“互聯網+”背景下幼兒園辦公自動化系統的應用現狀與思考
——以新陶幼兒園為例

廣東省廣州市天河區新陶幼兒園 陳佩葉

在“互聯網+”的時代背景下，幼兒園的信息化建設是時勢所趨，辦公方式追求高效、高質、資源的共享與整合以及再利用，注重園所內外的協同合作、系統互通。

現代信息化進程要求農村幼兒園管理協同工作、綜合管理、集成化的解決方案。針對幼兒園內部的管理流程和結構，網絡化的辦公自動化系統充分承擔起了機構中各個管理層的各項工作，不僅成為單位員工工作中的優秀助手，同時更是幫助有關領導作出英明決策的左右手，使最復雜、繁瑣的辦公室事務變得自動化、流程化、數字化，大大提高了幼兒園各部門的工作效率。當前，我園的信息化建設相對滯后，與現代信息化辦公的要求存在差距。因此，基于園內辦公業務的現狀需求，需定制適合園所的辦公自動化系統，實現各部門的資源共享，協同辦公，互聯互通。

一、聚焦現狀：做好系統應用的籌劃準備

（一）聚焦問題癥結，構思辦公方向

在系統建設工作啟動前，我園內部的文件發送、請示報告等工作，僅依靠傳統的紙張傳遞方式以及QQ 工作群組，與信息化現代辦公的要求相差甚遠。伴隨“互聯網+”信息化建設的發展趨勢，園所聚焦園內辦公業務的現狀、需求，有計劃地參與各項信息化調研的培訓項目，積極尋求應用性強的辦公自動化應用系統與平臺，重新思考與定位園所信息化辦公的發展方向。

（二）把握科研機遇，專家引領前行

2017 年12 月，廣州大學與天河區學前教育指導中心聯合申報的重點課題《“互聯網+”時代的幼兒園信息化建設研究》正式立項，并招募自愿參與信息化建設項目的實驗園。新陶幼兒園課題組把握科研的平臺與機遇，結合園所構思的辦公發展定位，選取辦公自動化系統的應用為課題的核心研究點，完成了子課題的立項申報、開題報告、系統購置以及技術對接等一系列的研究與應用的籌劃準備工作。

二、著眼實踐：積累系統應用的有效經驗

（一）編寫調查問卷，梳理辦公需求

研究前期，園所結合系統原有的模塊功能與園所的辦公現狀，編寫了調查問卷，在系統測試與運行前對全體教職員工的應用需求完成了摸查工作。通過梳理與分析問卷信息，研究人員全面掌握了園所辦公自動化系統使用者的經驗準備、信息素養以及業務困惑等各方面需求現狀。

（二）積極探討溝通，擬定需求定制

結合問卷調查的梳理與分析，研究組深入地了解各部門人員對日常辦公的需求、現狀，基于系統現有的功能，與寧馨科技信息公司積極開展溝通、研討與分析，探討系統模塊某些功能實現的可能性，并基于需求調整細節，定制模塊新功能。

（三）完善系統數據，正式啟動系統

系統運行分測試與啟動兩個階段。在測試階段中，研究組需要提前熟悉各模塊的操作，完成系統所需的數據導入工作。與此同時，研究組采取以點帶面的推進方式，分小組逐步試運行系統的各模塊。進入啟動階段后，結合試運行階段的情況，在全體人員逐漸適應系統的過程中，研究組與技術人員逐步將線下的部分業務內容遷移至線上操作，正式啟動系統中的消息中心、審批管理、保教管理以及后勤管理等不同的模塊。

（四）制定反饋機制，定期調整分析

基于以應用問題為導向的需求，研究組采用分組分模塊共研的形式，設立各班級、部門的辦公系統教研組，圍繞現階段各模塊應用的現狀、效果、調整以及展望等方面，展開研討與分析，及時收集、反饋并共享在應用中存在的問題，進一步探討園所日常辦公在每個模塊、功能中的可調整與可優化的空間，共享反饋機制的科研智慧與應用成果。

三、提升效率：實現系統應用的高效運轉

（一）基于園所辦公，實現了日常業務的便捷化與高效化

在應用過程中，辦公系統中的考勤系統、后勤維修采購以及通知消息的功能，非常顯著地提高了行政與后勤人員的工作效率。幾種系統從一開始的紙質化填寫，到中后期階段辦公系統的運行，已實現考勤數據、后勤維修需求、采購清單等業務的信息化，讓辦公業務的流轉不再止步于園內，無論外出學習或會議，都可以隨時完成申請與審批，更能便捷地在手機中獲取各種辦公審批流程的抄送，整個過程清晰可視，互動性強。

（二）基于應用對象，提高了教職員工的信息技能與水平

在研究初期，全體教職人員對辦公系統不熟悉，處于被動的學習狀態；而在中后期，成員們以模塊為小組，各小組形成學習共同體，在熟悉系統的多種功能后開始感受到其便捷性，應用的狀態從被動轉向主動，加速了對辦公系統掌握程度的推進。現階段，教職員工不僅對系統有了更深的認識，更會針對系統中的某些功能反饋出希望完善與調整的需求，較好地提升了系統應用的主動性。

（三）基于審批管理，制定了定期的數據更新與維護模式

基于辦公系統中涉及的模塊功能、角色權限，園所對各功能、角色的審批事項進行逐一設置，并針對系統具體的應用情況對審批流程進行精簡與調整，已初步制定出一套適合園所日常辦公的審批管理模式。此外，結合園所的人員崗位變動，能及時維護系統中應用人員的角色與權限，定期做好各個模塊的調整與更新。

（四）基于保教管理，達成了資源數據的整合與可移動化

借助辦公系統，全體教職人員都可以隨時登錄賬號上傳與更新自己的教學資料，逐步創設專屬于教師或者園所的辦公資源庫。辦公系統的管理系統，能夠將近期經常需要使用的文檔數據資料匯集成文件鏈，便于查閱下載。現階段，正處于共享電腦平臺與辦公系統資源的整合階段，逐步將保教部門的文案資源轉移至信息化的辦公系統，優化園所的資源整合管理。

（五）基于后勤管理，推進了便捷靈活的多功能在線管理

后勤物品的采購與損耗是一個不斷更新與反復的過程，若僅僅依靠電子表格的整理，就會影響業務效率。結合園所物品申購、維修申請、監控查閱的流程進行調整與設定，如系統中的維修申請可取代以往的紙質材料，相關人員可隨時在手機中獲取需要維修物品的圖文信息，通過辦公系統及時發送至維修人員并告知相應的情況，大大地推動了后勤工作的高效化。

四、穩步推進：提煉系統應用的實施策略

（一）轉變思想觀念，拓寬辦公系統運轉效能

管理人員在幼兒園信息化建設的規劃、組織以及管理過程中起著關鍵作用，緊扣現階段的辦公現狀、問題，將與之相關的辦公業務納入幼兒園信息化建設的整體規劃中，在有限的資源下依托辦公自動化系統實現人力、物力以及財力最優的配置，實現辦公業務管理的高效化。此外，管理人員應引領團隊樹立信息化辦公應用和教育教學的意識，提高全體人員專業的信息化素質，結合信息化系統的應用，全面帶動師資團隊逐步掌握在信息技術環境下所需要的信息技能，發揮好辦公系統的最大功效。

（二）建立管理機制，確保辦公系統持續運轉

建立切實有效的辦公自動化系統管理制度，是保障園所信息化辦公持續運行，穩步推進幼兒園信息化長效發展的必要條件。

結合園所辦公業務的現狀，要建立適宜性的應用系統管理制度，規范辦公自動化系統的日常操作，涵蓋具體模塊的審批流程、崗位權限等方面的信息化管理機構的設置和崗位職責的明晰，確保系統運作分工明確，責任到人。此外，辦公自動化系統應結合各部門的業務需求設定操作與發布權限，確保信息發布及時、準確，使系統的持續運轉更加嚴謹、有序。

（三）把握業務需求，不斷優化辦公系統功能

幼兒園辦公自動化系統的功能需要因時而變，定期做好摸查工作，精準把握園所現階段的業務可提升的效率空間。借助系統的調整，在持續應用與反饋的過程中不斷優化現有的辦公系統功能，最大限度地創新與拓展系統的應用效能，持續穩步地提升園所的業務效率。

幼兒園辦公自動化系統的應用是可持續的發展過程。在下階段的研究中，我園將制定具有園本特色的信息化教育教學發展規劃，以辦公自動化系統的實踐為切入點，不斷拓展與聯動系統的模塊功能，進一步提升業務工作效率，建立信息化項目的靶向學習科研機制，助推園所信息化管理模式的深扎厚植。