民營(yíng)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化應(yīng)用探究

呂英

（成都芮捷科技發(fā)展有限責(zé)任公司，四川 成都 610000）

企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)（ERP）是一個(gè)大型模塊化、整合性的流程導(dǎo)向系統(tǒng)，它把企業(yè)內(nèi)部主要職能部門(mén)的信息統(tǒng)一起來(lái)，提供動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)、正確有效的信息，為經(jīng)營(yíng)決策服務(wù)。財(cái)務(wù)信息化是企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)（ERP）中核心組成部分，它能夠把企業(yè)的物流、資金流、信息流統(tǒng)一起來(lái)，最大限度地利用企業(yè)資源，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。對(duì)于民營(yíng)企業(yè)來(lái)說(shuō)，必須要明白，財(cái)務(wù)信息化絕不僅僅指會(huì)計(jì)電算化，財(cái)務(wù)信息化建設(shè)需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，適應(yīng)科技的創(chuàng)新，為民營(yíng)企業(yè)二次創(chuàng)業(yè)、選拔人才、再次騰飛搭建起堅(jiān)固的信息支撐。

一、財(cái)務(wù)信息化含義

財(cái)務(wù)信息化是指以會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，全面實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化，并利用先進(jìn)的信息技術(shù)和現(xiàn)代化管理手段，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下實(shí)行財(cái)務(wù)核算、控制、分析、監(jiān)督和決策等現(xiàn)代化管理職能，推進(jìn)管理數(shù)字化，最終實(shí)現(xiàn)管理信息化。

二、民營(yíng)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化現(xiàn)狀及問(wèn)題

（一）民營(yíng)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化現(xiàn)狀

1．獨(dú)立小軟件，未互聯(lián)互通

財(cái)務(wù)部使用用友軟件，用于會(huì)計(jì)核算，生成會(huì)計(jì)報(bào)表。采購(gòu)部使用進(jìn)銷存軟件，用于存貨的出入庫(kù)等日常管理。

2．多輔助臺(tái)賬，不統(tǒng)一規(guī)范

銷售部登記有銷售臺(tái)賬，反映每個(gè)銷售合同的開(kāi)票、回款等信息。工程部登記有項(xiàng)目臺(tái)賬，反映每個(gè)項(xiàng)目的派工、施工進(jìn)度。支撐平臺(tái)登記有人員出差臺(tái)賬，反映員工外勤動(dòng)向。上述各軟件及臺(tái)賬，由各部門(mén)使用，彼此間數(shù)據(jù)不關(guān)聯(lián)，不共享，傳遞也不及時(shí)。

（二）民營(yíng)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化存在的問(wèn)題

1．?dāng)?shù)據(jù)傳遞受限，信息反饋滯后，決策支撐不足

有用的數(shù)據(jù)才能成為信息。由于各部門(mén)間數(shù)據(jù)無(wú)法實(shí)時(shí)傳遞動(dòng)態(tài)更新，導(dǎo)致后一步驟的人員無(wú)法及時(shí)掌握前一步驟的進(jìn)展情況，財(cái)務(wù)也不能及時(shí)獲取所需業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)處理滯后，缺乏時(shí)效性的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)直接導(dǎo)致財(cái)務(wù)分析成為事后諸葛亮，無(wú)法為管理層提供及時(shí)的企業(yè)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)，不能為民營(yíng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的經(jīng)營(yíng)決策提供有力的支撐，企業(yè)無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下市場(chǎng)的快速變化。

2．員工重復(fù)勞動(dòng)，工作積極性弱，勞動(dòng)生產(chǎn)率低

表現(xiàn)在，多數(shù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)均需要重復(fù)錄入。如，項(xiàng)目基礎(chǔ)信息，需要銷售部、采購(gòu)部各自錄入；項(xiàng)目開(kāi)票、銷售回款數(shù)據(jù)需要財(cái)務(wù)部，銷售部同步錄入；項(xiàng)目發(fā)貨情況需要采購(gòu)部、銷售部共同采集。大量數(shù)據(jù)重復(fù)錄入占用了員工大量時(shí)間，使得員工無(wú)法向更加高級(jí)的技能層次晉升，得不到認(rèn)可，缺少成就感。并且，因不同環(huán)節(jié)、同一數(shù)據(jù)的人工錄入，增加差錯(cuò)的可能性，也增加了稽核工作量。

3．本位主義盛行，拒絕新生事物，升級(jí)過(guò)程艱難

發(fā)展數(shù)十年的民營(yíng)企業(yè)，老員工的比例相對(duì)較高。也正因?yàn)榇耍恍﹩T工已經(jīng)習(xí)慣了多年以來(lái)的工作模式，不愿意接受改變。有人甚至認(rèn)為，民營(yíng)企業(yè)與其他類型企業(yè)不一樣，沒(méi)有必要去追求高大上的信息化管理模式，得不償失。這就直接導(dǎo)致一部分員工主觀上對(duì)于民營(yíng)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化管理的更新升級(jí)存在天然的抵觸情緒，增加了工作的難度。

三、民營(yíng)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)思路

（一）統(tǒng)一思想，明確目標(biāo)

1．一致性，即財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的方向與民營(yíng)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)相一致。

在科技飛速發(fā)展的今天，信息技術(shù)在各行各業(yè)均已得到了廣泛運(yùn)用，民營(yíng)企業(yè)信息化建設(shè)已經(jīng)是大勢(shì)所趨，不可逆行。而財(cái)務(wù)信息化作為企業(yè)信息化的核心，重要性不言而喻。財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)，一定要緊緊圍繞著民營(yíng)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，為民營(yíng)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供強(qiáng)有力支撐。

2．整體性，即充分考慮各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)與財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的關(guān)聯(lián)。

企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果最終以財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的形式對(duì)外呈現(xiàn)，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)就是企業(yè)的一面鏡子。而企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果是各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的日常工作的集中體現(xiàn)。鏡子成像是否失真，是否客觀，依賴于業(yè)務(wù)前端的客觀真實(shí)。因此，財(cái)務(wù)信息化建設(shè)必須要考慮業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)如何客觀、準(zhǔn)確地傳遞。

3．實(shí)用性，即財(cái)務(wù)信息化建設(shè)務(wù)必要貼近企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)，滿足各業(yè)務(wù)部門(mén)的內(nèi)在需求。

目前，市面上有很多成熟的財(cái)務(wù)信息化解決方案提供商，他們開(kāi)發(fā)的信息系統(tǒng)，嵌入不同的功能模塊，整合企業(yè)資源，最大限度地提高企業(yè)效益。但他們的產(chǎn)品，多數(shù)是標(biāo)準(zhǔn)解決方案，且價(jià)格不菲。對(duì)于個(gè)性化需求很高的民營(yíng)企業(yè)來(lái)說(shuō)，可以說(shuō)是即心動(dòng)，又無(wú)奈。因此，經(jīng)過(guò)多方比較，我們最終選擇部分采用標(biāo)準(zhǔn)化解決方案，如財(cái)務(wù)、進(jìn)銷存軟件，外加開(kāi)發(fā)專屬業(yè)務(wù)平臺(tái)的方案，進(jìn)行企業(yè)的財(cái)務(wù)信息化升級(jí)。

4．?dāng)U展性，即財(cái)務(wù)信息化建設(shè)需要跟隨民營(yíng)企業(yè)的發(fā)展而調(diào)整擴(kuò)充功能，以期適合民營(yíng)企業(yè)不同階段的需求，持續(xù)更新升級(jí)。

5．安全性，即財(cái)務(wù)信息化建設(shè)應(yīng)加強(qiáng)信息安全防范意識(shí)，采用稽核、備份、權(quán)限設(shè)置、密碼保護(hù)等多重手段來(lái)保護(hù)企業(yè)信息的安全。

（二）全員參與，充分溝通

根據(jù)個(gè)人的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，財(cái)務(wù)信息化建設(shè)從設(shè)計(jì)到上線，再到成熟運(yùn)用，是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程。不論信息化系統(tǒng)有多先進(jìn)，畢竟是依托于計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息處理；而計(jì)算機(jī)運(yùn)用的好壞，依賴于操作計(jì)算機(jī)的人。所以，“人”是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的核心，也是財(cái)務(wù)信息化建設(shè)能否成功的關(guān)鍵。

在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的過(guò)程中，大量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)需要錄入、校對(duì)。而基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入的正確性、及時(shí)性，直接關(guān)系到后續(xù)信息的質(zhì)量。所以，在民營(yíng)企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)信息化建設(shè)時(shí)，首先，要做好宣傳動(dòng)員工作。要向全體員工宣講信息系統(tǒng)建設(shè)的重要性、必要性，要讓全體員工明白，“開(kāi)始階段的繁瑣是為了未來(lái)的簡(jiǎn)化，開(kāi)始階段的辛苦是為了未來(lái)的順暢”。只有全民動(dòng)員，目標(biāo)一致，才能讓財(cái)務(wù)信息化建設(shè)走得更加穩(wěn)健。其次，必須要做好各部門(mén)間的溝通協(xié)調(diào)工作。民營(yíng)企業(yè)利益高于部門(mén)利益。在信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，理順業(yè)務(wù)流程，明確各部門(mén)責(zé)任，落實(shí)到人，切實(shí)做到責(zé)權(quán)利的匹配。最后，要做好培訓(xùn)指導(dǎo)工作。保證每個(gè)員工都知道做什么，怎么做。財(cái)務(wù)信息化建設(shè)對(duì)于員工來(lái)說(shuō)，也是一個(gè)學(xué)習(xí)的過(guò)程。通過(guò)培訓(xùn)，將員工打造成“具有先進(jìn)信息管理理念”的新型職員，讓員工在民營(yíng)企業(yè)的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中提升自己。

（三）流程再造，業(yè)財(cái)融合

財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的目的是為了企業(yè)管理的升級(jí)換代，那么，在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)過(guò)程中，因勢(shì)利導(dǎo)地對(duì)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程再次梳理，結(jié)合業(yè)務(wù)變化的方向，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程再造，就潛在地增加了財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的附加值。

以財(cái)務(wù)信息化建設(shè)之進(jìn)銷存管理的升級(jí)為例，民營(yíng)企業(yè)中，不乏一些企業(yè)是一個(gè)團(tuán)隊(duì)，共同服務(wù)于多家會(huì)計(jì)主體。如果采用市面上標(biāo)準(zhǔn)的信息化軟件，從使用者的角度，無(wú)法直觀地掌握庫(kù)存全貌。因此，實(shí)操中，我們委托技術(shù)開(kāi)發(fā)工程師，搭建數(shù)據(jù)中臺(tái)。員工在數(shù)據(jù)中臺(tái)前端，在簡(jiǎn)單、明晰的界面進(jìn)行操作，所有數(shù)據(jù)通過(guò)數(shù)據(jù)中臺(tái)傳遞到標(biāo)準(zhǔn)化財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中，既滿足了財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求，也適應(yīng)了企業(yè)的特點(diǎn)。

（四）成本控制，效益優(yōu)先

說(shuō)到財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，就不可避免地要想到經(jīng)費(fèi)預(yù)算。不同的企業(yè)，對(duì)于財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的預(yù)算承受范圍是不一樣的。只要在可接受范圍內(nèi)，財(cái)務(wù)信息化建設(shè)宜早不宜遲。即使在經(jīng)費(fèi)不允許的情況下，也要考慮分階段實(shí)施。

四、民營(yíng)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)成果與發(fā)展方向

（一）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)，財(cái)務(wù)信息客觀及時(shí)，參謀決策有效支撐

通過(guò)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，打通了各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的信息壁壘，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享、動(dòng)態(tài)更新。以前急需數(shù)據(jù)時(shí)，員工需要加班、手動(dòng)統(tǒng)計(jì)，兩個(gè)關(guān)聯(lián)部門(mén)出來(lái)的數(shù)據(jù)還可能不一致。現(xiàn)在只需要進(jìn)行財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)，隨時(shí)調(diào)閱。有了充分的數(shù)據(jù)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策也多了一份理性保障。

（二）工作效率明顯提高，員工自主意識(shí)增強(qiáng)，員工組織良性循環(huán)

財(cái)務(wù)信息化建設(shè)前，有些員工擔(dān)心會(huì)增加工作量；財(cái)務(wù)信息化建設(shè)后，員工的切身感受是，增加一部分工作量的同時(shí)，切實(shí)減少了一部分工作量，也就是前文提到的重復(fù)錄入。不少員工從基礎(chǔ)錄入中解脫出來(lái)，積極思考，主動(dòng)為財(cái)務(wù)信息化建設(shè)出謀劃策，加速了業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的交流，促進(jìn)了業(yè)財(cái)一體化。

通過(guò)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)流程再造，明晰了業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，杜絕了以前部門(mén)間的“兩不管”的真空地帶。不同崗位的責(zé)任和義務(wù)更加明晰，績(jī)效考核更具有可操作性，相互推諉現(xiàn)象減少，企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)應(yīng)呈現(xiàn)良性循環(huán)局面。

通過(guò)對(duì)比，員工在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)升級(jí)后的工作幸福感明顯增強(qiáng)，這部分員工反過(guò)來(lái)成為今后財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的再次升級(jí)更新的推動(dòng)力。

（三）夯實(shí)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)基礎(chǔ)，抓好管理財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型，財(cái)務(wù)工作任重道遠(yuǎn)

財(cái)務(wù)信息化建設(shè)前，財(cái)務(wù)人員局限于傳統(tǒng)財(cái)務(wù)范疇，主要精力忙于會(huì)計(jì)核算、內(nèi)部稽核等繁瑣的事務(wù)性工作。財(cái)務(wù)信息化建設(shè)后，財(cái)務(wù)人員的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作明顯減少，原來(lái)的崗位價(jià)值降低，被淘汰的緊迫感很強(qiáng)，迫使員工主動(dòng)尋找出路。在財(cái)務(wù)信息化時(shí)代，不懂業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)人員一定不是合格的財(cái)務(wù)人員。財(cái)務(wù)人員要懂業(yè)務(wù)，就要深入業(yè)務(wù)前端，并且要找到準(zhǔn)確客觀地呈現(xiàn)業(yè)務(wù)的方式。但是，業(yè)務(wù)總是不斷變化的，財(cái)務(wù)信息化建設(shè)也要適應(yīng)大環(huán)境、小環(huán)境的變化，不斷調(diào)試、持續(xù)更新。

五、結(jié)束語(yǔ)

我們正處在科技革命的大背景下，信息化革命持續(xù)向縱深推進(jìn)，智能化技術(shù)的飛速發(fā)展，智能化與信息化一體，已經(jīng)對(duì)我們的工作方式產(chǎn)生了革命性的影響，很多崗位都將面臨價(jià)值轉(zhuǎn)型。我們需要充分認(rèn)識(shí)到，財(cái)務(wù)信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨，勢(shì)在必行。科技興則企業(yè)興，科技強(qiáng)則企業(yè)強(qiáng)。在時(shí)代的浪潮中，身為民營(yíng)企業(yè)，要結(jié)合自身實(shí)際，不回避、不觀望，積極地抓住機(jī)遇，選擇適合自己的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方案，堅(jiān)定不移地推行，持之以恒地完善。在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)過(guò)程中，一定要牢牢把握財(cái)務(wù)為核心，前期要著重做好財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)，將企業(yè)的經(jīng)營(yíng)規(guī)劃貫穿于財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的過(guò)程中，在業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)的磨合中砥礪前行。