高校電子會計檔案的難點及對策研究

曾千梅

（西華師范大學計劃財務處，四川 南充 637009）

紙質檔案作為一直沿用的檔案形式具有其優勢，具有體現檔案原始記錄性和憑證作用的顯著特點。隨著高校網上報賬系統的啟用以及財務機器人的出現等，許多會計資料都以電子資料形式存在，但保管仍以傳統的紙質保管方式為主。隨著高校辦學規模以及各種項目資金額度的不斷增加，財務部門處理的財務項目越來越多，導致會計檔案日益增多，同時也凸顯了傳統的紙質檔案保管方式弊端，如打印成本較高；需要較大的存儲空間，使儲存成本及風險升高；共享程度很差，檔案檢索、查詢效率較低等。

為彌補紙質檔案的弊端，加速電子會計檔案的發展，提高高校財務管理水平，國家出臺了一系列政策。在2015年12月，國家財政部、國家檔案局發布修訂《會計檔案管理辦法》，將電子檔案納入會計檔案范圍，這也使電子檔案具有了法律效力；國家稅務局也于2015年12月1日起推行電子普通發票；財會[2020]6號文件規定來源合法、真實的電子會計憑證與紙質憑證具有同等的法律效力；2020年3月，財政部、國家檔案局聯合制定發布了《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，從此檔案管理從紙質檔案為主轉變為電子檔案。

雖然國家相關政策的實施也推動了電子會計檔案的發展，但目前在高校實施電子檔案管理過程中仍面臨許多難點和問題，從而抑制了其實施步伐。

一、高校會計檔案實施難點

（一）電子會計檔案實施缺乏相關的技術人員。電子會計檔案管理人員應具備檔案管理學、會計學、計算機（如計算機網絡安全管理、計算機網絡硬件與軟件維護技術）等方面的相關知識與技能。傳統的財務人員的培養主要以會計學、管理學方向為主，缺乏電子會計檔案管理的技術支持，導致檔案管理人員的計算機操作和應用維護能力較弱，從而使電子會計檔案的安全而有效的保管困難重重。此外，電子會計檔案查閱需要建立會計檔案共享平臺、查閱流程設計、權限設置、檔案備份、日常系統維護等，均需要具有計算機專業知識的人員才能完成，若缺乏專業人員，一旦遇到系統故障、軟件升級、新型軟件設置等問題，會計人員會束手無策，造成系統崩潰，數據丟失等問題。

（二）電子會計檔案實施缺乏相關制度保障。目前高校財務部門都會制定針對本單位的檔案管理辦法，如檔案管理年限、檔案移交制度、查閱制度、裝訂保管方式，但是現有檔案管理制度都是針對紙質檔案管理，尚缺乏電子會計檔案管理制度的具體實施細則。檔案管理部門要求會計檔案從形成到分類保管都完整、真實，而財務部門可能僅要求裝訂成冊、移交完成，兩者的矛盾缺乏相關制度保障。另外，大多數的檔案管理人員對電子會計檔案沒有深刻的了解和認識，從而導致其在電子會計檔案的管理過程種極易出現各種問題。

（三）電子會計檔案資料的保存存在一定安全隱患。電子會計資料被記錄在磁盤、光盤等介質中，依賴于計算機的軟件和硬件，對周圍環境要求較高，不僅要求防火、防水、防盜、還要防塵、防磁、防篡改。電子會計檔案以電子形式共享給檔案查閱者，還要防止相關人員對檔案的篡改，若安全防護措施不到位，就可能導致檔案的信息被修泄露。所以為了保持檔案的真實性、完整性，電子檔案管理的技術人員還要對檔案及時備份，防止檔案的損壞。同時，要加強單位管理人員電子會計檔案安全意識，增強網絡安全管理技術水平。

（四）紙質發票的廣泛使用，增加了電子會計檔案實施的難度。電子會計檔案來源于也依賴于計算機等設備，雖然會計電算化、信息化、云計算等加速了電子會計檔案的實施進程，但目前紙質發票仍廣泛使用，如火車票、汽車票、耗材發票以及各種增值稅專票等，若財務人員把紙質發票轉換成電子檔案則需要專門的設備和專業的人員，耗費較長的時間去處理，所以說從某種程度上紙質發票廣泛使用抑制了實施電子會計檔案的積極性。

二、提高財務人員對電子檔案的管理水平

針對以上存在的問題，筆者認為要加速高校電子會計檔案實施進程，提高財務人員對電子檔案的管理水平，可以從以下幾方面入手：

（一）建立健全高校財務部門的財務管理制度，尤其是針對電子會計檔案的相關管理制度。制度是行為的保障，只有從制度上合法化，才能有效規范管理行為。高校人員眾多、資金規模龐大，種類繁雜，尤其是雙一流建設提出后，對高校的發展帶來新的機遇和挑戰，同時也對會計檔案的整理和保管帶來更高的要求。電子會計檔案的逐步實施，能改變傳統紙質檔案的諸多不利方面，是財務信息化必然趨勢。建設電子會計檔案，必須從檔案的生成、移交、保管上入手，建設電子會計檔案制度，才能理清電子會計檔案流程，明確檔案管理人員與財務人員的職責。此外，還需要制定嚴格的電子會計檔案查閱審核制度，保證在未經允許的情況下，任何無關人員無權查閱電子會計檔案。與此同時，做好相應的查閱登記的有效記錄，保證時間準確且責任明確。

（二）建立電子會計檔案共享平臺。電子會計檔案與紙質會計檔案最大的區別就是檔案查閱的便捷程度。傳統的查閱紙質檔案需要帶著授權的紙質查閱文件去檔案保管部門或地區查閱相關需求檔案，如遇檔案保管人員開會、出差或者其他原因請假等情況，則導致查閱人無法及時查閱檔案，若對檔案需求很急，則會造成較嚴重的后果。電子會計檔案實施后，可以建立會計檔案網絡共享平臺，通過建立網上查閱流程，只需要檔案查閱人員在網上申請所要查詢的檔案，經過領導網絡審批以及檔案管理人員的授權，即可查閱檔案。這種方式方便快捷，不用查詢人到處去簽字蓋章甚至到其他地區去查詢檔案，省去很多不必要浪費的時間。

（三）改變財務人員以及檔案管理人員的培養模式，加強繼續教育培訓，跟上電子檔案的保存和管理要求。傳統的財務人員培養方向主要以會計學、管理學為主，檔案人員培養主要以檔案學、管理學為主。隨著高校信息化的深入，會計檔案類別呈現多樣性，檔案的收集、整理、保管、借閱都需要技術支撐，傳統的培養方式已不能滿足檔案管理需求，檔案保管人員不僅需要具備檔案學、會計學知識，還需要具備計算機相關知識和技能，尤其是計算機網絡安全管理以及硬件和軟件的維護等必備技能。因此，只有改變人才培養方式，加強繼續教育培訓，才能提高檔案管理效率，提升高校財務管理水平。

（四）規范電子會計檔案形成、整理、保管、借閱流程。電子會計檔案有原始憑證、會計憑證、會計賬簿、會計報表等，會計電算化實行后，會計賬簿、會計憑證直接形成電子檔案。2015年12月1日起，國家推行電子普通發票，實現了發票電子化。近幾年財務機器人的出現，報賬人員可以利用手機掃描原始憑證上傳至系統，財務系統根據發票內容自動記賬，財務人員根據發票內容復核原始憑證，據有關數據顯示財務機器人記賬準確率已達90%以上。電子發票的推行、財務機器人的使用實現了原始憑證的電子化。電子會計檔案形成后，檔案保管人員在系統中根據要求進行分類，然后以磁盤等形式保存，并定期備份。檔案保管單位根據檔案查閱相關制度，設置借閱流程。

三、結束語

近年來，我國高校穩步發展，大數據、云時代已深入其中，實現電子會計檔案不僅能提高檔案管理效率，也能快速提取數據，實現數據分析，為日常工作提供便利，因此高校實現電子會計檔案夠勢不可阻。總之，加強高校電子會計檔案管是一項重要、艱巨且負責的基礎性工作，需要與時俱進，為推動高校高質量持續發展提供堅實的電子會計檔案資源支撐。