RPA技術在審計函證程序中的應用探索

宋迎春 陳蕾

（湖北工業大學經濟與管理學院湖北武漢430000）

一、引言

我國國家發展改革委、工信部等17部門聯合發起“數字化轉型伙伴行動”，加快各行業數字化轉型，引領創造價值新需求，培育壯大經濟新動能。審計工作是一種相對傳統的業務，數據大且程序繁瑣，在數字化轉型的背景下，審計行業也需要走出傳統審計的局限。在審計行業數字化轉型進程中，主要有兩大目標，一是落實“以數據驅動審計”，通過大量數據的應用，更好、更精確地發現風險并管理風險。二是借助軟件和技術進一步改善審計方法，提高審計工作效率，進而實現降本增效。大數據、云計算、智能化技術的快速普及應用，使得審計數字化轉型有了更多的落地手段，尤其是以RPA技術為代表的智能化工具的應用，能很大程度上提高審計工作的質量和效率。

函證程序所獲取的證據可靠性較高，所以在審計業務中很受審計人員的重視，并被經常使用，但一直以來審計中函證程序的實施效果并不盡如人意，一些審計失敗案例中也存在函證程序不到位的情況。通過調查發現，函證流程耗時費力、成本高是目前審計實務中的常見問題，特別是函證中對發函地址和回函地址逐一核實的工作是難點也是痛點。因此，審計人員有必要進一步思考如何借助RPA技術提高發函地址核對工作的效率，同時節省出更多的時間和精力去做需要更多職業判斷的工作，進而整體上提升審計工作的效率和質量。

二、RPA介紹

RPA（Robotic Process Automation），即“機器人流程自動化”，是一種依據預先設定的業務處理規則和操作行為，能夠模擬并增強用戶與計算機系統交互過程，自動化去完成一些重復性強、基于規則的任務的機器人軟件。根據操作的自動化程度，RPA有兩種操作模式：一是用戶參與模式。在業務處理過程中，RPA實時響應系統事件或用戶事件，實現與用戶的協同從而來完成流程，即需要用戶與系統交互來完成全部流程，只是部分實現流程自動化，這種RPA被稱為用戶參與RPA，也被稱為RDA（Robotic Desktop Automation）。通常這類操作在用戶電腦安裝表層程序，實現友好交互。二是非參與模式。在業務處理過程中，所有流程操作都由RPA自動完成，流程全部自動化，而不需要與用戶互動，流程是通過事件或者預定時間定時觸發，用戶只是監控流程處理過程。由于不需要與用戶交互，所以被稱為非用戶參與RPA，通常部署在云端或服務器端自動運行，用戶只是監督運行狀態。本文主要研究用戶參與模式下的RPA應用，需要在用戶計算機桌面安裝RPA軟件，表1展示了目前市場上主要RPA軟件，本文采用的是Uipath軟件。

表1 常見RPA軟件介紹

三、RPA在函證程序中應用的前提

（一）RPA的適用條件

并非所有審計業務流程細分下的獨立審計任務都適合運用RPA。具體而言，函證程序可以細分為許多獨立的審計任務，如發函地址核對、詢證函生成、簽字確認、發函等等，不是所有的任務都可運用RPA來完成，需要考慮其是否符合運用RPA技術的一些標準，即適用條件，包括是否重復性高、是否簡明、是否基于明確的規則、是否只需要低度判斷甚至不需要判斷、流程中涉及的數據兼容性如何等等。

第一，能成為目標任務，其必定具有重復性較高的特點，這樣才能最大限度地利用RPA，也就是讓RPA“有必要應用”。例如，工作人員需要去查看幾十份郵件并下載其附件，他們至少需要進行“打開郵件”和“下載附件”這兩個操作，然后重復幾十次，這就屬于重復性高的工作任務。換言之，如果正常情況下只需下載一兩份附件，人工可以輕松完成，這時就無法凸顯出運用RPA技術的價值。

第二，目標任務選取時需確定其對應的工作流程是否簡明，特別是在探索RPA的應用初期，因為剛開始對RPA還不太熟悉。可以選取一些工作流程簡明的任務作為試點項目，積累了更多相關知識和經驗后，審計人員可以把RPA應用到更復雜的流程中去。

第三，目標任務是否基于明確的規則、是否屬于低度判斷。如果不是將會增大自動化實現難度和運用風險，也就是讓RPA“有可能應用”，這是因為目前RPA技術發展還不足夠智能，它只能完成一些基于明確規則的工作，無法像人工一樣去做復雜的判斷。

第四，目標任務中涉及的數據是結構化還是非結構化。單一任務的結構化程度越高，就越適合進行RPA技術處理。像Uipath軟件含有OCR識別功能，可以從非結構化數據來源（如圖像、PDF等）中提取數據，但是結構化數據更不容易出錯，更容易與RPA軟件兼容。

（二）RPA在發函地址核對任務中的適用性分析

基于RPA的適用性條件，在這里需要考慮函證程序中哪些工作滿足上述條件，這是RPA在函證程序中應用的前提。首先，在各個審計項目中，需要函證的對象較多，據了解，一次審計項目中涉及上百份函證，依次從網站上查詢工商地址后再與被審計單位提供的發函地址核對，這項查詢和核對工作也就會被重復操作很多次。其次，針對發函地址核對，其任務流程就是根據被詢證單位名稱進入“天眼查”網址查詢工商注冊地址，然后與被審計單位提供的地址進行初步核對，如不一致需人工進一步審查，其任務流程是簡明的。再次，審計工作大概可以分為兩類：一類是重復性高、幾乎不需要太多職業判斷的工作，另一類是需要一些或者很多職業判斷的工作，它正是發現被審計單位舞弊的利器。函證中發函地址核對屬于前者，查詢地址不涉及重大判斷，兩個來源的地址核對可以根據計算機既定的規則實現，屬于低度判斷任務。最后，函證地址核對中主要涉及數據包括被詢證單位名單和網站上抓取的工商地址信息。被詢證單位名單通過Excel存儲，屬于結構化數據；網站上需要爬取的數據可能是非結構化的，但是也可以利用Uipath的OCR文本提取功能解決，數據兼容性可以達到要求。綜上，發函地址核對任務基本符合RPA技術實現的前提，本文以發函地址核對任務為例，進行RPA應用實踐。

四、RPA在函證程序中的具體運用

（一）基本流程

如圖1所示，業務流程自動化包括以下三個階段：前期工作（根據自動化需要修改原有流程、整理需要的數據）、中期工作（設計RPA流程圖、調試修改）、后期工作（運行、評估運行結果和審計風險）。

圖1 RPA應用基本流程

1.前期工作。選中目標任務后，需要考慮其對應的流程是否需要修改，以更好地與RPA軟件配合。還要準備流程自動化時所需要運用的基礎數據，基礎數據的意義在于為機器人指定執行的范圍，明確操作的具體對象。

2.中期工作。像Uipath軟件，其具有用戶友好的界面，簡化了代碼過程，不需要審計人員具有計算機專業背景，可以通過相關學習進行流程設計。中期工作需要正式進行流程圖的設計，設計完后需要進行調試和修改。

3.后期工作。正式運行后，需要進行后期的評估工作。首先，需要對RPA實用性進行評估。這里可以運用一些RPA性能指標，如準確性、中斷性等，采用業務流程自動化很有說服力，也是必要的，這些指標可以幫助我們客觀地評估工作流程中RPA部署的效果，也就是比較機器人流程自動化前后的情況。RPA實用性評估指標具體如下：第一，準確性。自動化可以消除由于乏味、疲勞、注意力不集中等情況而導致的人工操作中不可避免的錯誤。第二，中斷性。導致機器人提高生產率的另一個功能是其連續工作的能力，并且很少出現升級中斷的情況。因此，可以通過比較審計人員完成流程所需的停機時間與機器人的停機時間來測量RPA。第三，審計的數字化。通過將繁瑣的審核任務（例如內部控制測試、細節測試、對賬等）傳遞給RPA，員工可以更熟練地處理復雜的審計任務，如調查異常或估計公允價值投資等，可以通過將數字化審計的比例與仍然采用手工審計的比例進行對比來評估進度，評估應針對每個流程并按特定的時間范圍進行。第四，循環時間。由于機器人不會感覺厭倦，也不需要休息，因此RPA可以顯著縮短工作周期時間。可以通過比較審計人員執行給定流程所花費的時間與機器人所花費的時間來對比，由于周期時間取決于可變的總工作量，因此最好將此估計值錨定在相似期間。第五，員工保留率。RPA可以通過接管那些具有高度重復性任務來支持保留率，使員工免于單調乏味的工作負擔，并可以專注于對業務也很重要的高價值任務，從而使員工更充實、更滿意，從而降低離職可能性。在實施RPA之前和之后保留率的差異是自動化驅動收益的一個相關指標。但是，這是一個較長期的指標，因為員工的職業反應需要時間來證明。第六，員工滿意度。這是短期內員工敬業度的定性度量。要將其用作RPA盈利能力的指標，需要做的就是要求員工填寫有關自動化前后其角色和工作量滿意度的調查，應該在受自動化影響最大的部門中啟動調查。員工期待必須執行的手動重復性工作越少，工作滿意度就會越高。一個必要的先決條件是，必須對員工進行充分的培訓，使他們了解自動化可以做什么和不能做什么。這樣一來，他們就不會抱有“機器人會竊取我們工作”的態度，這有助于RPA的推廣和應用。其次，評估審計風險（檢查風險、固有風險、重大錯報風險）。在審計流程自動化中主要考慮的是檢查風險，即審計程序不會發現錯報的風險，至少保證檢查風險不會增加。具體來說，包括考慮前期工作中審計工作流程修改和最后的運行結果會不會產生檢查風險。

（二）RPA在發函地址核對中的運用

1.修改原有流程和整理數據。首先，細分發函地址核對任務步驟。審計人員負責步驟包括：（1）準備需要的數據，如被詢證單位名單；（2）點擊運行；（3）RPA軟件運行完成后，整理地址不匹配的單位名單，分析原因并實施進一步審計工作。RPA負責的步驟為：（1）進入查詢網址；（2）輸入客戶名稱；（3）點擊搜索；（4）查看工商地址，復制粘貼到文檔中并保存；（5）比對地址，做出初步判斷。這些步驟同時展示了審計人員與RPA軟件交互的一個過程。其次，為了RPA能更好訪問信息，整理的“被詢證單位名單”存儲在Excel文件里，因為Uipath軟件中有【讀取excel單元格】組件。在表格中需要準備的數據包括“被函證單位名稱”“被審計單位提供的地址”。另外，不同于數字比對，文本信息比對更困難，比如“江西省南昌市”和“江西南昌”實際上是一樣的，但是運用函數等規則很容易判斷其不一致，所以為了RPA軟件機器人更好比對，清單中的“被審計單位提供的地址”進一步規則化成“*省*市*區*街道*號***”。

2.設計RPA流程圖、調試和修改。這一階段的主要任務是把RPA軟件負責的步驟投影到RPA流程圖中。流程圖設計主要步驟如下：第一步，通過設置【獲取列】組件，實現機器人自動獲取“被詢證單位名稱”。第二步，利用【遍歷循環】組件實現對后面流程的循環。第三步，在【遍歷循環】中利用網頁錄制功能實現機器人進入天眼查的查詢網址。第四步，利用屏幕抓取功能實現抓取目標信息。第五步，設置比對規則。機器人最后將從網頁上爬取的“工商注冊地址”信息和“地址比對結果”對應地寫入到設定好的表格中。在前面的操作中還包括變量的創建、變量類型設置等關鍵步驟。需要注意調試后，可能需要針對變量類型設置等報錯進行修正，如運行結果與預想不一致，則需重新思考流程的配置邏輯，不斷進行調試和優化，直到流程圖按預期那樣成功運行。

（三）RPA實用性評估和審計風險評估

在傳統人工核對情況下，審計人員需要完成除“點擊運行”之外的所有步驟。在運用RPA技術流程自動化后，很多操作步驟完全可由RPA軟件機器人代替，審計人員只需完成整理數據、點擊運行、差異分析等小部分工作。從直觀上看，審計人員在流程自動化后可以節省很多時間。

關于中斷性。在運行的過程中，存在兩個例外的情況：一是個別公司并沒有登記工商信息，這會導致流程循環的中止。二是流程圖中的屏幕抓取環節，其抓取的網頁主題格式設置為“**公司_工商信息_風險信息-天眼查”，但是清單中有些公司爬取網頁主題格式為“**公司_電話_工商信息_風險信息-天眼查”，導致機器人無法識別網頁，繼而無法抓取，同樣會導致循環的中止。

關于準確性和循環時間。為了更直觀地驗證機器人工作的效果，我們同時把相同任務分配給人工完成。這次的實踐中，剔除上述例外情況后，機器人完成查詢及核對任務僅花費了5分鐘左右。相應地，設置人工操作相同任務作為實驗參照，結果為人工完成整個任務平均要花費十幾分鐘。另外，軟件機器人完成任務的準確率較高，基本沒有錯誤，只要在中期工作中調試好所有流程，那么軟件機器人就不會出錯。因此，實踐結果也證明了RPA技術確實可以在一定程度上縮短任務完成周期，進而提高審計工作效率。

關于員工保留率和審計數字化。發函地址核對流程自動化后，還是需要審計人員進行檢查，并且后續針對異常情況的處理工作更需要人工進行，上述的RPA應用屬于用戶參與模式，也就是說整個任務中是離不開人工的，這類工作的自動化是有利于審計數字化發展的，也會使員工脫離繁瑣的工作，讓其在工作中發揮更大的價值，員工也會對RPA技術保持友善態度。

關于風險評估。前期工作階段的流程修改環節中僅對地址格式進行標準化，對整個核對過程沒有實質性的改變，運行結果是完全依照設定好的流程得出來的，可靠性高，而且運行后寫入表單中的核對結果只是一個參照性的資料，后續的重要判斷還需要審計人員來執行。所以，此發函地址核對任務自動化流程不會產生額外的檢查風險。

五、結語

本文運用RPA技術，一定程度上實現了函證程序中發函地址核對工作的自動化，初步證明了RPA技術有助于提高審計工作效率。目前，在用戶參與模式前提下還無法對審計中函證程序進行整體自動化，因為函證中還涉及到如郵寄等非計算機界面操作的環節，所以本文只是對審計業務流程細分下的一個審計獨立任務進行自動化。不足之處是，如果樣本量更大，兩類例外情況的發生頻率會更高，一一剔除會影響自動化效果，今后還要針對這些例外情況做進一步優化方案，比如考慮是否可以在爬取環節設置兩種主題格式等。