淺析高校院系黨政辦公室提升工作效率的技術解決路徑

錢宏宇

摘要：高校院系黨政辦公室提升行政工作效率在技術層面存在著傳統固有經驗不足、工作完成時限缺失、信息共享障礙等問題，針對這些問題，提出了制作工作指南、工作完成時限可視化、實現信息自由共享等三個技術解決路徑。

關鍵詞：院系 ?黨政辦公室 ?工作效率 ?技術

院系黨政辦公室是高校二級院系的中樞部門，它承擔著上情下達、下情上報、對外交往和后勤服務等功能，處于協調各部門、連接領導和基層的樞紐地位，是學院的信息中心、服務中心、參謀中心和指揮中心，具有參謀、助手、協調、服務、把關、督辦等職能，代表著院系的行政管理水平，其行政工作效率的高低直接制約和影響著全院各項工作開展的好壞。

一、高校院系黨政辦公室提高行政工作效率面臨的技

術層面困境

1.傳統固有工作經驗的不足帶來挑戰

高校院系黨政辦公室的工作雖然繁多，但是卻有著較強的規律性，并且對工作的效果要求非常高。一直以來，高校院系黨政辦公室工作人員在開展工作時，憑借的是存在腦海里的既有工作經驗，這種工作經驗來自上級的指示、自我工作經驗總結，對完成工作起到了很好的促進作用。然而，這種工作經驗并非完美無缺，首先，這種工作經驗并沒有經過第三方的論證，而個人在能力方面是存在缺陷的，所以在一定程度上這種工作經驗是不科學的;另外，這種沒有經過文字化的工作經驗，在每次使用時都是不全面、不一致的，受到當時各種因素的影響，反映在工作效果上面也是不一致的。

2.工作完成時限的缺失帶來障礙

工作完成時限的缺失在院系黨政辦公室很常見。一種情況是沒有設定工作完成時限，由于工作內容繁多，很多任務都是領導口頭布置給下屬完成，并沒有交待工作的完成時限;另外一種情況是雖然設定了工作完成時限，但是從領導到普通成員都沒有重視，只因為“設定了完成時限”這個事實就感到滿足了，原因可能是對工作完成時限的監督需要耗費大量的精力和時間，所以很多領導在布置了工作完成時限后就將其拋之腦后。還有一種情況是即使設置了工作完成時限，也會有人不遵守，有的成員就算工作任務不是很重，往往也很難按時完成，給出的理由是“因為別的工作需要忙”或者“突然有人找他做別的事情”。

3.信息孤島的存在帶來不利影響

信息的不對稱以及信息溝通不及時或信息獲取所需時

間長是阻礙院系黨政辦公室行政工作效率提升的一個障礙。高校院系黨政辦公室主要職責可以分為黨建、組織、人事、財務、后勤保障等等，各類工作由專人負責，產生了大量的文字材料，這些文字材料是關于各項工作的寶貴信息，對其的良好運用能夠提升工作的質量和效率。而事實上，并非每個成員都愿意把自己掌握的信息共享出來，同時院系黨政辦公室也缺乏一個共享信息的機制，這樣就大大增加了信息獲取的時間，加大了信息獲取的難度。比如辦公室經常會遇到這樣的場景，當緊急需要某項材料時，恰好材料的提供人出差在外，或者當某位成員在工作調動時由于材料檔案的交接產生信息的丟失。

二、提升高校院系黨政辦公室行政工作效率的技術解

決路徑

1.制作科學的工作指南

制作工作指南對提升高校院系黨政辦公室行政工作效

率有很多好處，一是優秀的工作經驗得以讓全體辦公室成員共享，個人經驗變成集體的財富;二是制作工作指南使工作標準化，無論由什么人來執行，都能達到同樣的標準，通過不斷改善，能夠促進集體的整體進步;三是工作指南同時也是不斷傳達集體理念的工具，只要不斷傳達，就能統一團隊成員的目標;四是制作指南的過程中，能夠讓人重新審視平時不太注意的一些工作，比如審視每一項工作的意義，也就得到了深入探討工作方法和態度的機會。鑒于以上好處，制作工作指南對提升辦公室成員的行政工作效率就顯得非常有必要。但是制作一個優秀的工作指南，并非簡單的工作總結，而是一個科學的過程。首先，工作指南的制作不應是“自上而下”，而應該是“自下而上”，同時指南的制作還不能由某個人員獨自負責，必須是辦公室全體人員參與其中，這樣才算是一個成功的指南;其次，指南制作完畢后，還需要聽取師生的意見，同時還應該隨時由全體成員進行內容的更新;最后，指南不能太過復雜，而是需要達到“容易理解”的終極狀態。

2.設定可視化的工作完成時限

讓工作完成時限可視化是提升高校院系黨政辦公室行政工作效率的另外一個路徑。第一種機制是“時限公告”，張貼在辦公室或者會議室內，辦公室主任每次向成員分配工作時，都將負責人和工作內容、完成時限記錄在時限公告上，對是否在規定的時限內完成工作進行不同的標記。這樣一來，就能夠一目了然地看出誰正在進行什么工作，并且進行到了什么程度，給負責人帶來了一定程度的緊張感。另外一種機制是在辦公室內部建立一個DINA系統，所謂DINA系統，是Deadline（時限）、Instruction（指示）、Notice（聯絡）、Agenda（日程）的首字母縮寫，這個系統能讓辦公室內部共享所有的業務指示和聯絡事項等內容。比如每次會議結束后，辦公室主任制作工作事項內容，上傳到DINA系統，供全體人員進行瀏覽，若辦公室成員沒有瀏覽任務內容，畫面上會有相應的符號提示，若工作按時完成或者臨近工作時限還沒有完成，系統就會給工作負責人發送相應的提醒，而這一切都是全員可視化。這些機制能夠達到兩種效果，第一個效果是可以更好地執行PDCA周期，第二個效果是確保工作內容不被遺忘。到達時限規定的日期后，辦公室主任向成員確認工作的完成情況，若沒有完成，則檢討問題背后的原因，以便探討詳細的應對措施。

3.實現信息的自由共享機制

為了避免信息獨占或是信息孤島現象，就不能將“個

人”與“工作”聯系起來，而是要將“個人”與“組織”相聯系，因此要養成信息共享和積極溝通的習慣。文件材料生成后，在內容可以分享的前提下，將其電子版上傳到共享的文件夾內，給辦公室的每個成員授權可以查看文件材料的權利，這些文件材料的內容可以由辦公室成員自由拿來使用，這樣就徹底實現了信息的可視化，當辦公室成員在工作中需要某些信息時，可以以最快的速度迅速找出來。只要能夠讓信息實現共享，就能簡化同事之間的交流，也能增強信息的流動能力。

參考文獻

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