事業單位人事檔案管理面臨的機遇與挑戰

王瑛琳

（白山市社保局，吉林 白山 134300）

隨著事業單位的改革，事業單位傳統的人事檔案管理工作也面臨著很大的挑戰，信息時代，人事檔案工作的首要問題就是提高人事檔案管理的真實性和有效性，并且從傳統的人事檔案轉變為信息化的管理，依靠信息技術的應用，解決傳統人事檔案管理的工作弊端，文章需要對事業單位人事檔案管理工作面臨的機遇和挑戰深入研究，為事業單位的人事檔案管理工作改革提供幫助。

一、事業單位人事檔案管理改革的必要性

人事檔案管理作為事業單位的基礎性工作，它能夠為事業單位在人事錄用和人才選拔上提供重要的信息數據，并且能夠為事業單位開展其他服務提供保證，還能夠有利于事業單位培養高素質的為社會主義和諧社會建設做貢獻的人才奠定基礎。其一，事業單位的所有工作中，人才是最主要的，它不僅影響事業單位的服務質量，也影響事業單位的工作效率，做好人事檔案管理工作，為事業單位內部的人力資源管理以及人員分工的合理性打基礎，能夠實現人員的價值的最大限度發揮，并且有利于資源的優化配置。其二，加強事業單位的人事檔案管理工作可以改進檔案管理的利用方式，提高檔案管理的效率和服務質量，能夠促進檔案管理人員提高服務意識和創新意識，有利于事業單位規范人事檔案的管理，提高內部管理水平和內控工作效率，促進事業單位的發展。

二、事業單位人事檔案管理工作面臨的機遇

（一）信息時代的發展，為人事檔案管理工作的改革提供技術支持

隨著信息技術在人們生活中的普及，事業單位的人事檔案管理工作也融合了信息技術的應用，改變了以往的檔案資料管理的模式，可以利用信息平臺對人事檔案管理工作進行自動化的處理，并且現階段事業單位都具備了信息化人事檔案管理的基礎條件，利用信息技術能夠減輕人事檔案管理人員的工作量，也便于人事檔案在記錄，保存和查閱階段更加的便捷。還能夠實現人事檔案和事業單位其他數據之間的資源共享。

（二）擴大了人事檔案的儲存空間，符合國家綠色發展的腳步

在國家資源不斷減少，環境污染擴大的基礎上，國家提出了綠色發展，在各行各業中重視環保問題，事業單位的人事檔案管理的信息化建設就是在相應國家的號召，改變原來的紙質方案管理的方式，利用信息系統進行管理，還能夠提高工作效率，方便，快捷，減少紙張的浪費。同時信息系統內人存儲空間相對于紙質版的檔案來說，存儲空間非常大，而且保存的時間延長，這對于人事檔案管理工作來說，能夠給人事檔案管理工作人員提供更多的工作時間，減少工作中失誤的現象發生。

（三）促使事業單位人事檔案管理人員的工作能力提升

隨著信息技術在人事檔案管理中的應用，給很多年輕人，很多工作中的人才提供了更多發展的機遇，同時還能帶動原有的職工主動提升工作技能，以謀求發展。加上日常工作中大量的檔案管理工作，對于工作實踐也是提供了機會，能夠有利于人事檔案管理工作質量的提高。同時在國家教育水平不斷提升的背景下，事業單位也重視人員的技能培訓和學習，采取措施提高人事檔案管理人員的工作素質，以便應對接下來的工作挑戰，提高工作效率。

三、事業單位人事檔案管理面臨的挑戰

俗話說機遇和挑戰是并存的，對于新時代背景下的事業單位人事檔案管理工作來說，不僅要積極迎接面臨的發展機遇，同時也需要重視人事檔案管理的工作挑戰，只有這樣才能促進事業單位人事檔案管理不斷地發展，不斷地進步，緊跟時代發展的腳步。

第一，現如今，計算機設備在我國各事業單位人事管理的部門已經普及，人事檔案的管理模式都是人工輔助計算機的管理模式。在信息化人事檔案的基礎上，其大多數都開始了檔案信息開放，使檔案的使用者不再限制于檔案的管理人員，所有的員工都可以在其需要的時候進行檔案查詢，例如員工的職稱評定、職位的調整以及相關福利的分配等都需要進行檔案查詢。檔案信息的開放，可以使單位員工更加便捷地獲取到想要的信息。但是，信息檔案的利用始終不夠充分，人數上還是相對較少。

第二，傳統的人事檔案管理工作即將被取代。傳統的人事檔案管理工作不管是工作理念還是工作制度都已經不適應新時代的發展，人事檔案管理中的很多數據信息，包括個人信息，工作經歷等更新不及時，加上傳統的人事檔案管理工作的保密性不強，所以在新時期，傳統的人事檔案管理工作面臨很大的挑戰，被取代是必然的。

第三，傳統的人事檔案管理技術落后，檔案管理中必然會出現丟項等問題。人事檔案管理重要的因素應該是安全性和保密性，這也是信息技術時代人事檔案管理工作中遇到的主要挑戰。現階段人事檔案管理中缺少完善的管理制度和法律法規，因此很容易出現泄密等問題，這就需要事業單位加以關注此問題。

第四，事業單位人事檔案管理工作人員工作經驗不足，專業技能有待提升。當下的事業單位人事檔案管理人員的專業知識，專業能力以及法律意識和政治素養等都很難適應新時代的事業單位人事檔案管理工作，這也是人事檔案管理中面臨的最大的挑戰，現代化的水平低，難以做完善的人事檔案管理。

第五，由于部分管理人員的年齡過大，對計算機的使用存在一些問題，導致許多信息化設備并沒用實現其在人事檔案管理上的作用，使大多數設備形同虛設，只是單純地為滿足上級要求而建立。且有的人事單位將設備也建立在人工輔助的基礎上，不能完全實現信息化的人事檔案管理。檔案軟件不能做到及時的更新與完善，因此，內部很多檔案都存在信息殘缺的問題。

四、事業單位人事檔案管理的改革措施

（一）轉變思想意識，提高對人事檔案管理的認識

事業單位的部門多，人事檔案管理工作難度大，加上陳舊的工作思想的指引，大家不愿意改變現狀，但是大家是有意識現階段人事檔案管理工作只有不斷地改革才能適應新時期的事業單位的發展。所以事業單位從上到下，管理者起到帶頭作用，提高對人事檔案管理重要性的認識，然后各部門積極配合人事檔案管理工作，做好廣泛宣傳，大家提供重要的工作信息，以便能夠積極地調整現在的工作方案，為事業單位人事檔案管理制度的完善奠定基礎。

（二）完善事業單位人事檔案管理制度

事業單位人事檔案管理工作需要有完善的管理制度為基礎，完善的管理制度也是為事業單位的人事檔案管理工作提供管理的依據，也便于提高人事檔案的管理水平。按照人事檔案的管理要求，不斷完善相關的工作流程，然后有針對性地進行管理，做好人事檔案的分類，并且重視監管的部門的工作，保證監管部門能夠真實地發揮作用，監督整個人事檔案管理的全過程，遇到問題及時的整改。明確好人事檔案的工作職責，做好人員分工，并且制定完善的績效考核管理機制，調動員工的關系積極性。完善檔案管理的保管，歸檔，收集等工作程序，還要對檔案做好編輯工作，方便后續檔案的查閱，利用動態化的管理模式，管理新時代事業單位的人事檔案工作。

（三）培養專業的人事檔案管理人才

人才是第一生產力，也是影響事業單位人事檔案管理現代化的主體，所以對于事業單位的人事檔案管理工作來說，需要專業的工作人員，才能保證人事檔案管理的規范化，科學化。事業單位對內要加強檔案人員的培訓，不斷提高檔案管理者的工作能力和專業知識以及政治素養，培養其主人翁意識。給工作人員提供更多的學習機會，不斷吸納先進的人事檔案管理經驗，然后結合自身管理工作的實際情況，完善現有的工作方法。事業單位對外吸納檔案管理的人才，聘請專業的人事檔案管理工作人員，重視信息技術能力的選擇，以便他們在事業單位工作中能夠帶動其他工作人員的工作積極性。為事業單位培養專業的復合型的檔案管理人才提供助力，組建優秀的人員隊伍，以使事業單位的檔案管理工作獲得快速進步。

（四）提高事業單位人事檔案管理工作水平

傳統的人事檔案管理工作也只是對紙質版檔案的管理，工作重點在于紙質版檔案管理的數據是否完整，但是在人事檔案管理轉變為信息化管理以后，檔案管理工作性質發生改變，在提高人事檔案管理水平的時候主要在于信息系統的編輯工作，按照事業單位人事檔案管理的要求和工作程序，對信息系統進行分類管理，方便錄入數據以后的信息分類管理和數據分析。然后事業單位也要發揮人事檔案管理的重要作用，充實人事檔案管理人員的工作經驗，為提高事業單位的人事檔案管理的水平提供保障。

（五）重視人事檔案的風險管理

事業單位人事檔案管理工作不僅要重視信息化的改革，也應該重視改革過程的風險管理，對人事檔案管理的風險影響因素做深入的分析，然后事業單位依據風險的種類做風險預警的長效發展機制。風險管理的工作目標分為長短期目標，同時工作目標的設定符合事業單位發展的戰略要求，還要提高大家的風險意識，最終確保事業單位的人事檔案管理改革順利進行，既能夠順利地迎接挑戰，還能夠抓緊發展機遇。

五、結束語

事業單位的人事檔案管理工作由于工作內容復雜，涉及的范圍廣泛，加上社會主義市場經濟發展的綜合背景，要求事業單位的人事檔案管理向著規范化，信息化的方向發展，最燃在人事檔案管理的改革中事業單位是機遇和挑戰并存，但是需要事業單位結合自身發展實際情況，立足于長效發展機制，僅僅抓住發展機遇，迎接人事檔案管理的挑戰，最終能夠做好人事檔案管理的改革，發揮人事檔案管理的作用，給事業單位管理者的管理工作提供重要的數據，提高工作的效率的基礎上，促進事業單位的發展。