制造企業采購內控流程設計與控制研究

楊雪玲

（廣州造紙股份有限公司，廣東 廣州 511458）

一、引言

采購業務是制造業企業生產與銷售的基礎，是企業業務鏈的首要環節，也是最重要的環節之一，直接影響企業日常經營與管理，采購降本增效是企業贏得市場競爭優勢的關鍵環節。采購業務作為制造業企業業務鏈的關鍵環節，對降低產品成本、提高產品質量、增強產品市場競爭力具有至關重要的作用，完善采購業務內控流程設計與風險控制，能夠提升企業經營效率，提高企業資金的使用效率，才能保證采購業務健康有序開展，規避采購過程中出現舞弊欺詐的風險。

制造業產成品質量第一關，取決于采購原材料質量的合格率。采購原材料質量不過關，生產出來的產品質量肯定也不過關。 企業采購業務內部控制制度制定與執行，既 能限制不合格供應商的準入，又能防止質檢不過關的物料流入生產線，為公司 產品質量把好第一關。

采購業務中采購計劃的制定、供應商的選擇、采購產品的定價、采購付款的審批，是企業采購業務內部控制的關鍵點，如果不能對采購內控流程進行有效的設計和控制，就可能導致資金流失、成本增大、出現舞弊等風險。

二、目前制造業企業采購內控流程設計與控制現狀及存在的問題

（一）采購計劃制定不科學

現代制造企業大部分是采取以銷定產，根據自身的銷售情況去安排生產。每年年末，采購需求部門在編制下一年度的采購需求計劃時，如果未考慮本年度實際物資消耗量及結存量，單單按下一年銷售訂單編制原材料需求計劃，就會無形中重復采購，導致庫存儲備量偏大，占用了企業的流動資金，加大了企業的資金壓力，導致存貨周轉率下降。

同時，采購計劃制定不夠科學，沒有根據企業“產-供-銷”關系、原材料采購周期進行科學的分析和編制，這種情況下編制出的采購計劃去安排采購業務，可能出現兩極化，要么庫存短缺導致生產中斷，要么庫存積壓導致存貨貶值，嚴重影響企業生產計劃實施、銷售政策落實、影響企業資金使用效益。

另外，即使編制了年度采購計劃，很多制造業都是按季度根據實際銷售情況，調整下一季度的生產計劃，所以生產計劃是一個不斷變動的過程。在這種情況下，生產部、銷售部、采購部與物流部之間如果沒有建立好聯動關系，就無法在公司層面編制科學合理的采購計劃，就不能確保采購剛好能夠滿足生產需求又不會占用大量庫存儲備，也無法及時根據市場中供求關系對價格變動的影響，控制好采購節奏，無法為企業節約采購成本。

（二）供應商評估和準入機制不完善

完善供應商評估和準入機制，是企業采購業務內部控制的核心管理要點。規范供應商引進、評審和日常管理工作，確保生產物資滿足企業生產需求，規避經營風險。目前，不少企業并未制定完善的供應商的考核和準入管理制度，有的企業制定的供應商準入制度并不是十分嚴謹，未對供應商進行科學的內部評審，未建立合格供應商名錄，使得采購業務人員有一定的徇私舞弊空間。有的企業建立的供應商考核和準入制度，只是進行形式上的評審，并未將供應商評價執行到位，沒有仔細核查供應商經營資質，也沒有深入了解供應商的服務能力、研發能力和制造能力，導致原材料價格、供貨周期、產品質量等缺乏有效保障；對正在合作的供應商沒有進行跟蹤了解和定期評價，無法及時掌握 供應商的動態信息，無法及時剔除 不合格供應商，導致企業經營利益受損。

（三）采購定價控制不嚴格

采購定價是制造業企業采購業務內部控制流程中最為關鍵的控制點。 采購定價方式不合理，企業在與供應商建立貿易關系前，由于 未充分對該原材料市場進行充分調研，導致 對市場了解不夠深入和全面；采購定價方式滯后，沒有根據市場價格變化及時與供應商商談調整采購價格。采購定價缺乏有效監控，未將采購定價與采購業務部門和采購業務員的職責權限和績效考核相結合，采購定價有可能存在徇私舞弊，從而損害企業整體利益。

（四）采購付款審批控制不到位

采購業務提交 付款的單據審核不夠嚴謹細致，入庫單、過磅單、結算發票與簽訂的采購合同內容不相符。 未完善企業采購付款審批流程，未明確付款審核人的職責和權限，實際付款的頻率、時點和對應比例未按照合同約定執行。企業往往只重視與客戶進行對賬，并未重視和主動與供應商進行對賬，無法及時發現支付錯誤或賬務處理錯誤，導致企業信譽受損。

三、加強制造企業采購內控流程設計與控制的對策建議

（一）科學有效編制采購計劃

采購計劃必須以企業產銷預算為依據，結合企業的生產計劃、庫存管理以及原材料市場價格變動趨勢，考慮供應商供貨周期、供貨進度、訂貨經濟批量等因素，利用科學的方法計算出最佳采購周期和最優訂貨批量，進行統籌安排，編制出科學合理的采購需求計劃，并按月滾動更新，保證生產正常進行的同時防止采購過于頻繁、造成庫存積壓，防止采購過多而對企業流動資金的占用，促進采購工作的科學合理。

企業應該深入對采購計劃監督審核工作，審核采購計劃的必要性、合理性和科學性，重點審核采購計劃中的采購依據是否合理、采購數量是否科學、并跟蹤采購計劃的執行情況，防止采購部門和采購業務員濫用職權，給企業帶來損失。

（二）建立健全供應商評價體系

在采購業務中選擇優質供應商，是贏得市場競爭的關鍵。企業應建立科學、客觀、公正的供應商評價體系，明確規定供應商的入庫資格標準，確保公司生產物資滿足生產需求，有效規避公司經營風險。

采購需求部門應提出建庫需求，通過公開征集、邀請、需求部門推薦等方式獲取預選供應商，采購部牽頭組織會同采購需求部門、生產部、質控部、環保部、安保部等職能部門對供應商進行評價，通過對供應商的商業信譽、供貨資質、生產規模、市場占有率、生產周期、技術優勢、原料價格、物流配送、售后保障等進行全方位評估，確定合格供應商名錄。

公司對供應商應實行年度評價，每年第一季度，由采購部會同采購需求部門、生產部、質控部、環保部、安保部等職能部門，對上一年度內供應商開展年度評價，并對評價不合格的供應商做出退庫處理。從而推動供需雙方共同進步、實現雙贏。

采購部應加強對合格供應商的日常動態管理，在合作過程中如果出現合同違約、違反安全和環保規定的、出現服務不符合要求等情況時，應立即重新評價該供應商在供應商名錄中的評價分，如該評價分未達到設定限額時，應立即將其從合格供應商名錄中剔除。

公司管理部統籌供應商管理工作，負責對采購部供應商資質審查和評價過程進行復核和抽查，防范采購部門或需求部門與不合格供應商串通合作、故意隱瞞供應商資料、惡意引入資信狀況較差的供應商，損害公司利益，給公司經營造成損失。

（三）構建科學合理的采購定價機制

企業加強對原材料采購價格管理，完善采購定價決策程序，提高科學決策水平，控制經營風險。企業可以成立公司總經理領導下由分管采購和生產的公司領導、預算管理部、營銷部、采購部、財務部、生產部及審計紀檢部門負責人組成的定價委員會。定價委員會每月初定期召開定價會，分析內外部環境對公司經營的影響，預判原材料價格走勢；檢視上期采購定價及執行情況，提出采購策略建議，制定下一期原材料采購限價。由于定價委員會產生及定期定價會召開，采購部門需要對市場展開調研活動，收集和分析近期市場的變動趨勢和供應商情況，以使所提出的定價策略更加合理性。

加強對采購定價的有效監控，由公司管理部按期對采購成本進行復核，對采購執行偏離采購預算的情況進行分析，判斷是否需要追究相關部門或人員的責任，將核查結果與采購部門及采購業務員的績效相掛鉤，規范采購業務員的工作行為，防范個人定價舞弊 風險，提升采購內部控制管理水平，實現企業經營效益。

（四）加強采購付款流程管理

采購業務中要加強對原始 單據和發票的審核，復核采購原材料、入庫單與采購合同簽訂內容是否一致，復核結算 發票各要素與簽訂的合同約定條款是否一致。加強對付款審批的復核， 發現不符合合同條款規定的，應將單據退回采購部門進行更正。

采購付款環節審批必須包括發票內容、入庫單、過磅單及合同約定的支付條款，財務部進行各項信息的比對，發現異常情況應立即退回采購部進行更正補齊。采購部要根據合同約定的付款方式和付款周期，制定采購付款計劃，經分管領導審批后提交財務部。財務部在收到采購部付款申請時，要核實是否在付款計劃內的款項支付，并依據合同約定的付款方式安排支付貨款。

財務部應定期編制對賬單，發函與供應商進行對賬，及時發現雙方賬務處理錯誤并及時進行更正，確保應付賬款和預付賬款的準確性。 對長期掛賬的應付賬款，需要分析產生原因，結合合同約定條款申請辦理支付款項，避免不必要的法律糾紛。需要定期檢視預付賬款的金額和賬齡，及時提醒采購部督促供應商按期供貨，防止企業資金長期被占用，避免出現壞賬的風險。

四、結語

綜上所述，制造業企業采購環節的內控管理工作是保障企業正常運轉的先決條件，是企業實現降本增效管控目標最直接、最有效的途徑，也是保證企業盈利水平、優化市場競爭條件的重要組成部分。企業應審視現有采購業務內控流程設計是否科學合理，能否有效地規避企業經營風險，在此基礎上不斷優化完善采購內控流程設計與控制，確保采購業務真正為企業經營保駕護航，提高企業綜合競爭力，為企業的持續性健康發展提供基礎性的動力。