經濟時代下數字化技術在檔案管理工作中的運用

李乙文（海南省委宣傳部）

■ 引言

信息化作為驅動社會經濟發展的主要動力，各個行業領域都要在發展浪潮之下對自己的角色作出重新定位。早在《國家檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中就明確提出要全面推進檔案資源存量數字化，且2016 年召開的全國檔案局長館長會上，也提到了檔案信息化發展戰略與檔案信息化建設要求。對如何借助互聯網實現檔案信息資源的共享，利用最大限度發揮內涵和價值，才能成為今后工作的主要方向。

■ 數字化技術在檔案管理中的應用作用

（一）促進數字經濟的形成

檔案的數字化應用在保存和管理方面進行了重要突破，拓展了檔案利用的價值和工作內涵。在拓展使用范圍的前提下，可以讓檔案突破現有的“信息孤島”，并且讓更多人了解到檔案內容和檔案管理工作的新內涵。特別是在檔案管理部門制定管理制度后，可以通過數字化手段讓檔案面向大眾開放，以虛擬化展示的方式將內容全部展現在人們眼前。

數字信息已經上升到國家戰略層面，加速了中國數字經濟的落地和實質化發展。在數字經濟的沖擊下，文件的生命周期理論再次受到考驗，檔案管理工作在經濟時代下有著新內涵，不僅要具備管理功能，還要具備控制功能，加速電子經濟事務的規范化管理。

（二）延長數字檔案利用時間

一直以來，傳統的檔案管理以紙質檔案為主，紙質檔案本身易受潮，影響紙張使用壽命，導致文字模糊、破損等現象，在長期保存的過程中，必然會面臨外部損傷風險，且這種損傷通常是不可逆的。一旦出現檔案問題，不僅會導致重要信息丟失，同時也會給今后的檔案管理工作帶來新困難。在用傳統物理手段修復中，可以制作紙質檔案的數字化副本，通過數字化副本應用來減少原件受損情況，有效延長檔案的利用時間。對于一些已經破損的紙質檔案，也可以借助數字圖像等關鍵技術展開修復，使檔案內容恢復應有價值。

（三）推動數字經濟發展

數字化技術的應用可以讓檔案部門在管理模式上發生改變，通過建立數據庫或紙質檔案數字化轉存的方式，能夠讓原有的檔案信息資源得到綜合整理，提升檔案部門的協同效率和管控水準。例如2019 年國家檔案局同財政部、商務部、國家稅收總局啟動了電子發票電子化報銷入賬與歸檔試點工作，這樣一來全流程管理成本下降明顯，為電子發票的規范管理提供了示范要求。在今后的經濟活動中，檔案管理還可以在數字化技術的支持下，實現對紙質檔案內容的信息深化與拓展，通過數字化手段將事后管理轉變為前端控制。

基于信息資源展開的公共服務本質上是一種市場化產品，在了解用戶的個性需求定位后，才能實現檔案管理模式的深度轉型，將各類數字化資源進行有效應用，打造綜合服務交互平臺和業務服務平臺，完成數據接收和內容管理等多個方面的服務功能。

■ 經濟數字化技術的應用目標

（一）滿足經濟發展需求

經過長期的數字化工作，檔案部門已經積累了大量的紙質檔案數字化資源，實現了狹義概念下的數字化管理。從今后的發展目標來看，會借助數字化技術開展對紙質檔案的開放鑒定工作，明確檔案數據開放細則并增加數字化紙質檔案的種類。

檔案工作要向前延伸，就需要做好前端控制，轉變發展理念和發展思路，在數字經濟環境下進行業務拓展，讓檔案管理部門朝著規范化的方向而轉變，為經濟活動提供信息支持，社會大眾作為檔案部門的主要服務對象，需要將大眾需求作為檔案工作的出發點，建立服務型機構，并完善紙質檔案的數據庫建設工作，實現紙質檔案數字化分步實施和數字化成果的集中利用，保障信息的有序化增長和資源的共享應用，力求為提升檔案數字化的效率與質量做出有益的嘗試，為數字化實踐提供助力。

（二）平衡資源發展過程

基于全國范圍來看，實現紙質檔案的數字化無疑是一項相對復雜的系統工程，因受到多方面因素影響，實現這一過程的難度較大，需要在問題分析的基礎上逐步推進紙質檔案數字化工作開展。早在2002 年，國家檔案局就發布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，并且對檔案信息化建設進行了綜合戰略布局。時至今日，我國紙質檔案的數字化管理已經開展了20 年，數字化技術的應用目標在于平衡不同地區的發展過程和發展要求。紙質檔案數字化的開展需要建立在數字加工體系基礎之上，包括基礎設施建設和人力資源管理等，這些都會給財政預算和數字化成果轉化帶來新的壓力。因此，檔案部門會積極爭取數字化專項資金，以滿足發展過程的實際需求，并著力培養檔案數字化人才，做好檔案的前端管理工作。必要時還應該開展各項社會實踐，豐富現有的檔案資源，為數字化工作的有序開展打好基礎。

（三）明確主體職責

從長遠看，通過服務形式的改進，促進紙質檔案數字化是未來檔案館管理建設的主流方向，檔案部門會對檔案服務企業起到應有的監管責任，必要時引進社會力量參與到檔案數字化進程中，為檔案部門職能轉變提出發展方向。例如，從監管的角度看，檔案服務企業會通過部門備案來確定責任與數字化成果檢驗標準，重點提升數字化檔案應用效率。檔案管理部門也會制定相應流程，以便于確定企業在數字化過程當中的工作職責。雖然現階段檔案服務處于產業發展的關鍵階段，但如果能夠實現檔案服務企業和檔案部門的優勢互補，就能進一步促進檔案事業發展。

■ 經濟數字化技術在檔案管理工作中的運用

（一）賦能數字經濟發展

在進行檔案管理的過程中，數字化人員會進行檔案掃描等工作，將各項內容進行數字化處理。具體是在檔案掃描之前會檢查紙質檔案的頁碼與卷內目錄是否相同，確定不存在編寫錯誤之后逐頁進行掃描，然后對掃描后的數字圖像和紙質檔案進行核對，確保每個檔案的編頁與原有的紙質檔案保持一致。

今后的檔案管理工作要完成從檔案室向檔案局、檔案館、檔案室三合一的轉變，加快推進檔案數字化工作，建立健全數據共享應用體系，充分發揮檔案數據在經濟建設和業務流程方面的支撐作用，項目實施環節，實現全生命周期管理，支撐區域數字經濟發展。

總體而言，檔案標準化和規范化水平涵蓋了檔案工作各個方面的業務要求，檔案標準要有效實施并真正落實就需要提升系統的整體水平，實現與現有業務系統和辦公系統的無縫集成，在保障系統綜合能力的過程中，推廣檔案資源的深度利用。

（二）服務反饋機制

基于服務內容的信息反饋機制，可以對檔案館現存資源的結構進行調整，充分發揮資源的經濟效益，將未來資源服務模式轉換為信息推送模式。與此同時，知識管理服務模式將成為檔案館的發展趨勢，借助數字管理系統和數字資源平臺為依托，讓每一名用戶都成為知識經濟綜合體當中的重要節點。知識經濟時代下檔案館連接的眾多用戶群體，不僅能夠充實基礎資源庫，還能完成信息的交流與共享，充分發揮社會效益。

（三）綜合體現數字檔案資源的經濟效益

數字化負責人員需要嚴格按照數字化技術的應用要求，對掃描處理后的圖像進行檢查、存儲和備份，對于完成的數據內容要確定建設單位和項目名稱等關鍵信息。要想完成這項工作，需要重點提高檔案人員的信息化管理水平，借助檔案化信息知識來更新原有的內容結構，做好重點知識的更新和消化，學會利用計算機網絡和多媒體技術進行存儲和開發利用。知識經濟時代下，我們要做好檔案信息資源的合理推送，關注信息的經濟價值定位，以個性化服務模式在互聯網時代下實現豐富多彩的自主資源利用，從而節約檔案信息服務成本。與此同時，應處理好檔案館用戶需求和服務模式設計之間的關系。無論是檔案本身的知識或對應的信息價值，都可以帶來潛在的經濟效益。以會計學的視角作出判斷，借助數字手段展開資產管理，能反映出檔案的真實價值。

■ 總結

科學管理已經成為檔案工作者需要履行的職責，而現代化技術迅猛發展，讓數字化檔案的挖掘潛在價值變得更高，實現檔案的數字化技術運營已經成為今后工作的主要趨勢。因此，我們需要建立并完善電子檔案在各個方面的利用價值，順應時代和技術發展潮流，強化科學管理手段，使其在現代檔案與管理過程中發揮更加穩定的作用。通過這種方式，能夠讓數字化成果為更多人提供優質服務，實現檔案館數字資源的共建共享。