整，并將全國檔案信息網(wǎng)融入國家圖書資料信息網(wǎng)[1]。在建立圖書資料檔案管理體系時(shí)，要保證管理體系的實(shí)用性、科學(xué)性和整體性，要將圖書資料檔案管理當(dāng)作一項(xiàng)長期的、有意義的工作，確保圖書資料檔案管理工作的開展，應(yīng)對各項(xiàng)工作嚴(yán)格的要求，并要求管理人員嚴(yán)格地執(zhí)行，并按時(shí)完成，隨時(shí)抽查。

二、圖書資料檔案信息化管理中的問題

（一）管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

管理人員需是精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案專業(yè)人才，因?yàn)榇蠖鄶?shù)的檔案資料需要電子版的信息，需要專業(yè)的計(jì)算機(jī)人才來進(jìn)行錄入，其次還需要了解文史知識，在錄入檔案中，需要一定的文史基礎(chǔ)，并且檔案管理與文史是分不開的，因?yàn)橹挥性诹私鈿v史背景的情況下，才會(huì)更好地將各種檔案信息進(jìn)行開發(fā)和利用。在信息的采集中，專業(yè)人員需要具備較強(qiáng)的語言表達(dá)能力，將各種緊急情況進(jìn)行處理，并且字體要優(yōu)美，若寫出的字讓人難以辨認(rèn)會(huì)使檔案的便捷率大大減弱。管理人員要求掌握一定的相關(guān)知識，并且有重點(diǎn)地去學(xué)習(xí)，加強(qiáng)管理檔案的信息化建設(shè)，挑選適合管理的應(yīng)用軟件，制定適應(yīng)本單位的圖書資料檔案信息化管理的制度，并對軟件進(jìn)行不定時(shí)的改革，對管理人員進(jìn)行不定時(shí)的培訓(xùn)，將管理人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行提升。另外，在我國檔案管理建設(shè)中，我國的科學(xué)技術(shù)逐漸提高，要求管理人員要有熟練的復(fù)印、縮微、音像等科技知識，才能適應(yīng)科技發(fā)展的需求，將檔案管理工作做好。

（二）圖書資料檔案管理技術(shù)落后

在傳統(tǒng)的圖書資料檔案管理技術(shù)中，需要大量的人手去整理、錄入等各種檔案，但在科技發(fā)展迅速的時(shí)代，管理人員要摒棄這種方法，要在科技上下功夫，可以利用信息化將圖書資料檔案錄入電腦中，使之變成電子版，不管是人們整理還是查閱都將變得容易、便捷。在傳統(tǒng)圖書資料檔案的歸檔中，人們?nèi)狈芾砑夹g(shù)的創(chuàng)新，將歸檔工作變得復(fù)雜，也由于是紙質(zhì)版的檔案，隨著時(shí)間增長，檔案會(huì)堆積地越來越多，不僅占地方，還要做好保護(hù)工作，預(yù)防被老鼠咬、被蟲子嗑、被水浸等等，既繁瑣、費(fèi)力，成本又高，所以我們可以將圖書資料檔案管理的重點(diǎn)放在科學(xué)技術(shù)上，在電腦中形成電子版，既可以在網(wǎng)上查閱方便，又可以在信息管理上節(jié)省人力，可以將多出來的人力用在查找圖書資料檔案信息上，將電子版的檔案變得更加完整、細(xì)致[2]。

（三）沒有完善的管理制度

圖書資料檔案整理的信息化是近幾年發(fā)展起來的，我們在圖書資料檔案整理的技術(shù)還沒有那么熟練，對圖書資料檔案管理制度還沒有完全完善，所以在管理制度方面要加緊完善。在我國圖書資料檔案管理制度上，還沒有得到應(yīng)有的重視，所以在人們收集資料的過程中，收集人員會(huì)受到很多的困難和阻力，并且在一些管理人員身上，會(huì)出現(xiàn)對檔案范圍弄不清，對借出的檔案遲遲不歸還、置之不顧等情況，另外他們收集的圖書資料檔案的內(nèi)容過于零散、不全等，在這種情況下，應(yīng)立即將完善圖書資料檔案的規(guī)章制度提上日程，應(yīng)提早對不規(guī)范的部門和個(gè)人進(jìn)行警告，使他們對工作的態(tài)度變得嚴(yán)謹(jǐn)，認(rèn)真遵守圖書資料檔案管理的規(guī)章制度。

三、圖書資料檔案信息化管理中的策略

（一）對管理人員的培養(yǎng)

在圖書資料檔案信息化人才的培養(yǎng)過程中，要加大對圖書資料檔案管理人員的技能培訓(xùn)，使其對各種機(jī)器掌握熟練，將圖書資料檔案管理人員對信息化管理模式進(jìn)行培訓(xùn)，使之對其掌握熟練并靈活操作[3]。由于不同管理人員對計(jì)算機(jī)的掌握程度不同，所以在對圖書資料檔案的管理人員進(jìn)行篩選時(shí)，應(yīng)挑選一些對計(jì)算機(jī)掌握熟練并能熟練操作的人，并在信息化模式運(yùn)行時(shí)，找一些對信息化了解的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，這樣可以將工作的效率大大提高，但圖書館內(nèi)的管理人員需要非常優(yōu)秀，應(yīng)變更人員機(jī)制，不斷地對人才結(jié)構(gòu)優(yōu)化，盡量挑選專業(yè)能力強(qiáng)和有經(jīng)驗(yàn)的人進(jìn)行招聘。在圖書資料檔案的管理中，應(yīng)當(dāng)互相監(jiān)督，使他們成為高水平、高質(zhì)量的服務(wù)信息化人才，并為圖書資料檔案的信息化管理奠定了人才基礎(chǔ)。

（二）增多文獻(xiàn)檢索途徑

在信息化時(shí)代，人們的檢索是在網(wǎng)上通過一些文獻(xiàn)搜索平臺搜索的，這些文獻(xiàn)通過光學(xué)掃描或手工錄入等方式，將文獻(xiàn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成數(shù)字文檔，一般地將文獻(xiàn)都貯存在電腦的服務(wù)器或者光盤上，在計(jì)算機(jī)上能夠便捷的查找所需文獻(xiàn)。在信息化時(shí)代，我們要摒棄傳統(tǒng)的文獻(xiàn)檢索方法，因?yàn)樵趥鹘y(tǒng)圖書館總數(shù)據(jù)庫中利用搜索引擎來搜索文獻(xiàn)的方法，既麻煩又費(fèi)力。現(xiàn)如今進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)”時(shí)代，我們僅憑傳統(tǒng)的搜索文獻(xiàn)的方式是不夠的，應(yīng)該增多搜索的途徑，設(shè)置一個(gè)統(tǒng)一搜索文獻(xiàn)的平臺，這樣可以在作者查找文獻(xiàn)時(shí)一起搜索，不用在各種平臺上一一搜索，這樣可以為人們帶來便捷，節(jié)省人們查找文獻(xiàn)的時(shí)間。但由于人們的設(shè)備不同，所以要在平臺上設(shè)置出各種閱讀方式的格式，為人們的閱讀提供便捷。圖書館還可以設(shè)置人工服務(wù)站，在人們找不到所需的圖書資料檔案時(shí)，人們通過詢問人工服務(wù)站時(shí)就能找到，在人工服務(wù)站中，還可以將書進(jìn)行轉(zhuǎn)借功能，人工服務(wù)站人員將對讀者提供準(zhǔn)確、有用的幫助，讓讀者在不出家門的情況下，體會(huì)到“借閱”的快樂，并可以對人工服務(wù)人員打分，獎(jiǎng)賞分明。

（三）引進(jìn)更多的先進(jìn)設(shè)備

在信息化時(shí)代，傳統(tǒng)圖書館中的資料管理方式已經(jīng)過時(shí)，現(xiàn)在，人們采用機(jī)器借書還書，已經(jīng)不用人工記錄，所以我們要跟上時(shí)代改革的步伐，圖書資料檔案管理方式的改革勢在必行。在圖書資料檔案的改革中，要加大資金的投入，引入先進(jìn)的設(shè)備，使改革的成效得到保證。在改革時(shí)，要先對圖書進(jìn)行分類并進(jìn)行編號，在網(wǎng)絡(luò)上通過平臺儲存這些圖書資料檔案的信息，建立統(tǒng)一的信息化圖書管理系統(tǒng)，并按時(shí)增加新圖書資料檔案，使平臺得到實(shí)時(shí)更新，這樣人們查找資料時(shí)只需輸入作者名字、關(guān)鍵詞等就可以找到想找的東西，大大提高了文獻(xiàn)信息資源的利用率，非常便利。此外，還要考慮的是引進(jìn)設(shè)備的維修，若要讓設(shè)備運(yùn)行穩(wěn)定，則應(yīng)當(dāng)定時(shí)找維修人員進(jìn)行定期維護(hù)，去對設(shè)備進(jìn)行維修，設(shè)備的平穩(wěn)運(yùn)行將大大地提升圖書館的整體服務(wù)水平和提高工作效率，所以引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備是對圖書資料檔案改革邁的一大步。

（四）制定信息化發(fā)展計(jì)劃

豐富圖書資料檔案是圖書館必做的工作，加強(qiáng)對圖示資料檔案的引進(jìn)和豐富是促進(jìn)圖書資料檔案管理信息化的重要一步，圖書館管理人員可以通過發(fā)傳單、做條幅等方式在人群中傳播，使人們了解圖書館中圖書資料檔案的閱讀、查找方式，使人們更加關(guān)注圖書資料檔案的信息化。要制定符合當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的圖書資料檔案管理計(jì)劃，能夠?qū)D書資料檔案的信息化管理順利、高效地進(jìn)行展開。加強(qiáng)對圖書資料檔案的歸納整理，并對圖書資料檔案管理方式進(jìn)行總結(jié)，通過新舊方法的比較，得出信息化管理的優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)并進(jìn)行改進(jìn)。制定信息化發(fā)展計(jì)劃，是一個(gè)非常特殊的任務(wù)，一旦出錯(cuò)以前所有的努力將白費(fèi)，所以在制定計(jì)劃時(shí)要符合社會(huì)發(fā)展、時(shí)代發(fā)展[4]。

（五）加大信息化的安全管理

信息化的圖書資料檔案管理方式就是將圖書資料檔案放在開放性的網(wǎng)絡(luò)上，將信息暴露在網(wǎng)絡(luò)中，這雖然加大了人們對信息的查找速度，但對信息的安全保護(hù)是不夠的，應(yīng)該加強(qiáng)對信息資料的保護(hù)，提高防范意識，并就此提出完善的圖書資料檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制度，并將創(chuàng)設(shè)電子檔案系統(tǒng)在信息化工作形式上，嚴(yán)格地要求管理人員按照規(guī)章制度辦事，為了確保準(zhǔn)確的實(shí)施政策，應(yīng)當(dāng)對圖書資料檔案管理人員進(jìn)行身份驗(yàn)證，以及對數(shù)據(jù)的備份，將信息化的數(shù)據(jù)進(jìn)行安全管理，保障信息的安全。

四、結(jié)束語

在我國的圖書資料檔案中融入信息化后，取得了非常好的成果。圖書資料檔案管理的信息化在圖書管理中起到了非常大的作用，占據(jù)了重要的地位。負(fù)責(zé)圖書資料檔案管理的人們要熟練掌握其中的知識、技巧，對自己進(jìn)行嚴(yán)格的訓(xùn)練，使信息化在圖書資料檔案管理中進(jìn)行最大化地利用。改變傳統(tǒng)管理模式，使圖書資料檔案管理的形式能跟上時(shí)代的發(fā)展，為社會(huì)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。