新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法分析

關美琪

（通遼市新時代文明實踐指導中心，內蒙古 通遼 028000）

一、事業單位檔案管理信息化建設的優勢

（一）轉變存儲環境

事業單位以往的檔案以紙質媒介為載體，其管理也主要是面向收集、整理、歸檔紙質檔案，但隨著時間的推移，紙張質地會變得薄而脆，且容易受到周圍環境的影響，存在保管隱患，比如蟲蛀、潮濕等，這給獲取紙質檔案上所記錄的信息帶來較大困難。然而信息技術的發展使檔案管理工作變得極為便捷，利用信息系統管理檔案信息，完好地規避了現實的保管環境帶給檔案管理的影響，使檔案儲存環境產生本質改變。

（二）優化檔案查閱利用

事業單位傳統的檔案查閱工作，需由人工核對按規范整理完畢的紙質檔案編制紙質目錄，并完全依靠肉眼進行信息檢索，易檢索錯漏，查詢慢且效率低。而運用信息系統管理檔案，僅需完成系統的檔案信息采集，檢索查詢及讀取原文信息均可由系統功能來完成，檢索準確、效率極高。檔案信息化建設逐漸成為事業單位檔案管理的重要組成部分，逐步優化對信息化建設有助于正確而高效地運用檔案資源，實現事業單位對信息的優化儲存與利用，提高資源的使用效率，從根本上推動事業單位日常工作高效運轉。

二、檔案管理工作的現狀

（一）沒有嚴格的規章制度

盡管有的事業單位能夠順利地完成檔案管理工作，但往往不對其進行分類，也不按照規章制度來進行整理，這類現象常常發生，也就導致了檔案混亂的問題常常出現。應當完善相關規章制度，確保工作能夠有序的展開。有的單位自行銷毀文件，也有的單位不展開檔案鑒定工作，這些都屬于相關法律知識的缺失，應當主動組織他們學習相關法律知識，避免存在法律知識盲點，鑄成大錯。

（二）檔案管理信息化水平較低

在信息化時代，社會各個領域積極開展了信息化。大數據環境之下，檔案管理工作受到的影響極大，必須快速實現信息化轉型。但是當前很多機關事業單位檔案管理工作存在信息化水平滯后等問題，管理模式也較為單一。雖然一些單位積極引入了大數據信息化技術，對檔案管理信息化發展起到了一定促進作用，但是因為我國檔案管理領域信息化發展時間短、經驗少，還有很多環節需要不斷完善。很多檔案管理工作者并未認識到信息化發展轉型的重要性，并且缺乏一定信息化專業技術水平，導致檔案管理方式落后，無法展現出最大價值。

三、新形勢下事業單位文書檔案管理工作的優化途徑

（一）加強對文書檔案管理工作的重視

若想更好地提升事業單位的文書檔案管理質量。首先要做的就是提升對文書檔案管理工作的重視程度。一方面，事業單位的管理者只有明確了文書檔案管理工作的重要性，才能夠對后續的管理工作提出正確的決策，進而在新形勢下，結合外部環境的發展，不斷完善自身文書檔案管理工作；另一方面，有關工作人員也應該加強對文書管理工作的重視程度，在實際的工作過程中充分發揮自身的能動性，不僅對事業單位的文書檔案進行收集和管理，還要進一步分析、歸類和利用等環節，讓文書檔案管理工作能夠在事業單位內部管理工作中發揮出最大價值。

（二）堅持以人為本發展改革，全面完成人才隊伍建設任務

首先，明確人才培養目標與規劃方向，通過基礎知識、現代化技術操作、職業能力、工作素養等方面的綜合培訓，全面提升員工的技能水平與工作能力。可以利用崗位劃分培訓等方式，針對性完成階段培訓與工作任務調配，人性化的培訓策略有利于一些工作年限、學習適應能力差異性較大的員工共同適應單位工作環境的創新與改革變化；其次，重點培養復合型工作人員與管理型指揮人才，相對于工作能力比較突出的員工，具有全局觀的管理人才培養需要單位付出的資源成本較多，在原有工作團隊內部培養具有發展潛力的員工，能夠在不斷提升單位內部員工向心力的同時，節省資源投入，多方位實現管理創新改革，進而在營造良好工作環境氛圍的同時，快速引導員工適應工作崗位的工作任務變化與相關提升需求；最后，注重創新改革各個環節的監督與管理。

（三）完善工作體系

事業單位在開展工作的過程當中需要構建符合自身發展特色的檔案管理體系，不斷地對檔案的管理制度進行優化和調整。通過多種渠道以及多種方式，有效地提高維持檔案工作的相關資金投入，制定更加嚴格的檔案管理基礎建設制度。檔案管理工作在整體開展的過程當中，事業單位要設定專項的維護資金，貫徹落實專款專用的原則，對于一些重要的信息進行更加嚴格的管理，確保檔案的收集以及后期的分析工作能夠得到正常的開展，除此之外，還要確保虛擬重要信息的科學性和完整性。

四、結束語

信息化技術發展的新時期，事業單位想要迎合現代化信息技術管理發展趨勢，需要清晰創新改革思路與發展目標，掌握先進的檔案管理升級技術，進而在不斷提升人才技能水平與工作效率的同時，不斷提升事業單位管理發展效果，實現人才隊伍的有效建設與拓展計劃，完成事業多方位管理優化與建設轉型的發展目標。