淺議小城鎮建設檔案管理

周繼紅

（冷水江市新型城鎮化工作辦公室，湖南 冷水江 417500）

作為城市化發展中的重點，小城市的檔案必須進行及時有效地記錄。小城市的界定是縣、鄉、鎮等級別的城市，小城鎮建設指的是小城鎮由貧困、經濟來源少的面貌發展到經濟多元化的過程。因此，小城鎮檔案管理至關重要。記錄好小城鎮發展期間產業結構的多元化、小城鎮進行面貌改造的規劃方案、修路時的用料、小城鎮居民的收入變化等，意義重大。這不僅能直觀地記錄小城鎮建設的過程，更能及時還原小城鎮的歷史面貌，更對小城鎮未來的發展戰略有著重大意義。此外檔案除了記錄和見證歷史的變遷以外，還能有效地保障小城鎮居民的合法權益。例如，當小城鎮出現國家拆遷等項目時，個別土地可能會出現爭議，這時如果能調出劃分土地時的居民土地所有檔案，就能明確和落實每一塊土地的所有情況，妥善解決問題。一來解決了居民的糾紛，二來保證了居民的經濟利益，同時，保證國家和小城鎮的項目順利進行。小城鎮建設檔案管理還能為小城鎮節省資金，當小城鎮需要重新鋪設路面，修理或重建下水系統時，由于小城鎮路面情況和地下結構復雜，再次耗費時間和人力去測量會浪費大量成本，如果直接從檔案中調出以往的記錄，則可以省略測量環節，節約成本。本文淺議小城鎮建設檔案管理的策略，對全面保存小城鎮建設期間的文字、圖片等記錄出謀劃策[1]。

一、建設完善的管理體系

小城鎮的檔案不僅僅需要匯總城鎮資金的流動，對城鎮每日的經濟交易進行數據統計，這些只是資金問題。檔案應當細致地把城鎮建設過程中的每一處細節記錄到位，包括圖片資源、音頻記錄、建筑的施工細節等等都有條理地歸入檔案中。小城鎮建設檔案絕不只是起到對城鎮工作的記錄、監督、對上級部門的交代作用，這些檔案會在緊急情況派上用場。比如，有的城鎮在自然災害之后，流傳許久的物質文化遺產、建筑等都受到了不同程度的毀滅。在修繕文物時，使用現代化的手段會讓前人留下來的寶貴財富失去傳承的意義和厚重的文化氣息。但如果當時對于這些建筑等的設計、施工環節、用料等都被妥善存檔，當地就可以調出檔案，按照以前的記錄去修繕這些物質。可見，花費人工的力量去存檔留檔并不是一件無用的、形式主義的事，在關鍵時刻可以起到難以估量的用處[2]。

然而，城鎮的建設過程漫長而繁雜，需要記錄的內容瑣碎而雜亂，有些檔案不好保存，要想將所有資源留存檔案，是一件耗時耗力又很棘手的事情。因此，為檔案管理建設一支工作高效、一絲不茍的工作隊伍是一個重要的因素。而如今檔案管理雖然一直作為城鎮發展的一項工作，卻并沒有被重視起來，部分城鎮直接將資金流動與檔案畫等號，讓會計人員順便管理檔案，這是非常不專業的，在這樣的工作方式下，檔案管理起不到該有的作用。這樣的工作方式看起來省事，實則絆住了城鎮未來的發展腳步。

小城鎮應當構建一套固定的業務流程，組建一支精悍而有組織的工作隊伍，并建設完善的管理體制，這樣才能化繁為簡，將繁雜的檔案存儲工作有效地運轉起來。在工作流程上，也要提前制定一套標準，如檔案的分類標準、保密分級。每一項工程建設完成后，都要嚴格按照統計、收集等流程整理檔案，每一項工作都要明確責任主體，以防一些保密檔案的泄露。為了保證工作隊伍的工作效率，還應該對員工進行獎懲制度，以規范他們的行為。同時，檔案還應該有定期抽檢等環節，以確保檔案的完整性、真實度。這樣才能全面而準確地對各類信息歸檔。

二、融入新興科技手段

傳統的檔案管理方式耗時耗力，從方案設計到建設流程，產品用料，負責人員等都得一一記錄，在整理檔案的過程中需要下發任務，各自整理，收取資源，質量檢查等流程，很難做到高效完成，由于基層人員缺乏檔案管理的經驗，很難按照管理人員的要求將各種資料收集全面，這會進一步影響檔案的分類和管理，從而影響未來檔案的使用。所以，在檔案管理工作中，要及時使用工具來輔助人的工作，把高科技產品融入檔案管理中，合理地利用起來。投入科技產品可以提高檔案管理的效率，減少人力成本，同時把所有的資源有效利用。所以，有必要把新興科技引進檔案管理中，并不斷改革，在科技上適時改進。與以往的傳統檔案相比，科技檔案本身就是一種能代表時代意義的寶貴資產，更應該引起重視。可見，科技檔案是一種非常重要的檔案，是當今時代的信息資源，這些檔案在一定時機能夠為小城鎮帶來意想不到的價值。當今小城鎮建設檔案管理的科技水平還有一定的局限，對于檔案的收集、整理等方面還存在著許多問題，因此，檔案管理機制還應該向先進的行業學習，多多培養技術人才，大力開發技術。例如，在查找檔案時，為了高效查找，可以省去人工查找的時間，建立搜索引擎。更進一步的，可以添加折半查找等算法，優化查找時間，真正做到快速尋找檔案。另外，純技術人員在開發檔案系統時可能不能完全考慮到系統的實用性，小城鎮可以多多培養一些交叉人才，同時擁有檔案管理知識和精通技術的人員可以為小城鎮建設檔案管理貢獻許多新的解決方案[3]。

總之，在小城鎮不斷建設的過程中，檔案管理工作必須齊頭并進，記錄好小城鎮的歷史性變化和重大變化，維護居民的經濟權益，記錄小城鎮的資金流動和發展。隨著小城鎮對國家的經濟發展日益成為一個重點，小城鎮的建設已經逐步被國家重視起來，在這樣一個發展關頭，小城鎮迎來了比較大的發展和改革，檔案管理工作必須提升科技含量，以更加高效便捷的方式實現小城鎮檔案的信息化，為小城鎮的發展帶來最大化的效益，為國家的建設和發展添磚加瓦。